営業メールや案内メールでよくある悩みです。BCCで一斉送信すると宛名を個別に変えられず、かといって1通ずつ手作業で書き換えるのは現実的ではありません。
この課題を解決するのが、Wordを使ったOutlookの差し込みメール（宛名の自動挿入）です。
宛名・会社名・役職といったテキストを1通ごとに自動で差し替え、受信者にはそれぞれ自分専用のメールとして届けられます。
この記事では、Outlookで宛名を変えて個別に一斉送信する方法を、画像付きで具体的に解説します。
Outlookの一斉送信で誤送信した経験はありませんか？安全に一斉送信している企業はメール配信システムのブラストメールを活用しています。
これからOutlookで一斉送信をする前にBCCのリスクについてはしっかり把握しておきましょう。
目次
Outlookの「差し込みメール」とは？ 宛名を1通ごとに変えて送る機能
差し込みメールとは、同じ本文を送りながら、宛名や会社名といった一部のテキストだけを受信者ごとに自動で差し替えて送信する機能です。
Outlookでは、Wordの「差し込み文書」機能を使うことで実現できます。
1通ずつ手で書き換える必要がなく、受信者にはそれぞれ自分宛てに作られた個別のメールとして届きます。営業メールや取引先への案内など、一斉送信でありながら個別対応の印象を保ちたい場面で力を発揮します。
Outlookの「差し込みメール」でできること
Outlookの差し込みメールでは、あらかじめ用意したリストの項目を本文の好きな位置に挿入できます。挿入できる主な項目は以下のとおりです。
- 姓・名（氏名）
- 会社名・組織名
- 部署・役職
- 敬称（様・御中など）
- その他、リストに用意した任意のテキスト
たとえば「〇〇株式会社 営業部 △△様」のように、会社名・部署・氏名・敬称をまとめて差し替えられます。
宛名だけでなく本文の途中に差し込むこともできるため、担当者名や個別の案件名を文中に織り込むことも可能です。
BCCの一斉送信とは何が違う？
BCCを使った一斉送信は、全員に同じ文面を一括で送る方法です。手軽な反面、宛名を1通ごとに変えることはできず、全員が「皆様」といった共通の呼びかけになってしまいます。
一方の差し込みメールは、受信者ごとに宛名やテキストを自動で個別化できる点が決定的に異なります。
新しいOutlookの「宛名の差し込み機能」とは何が違う？
新しいOutlook（Microsoft 365版）には「宛名の差し込み」機能が搭載されており、本記事で紹介する「差し込みメール」と似ていて混同しやすいので、違いを整理しておきます。
「宛名の差し込み」機能は、本文のテキストを差し替えるのではなく、複数の宛先に同じ件名・本文のメールを、受信者ごとに1通ずつ個別のメールとして送り分ける機能です。
BCCが「1通のメールを、複数の宛先に対して送る」方式なのに対し、宛名の差し込み機能を使うと「N人分のN通分のメール」が一斉に送られます。
本文の内容は変えなくてよいが、受信者ごとに1通ずつ個別のメールとして送りたい場合は便利な機能です。
しかし「宛名や本文も相手ごとに変えたい」のであれば、本記事で解説する、Wordを使った差し込みメールを活用しましょう。
Outlookを使って宛名を変えて一斉送信をする方法
それでは実際に、WordとOutlookを連携して宛名を差し込み、個別に一斉送信する手順を解説します。
アドレス帳の準備
Wordを使った宛名差し込みを解説する前に、まずはOutlookのアドレス帳に送信したい相手の情報がしっかり記載されているか確認しましょう。
記載が必要になるのは以下のような部分です。
- 姓/名
- 勤務先
- 部署
- 役職
- 電子メール
- 表示名
特に表示名は、受信した相手のメールにも表示されます。漢字の間違いなどが無いように注意して入力しましょう。
また、Wordを使った宛名差し込み機能を使うには、Outlookの連絡先リストで、配信したい相手をグループでまとめていなければなりません。
「Microsoft公式サポート」を参考に、配信リストの作り方をまとめたので、ご覧ください。
- ナビゲーションバーで【連絡先】をクリック
- 【連絡先リスト】で、連絡先グループを保存するフォルダーを選択
- リボンで【新しい連絡先グループ】を選択
- 連絡先グループに名前をつける
- 【メンバーの追加】をクリックし、アドレス帳または連絡先リストから連絡先を追加する
ここまでの作業ができていることを確認したら、Wordを開き、メールの作成を開始しましょう。
Wordでの差し込みメール作成開始
Wordを開くと上部のメニューバーに「差し込み文書」というタグがあるのでそこをクリックします。
【差し込み印刷の開始】から【電子メール メッセージ】を選択し、宛名差し込み機能を使ったメール送信のフォーマットへ移動します。
