BCCでメール一斉送信は危険！？正しいCC・BCCの使い方や例文をメールのプロが解説します

こんにちは。ブラストメールの森神です。今回ご紹介するテーマは「BCCでの一斉メール配信」についてです。メール配信・送信に携わるサービスのマーケティング担当として、これらの関係や相性についてご紹介したいと思います。

BCCはその性質上、メールの一斉配信に利用されるケースが多いです。

例えば、セミナーの案内メールやキャンペーン情報のお知らせ、長期休暇の事前通知などをお客様に一斉メールで送りたい時 など。

しかし、「BCCをメール一斉送信に使う」が有効だったのは遥か10年以上昔のことになります。昨今のメール事情では、セキュリティ上の問題もありBCCは「BCC本来の使い方」として利用していくのが賢い選択です。

このような最新事情を知れず、いつまでも BCCでの一斉メール配信をしていくのはセキュリティの面からも非常に危険です。そうなると、セキュリティに敏感な企業様は、起こりうるリスクについてしっかり抑えておきたいですよね。

ぜひ無料トライアル期間の中で、ブラストメールの操作感やメール配信ソフトを使うイメージを掴んでみてください。

この記事では「BCCの正しい使い方」と「BCCを用いてメール配信をすべきでない理由」について、分かりやすく丁寧に解説をしていきます。BCCによる一斉送信の危険性を知れば、メール配信についての考え方が大きく変わると思います。

補足：2024年2月より、Gmail送信者ガイドラインが変更されることになりました。

これにより、BCC配信で主に使われる送信元アドレスである、フリーアドレス(@gmail.com、@yahoo.co.jp)からの一斉配信は、受信ボックスには届かず、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性が非常に高いです。

Gmail送信者ガイドラインの解説と具体的な解決策については、下記の記事で詳しく解説をしているので、参考にしてみてください。

メールの宛先（TO・CC・BCC）の役割について

まず、メールの基本となる「宛先」について解説します。基本的な内容となりますので、役割の部分については読み飛ばして頂いても結構です。

メールの宛先の種類には、3つの種類があります。【TO・CC・BCC】です。OutlookやGmail、Office365などのメールソフトを利用したことがある方なら、一度は見たこと・使ったことがあるのではないでしょうか。

下の図は、それぞれの特徴をまとめたものになります。

TO

TOは、直接やりとりする相手を指します。メールの宛先機能において、最もシンプルなものとなります。

ビジネスシーンでは、宛名（株式会社xx xx様）に該当するメールアドレスをTOに指定する場合が多いです。送信者は「TOに指定したあなたとやりとりしていますよ」と明示的に伝えることができます。

TOは手紙での「宛先」、チャットで言う所の「メンション機能」に該当しますので、TOに指定された相手はメールへの返信やその他何らかの反応が求められる訳です。

ちなみに、TOにアドレスを設定せずにCCのみメールアドレスを入力してもメールを送信できます。

ただし、TOがないメールはあまり一般的ではありませんよね。場合によっては送信相手を困惑させてしまうこともありますので、使い道には気を付けた方が良さそうです。

CC

CCは、メールを共有している相手を指します。CCとは略称で、正式にはCarbon Copy（カーボンコピー）と呼びます。

元来の意味のCarbon Copyはカーボン紙によって複写された文書のことを指していました。紙媒体が主流だった時代に、正本と副本とする二枚の書類の間にカーボン紙を挟み、ボールペンなどで文章を作成すると、正副二通の文書が同時に作成されるものとなります。

電子メールでのCCは、同内容のメールをリアルタイムにシェアしたい場合に使われる機能です。プロジェクトの関係者やチームのメンバーなどを入れるのが一般的でしょうか。直接やりとりする訳ではないけれど、メール内容は共有しておきたい場合にCCは便利な機能です。

後述するBCCとの違いは「非匿名」であることです。共有相手を受信者にシェアできるので、このメール（やりとり）を見ている関係者を送受信者が把握できるメリットがあります。

CCでメールを受信した場合の対応 

メールのCCに宛先が入っている場合、その人物に対してメールを送っているわけではなく、あくまでもメインの宛先はTOの人物です。CCに宛先を入れるのはメールの内容を共有するためです。

