【例文付】メールの宛名を複数人に書く際のマナー！順番や各位の使い方からおすすめのメール配信システムまでご紹介

友人や家族とのメールとは違い、ビジネスメールでは宛名の記載や宛先の設定に細かなマナーが求められます。特に複数人へ同時にメールを送信する場合、「宛名はどう書くのが正解？」「BCCで送るつもりが、誤ってTOに入れてしまったらどうしよう……」といった不安や疑問を抱いた経験はないでしょうか。

複数人に向けたメールでは、宛先の順番や敬称の使い分けなどのマナーが重要な一方で、送信人数が増えるほど入力の手間が増し、「誤送信（情報漏洩）」のリスクも高まります。

そこで本記事では、複数の相手にビジネスメールを送る際の正しい宛名の書き方やマナーを、相手の所属先ごとにケースを分けて丁寧に解説します。この記事を読めば、失礼のないメールをスムーズに作成できるだけでなく、宛先入力の手間を大幅に減らし、誤送信のリスクも防げるようになります。ぜひ日々の業務に役立ててください。

メールに記載する宛名の基本的なマナー

ビジネスでメールを送信する場合は、文頭に宛先に設定した人の名前を記載するのがマナーです。

詳しくは後述していますが、メールの宛先設定である「TO・CC・BCC」のうち、TOに設定した人に対して宛名を設定するのが基本です。宛名は「会社名・部署名・肩書き・名前」の順番に構成します。もし相手が同じ会社の人物であれば、会社名などの記載は必要ないので、部署名から書き始めましょう。

また、名前の後には「様」や「殿」などの敬称をつける必要があります。
殿は目上の人には使ってはいけない言葉なのに対して、様は相手の立場に関わらず使用することができます。

特に事情がない場合は、敬称には様を用いるようにしましょう。

「各位」の使い方

複数の方にメールを送信する場合の敬称には以下のように「各位」という言葉を用いることができます。

「お客様 各位」という使い方をしている場面も見かけますが「各位」自体が敬称なのでお客様各位は重複した表現になります。

また、「課長」や「部長」などの役職も敬称にあたるため「〇〇株式会社 人事部 部長様」のような表現は、敬称の誤用です。

これから解説する例文でも解説をしていますが、正しくは「〇〇〇〇株式会社 人事部 部長 △△様」のような形です。

複数の方にメールを送信する際の宛名

複数の方にメールを送信する際の宛先の記載について解説します。

送信相手が全員同じ会社の場合

送信相手が同じ会社にいる場合は、最初に会社名を記載しその後に名前を記載しましょう。

送信する相手の部署が異なる場合は、以下のように宛名を記載しましょう。

3〜5人程度であれば、上記の例を参考に宛先を記載しても構いませんが、それ以上の方に向けてメールを送信する場合などは、先述した「各位」を用いてまとめましょう。

また、宛先の記載を連名にする時は、相手の役職順に名前を並べるのもマナーです。

送信相手が別々の会社の場合

送信相手が別々の会社に所属している場合は、以下のように宛名を記載します。

先ほど解説したように、役職順に宛名を記載しなければならないのに加えて、会社名の記載順にも注意しましょう。

メールを送信する相手にクライアントがいる場合は宛名の先頭に記載し、各会社の関係性に応じて順番を決めましょう。

所属にかかわらず、大人数の場合

宛先が10人以上の場合などは、メールの文頭に宛名を連名で記載してしまうと、本文が見づらいメールになってしまいます。

そのため、先述した「各位」を使ってメールの宛名を構成しましょう。

ビジネスでメールを送信する相手との関わりに応じて、「〇〇プロジェクト関係者各位」のように敬称の前を変更し、宛名を作成するとスマートにまとめられます。

大人数にメールを送信する場合は宛名差し込み機能が便利

10人を超えるような大人数の方に向けたメールでは、個人の名前を宛名として記載するよりも、メール配信サービスを利用して、自動で宛名を差し込んだ方が簡単にメールを送信できます。メール配信サービスとは、同じ内容のメールを複数の方に配信することができるサービスです。

簡単に宛名を差し込めるだけでなく、プロジェクトごとにメールを配信するリストを作成しておけば、宛先の設定ミスや誤送信などのリスクを下げることができるでしょう。そもそも、一斉送信は情報漏洩のリスクが高いことを覚えておかなければなりません。

2020年9月には豊島区が主催するイベントの関係者のメールアドレス94件を誤ってCCに設定し、個人情報を流出しています。ビジネスにおいて、そのような事態は会社全体の信用を落としかねない重大な問題に発展することもあります。

そのようなリスクを避けるためにも、大人数にメールを配信するケースが多いのであれば、メール配信サービスの使用を検討しましょう。おすすめのメール配信システムは下記記事で紹介していますので参考にしてください。

関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較

CC・BCCで複数の方にメールを送る場合の宛名のマナー

念のために情報を共有したい相手を設定するCCや、BCCに設定した方に関する宛名はどのように記載すればいいのでしょうか。

ここからはCCもしくはBCCに設定した方に関する、宛名の記載方法に関して解説します。CCやBCCについてのマナーは以下の記事にもまとめてあるので、合わせてご覧ください。

