プロが教える!一斉メール配信にBCCをお勧めしない理由と、正しいBCCの使い方!

2019.04.24 メール配信

こんにちは。ブラストメールのサポート担当をしている山口です。

今回ご紹介するテーマは「BCCでの一斉メール配信」についてです。メール配信・送信に携わるサービスのサポート担当として、これらの関係や相性についてご紹介したいと思います。

BCCはその性質上、メールの一斉配信に利用されるケースが多いです。

例えば、セミナーの案内メールやキャンペーン情報のお知らせ、長期休暇の事前通知などをお客様に一斉メールで送りたい時 など。

しかし、「BCCをメール一斉送信に使う」が有効だったのは遥か10年以上昔のことになります。昨今のメール事情では、セキュリティ上の問題もありBCCは「BCC本来の使い方」として利用していくのが賢い選択です。

このような最新事情を知れず、いつまでも BCCでの一斉メール配信をしていくのはセキュリティの面からも非常に危険です。そうなると、セキュリティに敏感な企業様は、起こりうるリスクについてしっかり抑えておきたいですよね。

この記事では「BCCの正しい使い方」と「BCCを用いてメール配信をすべきでない理由」について、分かりやすく丁寧に解説をしていきます。

メールの宛先(TO・CC・BCC)の役割について

まず、メールの基本となる「宛先」について解説します。基本的な内容となりますので、役割の部分については読み飛ばして頂いても結構です。

メールの宛先の種類には、3つの種類があります。【TO・CC・BCC】です。OutlookやGmail、Office365などのメールソフトを利用したことがある方なら、一度は見たこと・使ったことがあるのではないでしょうか。

下の図は、それぞれの特徴をまとめたものになります。

TO・CC・BCCの機能

TO

TOは、直接やりとりする相手を指します。メールの宛先機能において、最もシンプルなものとなります。

ビジネスシーンでは、宛名(株式会社xx xx様)に該当するメールアドレスをTOに指定する場合が多いです。送信者は「TOに指定したあなたとやりとりしていますよ」と明示的に伝えることができます。

TOは手紙での「宛先」、チャットで言う所の「メンション機能」に該当しますので、TOに指定された相手はメールへの返信やその他何らかの反応が求められる訳です。

ちなみに、TOにアドレスを設定せずにCCのみメールアドレスを入力してもメールを送信できます。ただし、TOがないメールはあまり一般的ではありませんよね。場合によっては送信相手を困惑させてしまうこともありますので、使い道には気を付けた方が良さそうです。

CC

CCは、メールを共有している相手を指します。CCとは略称で、正式にはCarbon Copy(カーボンコピー)と呼びます。

元来の意味のCarbon Copyはカーボン紙によって複写された文書のことを指していました。紙媒体が主流だった時代に、正本と副本とする二枚の書類の間にカーボン紙を挟み、ボールペンなどで文章を作成すると、正副二通の文書が同時に作成されるものとなります。

電子メールでのCCは、同内容のメールをリアルタイムにシェアしたい場合に使われる機能です。プロジェクトの関係者やチームのメンバーなどを入れるのが一般的でしょうか。直接やりとりする訳ではないけれど、メール内容は共有しておきたい場合にCCは便利な機能です。

後述するBCCとの違いは「非匿名」であることです。共有相手を受信者にシェアできるので、このメール(やりとり)を見ている関係者を送受信者が把握できるメリットがあります。

BCC

BCCはCCと類似の機能となり、共有の目的で使われます。BCCは正式名所をBlind Carbon Copy(ブライドカーボンコピー)の名前の通り、Carbon CopyをBlind(見えない)状態にする機能です。

BCCにメールアドレスを設定すると、受信者は「BCCにメールアドレスが設定されている」こと自体分かりません。また、もちろんBCCに設定したアドレスを見ることもできませんので、秘密裏にCCをしたい場合には有効な機能です。

ビジネスシーンでは、複数の社外に同一内容のメールを一斉配信したい場合や上司にメールをチェックして貰いたい時などに利用されます。主に社外とのやり取りで使われることの多いメールの機能です。

ちなみに「本当に、BCCに設定したアドレスは送信先に分からないのか??」を心配されている方もいらっしゃるかと思います。そんな方には下のコラムがおすすめですので、ぜひご一読ください。

【コラム】「bccで送ったメールは、本当にメールアドレスが相手にバレないの?」

これら3つの機能はメールの基本となりますので、普段からそれぞれ利用されていれば、なんとなく用途についても知っていたかと思います。

ただ、これら3つの機能の基本は分かっていても、BCCが「非常にトラブルに繋がりやすい機能」だということをご存知だったでしょうか?