そのため、CCでメールを受け取った場合には、基本的に返信を行う必要はありません。

受け取ったメールに記載されている情報の把握や理解に努めておけばOKです。

ちなみに、TOで自分宛に送られてきたメールのCC欄に、別の人物のアドレスが入っているとき、返信の際はCCの宛先はそのまま残して返信を行うのが基本的なビジネスメールのマナーとなります。

こうすることで、二者がやりとりしているメールの内容がCCの宛先に対して共有され続けます。

BCC

BCCはCCと類似の機能となり、共有の目的で使われます。BCCは正式名所をBlind Carbon Copy（ブライドカーボンコピー）の名前の通り、Carbon CopyをBlind（見えない）状態にする機能です。

BCCにメールアドレスを設定すると、受信者は「BCCにメールアドレスが設定されている」こと自体分かりません。また、もちろんBCCに設定したアドレスを見ることもできませんので、秘密裏にCCをしたい場合には有効な機能です。

ビジネスシーンでは、複数の社外に同一内容のメールを一斉配信したい場合や上司にメールをチェックして貰いたい時などに利用されます。主に社外とのやり取りで使われることの多いメールの機能です。

ちなみに「本当に、BCCに設定したアドレスは送信先に分からないのか？？」を心配されている方もいらっしゃるかと思います。そんな方には下のコラムがおすすめですので、ぜひご一読ください。

【コラム】「bccで送ったメールは、本当にメールアドレスが相手にバレないの？」

これら3つの機能はメールの基本となりますので、普段からそれぞれ利用されていれば、なんとなく用途についても知っていたかと思います。

ただ、これら3つの機能の基本は分かっていても、BCCが「非常にトラブルに繋がりやすい機能」だということをご存知だったでしょうか？

具体的にご説明しましょう。

ここで、この記事のメインテーマに立ち返る訳です。声を大にして喚起したいのですが、「BCCをメール配信として使い続けることは、あなたの会社をセキュリティ上のトラブルに巻き込んでしまう」大きなリスクとなります！

これらのリスクをきちんと把握しておくことで、無用なトラブルを避けることができます。BCCで一斉メール配信をする場合のリスクについて、見ていきましょう。

BCCでメールを受信した場合の対応 

BCCでメールを受け取った場合、TOで送付した相手に知られずにメールを共有したいという相手の意図が含まれています。

従って、BCCでメールを受け取った際には、絶対に返信を行ってはいけません。

返信を行ってしまうと、BCCでメールが送付されたことや返信者のメールアドレスがメールを受信したメンバーに知られてしまうため、ビジネス上のトラブルや情報漏洩を招く要因になるため注意が必要です。

BCCがメール一斉配信に向かない理由

BCCでの一斉メール配信はリスクが伴う

社外への一斉メール配信にBCCを利用されている企業の数は、少なくないと感じます。

事実、何社かのメール担当者の方に「一斉メール配信はどのように送信していますか？」と質問したところ「通常のメーラー（Outlookなど）のBCC機能を使っている」といった答えが返ってきました。

確かに、BCCは「受信者に他の送信先アドレスを見られないようにする機能」です。 これだけ聞くと、メールの一斉配信に使えそうな気もしますよね。

しかし、BCCでのメール配信には5つのリスクが伴っています。

情報漏洩の危険性が伴う

もし、BCCに設定したつもりがTOやCCに設定してメールを送信してしまった場合、どうなるでしょうか？ 操作としてはメールアドレスを入れる箇所を間違えただけの簡単なミスですよね。

セキュリティに敏感な方ならお分かりになると思いますが、これは立派な情報漏洩となります。BCCでの操作ミスは「小さなミスが大きなインシデントを起こしてしまう」典型的な例とも言えるでしょう。

総務省が運営する「国民のための情報セキュリティサイト」にも、このようなメールアドレス漏洩については事例として紹介され、メールアドレスを取り扱う企業への注意喚起の対象となっています。

上記注意喚起の例のように、BCCでケアレスミスをした結果、情報漏洩になったケースは大変多いです。

弊社メール配信サービスのブラストメールをご契約頂いているお客様で「以前BCCで一斉メールを送っていた頃、うっかり誤ってTOやCCにメールアドレスを入れてしまい大変なことになった。それで早急にメール配信サービス導入を検討した」という企業様もいらっしゃいました。

