一斉送信をする上でのマナーや注意点を解説！リスクを回避し安全・快適に一斉送信をする方法とは？

社内外での情報共有や、メールマガジンによる集客などで使われる「メールの一斉送信」は日々の業務で欠かせないものとなっています。

SNSやチャットツールが活用されることが多くなった現代でも、ビジネスでは未だにメールの利用が望ましいシーンが多くあります。

そのためSNSやチャットの利用に慣れてしまっている方にとっても、一斉送信時のマナーや注意点は抑えておかなければならないポイントとも言えるでしょう。

この記事では、メールの一斉送信に関する以下の情報についてまとめました。

ビジネスで頻繁に利用する機能だからこそ、使用時のマナーやリスクについては知っておく必要があります。

後半では、一斉送信をする機会が多い企業が導入している「メール配信システム」についても解説しているので、ぜひご覧ください。

一斉送信を使うケース

一斉送信は、2人以上の方に向けて同じ内容を共有したい時に使われます。

宛先に設定することができる人数は、利用しているメーラーによって異なっており、Gmailなどの無料メーラーでは300〜500件程度です。

近年では、チャットとメールを併用している、という企業も多くありますが、どのように使い分けるのが良いのでしょうか。

それぞれの機能や特徴に注目しながら、チャットではなくメールの一斉送信を使った方が望ましいケースについて解説していきます。

即時性がない内容を送信する場合

既読を通知する機能がないメールは、緊急性の高い内容の情報共有をする際には不向きと言えます。

逆にチャットはリアルタイムでのコミュニケーションを前提としているため、相手を拘束してしまう可能性があります。

これらの特徴を踏まえると、メールの一斉送信は相手に即時返答を求めるような内容でない場合に利用するのがベストです。

長文の場合や資料を添付している場合

本文のボリュームがある場合は、メールの一斉送信を使い情報共有するようにしましょう。

チャットで会話の途中に長文のメッセージを送信してしまうと、スクロールの手間が発生するため、読み手にストレスを感じさせてしまう要因になりかねません。

また、チャットでは改行などの読みやすくする工夫もしづらいため、長文の場合はメールの一斉送信を利用するのがオススメです。

メールはある程度の長文でもスクロールせずに読むことができるのに加え、フォルダなどで分類しておけば、任意のタイミングで内容を確認できます。

資料を添付する場合も、メールでの一斉送信を使うのが一般的です。

チャットに送付したPDFなどの画像データは、個人の端末ではなくクラウド上に保存されるため、保存期間を過ぎるとダウンロードができなくなってしまう可能性があるためです。

メールの利用ではフォルダ別に管理することで、関連する資料が一覧できるように整理することができるので画像データだけでなく、エクセルなどの資料も一斉送信を使いましょう。

重要度が高い内容の情報を共有する場合

ビジネスで利用されてきた歴史がチャットよりも古いメールは、連絡用のツールとしての位置付けがチャットよりも高く評価されています。

社内での簡単な情報共有はチャットを利用し、取引先との連絡にはメールを利用する、といった線引きをしている企業も多く、メールでの連絡の方がよりフォーマルな印象を相手に与えることができます。

他企業との共同プロジェクトなどでは即時性のある内容のやりとりも発生するため、グループチャットでの連絡をすることも多いでしょう。

しかし、同様のケースでも契約内容や金銭にまつわる話題をチャットで送信するのは、一般的とは言えません。

重要な情報を共有する場合や、自分より立場が上な相手への連絡をする場合は、メールの一斉送信を利用しましょう。

メール集客をする場合

メールを使った集客方法には、以下のようなものがあります。

いずれの集客方法も、読者一人ひとりのアドレスを個別に設定するわけではなく、グループ設定などをした上で一斉送信機能を使い配信します。

この記事では各集客方法の詳細についての解説は省きますが、SNS集客が注目されている中でも大手企業をはじめ、多くの企業でメール集客は高い費用対効果を発揮しています。

