メールの件名を付けるコツ。初めての挨拶やお礼のメール、開封率を上げるには?

2020.07.30 メール

メールを送る時、「件名ってこれでいいのかな……」なんて悩むことはありませんか?

仕事では特に、件名の書き方一つでメールを開封してもらえなかったり、返信率に影響したりしてきます。

大切な方へ送ったり重要な場面で使うメールだからこそ、まずはメールで一番最初に見られる件名を悩まずスマートに作成できるよう、ポイントを押さえておきたいですよね。

今回は、送ったメールを高確率で開封・返信してもらうために、「メールの件名」をつけるコツをご紹介します。

メールに件名をつける際の基本から返信する時の対応、NGポイントをしっかり確認していきましょう。

また、読まれるメルマガのタイトルの付け方はこちらの資料で具体的事例を交えて解説しています。あわせてご確認ください。

 

メールの件名は具体的かつ簡潔に

前述したように、メールの件名は開封・返信に影響を与えます。

特に、仕事などで普段からメールのやりとりが多い場合、メールをチェックする時に件名を読んで優先順位を判断している人もいます。

一番に目につく件名に、必要のない情報まで長々と書いてしまうと、内容がよくわからなかったり読むのが面倒になったりして、後回しにされてしまう可能性が高くなります。

受信リストを見た時に内容が理解できるよう、15~20文字程度でできる限り簡潔に、しかし内容は具体的に伝わるような件名をつけることを意識しましょう。

  1. 会議日程について
  2. 会議日程のご相談
  3. ◯月◯日の会議日程変更のご相談

一見どの件名も「会議の日程」に関するメールであることはうかがえますが、上記の例で具体的で目的がはっきりしているのは3.ですよね。

まずは、3.のように件名だけで相手に内容が伝わるよう、次のポイントを覚えておきましょう。

件名は基本的に、「いつの話なのか」「何の用件なのか」「どういう概要なのか」の3点を記載し、具体的な内容を示すことが重要になります。

「いつの話なのか」は、セミナーや会議の日程が決まっている場合、返信に期日がある場合などに必要となります。

「〇/〇30締切」「〇月〇日開催」「第〇回」などを明記すると「いつの用件なのか、いつまでに返信が必要なのか」が特定でき、重要度が認識しやすくなります。

「何の用件なのか」は、件名には必須です。

件名を読むことで相手に「何の用件で連絡をしたのか」が伝わるように、「〇〇セミナー」「〇〇会議」「〇〇案件」など、分かりやすい言葉を選びましょう。

「どういう概要なのか」については、どういう目的のメールで相手に何を求めているのかを明記するようにしましょう。

「〇〇のお願い」「〇〇のご連絡」「〇〇のお礼」と入れることで、読み手がより内容を具体的に理解することができます。

以上の3点がメールの件名をつける上での基本となります。

親しい間柄の方とのやりとりでも、この3点は忘れないよう注意しましょう。

メールの件名をつけるときの3つのポイント

ここからは、基本的な件名にプラスで取り入れたい要素と、返信メールの件名についてもご紹介していきます。

より丁寧で、より見やすい件名になるようにポイントを押さえていきましょう。

初めての方への挨拶メールには名前を入れる

1つ目のポイントは、初めての方へメールを送る時、お客様へメールを送る時には、「どこの誰が送ったメールなのか」が分かるように、会社名や名前を件名に入れることです。

どこの誰が送ってきたのか分からないメールは、開いてすらもらえない可能性もあります。

せっかく送ったメールを開いてももらえなかったら意味がないですよね。

件名に会社名や名前を入れるという小さなことですが、ここを徹底することで顔が見えない相手にも信用してもらえるでしょう。

ここで避けて欲しいのは、初めての方だからと言って件名に「はじめまして」と入れてしまうことです。

「はじめまして」というタイトルはスパムメールに多いため、迷惑メールと間違われてしまう可能性があります。そのため、挨拶の言葉は本文に入れるか、【ご挨拶】のようにカッコを用いるようにしましょう。

