相手を不快にさせないお願いメールの基本的な書き方

2020.08.18 メール

ビジネスシーンでは、上司や取引先への「お願いメール(依頼メール)」を送ることがしばしばあります。

そのような相手にお願いメールを送る場合、失礼な表現になっていないか、相手を不快な気持ちにさせないか不安になることも多いと思います。

重要な取引先へのメールなどはなおさら緊張しますよね。

今回の記事では、「お願いメール」でよく使われるフレーズや実際のテンプレートをもとに、基本的なお願いメールの書き方をご紹介していきます。

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お願いメールのマナー

まず始めに、お願いメールの基本的なマナーと構成を説明します。

件名は短く分かりやすく

件名で重要なのは「短い文で要件が相手に伝わること」です。

件名には用件、日付、自身の名前などを入れましょう。同じ会社内でのやりとりでは必要ありませんが、外部とのやりとりの場合は自社の名前を入れておいた方が親切です。

早急に返信が欲しい場合は件名の最初に【至急】を使うのも1つですね。

このように、件名の最初に【〜のお願い】【〜依頼】【至急〜について】という言葉があれば、お願いメールであることが一目でわかり、良く目立ちます。

本文は遠回りな表現を避ける

本文も件名と同様に、わかりやすく簡潔に描きましょう。

お願いメールだからといって特別に気を使う必要はありません。重要なのは「丁寧な言葉」で「内容を簡潔に伝える」ことです。

長々と遠回しな表現でお願いされるよりは、用件、目的、返信期限などが一目で分かった方が相手も反応しやすいでしょう。

ただし、簡潔にとは言っても、必要な情報が抜けることが無いように注意が必要です。

例えば、アポイントメント依頼のメールを送る場合、日時、場所、面会時間は必須の情報です。日時に関しては相手の予定も考え、いくつかの候補を提案することでメールのやり取りも少なくて済みます。急ぎの案件の場合は、返答期限も記載しましょう。

必要な情報はお願いする要件によって異なるので、一概にまとめることはできませんが、二度手間にならないよう必要なものを洗い出すようにしましょう。

お願いメールでよく使われる表現

次に、お願いメールの文面でよく使われている表現をいくつか紹介します。実際のビジネスシーンで頻繁に使われているものを集めたので是非参考にしてみてください。

お願いする時に使えるフレーズ

  • お願い申し上げます。
  • 〜頂ければ幸いです。
  • 〜頂ければ幸甚です。
  • 〜頂ければと存じます。
  • 大変恐縮ですが〜
  • お手数おかけしますが〜
  • 誠に勝手なお願いではありますが〜
  • ご多忙の中、恐縮ですが〜

メールの締めに使えるフレーズ

  • 引き続きよろしくお願いいたします。
  • ご連絡頂きますようお願い申し上げます。
  • 早急にご対応頂きますようお願い申し上げます。
  • ご連絡頂けますとと幸いです。
  • ご協力頂けますよう、お願い申し上げます。
  • お手数ですがご返事頂ければ幸いです
  • ご検討くださいますようお願い申し上げます。
  • ご多忙の中、恐縮ですがご返答頂ければ幸いです。

お願いする時のNGフレーズ

次に紹介するような表現はお願いメールにおいてNGなので、以下のように言い換えましょう。

  • お願いします。→お願い致します。
  • ご確認ください。→ご確認頂けますでしょうか。
  • 依頼させていただきます。→ご依頼申し上げます。
  • 〜してください。→〜して頂けますでしょうか。

相手との関係性にもよりますが、以上のような言い換えが適切です。

また、催促のお願いメールを送る際も「締切厳守」など、高圧的に感じる言葉は極力使わないようにしましょう。

催促のお願いメールを書く際には、「恐れ入りますが」や「お手数おかけしますが」といった配慮の言葉をクッションとして使うことで、失礼のないメールにすることが可能です。

ワンランク上のお願い表現

日程の調整や、書類送付のお願いメールなどは比較的簡単ですが、難しいのが取引先に意見をもらったり、提示された内容についてもう一度相談し直したい時のメールです。

お願いしづらい状況では以下のようなフレーズがよく使われています。

  • ご相談させてください。
  • ご教示願えませんでしょうか。
  • 〇〇様のご意見をお聞かせいただければ幸いです。
  • 〇〇様のお知恵を拝借できれば幸甚です。