フォーマットへ移動後は、隣にある【宛先の選択】から【Outlookの連絡先から選択】をクリックし、Outlookの連絡先リストから配信したいグループを選択しましょう。
グループを選択すると「差し込み印刷の宛先」というウインドウが表示されます。
メールの送信は必要ない相手がリストの中にいれば、ここでチェックを外しておきましょう。
メール本文を作成
次にメール本文を作成していきます。
名前、名字、敬称、会社などを差し込みたい部分には、メニューバーの「差し込み文書」の中にある【差し込みフィールドの挿入】をクリックし、挿入する項目を選びます。
名前、名字、敬称、会社などの項目を差し込むことができます。
株式会社〇〇 部長
△△ △△様
お世話になっております〜
上記のような差し込みをしたい場合は、①の後に「会社」「役職」「姓」「名」を選択します。
これらを記載するとWordの画面は、以下のようになります。
本文の作成を終えたら【結果のプレビュー】を選択し、きちんとアドレス帳に記載した情報が反映されているかチェックをしましょう。
【結果のプレビュー】の隣にある数字を変更すると、アドレス帳で指定したグループの上から順にプレビューが変更されます。
送信前に漢字や宛先のミスがないかチェックするようにしましょう。
メールを送信する
【完了と差し込み】から【電子メールメッセージの送信】を選択します。
するとメッセージのオプションが表示されるので、件名などを整え送信すれば、差し込み機能を使った一斉送信は完了です。
Outlookの差し込み機能を使った一斉送信のリスク
Outlookを使った宛名差し込み機能は確かに便利ですが、以下のようなリスクがあります。
- 到達率の低下
- 効果測定ができない
- 情報漏洩のリスク
- 送信上限がある
到達率の低下
到達率とは、配信したメールが正常に一斉送信をした宛先に届いた割合を指します。
メーラーからの一斉送信は迷惑メールとして判断される可能性が高くなっており、結果として到達率が低下しています。
効果測定ができない
一斉送信をプロモーションやマーケティング目的で利用している人には、開封率やクリック率の測定機能が必要です。
Outlookをはじめとする無料のメーラーには、これらの機能が備わっていません。
送信数の上限がある
Outlookの他にもGmailといったユーザー数が多いメーラーは、いずれも一斉送信に特化したメールサービスではありません。
あくまで1to1を前提としたシステムですので、送信数に上限が設けられていることも覚えておきましょう。
プランやテナントによって上限の送信数は異なりますが、宛先数が多い場合、この上限に抵触する点に注意が必要です。
人為的なミスによる情報漏洩リスク
「情報漏洩」にも気を付けなければいけません。特に企業などの法人の情報漏洩は後を絶ちません。
一度起こしてしまうと企業としての信頼も大きく落としてしまうので気を付けなければいけません。
参考記事：コロナ騒動による一斉メール誤送信が頻発！誤送信に有効な防止策とは？
メルマガを配信など一斉送信業務を行ってる企業の多くは、これらのリスクを回避するために、メール配信サービスを利用しています。
メール配信システムを使えば一斉送信が迅速＆安全に
大量の一斉送信を行う機会が多いのであれば「メール配信システム」の利用がおすすめです。
メール配信システムは、通常のメーラーとは違いメールの一斉送信に特化したサービスです。
関連記事：5分で分かる！メール配信システムの仕組みとは？メーラーとの違いも解説します
大量のメールを一斉送信するならブラストメール(blastmail)
ブラストメールは、15年連続で顧客導入シェア1位を獲得している信頼性の高いメール配信システムです。
さまざまな業種や官公庁でも利用されており、定番のメール配信システムとして広く知られています。
宛名差し込み機能はもちろん、セグメント配信や効果測定、迷惑メール対策など、基本的な機能はすべて揃っています。
また、簡単で使いやすいHTMLメールエディタや、わかりやすい料金プランも魅力の一つです。最も安いプランなら、月額4,000円で導入することができます。
「手軽にミスなく一斉送信をしたい」「大切なメールを確実に届けたい」といった方にはブラストメールがおすすめです。
無料トライアルも用意されているので、定期的にメールの一斉配信を行っている方はぜひ一度お試しください。
まとめ
宛名をだけ変えて同じメールを一斉送信する「宛名差し込み機能」は便利な一方でいくつかのデメリットがあります。
そもそも大量配信向けに作られたサービスではないので、あまり多くの配信先に一斉送信するのはリスクが大きいでしょう。
作業自体も手間がかかるので、頻繁に一斉送信を行う場合はメール配信システムを使うことをお勧めします。
ブラストメールには無料お試し期間があり、すべての機能が使い放題なので、ぜひお試しください。
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