【例文あり】ビジネスメールの書き方・送り方を解説！件名から署名まで徹底解説

「件名はどう書けばいい？」「この敬語で合ってる？」 ビジネスメールを作成するたびに手が止まってしまい、無駄に時間を費やしていませんか。

メールはビジネスにおけるコミュニケーションの基本であり、あなたの第一印象を左右する重要なツールです。正しいマナーと構成さえ覚えてしまえば、作成時間を大幅に短縮できるだけでなく、相手からの信頼を一瞬で高めることも可能です。この記事ではメール配信システムのプロであるブラストメールが、以下のポイントを解説します。

この記事を読めば、もうメール作成に迷うことはありません。基本をマスターしてサクサク仕事を進めましょう。

メールの書き方の基本

ビジネスメールには、どんな場面でも共通して使われる「型」が存在します。この基本フォーマットさえ頭に入っていれば、文章をゼロから考える必要がなくなり、作成スピードが格段に上がります。

7つの必須要素（件名・宛名・挨拶・名乗り・本文・結び・署名）

ビジネスメールは、基本的に以下の7つのパーツで構成されています。上から順に埋めていくだけで、失礼のないメールが完成します。

送信ボタンを押す前には、宛名に間違いがないか、添付ファイルは忘れていないか、必ず指差し確認をする癖をつけましょう。

【日程調整】候補日を提示する場合

打ち合わせなどの日程調整を依頼する場合、相手にカレンダーを確認させる手間を減らすため、こちらから具体的な候補日を3つ程度提示するのがマナーです。

【催促】返信が来ない時のやんわりとした催促

重要なメールを送ったのに返信がない場合、相手が忘れているか、届いていない可能性があります。この時、「返信してください」とストレートに伝えると角が立つため「メールが届いているかの確認」または「再送」という体裁をとって連絡するのがスマートなテクニックです。

宛先（To、Cc、Bcc）を正しく使う

CC（カーボンコピー）とBCC（ブラインドカーボンコピー）を使用すれば、TO（宛先）に指定したアドレス以外にも、一斉送信することができます。

CCとBCCの違いは「他の受信者にメールアドレスが通知されるかどうか」です。メールを直接送る必要はないが、メールの内容を共有しておきたい人をCCやBCCに含めておくという形でよく使われます。

CCやBCCについては以下の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

関連記事：CC、BCCの使い分けはどうやるの？返信のマナーも解説します

件名は簡潔に分かりやすくする

メールの件名は「簡潔に」「分かりやすく」書くことを意識しましょう。

ビジネスのやり取りをしていると、1日に大量のメールが届きます。多くの人は、件名を見てメールの優先度をチェックし、メールを処理していきます。

また、後ほどメールを見返す時に件名で検索するというケースもあります。【】を使い会社名を強調したり、用件を件名に記入することで「何のメール」なのかはっきりさせましょう。

「先日はお世話になりました」や「お疲れ様です」といった挨拶では、最悪の場合、スパムメールと判断され、重要なメールでも見落とされるかもしれません。

また、返信メールの場合「Re:」が付きますが、何度もやりとりしているといくつも「Re:」が重なってしまいます。返信メールであることが分かるので毎回消す必要はありませんが、2〜3回目以降は書き直すようにしましょう。

ポイントをまとめると以下の4点です。

さらに詳しい内容は以下の記事で解説していますので参考にしてみてください。

関連記事：メールの件名を付けるコツは？パターン別の件名の付け方を解説します！

宛名は「会社名・部署名・名前」を記載する

メールの用件を記載する前に、必ず「宛名」と「冒頭の挨拶」を書くようにしましょう。ここではまず宛名の書き方について解説します。

社外へ送るメールの場合は、「会社名」→「部署名」→「名前」という順番で宛名を書きます。社内へのメールの場合は本文の前に「名前」を記入するようにしましょう。社外へのメール・社内へのメールに関わらず、名前の後には「様」や「殿」などの敬称をつける必要がありますので忘れないように注意してください。