ここまで解説してきた、情報共有としての一斉送信の使い方ではありませんが、注意しなければならないポイントやリスクは同じです。

メール集客を導入しようと考えている方はもちろん、すでに導入済みの方も、後述する一斉送信のリスクやその回避方法について確認しておきましょう。

一斉送信のマナー・注意点

ここからは、一斉送信時に守るべきマナーや注意点について解説していきます。

宛先設定を間違えない

メールの一斉送信は送り先のメールアドレスを「TO」「CC」「BCC」のいずれかに設定して送付します。

受信者側からみた宛先設定別の特徴は上記のようになっています。

また、送信者側からみると宛先の設定には以下のような意味合いがあることも覚えておきましょう。

これらの設定を間違えると、誰が返信を求められてしまうかが不明瞭になってしまうだけでなくメールアドレスの流出につながってしまう可能性もあります。

特に、集客でメールの一斉送信を行っている方は、一度に大量のアドレスを扱うこともあるため注意が必要です。

宛先の誤設定によるメールアドレスの流出は毎年発生しており、そのほとんどが手作業で宛先を設定する環境から一斉送信されたメールであることがわかっています。

後半で解説している「一斉送信をより安全・快適に行うには」の項を参考に、対策を考えておきましょう。

以下の記事では、メール一斉送信時の宛先の設定時の注意点などについて詳しくまとめてあります。本記事と併せてぜひご覧ください。

関連記事：プロが教える！一斉メール配信にBCCをオススメしない理由と、正しいBCCの使い方！

宛名の書き方

ビジネスメールを送信する際は受信者の宛名を書くのもマナーです。

基本的には「企業名 役職 名前」の順で記載します。

企業名を誤記してしまうケースが多いので、注意しましょう。

例では半角で(株)と記載していますが、全角の場合もあります。

また勝手に「株式会社」の表記を（株）に省略してしまうと、非常に失礼な宛名の記載になるので絶対に避けましょう。

一斉送信の場合は、宛名の表記はTOに設定されている方までを記載しますが、あまりに多い場合は「各位」などの言葉を使って以下のようにまとめると見やすくなります。

合同プロジェクトなどで社外の方を宛名に記載する場合は、クライアントとなる企業から降順に記載し、その中で役職が上の方から記載するようにします。

宛名が5人を超えるような一斉送信の場合は、先述した「各位」などを利用し見やすくまとめましょう。

ちなみに「各位」という言葉は敬称の意味を含んでいるので「お客様各位」と記載してしまうと、重複した記載になってしまいます。

「お客様」に対して各位を使う場合は「顧客各位」といった記載が正しい使い方になります。

以下の記事では、宛名の書き方について詳しく解説しています。こちらも合わせてご参考ください。

関連記事：複数人へのメール送信のやり方は？宛名の書き方とマナーを例文付きでご紹介！

添付するファイルの容量は3MB程度

メールによる一斉送信はチャットとは違い、宛先に設定した数だけメールと添付するファイルを送信します。

そのため、あまりに大容量の添付物を送信してしまうと、自社のメールサーバーに負荷がかかり、宛先の数によっては送信を完了するまでに数分間かかってしまうこともあります。

また、ファイルを展開する送信先の端末にも受信や開封時に負担がかかってしまうため、一通のメールに対して3MB程度にとどめておくと良いでしょう。

GmailやOutlookなどからの一斉送信は送信上限に注意する

GmailやOutlookなどのメーラー（webメール）は無料で利用することができる一方で、送信上限が設けられていることはご存知でしょうか。

どちらも「1回で送信することができる上限」と「1日に合計で送信できる上限」が決まっているので、確認しておきましょう。

もし、この上限を超えてしまうと一定時間メールサービスを利用することができなくなるため、ビジネスでの利用の際は特に注意が必要です。

以下の記事では、Gmailの送信上限の詳細に関して解説しているので、気になった方はぜひご覧ください。

関連記事：Gmailの一斉送信は何人までできる？Gmailで大量のメールを扱っている場合には要注意！

宛先の誤設定を防ぐためにダブルチェックを徹底する

先述したように宛先の誤設定によるメールアドレスの流出は、企業の信用問題にも関わるため絶対に防がなければなりません。

近年は個人情報への関心が高まり、顧客のアドレスを流出した企業が損害賠償を支払っている例も多く見られるようになりました。

参考記事：実際に起こった過去の個人情報漏えいの事例

GmailやOutlookなどのメーラー（webメール）からの一斉送信では、メール作成者以外の方からの目視によるダブルチェックをするのが基本ですが、形骸化してしまっている企業も多いでしょう。