関連記事：【初心者向け】メールのCCの使い方と返信マナー。BCCとの違いも解説

CCに設定した人の宛名の記載

CCに設定するのは、TOで送信した内容を共有することを目的としています。

CCに設定した方への宛名は以下のように記載しましょう。

この場合は、CCに設定した方の役職が、TOに設定した方よりも高かったとしてもTOに設定した方の名前を先に書きましょう。

CCに自社に所属する方を設定するのであれば、様やさんなどの敬称は省略しましょう。

BCCの人は宛名を記載しない

BCCはCCと同様に直接的な送信者ではないものの、メールの内容を共有したい相手を設定します。

CCと違うのは、BCCに設定された人のメールアドレスは他の受信者には公開されないという点です。

面識の無い方同士が送信の対象者になる場合などに使う宛先設定なので、BCCに設定した方の名前を宛名に記載する必要はありません。

【実務編】Outlook・Gmailで複数人に一括送信する設定方法

業務において毎回、複数の宛先をメールソフトの「To」や「CC」に手入力やコピー＆ペーストで追加していないでしょうか。手動での入力は時間がかかるだけでなく、コピー漏れや誤入力といったヒューマンエラーの原因にもなります。

多くのビジネスパーソンが利用しているOutlookやGmailには、よく送るメンバーをグループ化して一括で呼び出せる機能が備わっています。これらの機能を活用することで、宛先設定の時間を短縮し、送信ミスを減らすことが可能です。ここでは具体的な設定手順を解説します。

Outlookの「連絡先グループ」作成と送信手順

Outlookでは「連絡先グループ（以前の配布リスト）」を作成することで、グループ名を入力するだけで登録されたメンバー全員を宛先に指定できるようになります。一度グループを作成してしまえば、以降の送信作業がワンクリックで完了するため非常に効率的です。具体的な作成手順は以下の通りです。

メールを作成する際は、宛先欄に登録した「グループ名」を入力するだけで、登録されている全員のメールアドレスが自動的に展開されます。なお、新しいOutlook（New Outlook）を利用している場合は、連絡先アプリ内の「グループ」タブから同様の操作を行うことが可能です。

Gmailの「ラベル機能」を使った一斉送信テクニック

GmailにはOutlookのような「グループ」という直接的な機能名称はありませんが、「Googleコンタクト」の「ラベル」機能を活用することで同様の一斉送信が可能になります。ラベル機能を使えば、特定のプロジェクトメンバーや部署単位でタグ付けを行い、そのラベル名を宛先に指定するだけで一括入力ができます。具体的な設定手順は以下の通りです。

これを選択するだけで、ラベル付けされた全員のアドレスが一瞬で挿入されます。

スマホから複数人に送る際の注意点

外出先や移動中にスマートフォンから複数人へメールを送るケースも増えていますが、PCとは異なる注意が必要です。

スマートフォンのメールアプリは画面サイズが小さいため、宛名や連名が長く続くと、ファーストビュー（開封して最初に見える画面範囲）が宛名だけで埋まってしまうことがあります。その結果、受信者がスクロールしなければ本文にたどり着けず、要件が伝わりにくくなる恐れがあります。

また、スマホでの文字入力や宛先選択はPCに比べて操作ミスが起きやすいため、誤って関係のない人をタップして追加してしまうリスクもあります。重要な一斉送信を行う場合は、極力PCから操作を行うか、スマホから送る場合は下書き保存をして一度見直してから送信するなど、慎重な確認を心がけましょう。

【注意喚起】BCC一斉送信は危険？情報漏洩リスクと対策

「互いのアドレスが見えないようにBCCに入れれば安全だ」と考えて、日常的にBCCでの一斉送信を行っている方は多いかもしれません。しかし、BCC送信は常に「設定ミス」という人的リスクと隣り合わせです。たった一度の操作ミスが、取り返しのつかない情報漏洩事故につながる可能性があります。ここでは、実際に起きている事例と、それを防ぐための対策について解説します。

直近でも多発！BCC設定ミスによる個人情報漏洩事例

BCCで送るべきメールを、誤って「To」や「CC」に入れて送信してしまう事故は、企業規模や組織の大小に関わらず頻繁に発生しています。

例えば2024年には、最高裁判所において、本来BCCで送るべきメールアドレスを誤ってToに入力し、イベント申込者のメールアドレスが受信者全員に表示されるという事故が発生しました。また、大手人材サービス企業においても同様のミスにより数十万件規模の情報漏洩が発生した事例が報告されています。

これらは決して特別なケースではなく「人間が手作業で宛先を設定している」以上、誰にでも起こりうるミスです。「自分は大丈夫」という過信が一番のセキュリティリスクであることを認識する必要があります。

