複数人へのメール送信。宛名の書き方とマナーを例文月でご紹介!

2020.12.23 メール

友人や家族とのメールのやり取りとは違い、ビジネスメールのやり取りは送信相手の名前を記載するマナーがあります。

宛名には宛先の「TO」に設定した方を記載しますが、複数の相手に向けて送信する場合は書き方に迷ってしまいがちです。

この記事では、複数の方に向けてビジネスでメールを送信する際の宛先のマナーについて解説しています。

送信相手の所属先ごとにケースを分けて解説しているので、自分が送信する相手に応じて宛名の書き方を変えましょう。

メールに記載する宛名の基本的なマナー

ビジネスでメールを送信する場合は、文頭に宛先に設定した人の名前を記載するのがマナーです。

詳しくは後述していますが、メールの宛先設定である「TO・CC・BCC」のうち、TOに設定した人に対して宛名を設定するのが基本です。

宛名は「会社名・部署名・肩書き・名前」の順番に構成します。

もし相手が同じ会社の人物であれば、会社名などの記載は必要ないので、部署名から書き始めましょう。

また、名前の後には「様」や「殿」などの敬称をつける必要があります。
殿は目上の人には使ってはいけない言葉なのに対して、様は相手の立場に関わらず使用することができます

特に事情がない場合は、敬称には様を用いるようにしましょう。

「各位」の使い方

複数の方にメールを送信する場合の敬称には以下のように「各位」という言葉を用いることができます。

  • 〇〇プロジェクト関係者各位
  • 顧客各位
  • 人事部各位

「お客様 各位」という使い方をしている場面も見かけますが「各位」自体が敬称なのでお客様各位は重複した表現になります。

また、「課長」や「部長」などの役職も敬称にあたるため「〇〇株式会社 人事部 部長様」のような表現は、敬称の誤用です。

これから解説する例文でも解説をしていますが、正しくは「〇〇〇〇株式会社 人事部 部長 △△様」のような形です。

複数の方にメールを送信する際の宛名

複数の方にメールを送信する際の宛先の記載について解説します。

送信相手が全員同じ会社の場合

送信相手が同じ会社にいる場合は、最初に会社名を記載しその後に名前を記載しましょう。

件名

〇〇に関するご連絡

本文


〇〇株式会社 総務部
佐藤様
高橋様
飯田様

お世話になっております。
株式会社△△ 開発部の鈴木です。

送信する相手の部署が異なる場合は、以下のように宛名を記載しましょう。

件名

〇〇に関するご連絡

本文


〇〇株式会社 総務部
佐藤様

〇〇株式会社 人事部
高橋様
飯田様

お世話になっております。
株式会社△△ 開発部の鈴木です。

3〜5人程度であれば、上記の例を参考に宛先を記載しても構いませんが、それ以上の方に向けてメールを送信する場合などは、先述した「各位」を用いてまとめましょう

また、宛先の記載を連名にする時は、相手の役職順に名前を並べるのもマナーです。

送信相手が別々の会社の場合

送信相手が別々の会社に所属している場合は、以下のように宛名を記載します。

件名

〇〇に関するご連絡

本文


〇〇株式会社 総務部
佐藤様
高橋様

△△株式会社 企画部
飯田様

お世話になっております。
株式会社△△ 開発部の鈴木です。

先ほど解説したように、役職順に宛名を記載しなければならないのに加えて、会社名の記載順にも注意しましょう。

メールを送信する相手にクライアントがいる場合は宛名の先頭に記載し、各会社の関係性に応じて順番を決めましょう。

所属にかかわらず、大人数の場合

宛先が10人以上の場合などは、メールの文頭に宛名を連名で記載してしまうと、本文が見づらいメールになってしまいます。

そのため、先述した「各位」を使ってメールの宛名を構成しましょう。

ビジネスでメールを送信する相手との関わりに応じて、「〇〇プロジェクト関係者各位」のように敬称の前を変更し、宛名を作成するとスマートにまとめられます。

大人数にメールを送信する場合は宛名差し込み機能が便利

10人を超えるような大人数の方に向けたメールでは、個人の名前を宛名として記載するよりも、メール配信サービスを利用して、自動で宛名を差し込んだ方が簡単にメールを送信できます。

メール配信サービスとは、同じ内容のメールを複数の方に配信することができるサービスです。

簡単に宛名を差し込めるだけでなく、プロジェクトごとにメールを配信するリストを作成しておけば、宛先の設定ミスや誤送信などのリスクを下げることができるでしょう。

そもそも、一斉送信は情報漏洩のリスクが高いことを覚えておかなければなりません。

2020年9月には豊島区が主催するイベントの関係者のメールアドレス94件を誤ってCCに設定し、個人情報を流出しています。

ビジネスにおいて、そのような事態は会社全体の信用を落としかねない重大な問題に発展することもあります。

そのようなリスクを避けるためにも、大人数にメールを配信するケースが多いのであれば、メール配信サービスの使用を検討しましょう。

CC・BCCで複数の方にメールを送る場合の宛名のマナー

念のために情報を共有したい相手を設定するCCや、BCCに設定した方に関する宛名はどのように記載すればいいのでしょうか。

ここからはCCもしくはBCCに設定した方に関する、宛名の記載方法に関して解説します。

CCやBCCについてのマナーは以下の記事にもまとめてあるので、合わせてご覧ください。

【初心者向け】メールのCCの使い方と返信マナー。BCCとの違いも解説

CCに設定した人の宛名の記載

CCに設定するのは、TOで送信した内容を共有することを目的としています。

CCに設定した方への宛名は以下のように記載しましょう。

件名

〇〇に関するご連絡

本文


株式会社〇〇 開発部
佐藤様
高橋様
(CC:田中主任)

お世話になっております〜。

この場合は、CCに設定した方の役職が、TOに設定した方よりも高かったとしてもTOに設定した方の名前を先に書きましょう。

CCに自社に所属する方を設定するのであれば、様やさんなどの敬称は省略しましょう。

BCCの人は宛名を記載しない

BCCはCCと同様に直接的な送信者ではないものの、メールの内容を共有したい相手を設定します。

CCと違うのは、BCCに設定された人のメールアドレスは他の受信者には公開されないという点です。

面識の無い方同士が送信の対象者になる場合などに使う宛先設定なので、BCCに設定した方の名前を宛名に記載する必要はありません

まとめ

メールの宛名は「TO」に設定した方に関して記載します。

複数の方にメールを送信する場合は、会社名や部署名などで宛名を区分けし、役職順などに気をつけて記載するようにしましょう。

CCに設定した方は()内に記載するなどして宛名を作りますが、BCCに設定している方に関しては必要ありません。

10人を超えるような人数に向けてメールを配信する場合は「各位」などの言葉を使うことで、メールをスッキリと整えることができるでしょう。

今回ご紹介した宛名の記載以外にも、ビジネスメールには覚えておきたいマナーがあります。

以下の例文集ブックでは、ビジネスメール作成時に使えるマナーをわかりやすくまとめています。

無料でダウンロードできますので、こちらもご参照いただき、レベルの高いビジネスメールを送信しましょう。

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