謝罪だけで済めばまだ良い方ですが、場合によっては損害賠償を求められる場合もあります。最近はコロナ騒動による一斉送信メールの誤送信が頻発しているようです。十分注意してくださいね。

コロナ騒動による一斉メール誤送信が頻発！誤送信に有効な防止策とは？

ブラックリストに載ってしまう

普段利用されているメーラーから、100個以上のメールアドレスに一斉送信すると、受信側のキャリアからブロックされる可能性があります。「このアドレス（送信元IPアドレス）は、大量のメールを送っている。怪しい！」と受信側から迷惑メール業者と判断されてしまうからです。

このような大量配信を行っている送信元（送信元IPアドレス）情報は、ブラックリストとしてキャリア側に認識されます。ブラックリストに入ると、送信メールの多くが送信先に届かなくなります。迷惑メールフォルダにも入らず、文字通り届かないのです。

仮にブラックリストに登録された場合、大量送信をしていない場合でも、送信元のIPアドレスが同じ場合は相手に届きません。（ちなみに、このようなブラックリストに載ってしまう状態は、通称IPアドレスの汚れと呼ばれています）。

メール配信のブラックリスト登録の原因と確認・解除方法

つまり、ブラックリストに載ってしまうと「メール一斉送信の内容も多くの相手に届かなくなる」に加えて「通常のビジネスメールも届かない」といったケースに陥ってしまいます。この状態になると、メール業務全体に支障をきたしますので注意が必要です。

また、ブラックリストに登録される基準はキャリアによって異なります。場合によっては、大量配信をしていないにも関わらずリストに登録されてしまうことも。

そこで、メール担当の方は定期的にブラックリスト登録のチェックをぜひおすすめします。詳しいチェック方法については、コチラの記事でご紹介しています。

配信遅延になる

大量のメールを送信すると、送信側のメールサーバーに大きく負荷がかかります。結果、送信メールを送りきるために凄く時間を要してしまうのです。

なお、これが一番やっかいな影響かもしれませんが、一斉メール送信が配信遅延を引き起こすと、それ以外の通常メールの送信も遅延します。メールサーバー側の視点でみると送信メールが行列になっており、まるで渋滞のような状態になっているのです。

・・・前述した「2. ブラックリストに載ってしまう」に比べると、いずれは送信できる分ましかもしれませんが、サーバーに高負荷を与えてしまうので自社内での影響は大きいでしょう。

また、日中に一斉送信をして配信遅延になった結果、お客様の元に真夜中にメールが届いてクレーム化したという事例もあります。

ちなみに配信遅延は、メール送信側システムのパフォーマンスに依存します。特に、大量送信が想定されていないシステムを利用している場合は注意が必要です。

サーバーの制御で大量送信できない場合がある

ご利用のメール環境によっては、そもそもメールの一斉送信が出来ない、あるいはメール送信数に制限がかかっているケースがあります。

具体的にはレンタルサーバーのメール機能を使っている場合、メールの送信数に上限が設けられていることが多いです。上限を超えてメールを送信すると、その後一定の時間（1時間～2時間）はメール送信自体が不可となる制御を設けているサーバーもあります。

上記のように、特にレンタルサーバーを利用されていて一斉送信をしたい場合は、予め送信可否や上限についてサポート窓口に確認してみることをお勧めします。

なぜなら、共有サーバー（レンタルサーバー）を利用の場合は、配信遅延が他の利用客にも影響を及ぼす可能性があり、後々発覚した場合にアカウント停止なども考えられるためです。

メールの効果測定が出来ない

BCCに限らずですが、通常メーラーで一斉メールを配信すると、効果測定が行えません。マーケティングの観点では、メルマガなどの一斉メール配信で以下の要素を確認するべきと言われています。