また、複数の方にメールを送信する場合の敬称には以下のように「各位」という言葉を用いることができます。

その他にも、複数の方にメールを送信する際の宛名の書き方は以下の記事で解説しています。参考にしてください。

関連記事：複数人へのメール送信のやり方は？宛名の書き方とマナーを例文付きでご紹介！

冒頭の挨拶文の書き方

宛名の次は冒頭の挨拶を書きます。挨拶文はある程度、形式が決まっているので、特に意識して考える必要はありません。

よく使われるのは、「いつもお世話になっております」や「お疲れ様です」など。初めてメールする場合や、久しぶりの連絡の場合は「初めてご連絡させていただきます」「ご無沙汰しております」といった挨拶文にすれば良いでしょう。

以下例文です。

また、コロナ禍においては、今まで以上にあいさつ文で相手への配慮が必要になっています。コロナ禍でのメールの挨拶文の書き方は以下の記事を参考にしてください。

関連記事：コロナ禍のあいさつ文はこう書く！ 相手を気遣う挨拶メールの例文をご紹介

メール本文の書き方

本文を書く際にも、件名同様に「用件を短く、分かりやすく」を意識しましょう。

伝えるべきポイントはまとめ、周りくどい説明にならないよう注意しましょう。「最初に用件を伝え、その後に詳細や補足説明をしていく」という書き方が、分かりやすいメールを作成するコツです。PREP法（プレップ法）という型を使えば誰でも簡潔で分かりやすいメールが書けるようになるでしょう。

関連記事：PREP法とは？ 相手に伝わる話し方・書き方の絶対法則を解説します

以下、例文の紹介です。

改行や箇条書きなども利用し、デザイン的にも見やすい文章を書くとメールの内容が伝わりやすく、受信相手にも好印象を与えることができます。

ビジネスメールのより具体的な書き方は以下の記事で解説しています。

関連記事：社会人必見！ビジネスメールの正しいマナーと書き方を解説します

上記のようなシチュエーション別のビジネスメールの例文も記載しているので参考にしてください。

文末の挨拶文の書き方

メール本文に用件を記載したら、文末の挨拶を書きます。

こちらも定型文があるので、深く考える必要はありません。基本的には「何卒よろしくお願いいたします」で良いでしょう。

何か依頼するメールの場合には、「ご査収ください」「ご確認お願いいたします」「ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします」といった文末の挨拶が使われます。

メールに対して返信が不要の場合は、その旨を伝えた方が相手の手間がなくなり親切です。

関連記事：「ご査収ください」ってどんな意味？正しい使い方や、使用上の注意点を解説します！

署名の書き方

社外へ送るメールの最後には署名を記載するのがマナーです。

このように装飾し、名前と連絡先を署名として記載するようにします。メールの機能で署名を設定できるので、ワンクリックで署名を残せるようにに設定しておくと便利です。

また、署名を作成するときは以下3つのポイントを確認しておきましょう。

その他にも署名にはマナーやルール、テンプレートなどが存在します。以下の記事よりご確認ください。

関連記事：メール署名のマナーとは？「ビジネスメール」や「学生の就活メール」の署名作成のポイントまとめ

関連記事：【コピペで使える】メールの署名デザインテンプレート21選！

添付ファイルの注意点

会社によっては送受信可能なデータサイズが制限されている場合もあります。大きなデータファイルを添付する場合には、ファイルを圧縮するか、ファイル転送サービスなどを使うようにしましょう。

また、大量のアドレスに何かしらのファイルを一斉送信したい場合はメール配信システムの添付ファイル機能を使って送ることも可能です。

ただし、添付ファイル付きのメールを大量配信する行為はスパムメールと間違えられたり、迷惑メール判定をされてしまうことがあります。最近では添付ファイルをURL化し送信する方法が主流となっていますので、以下記事を参考にしてください。