アドレスの誤設定は、後述するメール配信システムの利用により防止することができます。

一斉送信をする機会が多い企業は、自社のリスクマネジメントのためにも導入を検討しましょう。

メーラーからの一斉送信は届かないこともある

Gmailなどからの一斉送信は、後述するメール配信システムの利用と比較して、受信者側のキャリアブロックにより迷惑メールに分類されてしまう可能性が高くなります。

また、宛先のアドレス数や添付ファイルのサイズによっては配信遅延を起こすことも考えられます。

上記のようなケースはいくつかの要因があり発生しますが、そもそもGmailやOutlookは大量配信を前提としたサーバーではないことを覚えておきましょう。

また、エラーとなったアドレスに何度もメールを配信している配信環境も、キャリアブロックをされる原因になります。

連絡目的の一斉送信であれば上記のようなケースは起こりづらいですが、メール集客でメーラーを使っている場合は、リストの管理をかなり小まめにしない限りエラーメールを防ぐことはできません。

100を超えるアドレスをリストに保有している場合は、エラーとなったアドレスの削除をするだけでも担当者にはそれなりの負担をかけることになります。

集客でメールの一斉送信を使う場合は、後述する「メール配信システム」を活用し、リストの管理を自動化させ、確実に受信者の元にメールが届く環境を作ることをオススメします。

一斉送信の方法

ここからはGmailとOutlookを使った、一斉送信のやり方について解説します。

Gmailの一斉送信

Gmailの一斉送信は画面上部の「宛先」にアドレスを挿入し行います。

メール画面の右側にはCCとBCCのボタンもあるので、必要な場合はボタンを押して設定しましょう。

以下の画像は、CCとBCCのボタンを押した後のメール画面です。

またGmailからの一斉送信は「連絡先」アプリからグループを指定することもできます。

連絡先アプリを開いた後のグループ作成手順は以下の通りです。

Gmailの一斉送信は「連絡先」を開き、グループを作成しなければいけません。

Gmailの一斉送信に関しては、以下の記事で実際の画面を用いて解説しているので、こちらも併せてご参照ください。

関連記事：ラベルの作成場所は？宛先への反映方法は？『Gmailの一斉送信』を徹底図解。

Outlookの一斉送信

Outlookを使った一斉送信は、以下の手順で行います。

作成したグループはGmailと同じく、メール画面の「宛先」から選択することができます。

一斉送信をより安全・快適に行うには

メーラーからの一斉送信は多数の方に情報を共有することができる一方で、以下のようなリスクが伴います。

メールアドレス誤設定による漏洩は、企業としての信用も失いかねないので絶対に避けたいものです。

また、キャリアブロックや配信遅延による、メールが相手に届きづらい環境での業務も望ましいものとは言えません。

もし重要なメールが配信遅延を起こしてしまうと、取引先やお客様とのトラブルにつながる可能性も考えられます。

メールの一斉送信をする業務が多い企業では、これらのリスクを軽減し、安全で快適な配信環境を整備するために「メール配信システム」を利用しています。

メール配信システムの利用には、解説してきたようなリスクを回避できる以外にもいくつかのメリットがあります。

ここからは、一斉送信業務を安全・快適に行うために多くの企業が導入している、メール配信システムの機能についてご紹介していきます。

一斉送信する宛先は自動でBCCに設定される

メール配信システムから一斉送信されるメールの宛先は、全て自動でBCCに設定されます。

そのため、BCCにすべき宛先をTO・CCに設定してしまった、といった人為的なミスを原因とするアドレスの流出は発生しません。

メール配信システムを導入していない企業では、ダブルチェックを徹底していることと思いますが、あくまで人の力によるチェックなのでミスがなくなることはありません。

先述したように個人情報の漏洩は、賠償責任を問われた判例もあります。

会社の信用を守るためにも、社外へむけた一斉送信業務がある企業はメール配信システムの導入をご検討ください。

一斉送信専用のサーバーから配信されるため配信遅延が起こらない

メール配信システムはメーラーとは違い、一斉送信に特化したメールサーバーを使いメールを配信します。

そのため、数千〜数万のメールアドレスに向けた一斉送信でも、配信遅延なくメールを送信することができます。

集客のコンテンツとしてはもちろん、重要な連絡をやりとりするツールでもあるメールが相手に届かないとなると、ビジネスに悪影響を及ぼしてしまうことは避けられないでしょう。