  • 〇〇様よりご紹介いただいた〇〇商事の山田です。
  • 〇月〇日開催のセミナーについて (山田 一郎)
  • 担当者変更のお知らせ (株式会社〇〇 山田 一郎)
  • 【ご挨拶】株式会社〇〇の山田一郎です

【記号】を有効活用して分かりやすくする

2つ目のポイントは、前項でも紹介しましたが【記号】を活用することです。

カッコなどの記号があると、目に付きやすく、見た目での判断がしやすくなります。

また、メールの内容が分かる情報にカッコを用いることで「どんなメールか」がより伝わりやすくなります。

  • 【お知らせ】次回の体験会について
  • 【返信不要】〇月〇〇日の同窓会の詳細
  • 【重要】〇〇セミナーの申し込み (〇月〇日締切)
  • 【株式会社〇〇の山田です】先日の資料をお送りします

上記のように、このメールはどういうものかを【】の中に明記することで、一目で優先度を判断できるようになります。

また、会社名や名前を【】に入れることで、迷惑メールなどと区別しやすく、初めての方に送る時にも安心ですね。

【】には様々な使い道がありますが、強調したい部分だけに使用し、見やすさを重視して使うことをおすすめします。

要件が複数の場合には件名で併用する

3つ目のポイントは、要件が複数ある場合には件名で用件を併記するということです。

1つのメールに複数の要件を記載している場合、件名にはそれらを簡潔に示します。

数が多い場合には、要件の数を明記すると見やすい件名になります。

  • ⑴ 〇〇の件、⑵ △△の件
  • 以下〇件の連絡事項があります
  • 【ご質問】〇〇と△△について
  • 〇〇セミナーの詳細/資料ご送付のお願い
  • 〇〇の件とそれに付随する〇つの要件について

上記のように表記方法は様々ですが、内容がわかりやすい書き方を選択しましょう。

返信メールの件名は「Re:」をつける

最後のポイントは、返信メールについてです。

相手からのメールに返信する際、基本的には「Re:」をつけたまま返信しましょう。

件名に「Re:」がついていると、受信者側にとっても、自分に関係のあるメールであることが一目でわかるようになります。

自分に関係があるか分からない新規のメールよりも、確実に関係のある返信メールを優先する場合が多いです。

自分が送ったメールを優先して読んでもらうためにも「Re:」はつけたままにしておきましょう。

しかし、返信する際に必ず「Re:」が必要というわけではありません。

メールのやりとりをしている中で話題が変わった場合には、「Re:」をつけて返信するのではなく、新規で別メールとして送ります。

また、もし送られてきたメールに自分の名前が入っていたら、この場合も件名を変えて返信しましょう。

  • 送られてきたメールの件名:株式会社〇〇 山田様 【資料をお送りします】△△商事 佐藤

  • 返信メールの件名:Re:【資料をお送りします】△△商事 佐藤様

上記のように、自分の名前を消して相手の名前に「様」をつけると、より丁寧な返信になります。

メールの件名を英語でつける場合

件名をつけるコツは理解していただけましたか?

次は、英語でメールを送る場合に件名はどうするべきかをご紹介します。

基本的には日本語と同じように、メールの内容が伝わるようにしますが、変に奇抜にしてしまうと、スパムメール判定をされる場合がありますので、英語に慣れていない方は「お決まりの型」を使うことをおすすめします。

また、日本語と同様に「Hello」「How are you?」というような挨拶表現も、ビジネスメールとしてはこのましくない表現だとされています。

今回は、英語でもしっかりとした件名をつけられるよう、定型パターンをご紹介していきます。

例文を見る前に、英語のビジネスメールで使える定番キーワードを覚えておきましょう。

  • Quotation:見積もり
  • Inquiry:問い合わせ
  • Request (for~) :依頼
  • Question:質問
  • Change:変更
  • Notice:お知らせ
  • Meeting:会議
  • Invitation (to~) :招待
  • Thank you (for~):お礼