具体的にご説明しましょう。

ここで、この記事のメインテーマに立ち返る訳です。声を大にして喚起したいのですが、「BCCをメール配信として使い続けることは、あなたの会社をセキュリティ上のトラブルに巻き込んでしまう」大きなリスクとなります!

これらのリスクをきちんと把握しておくことで、無用なトラブルを避けることができます。BCCで一斉メール配信をする場合のリスクについて、見ていきましょう

BCCがメール一斉配信に向かない理由

BCCでの一斉メール配信はリスクが伴う

社外への一斉メール配信にBCCを利用されている企業の数は、少なくないと感じます。

事実、何社かのメール担当者の方に「一斉メール配信はどのように送信していますか?」と質問したところ「通常のメーラー(Outlookなど)のBCC機能を使っている」といった答えが返ってきました。

確かに、BCCは「受信者に他の送信先アドレスを見られないようにする機能」です。 これだけ聞くと、メールの一斉配信に使えそうな気もしますよね。

しかし、BCCでのメール配信には5つのリスクが伴っています。

情報漏洩の危険性が伴う

もし、BCCに設定したつもりがTOやCCに設定してメールを送信してしまった場合、どうなるでしょうか? 操作としてはメールアドレスを入れる箇所を間違えただけの簡単なミスですよね。

セキュリティに敏感な方ならお分かりになると思いますが、これは立派な情報漏洩となります。BCCでの操作ミスは「小さなミスが大きなインシデントを起こしてしまう」典型的な例とも言えるでしょう。

BCCはセキュリティリスクの危険性あり

総務省が運営する「国民のための情報セキュリティサイト」にも、このようなメールアドレス漏洩については事例として紹介され、メールアドレスを取り扱う企業への注意喚起の対象となっています。

ちなみに「メールアドレスは個人情報なのか?」と疑問に抱く方もいらっしゃるでしょう。これについては先の参照と同様に総務省の行政機関・独立行政法人等における個人情報の保護の解説によると、「全てがそうではないが、個人名や所属などが特定できてしまうものは個人情報」となるようです。

上記注意喚起の例のように、BCCでケアレスミスをした結果、情報漏洩になったケースは大変多いです。

弊社メール配信サービスのブラストメールをご契約頂いているお客様で「以前BCCで一斉メールを送っていた頃、うっかり誤ってTOやCCにメールアドレスを入れてしまい大変なことになった。それで早急にメール配信サービス導入を検討した」という企業様もいらっしゃいました。

謝罪だけで済めばまだ良い方ですが、場合によっては損害賠償を求められる場合もあります。くれぐれもお気をつけください。

ブラックリストに載ってしまう

普段利用されているメーラーから、100個以上のメールアドレスに一斉送信すると、受信側のキャリアからブロックされる可能性があります。「このアドレス(送信元IPアドレス)は、大量のメールを送っている。怪しい!」と受信側から迷惑メール業者と判断されてしまうからです。

このような大量配信を行っている送信元(送信元IPアドレス)情報は、ブラックリストとしてキャリア側に認識されます。ブラックリストに入ると、送信メールの多くが送信先に届かなくなります。迷惑メールフォルダにも入らず、文字通り届かないのです。

仮にブラックリストに登録された場合、大量送信をしていない場合でも、送信元のIPアドレスが同じ場合は相手に届きません。(ちなみに、このようなブラックリストに載ってしまう状態は、通称IPアドレスの汚れと呼ばれています)。

つまり、ブラックリストに載ってしまうと「メール一斉送信の内容も多くの相手に届かなくなる」に加えて「通常のビジネスメールも届かない」といったケースに陥ってしまいます。この状態になると、メール業務全体に支障をきたしますので注意が必要です。