関連記事：メール配信システムで添付ファイルを送る方法【保存版】

メールの返信に活用されるインラインとは？

ビジネスメールにおいて、「インラインで失礼致します」といった一文が書かれていることがあります。

メールの中で複数のテーマを扱う場合や、質問をする場合、された場合の回答メールの返信にて活用します。

インラインについてはさらに詳しい内容を以下の記事で解説していますので参考にしてください。

関連記事：メールの「インライン」の正しい使い方と注意点を解説します

ビジネスメール例文集

ここまでお伝えしてきたメールの書き方はあくまで基本的な内容になります。それぞれのメールのテーマにあわせて内容は変えていく必要があります。

そんなときに有効なのが例文。適切な例文集があれば、1通1通のメール対応時間を大幅に短縮することができます。

そこで今回はビジネスメール例文集をプレゼント。

メールアドレスの入力だけで様々なシーンで使える例文集をダウンロードいただけますのでぜひ参考にしてください。

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ビジネスメールの書き方を例文でご紹介（シーン別）

ここでは、上記でご紹介しているビジネスメール例文集の中から特に活用頻度が多い例文を3つピックアップしてご紹介します。

それぞれ詳しく解説します。

お願いメールの書き方

お願いメールの中でも利用シーンによって様々な例文があります。ここでは、書類送付依頼のメールの書き方を例文で紹介します。

件名

請求書送付の依頼について

本文

いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の鈴木です。

先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

〇〇の件ですが、弊社で請求書の到着が確認できておりませんので、
念のため確認の連絡をさせていただきました。

お手数ではございますが、事務処理の関係で
〇月〇日(〇曜日)までにご送付いただけますでしょうか。

なお、本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦ください。

ご協力いただけますよう、お願い申し上げます。

引用元：/blog/mail/request-email 

お願いメールは書き方によって自身の依頼が通るか通らないか決まるのでとても重要です。ここで紹介した以外の例文やマナーなどを以下の記事でご紹介していますので参考にしてください。

関連記事：【例文付き】「お願いメール」の正しい書き方とは？相手を不快にさせないポイントも解説！

謝罪メールの書き方

謝罪メールの中でも利用シーンによって様々な例文があります。ここでは、商品の不具合に関する謝罪メールの書き方を例文で紹介します。

件名

〇〇に関するお詫び（会社名）

本文

平素より大変お世話になっております。
この度は、当社の「〇〇」をご購入いただきありがとうございました。

しかしながら、「〇〇」の不具合で、△△様には大変ご迷惑をおかけいたしました。

心よりお詫び申し上げます。

お話を聞く限りですと、××の部分が問題になっているかと思います。

つきましては、近日中に商品の交換に伺いますので、改めてこちらよりお電話をさせていただきます。

お忙しい中、ご連絡をいただいまして誠にありがとうございました。今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。

引用元：/blog/mail/apology-mail

謝罪メールは書き方によって相手に許してもらえるかどうか、信頼関係を壊してしまわないかが決まってくるのでとても重要です。ここで紹介した以外の例文やマナーなどを以下の記事でご紹介していますので参考にしてください。

関連記事：【ビジネス向け】誠意が伝わる謝罪文を書くためのポイントと例文

お断りメールの書き方

お断りメールの中でも利用シーンによって様々な例文があります。ここでは、相手の要望に添えない時のお断りメールの書き方を例文で紹介します。

件名

今回のご提案内容について

本文

〇〇株式会社　営業部
〇〇様

平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の△△です。

この度は、弊社との新規取引についてご提案いただき、誠にありがとうございます。
せっかくご提案いただいた中で恐縮ではございますが、今回は見送らせていただきます。

大変、魅力的な内容ではありますが（断りの理由）のため、貴社のご要望には応えかねます。

またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

引用元：/blog/mail/decline-mail

お断りメールは書き方によって相手との今後の関係性が決まってくるため重要です。ここで紹介した以外の例文やマナーなどを以下の記事でご紹介していますので参考にしてください。

関連記事：印象が良い「お断りメール」の書き方！お断りでもスマートな印象を与えるポイントとは？

送信前のチェック項目

メールが完成したら、送信前にミスがないかチェックしましょう。

最低でも以下のポイントは押さえましょう。

間違いやすい表現とは以下のようなものです。

以上の間違いに注意して、相手に失礼のないメールを作成できるようにしましょう。

こちらの記事では、実際に使えるビジネスメールの例文をシュチュエーション別に解説していますので、是非参考にしてみてください。

関連記事：社会人必見！ビジネスメールの正しいマナーと書き方を解説します

スマホでも読みやすい！現代流ビジネスメールのコツ

かつてはPCで閲覧されることが前提だったビジネスメールですが、現在は移動中や隙間時間にスマートフォンで確認されるケースが急増しています。

PC画面では問題なく見える文章でもスマホの狭い画面では文字がびっしりと詰まって見え、読む気を失わせてしまうことがあります。これからのビジネスメールは、「スマホでの可読性」を意識することが不可欠です。

