これさえ覚えれば大丈夫! ビジネスメールのテンプレートを抑えてスムーズにメールを作成しよう

2020.12.23 メール

ビジネスメールの構成にはある程度決まったテンプレートがあります。

ビジネスメールでは、テンプレートに沿って作成するのがマナーとされており、その形を覚えてしまえば失礼のない文章をスムーズに作成でき、効率的な返信ができるようになるでしょう。

今回は一般的なビジネスメールのテンプレートや、実務で早速使える例文を紹介しています。また、よく使う定型文を保存しておく方法についても、OutlookとGmailでのやり方を解説しています。

当ブログでは「営業メール」や「謝罪メール」「お礼メール」「お願い・依頼メール」をはじめとする17の頻繁に使われる例文をまとめています。

こういった文章のテンプレートが欲しい方は、コピペで使えるようにまとめてある例文集をぜひダウンロードしてみてください。

ビジネスメールのテンプレート

それでは、ビジネスメールのテンプレートを解説していきます。

基本的にメールは、

「件名→宛名→文頭の挨拶→自己紹介→本文→署名」

という構成です。

それぞれの注意点やテンプレートを項目ごとに解説していきます。

件名

件名を作成するとき意識するのは「メールの内容を簡潔に表すこと」です。

「いつもお世話になっております」や「担当者の鈴木です」などでは、ひと目見て何についてのメールなの分かりません。

上記のような件名では、相手に見落とされてしまうかもしれません。大切なメールは括弧で強調したり「重要」や「返信期限」というフレーズを使っても良いでしょう。
また、仕事のメールは後日、見直すことも多くあります。その際にメールの内容と関係の無い件名をつけていると検索しにくく不親切です。

ビジネスメールにおいてはどのような件名をつけるかも非常に重要です。

以下、件名の例文になります。

  • 【〇〇株式会社】先日の資料の修正点について
  • 〇〇に関する請求書を送付いたしました
  • 【重要】打ち合わせスケジュールの変更
  • 〇〇12月利用料分確定のお知らせ

相手がメールを受信した際に、用件が分かる件名にすることを意識しましょう。

メールの件名については以下の記事で詳しく解説しています。

メールの件名を付けるコツ。初めての挨拶やお礼のメール、開封率を上げるには?

宛名

メール本文の一番始めに記入するのは「宛名」です。

件名

〇〇に関する件について

本文

■宛名の例文
〇〇株式会社 営業部 課長 鈴木様
株式会社〇〇人事部 ご担当者様
公益社団法人〇〇 御中

基本的には、

「社名(団体名)→部署名→役職→名前+敬称」

の形で宛名を書くのが一般的です。団体宛には「御中」や「各位」、相手の名前が分からない場合には「ご担当者様」とするのが便利です。よくある間違いとして役職に敬称をつけてしまう(部長様など)ことがあるので注意しましょう。

御中の使い方については詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

【メールの基本】メールで使う「御中」の正しい使い方とルール

宛名の間違いは非常に失礼なので、必ず相手の名前や漢字、社名が間違えていないかチェックするようにしましょう。

文頭の挨拶

宛名を書いたら、いきなり本題に入らず冒頭の挨拶を行うのがビジネスメールのテンプレートです。

頻繁に使われるフレーズとして「平素よりお世話になっております」や「お疲れ様です」があります。書き出しに関してはある程度形式化してしまいますが、お詫びメールや初めて連絡する相手へのメール、お正月のメールなど、場面によって冒頭の挨拶も変わります。

こちらの記事で、書き出しのマナーや9つのシュチュエーションごとの書き出しの例文をまとめています。

ビジネスメールの書き出しの基本と9つのシチュエーション別の例文!

TPOに合わせた書き出しの挨拶を行うことができれば相手からの印象も良くなります。

自己紹介

冒頭の挨拶が終わったら、自分の名前を名乗ります。

構成は宛名と同じで「社名→部署名→名前」の順番でかまいません。

本文

以上の流れはビジネスメールにおいては形式化しています。

ここからが本文になります。内容は仕事内容によって様々なものになるでしょう。

良く使う文章は、後ほど解説する「定型文を保存しておける機能」を用いてすぐに作成できるようにしておくと返信にかかる時間を短縮することができます。

署名

署名とはメールの最後につける、送信者の名前や連絡先をまとめた情報のことです。

署名はメールにおける名刺のようなものです。宛名と同じように、情報に誤りが無いように注意して作成しましょう。

署名のデザインテンプレートはこちらでまとめているので参考にしてみてください。

【コピペで使える!】メールの署名デザインテンプレート

以上がメールの基本的な構成です。この構成はテンプレート化されているので、上記の流れに沿うことでスムーズに作成することができるでしょう。

メールをテンプレート化して効率化

メール業務を行っていると、同じような文章を使用することが多くなってきます。似たような文面を毎回打ち込んでいると、非常に時間がかかります。

なるべくメールの返信にかかる時間を短縮し効率化しましょう。

Outlookでテンプレートを作る方法

まずはOutlookでテンプレートを作成する方法を説明します。

  1. テンプレート化したい本文を入力
  2. 「ファイル」をクリック
  3. 「ファイルの種類」の中の「Outlook テンプレート」を選択し名前をつけて保存

これだけで完了です。

作成したテンプレートを使用するには、

  1. 「新しいアイテム」「その他のアイテム」「フォームの選択」を選ぶ
  2. 「フォームの選択」ボックス内で「システム内のユーザーテンプレート」をクリック
  3. テンプレートを選び「開く」をクリック

簡単な操作で長文のメールもすぐに送信することができます。

Gmailでテンプレートを作る方法

次にGmailの方法を解説します。

  1. Gmailを開き「設定」をクリック
  2. 「詳細」の項目の中の「テンプレートを有効にする」にチェックを入れる
  3. 新規メッセージを作成
  4. テンプレート化したい文章を入力し「その他のオプション」から「下書きをテンプレートとして保存」をクリック
  5. 挿入したい時は同じく「その他のオプション」から保存したテンプレートを選択

Gmailのテンプレートの設定方法も難しくありません。これだけの設定で大幅に作業時間を短縮することができるので、頻繁に使う文章は積極的に登録しておきましょう。

まとめ

以上、メールのテンプレートについて解説してきました。

ビジネスメールには「お願い」や「催促」、「お礼」など様々なシーンがありますが、基本的なメールの構成はどれも同じでテンプレート化されています。

いちいちメールの構成を考えていては時間がかかってしまうので、形式化した流れを覚えて、スムーズにメール作成を行いましょう。

また、よく使う文章はメールソフトのテンプレート機能を使って登録しておきましょう。この設定をしておくだけで、大幅に作業時間を短縮することができます。

メールの機能を使いこなして効率的に業務を行いましょう。

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