• メール開封率
• メール記載のURLクリック率
• 配信エラー数 など

これらのチェックをして初めて、メルマガ配信の効果がハッキリと把握できるのです。マーケティングは「なんとなくの管理」ではなく、「数値での管理」が大切です。

また、今後の改善ポイントも浮き彫りになるため、改善活動にも拍車がかかるでしょう。

反対に、これらが見えないと効果的な改善活動が行えませんので、一種の機会損失であると言えるかもしれません。

メルマガ配信における分析の指標や数値に関しては以下の記事で詳しく解説しています。

【メルマガの効果測定】メール配信システムで効果を分析するために知っておくべき指標・数値とは。

BCC配信は相手に悪い印象を与える可能性がある

受信者はBCCでメールを配信をする企業に対して、悪い印象を感じる可能性があります。

その理由は下記の2点があげられます。

ここからは上記の要因を解説します。

雑な対応をされたと感じられてしまう

日頃からメールをよく利用する人は受信したメールを開封しただけで、このメールはBCC配信だと気づく場合があります。

これはメールの宛先、TOに自分のアドレスがあるかないかで判断することができるからです。

TOに自分のアドレスがないメールは若干の違和感があります。

もし、そのメールの内容が重要な連絡だった場合、受信者は重要な連絡にも関わらず雑な対応をされたと思い、配信元の企業に対して悪い印象を持つ可能性があります。

個人情報漏洩の危機感を与える

先ほど、BCCが個人情報漏洩の危険性について説明しましたが、そのことを受信した人が知っていたらどう思うでしょうか。

恐らく、そのリスクを犯してもBCC配信を行う企業に対して、受信者は悪い印象を持つ可能性は高いです。

誤ってTOにアドレスが入っていないか入念にダブルチェックをしていたとしても、受信側はBCC配信を行ったという事実しかわかりません。

BCCのミスが原因の情報漏洩は後を絶たない 

BCCは便利な機能ですが、誤って利用することで情報漏洩の原因になるケースが多く見られます。

ここでは、BCCでミスが起こるケース、主な対策方法について解説します。

どのようなケースでミスが起きている？ 

BCCのミスが原因の情報漏洩には、以下のようなケースが考えられます。

• BCCに入力すべきメールアドレスを誤ってTOやCCに入れて送信
  ⇒  本来隠すべき配信先のメールアドレスが流出 

• BCCに入力するメールアドレスを間違える
  ⇒  本来送信すべきでない相手に対してBCCでメールを送ってしまう 

BCCは手軽に使えて便利な機能ですが、ヒューマンエラーが発生しやすいのがネックです。

緊急でメールを送信する場合や多くの相手にメールを送信する場合には、特に注意が必要となります。

どのような対策がとられているのか 

BCCに起因する情報漏洩に対しては、以下のような対策がとられています。

上記のような対策を講じることで、BCCに起因する情報漏洩が起こる可能性は低減することが可能です。

しかし、そもそも一般的なメーラーでBCCを利用すること自体に多大なリスクがあり、ヒューマンエラーを完全に無くすることはできないです。

そのため、より強固な対策を行うのであれば専用のメール配信システムを活用するなど別のメール配信方法を選択するのがベターです。

BCC以外でのメール一斉送信方法

ここまではBCCを使った一斉送信のリスクについてお伝えしました。ここからはBCCを使わない場合、実際にどのように一斉配信をすべきなのかをご紹介します。

メール配信システムを使う

メール配信システムは、メールの一斉配信に特化したシステムです。主に「メルマガ配信・営業でのメール一斉配信・お知らせメールの配信」などの用途で使われています。このようにメール配信システムが様々な用途で使われてることには下記のような理由があります。

など、その他にもシステムによってはHTMLメールが簡単に配信できるなど、BCCにはない様々な機能を活用してメールの一斉配信を行うことができます。

特に最後の点については、メーラーからBCCで複数人にメールを送る場合には実現できない、メール配信システムならではの機能です。

差し込み機能を活用することで、配信相手一人ひとりに合わせた宛名を自動入力できるため、BCCのような雑な印象を与えず丁寧に対応している印象を与えることが可能です。

これらの他にも、システムによってはHTMLメールが簡単に作成・配信できるなど、便利な機能が豊富に搭載されています。

そもそも、Gmail、Yahoo!メール、Outlookなど普段から利用されているメーラーはメールを一斉配信するためのツールではありません。個人間・グループ間でのメールのやりとりを前提としたツールになりますので、メールの一斉送信には不向きと言えるでしょう。

自社が保有しているリストに対してメールの一斉配信を行う場合は、メール配信システムを利用するのが最も一般的です。14年連続で顧客導入シェア1位で24,000社以上の導入実績があるブラストメールはシンプルで誰でも使いやすく、安価に利用することができます。