集客の機会損失や業務上の連絡ミスを防止する上でも、一斉送信専用のサーバーからのメール配信はオススメです。

エラーアドレスを自動削除してくれる

メール配信システムの多くは、配信リストからエラーとなったアドレスを自動で削除する機能を提供しています。

この機能があることで、エラーメールの件数を抑えることができるため、キャリアブロックに引っかかる可能性が下がります。

集客に一斉送信を利用する場合、配信リストのクリーニングは非常に大事な作業です。

しかし、メール配信システムを利用せず配信リストを綺麗に保つには、配信担当者のリソースを使わなければなりません。

もし、数十件程度の配信先であれば問題ありませんが、数百〜数千のアドレスリストを手動で管理するのはオススメしません。

宛名差し込みが簡単

宛名差し込みとは、一斉送信したメールのタイトルや本文に受信者ごとに異なる文字を表示させる機能です。

この機能を使うことで、受信者ごとに名前を変更したコンテンツを配信することができます。

冒頭部で解説したような宛名の記載が自動化されるだけでなく、集客においてはコンテンツの差別化にも役立ちます。

宛名差し込みの詳細は以下の記事にも記載されているように、MicrosoftやGoogleのサービス内で完結させるには面倒な作業をこなしていく必要があります。

参考記事：宛名だけ変えて同じメールを一斉送信する方法！【Outlook】解説します

メールに相手の名前を添えるというのは、ほんの少しの工夫ですが、受信者にプラスの印象を感じさせる方法でもあります。

宛名差し込み機能を使った一斉送信を行い、集客用のメールコンテンツをさらにグレードアップさせてみましょう。

HTMLメールエディタや効果測定などの集客に必要な機能が使える

一斉送信に特化した機能だけでなく、コンテンツの作成やメールマーケティングに便利な機能を利用することができる点もメール配信システムの魅力です。

HTMLメールエディタとは「HTMLメール」と呼ばれる、コンテンツ内に画像やボタンを配置したメールを簡単に作成することができる機能です。

メールマーケティングにおいては一般的になりつつあるHTMLメールですが、自力で作成するには専門的なスキルが必須になります。

そのため、多くの企業ではメール配信システムが提供するエディタを利用してHTMLメールの作成・配信をしています。

効果測定とは、配信したメールに対する以下のデータを把握する機能です。

効果測定機能は、集客用に配信したメールコンテンツがどれだけ読者のニーズを満たしているかをチェックする機能でもあるため、メルマガ配信などをしている企業には必須です。

また、効果測定機能はHTML形式のメールにしか利用することができないので、エディタと効果測定機能はセットで利用する必要があります。

両機能の詳細に関しては、以下のページでも確認することができますので、ぜひ併せてお読みください。

関連記事：HTMLメールの作り方を5分で解説！最も簡単に作成する方法もこっそり教えます。

関連記事：【メルマガの効果測定】メール配信システムで効果を分析するために知っておくべき指標・数値とは。

まとめ

メールの一斉送信はビジネスでよくされている機能ですが、利用する際にはマナーやリスクについて熟知しておかなければなりません。

一斉送信を行う上で特に注意が必要なのは、宛先の設定ミスによる情報漏洩です。

個人情報への関心が高まっている近年では、メールアドレスの流出は損害賠償の対象になる可能性もある問題です。

また、GmailやOutlookからの一斉送信は、配信上限や配信遅延の問題があることも忘れてはなりません。

一斉送信機能を使うことが多い企業では、上記のような課題をクリアし安全にメール配信をするために「メール配信システム」を導入して業務を行っています。

メール配信システムの利用は、上記のような問題を解決できるだけでなく集客をする上でもメリットがあります。

HTMLメールの作成や効果測定による一斉送信したメールのデータ取得は、集客にメールを利用している企業には必須の機能とも言えます。

メール配信システムは提供しているサービスごとに機能や金額が異なっているため、自社のニーズを把握した上で選択する必要があります。

メール配信システムの金額は、配信できるアドレス数や提供している機能によって異なります。

そのため、過度な配信規模や利用しない機能を提供しているメール配信システムを導入してしまうと、無駄なコストを支払わなければならない場合もあります。

以下の記事では、各メール配信システムの機能や価格についてまとめてあります。

自社にメール配信システムを導入しようとお考えの方はぜひご参考ください。

参考記事：【2022年最新】メール配信システム20選！機能・料金を徹底比較