相手の名前を添えるのは、お願いメールで効果的なテクニックです。

人間は心理的に自分の名前を呼ばれることで、無意識に相手に好感を抱き、ポジティブな返事をしやすい傾向にあるのです。

メールとはいえ、お願いをする際には相手の名前を入れるのも1つのテクニックですね。

お願いメールの基本的なテンプレート

では、実際の文面を見ながらいくつかポイントをおさらいしていきましょう。

書類送付依頼のメール

件名

請求書送付の依頼について

本文

いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の鈴木です。

先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

〇〇の件ですが、弊社で請求書の到着が確認できておりませんので、
念のため確認の連絡をさせていただきました。

お手数ではございますが、事務処理の関係で
〇月〇日(〇曜日)までにご送付いただけますでしょうか。

なお、本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦ください。

ご協力いただけますよう、お願い申し上げます。

本文では、用件、期限、締めの一言が添えられています。

とにかく急ぎで返信が必要な場合は、件名のところに【至急】という一言を添えたり、自社の名前を件名に入れると良いでしょう。

ただし、そのような場合には先ほど説明した「クッションの役割」となる言葉を多めに使い、なるべく角が立たないような文章にするよう意識しましょう。

アポイント依頼のメール

件名

ご面会のお願い 〇〇株式会社 鈴木

本文

平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の鈴木です。本日は、面会のお願いがありご連絡させていただきました。

先日お話しした企画案について直接ご説明させていただきたいのですが、ご都合よろしい日はございますでしょうか。

[候補日時]
・〇月〇日(月)13:30〜17:00
・〇月〇日(火)15:00〜16:30
・〇月〇日(木)10:00〜15:00
・〇月〇日(金)10:00〜17:00

以上の日程でしたらそちらに伺うことが可能です。

●●様のご都合よろしいお時間をお聞かせ頂けると幸いです。

ご多忙の中恐縮ですが、ご検討よろしくお願いいたします。

これはアポイント依頼のメールの一例です。

事前に候補をいくつか出すことでスムーズにやり取りを進めることができます。こちらに日程の余裕がある場合は、相手に候補の日時を3つから4つほど挙げてもらう形でも問題ないでしょう。

ちなみに、会社内での冒頭の挨拶は「お疲れ様です」で良いですが、他社へのメールの際には「お世話になっております」という言葉を使った方が無難です。

講演依頼のメール

件名

【お願い】××講演講師のご依頼について 〇〇株式会社

本文

●●様

初めてご連絡させていただきます。
株式会社〇〇の鈴木と申します。

先日、雑誌にて●●様の記事を拝見しました。
弊社の開発しているサービスと●●様の研究の内容に近いものがあり、非常に興味深く拝見させていただきました。

そこで、ぜひ△月△日の講演会に参加していただきたくご連絡いたしました。

この講演会は××に関する有識者の方々に登壇していただき、様々な情報交換を行う場として年に2回開催しております。

今までに●●様、●●様などにも登壇していただきました。

[講演会詳細]
第20回 ××講演会
日時:〜
場所:〜
謝礼:¥〜

以上、講演会の詳細になります。

ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
お忙しいとは思いますが、●●様のお知恵を拝借できれば幸いです。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

こちらは少し特殊なケースですが、講演会への登壇をお願いするメールです。

先ほどまでのお願いメールとは違い、仕事を引き受けてくれるかどうかのメールなので、「依頼した動機」を明確にし、「最後は名前を出してお願い」というテクニックを使っています。

ビジネスにおいてお願いメールを書く場面は多いかと思いますが、今までに紹介したフレーズを使い、注意すべき点に気をつけていれば、相手を不快にさせないお願いメールを作成することは可能です。

まとめ

お願いメールは、初めて書く時には戸惑ってしまうかもしれませんが、丁寧な言葉遣いや、相手を思いやる言葉を使うことができれば問題はありません。

ある程度のお決まりのフレーズを繋げていけば、失礼のないお願いメールを作成することができるでしょう。

基本中の基本ではありますが、「客観的な視点で書くこと」と「書いたメールの見直し」は必ず忘れないようにしましょう。

 

また、お願いメールに限らず、メールを送る際は「例文集」を活用することで時間をかけずに正しい文章を送ることができます。

ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。

・謝罪メール
・異動メール
・季節の挨拶メール

など、全部で17のビジネス例文をコピペOK!すぐに使えるビジネスメール「例文集」として資料にまとめました。なにかあったときにすぐに活用できるようにダウンロードしておくことをおすすめします。

 

 

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