誤送信を防ぐためのチェックリストと対策

こうした誤送信事故を未然に防ぐためには、送信ボタンを押す前のチェック体制と、システムによる補助が不可欠です。日々の業務で意識すべきポイントを整理しました。

個人の注意力に頼る対策には限界があります。重要な情報を守るためにも、適切なツール活用と二重のチェック体制を習慣化しましょう。

一斉送信なら「メール配信システム」を使うべき3つの理由

OutlookやGmailなどの一般的なメーラーに搭載されているBCC機能は、あくまで「数人の関係者に共有する」ことを想定した機能です。そのため、メルマガ配信や顧客へのお知らせなど、ビジネスで一斉送信を行う用途には本来向いていません。

送信相手が10人を超えたり定期的な一斉送信を行う業務が発生したりしているなら、メーラーでの運用を見直し、専用の「メール配信システム」への切り替えを検討すべきタイミングです。ここでは、なぜビジネスにおいて配信システムが必要とされるのか、その決定的な3つの理由を解説します。

誤送信による個人情報漏洩リスクを完全に排除できる

どれほど注意深く作業をしていても人間が手動でBCCを設定する限り、誤ってToやCCに宛先を入力してしまう操作ミスを100%防ぐことは不可能です。ひとたび誤送信が起きれば、顧客情報の漏洩として企業の信頼は失墜してしまいます。

メール配信システムを利用すれば、このリスクを根本から解決できます。システムはデータベースに登録された宛先に対し、サーバー側で自動的に1通ずつメールを生成して送信する仕組みになっています。そのため、受信者には常に「自分宛て」のメールとして届き、他人のメールアドレスが表示される事故は物理的に起こり得ません。

「安心をお金で買う」という意味でも、システム導入はビジネスにおける必須のマナーであり、最良のリスク管理投資と言えます。

「〇〇様」と宛名を自動挿入し、開封率・反応率を高める

BCCでの一斉送信では個別の宛名を指定することができないため、どうしても文頭が「お客様各位」や「関係者各位」といった定型的な表現になりがちです。こうしたメールは、受け手から「自分以外にも大量に送られている事務的なメール」と判断されやすく読み飛ばされる原因となります。

一方、メール配信システムの「宛名差し込み機能」を使えば、本文中に顧客の「会社名」や「氏名」を自動的に挿入することが可能です。

このように「自分宛ての重要な連絡」であることを視覚的に伝えることで受信者に当事者意識を持ってもらうことができ、結果としてメールの開封率や返信率といった反応を大きく向上させることができます。

メーラーでの大量送信は「迷惑メール」判定されやすい

GmailやOutlookなどの無料メーラーや一般的なプロバイダのメールサーバーは、短時間に大量のメールを送信する行為を「スパム（迷惑メール）」とみなしてブロックする傾向があります。ビジネスにおける重要な連絡や案内を送ったつもりでも、相手の迷惑メールフォルダに入ってしまい気づかれないまま終わってしまう事態は避けなければなりません。

メール配信システムは、こうした大量配信を行うことを前提に設計されており、各キャリアやプロバイダに対して適切な配信制御を行う技術を持っています。そのため、何千通、何万通という大量のメールであっても、迷惑メール判定を回避し、高い到達率を維持しながら確実に相手の受信ボックスへ届けることができるのです。

このように、ビジネスで複数人にメールを送るなら、セキュリティと効率、そして成果の観点からメール配信システムの利用がスタンダードです。

一斉送信におすすめのメール配信システム「ブラストメール」

前章で解説した「誤送信リスクの回避」や「宛名差し込みによる丁寧なメール配信」を、低コストかつ簡単に実現したいなら、15年連続顧客導入シェアNo.1のメール配信システム「ブラストメール（blastmail）」がおすすめです。

ブラストメールは、官公庁や大手企業から中小企業まで、幅広い層に利用されている日本で最も選ばれている配信システムです。その最大の特徴は、「マニュアル不要の使いやすさ」にあります。 ITツールに不慣れな方でも、直感的な操作で宛名の自動差し込み設定や、デザイン性の高いHTMLメールの作成が可能です。

「まずは宛名差し込みの使い勝手を試してみたい」という方向けに、すべての機能を制限なく試せる無料トライアルも用意されています。 クレジットカード情報の登録も不要で、申し込みから最短1分で実際にメールを配信できるため、初めてメール配信システムを導入する際の比較検討として、まずはブラストメールから触ってみることをおすすめします。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

まとめ

メールの宛名は「TO」に設定した方に関して記載します。複数の方にメールを送信する場合は、会社名や部署名などで宛名を区分けし、役職順などに気をつけて記載するようにしましょう。

CCに設定した方は（）内に記載するなどして宛名を作りますが、BCCに設定している方に関しては必要ありません。10人を超えるような人数に向けてメールを配信する場合は「各位」などの言葉を使うことで、メールをスッキリと整えることができるでしょう。

今回ご紹介した宛名の記載以外にも、ビジネスメールには覚えておきたいマナーがあります。以下の例文集ブックでは、ビジネスメール作成時に使えるマナーをわかりやすくまとめています。

無料でダウンロードできますので、こちらもご参照いただき、レベルの高いビジネスメールを送信しましょう。