1行は20〜30文字！適度な改行で圧迫感を消す

スマホで読みやすいメールにするための最大のポイントは、こまめな「改行」と「段落分け」です。

PC画面いっぱいに文章を書いてしまうとスマホでは5〜6行にわたる塊になってしまい、非常に読みづらくなります。1行は20〜30文字程度を目安に改行し、意味のまとまりごとに空白行（段落）を入れると、スッキリとした印象になります。

また、件名についても同様です。スマホの通知画面や受信トレイ一覧で表示される文字数は限られています。最も伝えたいキーワード（「〇〇の件」「お礼」など）は、件名の左側（最初の15文字以内）に配置するようにしましょう。

「お世話になります」は毎回必要？チャット的な返信マナー

メールでのやり取りがチャットのように頻繁に往復する場合、毎回「お世話になっております。株式会社〇〇の田中です。」と形式的な挨拶を入れるべきか迷うことがあるかもしれません。基本的には初回や時間を空けた返信では必須ですが、短時間に何度もやり取りをする場合は徐々に省略しても失礼には当たりません。

「ご返信ありがとうございます。」や「承知いたしました。」といった一言から書き始めスピーディーに本題に入る方が、現代のビジネススピードにおいては好まれる傾向にあります。相手との関係性や、相手のメールのトーンに合わせて、柔軟に対応しましょう。

メールを一斉送信するならメール配信システムを活用しよう

ビジネスシーンでは個別のやり取りだけでなく、顧客への一斉案内や社内への通知など、複数人に対して同じ内容のメールを送る機会も少なくありません。

しかし、普段業務で使用しているGmailやOutlookなどの標準的なメーラーは、あくまで「1対1」のやり取りを想定して作られています。そのため、数百件単位のメールを一度に送信しようとすると思わぬトラブルや重大なセキュリティ事故を引き起こすリスクがあります。

一斉送信を行う際は標準メーラーではなく、専用の「メール配信システム」を活用することが、ビジネスにおけるリスク管理の基本です。

ビジネスメール一斉送信の注意点

標準のメールソフトを使って手動で一斉送信を行うことには企業の信頼を揺るがしかねない「3つの大きなリスク」が潜んでいます。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

こうした一斉送信のリスクを根本から解決し安全かつ確実にメールを届けるために開発されたのが、メール配信システム「ブラストメール」です。

15年連続で顧客導入シェアNo.1の実績を持ち、官公庁や大手企業から個人事業主まで幅広く利用されています。ブラストメールには大量のメールでも高速かつ確実に届ける独自の配信エンジンが搭載されており、標準メーラーでは不可能な高い到達率を実現します。

また、宛先をシステムに登録して一斉配信を行う仕組みのためBCCの設定ミスによる情報漏洩事故が物理的に起こりません。

「安全に、確実に、手間なく送る」ための機能が詰まったブラストメールは、現在無料トライアルを実施中です。メール業務の効率化とセキュリティ強化のために、ぜひその使いやすさを体験してみてください。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

まとめ

ビジネスメールは単なる連絡手段ではなく、あなたの「仕事の質」を映し出す鏡です。 正しいマナーと構成（型）さえ身につけてしまえば、作成時間を大幅に短縮できるだけでなく、相手に「この人は仕事ができる」という安心感を与えることができます。本記事でお伝えした重要ポイントは以下の3点です。

「マナーが不安だ」「文章を考えるのが苦手だ」という方は、ぜひ以下のビジネスメール例文集をダウンロードして活用してください。 型を使いこなすことでメール業務のストレスを減らし、本来注力すべき仕事に時間を使いましょう。

ビジネスメール例文集