上記の例は、件名の基本的な要素である「どういう概要なのか」に当てはまります。

それぞれに、「いつの話なのか」「何の要件なのか」を付け加えて、英語でも簡潔かつ具体的な件名にしていきましょう。

理想的な件名の例

まずは、理想的なメール件名の例を上げていきます。

携帯電話では30文字までしか表示されないため、文字数は30文字を目安に、6~8の単語で収まるように意識しましょう。

  • Notification of Monday Meeting (月曜日の会議のお知らせ)
  • Inquiry regarding Your Company’s Services (貴社のサービスに対する問い合わせ)
  • Question about The Meeting on November 28th (11月28日の会議への質問)
  • Request for your service catalogue (貴社サービス・カタログ送付のお願い)
  • Reminder:Confirmation of Consent (【念のため再送】同意の確認)
  • IntroductionーIchiro Yamada (初めましてーヤマダ・イチロウです)

上記のように、日付や概要を明記したり挨拶メールに名前を入れるなど、日本語での件名のつけ方と同じように行えば、失礼がなく具体的に内容が伝わる件名にすることができます。

避けたい件名の例

次に、英語の件名で避けた方が良い表現をご紹介します。

英語が苦手な方は、一つの単語のみで件名を済ませてしまいがちですが、単語だけの件名は、相手に失礼な表現と取られてしまうことがあります。

例えば、

  • Emergency:緊急
  • Meeting:会議
  • Thank you:ありがとうございます
  • ABOUT MEETING:打ち合わせの件
  • Pleace call me:電話して

といった単語だけの件名は、ストレートすぎて相手によくない印象を与えてしまう可能性があります。

英語の件名で多用される「Thank you」を使用する場合などは、「Thank you for (today’s discusstion) 」といった文章にすることで、より丁寧な表現をすることが可能になります。

また、件名全てを大文字で表記することもスパムメールに多い表現のため、相手にいい印象を与えません。

これらのことに注意し、英語でもできるだけ丁寧な表現で件名をつけるように心がけましょう。

NGなメールの件名

最後に、件名をつける際に避けるべきことをご紹介したいと思います。

前述したポイントを押さえた上で、避けるべきことも頭に入れておけば、件名で相手に失礼な表現をすることはなくなりますよね。

今回は、NGポイントを3点に絞って解説します。

【重要】【緊急】などを多用する

先ほど、【】を用いて表記をすると見やすくなるとご紹介しましたが、【】の内容が【重要】や【緊急】など、相手に急を要するような表記を使いすぎることは避けましょう

ただ注目を集めたいだけ、または相手にとってそれほど重要でないメールにこれらの言葉を使用すると、不快な思いをさせてしまうだけでなく、相手からの信用もなくなってしまいます。

顔を合わせず、文章だけでやりとりをするメールだからこそ、言葉一つ一つで相手はあなたを判断しています。

メールを受け取った人がどんな印象を持つかを考えた上で言葉を選択していくようにしましょう。

機種依存文字が使用されている

「①」や「㈱」などの、囲み文字やカッコつきの略称、「㎝」などの単位は、「機種依存文字」といい、PC環境によっては文字化けして読み取れない可能性があります。

意外と気付かずに使用してしまうことがあると思いますが、意味不明な文字に変換され、相手を混乱させてしまうことがあるため、ビジネスメールには使用を避けた方が良いでしょう。

件名と内容に相違がある

件名をつける際に、テンプレートや引用を行うことで、不注意によって件名と本文にズレが生じてしまうことがあります。

特に、複数の人に同時にメールを作成している場合に、このようなミスが多くみられます。

また、前に送信したメールや返信メールを引用すると、本文だけ変更して件名を変更し忘れてしまうことや、「Re:」がついたまま送ってしまうこともあるため、必ずチェックをしてから送信するようにしましょう。

まとめ

メールの件名をつけるコツをご紹介してきましたがいかがでしたか?

仕事をする上で、取引先の相手や顧客とのやりとりでメールを使用することは避けられません。

冒頭で述べたように、できるだけメールの開封・返信を早くしてもらえれば、お互いに仕事の進行もスムーズになりますよね。

文章でのやりとりは、言葉遣い一つや少しの表現の工夫で、相手からの印象を大きく変えることができます。

メールで件名をつける際のポイントを押さえ、相手のことを配慮した件名を作成できるようにしましょう。

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