メールで使う「御中」の正しい使い方とルール

メールを送る際の「御中」の使い方のルールを正しく理解できていますか？

「このメールの宛名の敬称って御中でいいんだろうか…」

「担当者が分からない場合の宛先ってどうすれば良いの？」

ビジネスメールには様々なルールがあり、少しのミスがあなたの信用低下に繋がりかねません。

宛名の敬称を正しく使うことはビジネスマナーの基本です。

今回の記事では御中の正しい使い方・良くある間違え、ケースごとの敬称の使い方を紹介しています。

御中の意味は？

「御中」はメールや手紙などで、送りたい相手の宛名の後に添える敬称の一つです。

「御」は”御歳暮や御挨拶などのように、名詞を丁寧にいう時につける言葉”で、「中」には”会社や組織などの団体の中にいる人”という意味があります。

御中は「行」や「宛」の丁寧語にあたるので、目上の人や他社にメールを送る際にも使用できます。

御中は特定の人物を指定せず、その団体の中にいる人であれば誰に見てもらっても良いという場合に用いられます。

御中・各位・様の使い分け

メールを送る際の敬称として「各位」や「様」も良く使われます。

それらとの使い分けを最初に整理しておくと、御中の使い方もマスターできるはずです。

不特定の個人へ送る際の「御中」

おさらいになりますが、御中を使用するシーンは「団体の中の個人」に内容を伝えたい場合です。

御中を使うことで「名前は分かりませんが、その団体にいる誰かに差し上げています」という意味合いになります。

団体全てに向けて送る際に使う「各位」

御中と似た敬称で「各位」があります。

各位は「団体内の全員」に対してメールや手紙を送りたい場合に用いられます。

御中が団体の中の個人宛に使うのに対し、各位は「団体（会社や部署）の皆様に差し上げています」という意味になります。

各位も御中と同じように目上の人にも使うことができますが、丁寧な表現にしたい場合は「皆様」を使います。

御中と各位は同時に使用することはできません。

個人に向けて使う「様」

「様」は説明不要かもしれませんが「個人宛」の敬称です。

「担当者や個人」に向けて、その人に内容を把握してもらいたい場合に使用します。名前を出すことで、確実に相手の目に届くようにすることができます。

メールでは「会社名→役職や部署名→相手の名前（様）」という順序で宛名を作成するのが一般的です。

御中の正しい使用シーン

次にメールにおける御中の正しい使い方について解説していきます。「団体の中の誰に読んでもらって良い場合に使う」ということさえ抑えていれば問題ないでしょう。

他社や取引先

会社内には様々な「部署や課」があります。御中は以下のように使います。

その部門宛てにメールを送りたいが、担当者が不明だったり、メールで営業をかける場合などに良く使われています。

センターや事務局

会社だけでなく「〇〇センターや〇〇事務局」と名のつく団体にも御中は使用できます。

基本的に団体相手であればどんなシーンでも使用できる便利な敬称です。

社内の部署、チーム

社内の部署やチームにメールを送る場合にも御中は使用できます。ただし、その部署全員にメールの内容を確認してもらいたい場合には「各位」を用いた方が良いでしょう。

またメールには「CC・BCC」という、メールを複数人に一斉送信できる機能があります。各位を使う場合には、この機能を使うことで内容の共有をスムーズに行うことができます。