初めてメール配信システムを利用する方やBCCに代わるメール一斉送信サービスを探している場合はブラストメールの利用をおすすめします。ブラストメールは無料トライアルですべての機能を試すことができるので、まずは無料で試してみてください。

その他、おすすめのメール配信システムについては以下の記事で具体的にご紹介していますので参考にしてみてください。

名刺管理ツールなどを使う

メール配信システム以外にもメールの一斉配信をする方法はあります。それは名刺管理ツールや顧客管理システムに付随しているメール一斉配信機能を利用することです。

しかしながら、これらのツールはメール一斉配信に特化している訳ではありません。そのため、メール配信システムに比べると機能的にも劣りますし、メールが確実に届かない可能性も考えられます。

そのため、あくまで「オプション」としての立ち位置と捉え極力利用は控えるようにしましょう。

MAツールを使う

MAツールとは、リード（見込み顧客）の獲得と育成を行い、購買見込みがより高いリードを営業担当者にパスすることを目的としたツールのことです。

「自社サイトにおけるユーザーの行動を解析する・メールのセグメント配信やステップ配信を行うなど・効果的なマーケティング活動を支援する」など様々な機能があり、メール配信はあくまでその一部にしかすぎません。

MAツールに関しても、やはりメールの一斉配信に特化したシステムとは言えませんので、利用は極力控えたほうがよいでしょう。

また、MAツールはメール配信システムに比べて価格がかなり高いです。費用の面から言っても、BCCでの一斉送信からMAツールでの一斉配信への転換は現実的にあり得ないと言っても過言ではありません。

BCCを使って送るメール一斉送信の例文

ここまでお伝えした通り、基本的にメールの一斉送信にBCCを利用するのはリスクがあり推奨できません。しかし、数名への連絡メール等で使う場合は問題ありません。

ここではいくつかのシーンを取り上げてBCCを使った一斉送信メールの例文をご紹介します。

退職のあいさつ

本来であれば退職の挨拶は個別で連絡するべきです。ただし、関係性が薄い取引先などに限ってはBCCで送っても問題ないでしょう。

担当者変更の連絡

退職の挨拶と同様に本来であれば個別に連絡すべきですが、関係性が薄い取引先などに限ってはBCCで送っても問題ないでしょう。

年末年始などの長期休暇期間の営業に関するお知らせ

長期休暇期間の営業に関するお知らせなどはBCCで送ることに問題はありませんが特別なお客様や大切なお客様には直接伝えるようにしましょう。

また、送信先の宛先が多い場合はBCCではなくメール配信システムを利用するようにしましょう。

まとめ

ここまでお伝えした内容を以下の動画でまとめました。いつでもご視聴いただけますので、振り返り用にご活用ください。

Play

BCCを始めとする電子メールの宛先機能についてと、BCCでのメール一斉配信の危険性についてお分かり頂けましたでしょうか。機能としてBCCは便利ですが、用途を誤ると大きな影響を及ぼすリスクがあります。

BCCでのリスクの内で最も気を付けたいのは「情報漏洩の危険性が伴う」ですよね。

昨今、個人情報流出などのニュースは日々飛び交っており、誰しもが敏感になっているでしょう。

個人情報を取り扱うメール配信担当もその例外ではありません。一度の情報漏洩のミスで信用を失い、その後は多額な賠償請求や倒産などのケースもあるでしょう。

そんなリスクを抱えた状態で一斉送信をするくらいなら、メール配信ソフトで安心してメールを配信することを強くおすすめします。

また、メール配信システムならBCCメールでは出来ない「メールに顧客の社名、宛名」の自動差し込みや、大量のメールを迅速に配信する機能が揃っています。

情報漏洩のリスクを減らせることに加え、配信遅延を防ぎ、メール業務も効率化できるので、あなたがメール配信にかける時間を大きく短縮してくれるはずです。

ブラストメールでは、7日間の無料お試し期間を設けています。お試し期間とは、実際にシステムを体験することができ、使用感を確かめるための期間です。

お試し期間のため、登録できるアドレス数は100件までとなっていますが、普段メールの一斉送信を頻繁に行っている方は、BCCでの一斉送信に比べ「簡単かつ安全」に行えることが実感できるかと思います。

といった方でも大丈夫です。ブラストメールは「メール配信をもっと簡単に」というキャッチコピーの通り「使いやすく、分かりやすい」システムとなっています。

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