また、ブラックリストに登録される基準はキャリアによって異なります。場合によっては、大量配信をしていないにも関わらずリストに登録されてしまうことも。

そこで、メール担当の方は定期的にブラックリスト登録のチェックをぜひおすすめします。詳しいチェック方法については、コチラの記事でご紹介しています。

配信遅延になる

大量のメールを送信すると、送信側のメールサーバーに大きく負荷がかかります。結果、送信メールを送りきるために凄く時間を要してしまうのです。

なお、これが一番やっかいな影響かもしれませんが、一斉メール送信が配信遅延を引き起こすと、それ以外の通常メールの送信も遅延します。メールサーバー側の視点でみると送信メールが行列になっており、まるで渋滞のような状態になっているのです。

メールの配信が遅延してしまう

・・・前述した「2. ブラックリストに載ってしまう」に比べると、いずれは送信できる分ましかもしれませんが、サーバーに高負荷を与えてしまうので自社内での影響は大きいでしょう。

また、日中に一斉送信をして配信遅延になった結果、お客様の元に真夜中にメールが届いてクレーム化したという事例もあります。

ちなみに配信遅延は、メール送信側システムのパフォーマンスに依存します。特に、大量送信が想定されていないシステムを利用している場合は注意が必要です。

サーバーの制御で大量送信できない場合がある

ご利用のメール環境によっては、そもそもメールの一斉送信が出来ない、あるいはメール送信数に制限がかかっているケースがあります。

具体的にはレンタルサーバーのメール機能を使っている場合、メールの送信数に上限が設けられていることが多いです。上限を超えてメールを送信すると、その後一定の時間(1時間~2時間)はメール送信自体が不可となる制御を設けているサーバーもあります。

上記のように、特にレンタルサーバーを利用されていて一斉送信をしたい場合は、予め送信可否や上限についてサポート窓口に確認してみることをお勧めします。

なぜなら、共有サーバー(レンタルサーバー)を利用の場合は、配信遅延が他の利用客にも影響を及ぼす可能性があり、後々発覚した場合にアカウント停止なども考えられるためです。

メールの効果測定が出来ない

BCCに限らずですが、通常メーラーで一斉メールを配信すると、効果測定が行えません。マーケティングの観点では、メルマガなどの一斉メール配信で以下の要素を確認するべきと言われています。

  • メール開封率
  • メール記載のURLクリック率
  • 配信エラー数 など

これらのチェックをして初めて、メルマガ配信の効果がハッキリと把握できるのです。マーケティングは「なんとなくの管理」ではなく、「数値での管理」が大切です。

メルマガ配信はデータ分析が大切

また、今後の改善ポイントも浮き彫りになるため、改善活動にも拍車がかかるでしょう。

反対に、これらが見えないと効果的な改善活動が行えませんので、一種の機会損失であると言えるかもしれません。

まとめ

BCCを始めとする電子メールの宛先機能についてと、BCCでのメール一斉配信の危険性についてお分かり頂けましたでしょうか。機能としてBCCは便利ですが、用途を誤ると大きな影響を及ぼすリスクがあります。

BCCでのリスクの内で最も気を付けたいのは「情報漏洩の危険性が伴う」ですよね。

昨今、個人情報流出などのニュースは日々飛び交っており、誰しもが敏感になっているでしょう。個人情報を取り扱うメール配信担当もその例外ではありません。一度の情報漏洩のミスで信用を失い、その後は多額な賠償請求や倒産などのケースもあるでしょう。

そんなリスクを抱えた状態で一斉送信をするくらいなら、メール配信ソフトで安心してメールを配信することを強くおすすめします。

また、メール配信システムならBCCメールでは出来ない「メールに顧客の社名、宛名」などを差し込むこともでき、メールの信頼性もグッと高まるでしょう。

ブラストメールでは、7日間の無料お試し期間を設けています。お試し期間とは、実際にシステムを体験することができ、使用感を確かめるための期間です。

お試し期間のため、登録できるアドレス数は100件までとなっていますが、機能や使用感を確かめるには十分な数かと思います。

ぜひ無料トライアル期間の中で、ブラストメールの操作感やメール配信ソフトを使うイメージを掴んでみてください。

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