関連記事：【初心者向け】メールのCCの使い方と返信マナー。BCCとの違いも解説！

メールの「CC・BCC」についてはこちらの記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。

良くある御中の使い間違い

次に、御中を使う際の良くある間違いをまとめました。

自分がこのような使い方をしていないかチェックする意味で確認してみてください。

御中と様の併用

御中と様は併用することはできません。

御中は「団体の中の不特定人物宛」という意味を持つので、様も併用してしまうと意味が矛盾してしまいます。

御中と様を重ねて使用した方が、丁寧な印象になるように感じますが、日本語としては間違っているので誤って使わないように頭に入れておきましょう。

個人宛にメールを送る場合には「会社名→所属→役職→〇〇様」の順に宛名を作成し、御中は使用する必要がありません。

また、「役職+様」という形もNGです。

「〇〇部長様 」ではなく「部長 〇〇様」という形にがメールでの定型となっています。

対面して話す際に「〇〇部長」と呼ぶことが多いためか、非常に良くある間違いなので注意しましょう。

件名に御中を使用する

ビジネスメールにおいて、件名はメールの内容を簡潔にまとめ、ある程度用件を伝えることがマナーとされています。

そのため、件名を「〇〇会社御中」とするのは失礼と思われるかもしれません。

何より、メールを受け取った相手が件名で内容を判断しづらくなるので件名で「会社名+御中」とするのはやめましょう。

分かりやすい件名をつけるコツは以下の記事で紹介しています。興味のある方はご覧ください。

関連記事：メールの件名を付けるコツ。初めての挨拶やお礼のメール、開封率を上げるには？

〇〇係に送る場合

一般的にですが「〇〇部、〇〇課」よりも係は小規模となり、団体ではなく個人を指す場合が多くなります。

そのため「〇〇係」に送る際には「様」を使用した方が無難です。担当者がわからない場合には「〇〇係 ご担当者様」とします。

例外の対応方法

個人宛に送りたい場合には「様」、組織の中の誰かに送りたい場合は「御中」、組織の中の全体に送りたい場合は「各位」を使うのが基本的なルールです。

最後に「こういう場合どうすればい良いの？」と悩むことが多いシチュエーションでの対応方法について解説します。

送り先は個人だが名前が分からない場合

個人宛てにメールを送りたいが、その人の名前が分からないということもあるでしょう。

営業のメールや就活で人事担当にメールで連絡を入れたい時など「株式会社〇〇 御中」よりも「株式会社〇〇 営業部 担当者様」や「人事部 採用担当様」の方が丁寧で、宛先として指定している範囲が狭くなります。

送るべき相手や、特定の人物がわかっている場合には「御中」では少し雑な印象になってしまいます。名前が分からない場合も「ご担当者様」というフレーズを使えば解決できます。

また、大企業などに「御中」でメールを送ってしまうと、読んで欲しい人にまでメールが届かない可能性があります。どのような部門があるのか調べ「〜担当者様」という敬称を用いるようにしましょう。

退職の挨拶や自己紹介をする場合

他社に新しく担当になったことを報告する際や、退職する場合のメールの挨拶は「御中」ではなく「各位」や「皆様」を使いましょう。

「御中」は先ほども説明したように「誰でも良いからみてください」というニュアンスを含んでいるので、全員に挨拶したい場合は「御中」は使わない方が良いでしょう。

複数人に向けてメールを送る場合

複数人に向けてメールを送る際には、連名にしておけば問題ありません。

この際、役職の偉い順に並べることを忘れないようにすることが大切です。名刺などで確認しながら記入するようにしましょう。

複数の会社に向けて送る場合も同様です。

基本的に会社ごとにメールを送るので珍しいケースかもしれませんが、会社ごとに宛名を書いていきます。

また、複数人にメールを送る際は、Bccではなくメール配信システムを利用すると、配信精度の高さや開封率が把握できたりとメリットがたくさんあります。

下記の記事ではおすすめのメール配信システムを紹介しているので、興味がある方は参考にしてください。

関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較

まとめ

以上、メールにおける御中の使い方やルールについて解説しました。

宛名が正しく書かれていないと受け取った側もだれ宛のものなのか分からず、迷惑してしまいます。

また、宛名を正しく書くことはビジネスにおける最低限のマナーです。間違った使い方をしていると「雑な仕事をする人だな」「常識のない人だな」と思われてしまい、あなたの評価を下げる原因にもなりかねないので、基本をしっかりと覚えてメール業務に取り組むようにしましょう。