添付ファイルを簡単に送れる配信システムはブラストメール

メール配信システムで添付ファイルを送る方法【保存版】

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2024.03.07 メール配信

メール配信システムで添付ファイルを送る方法アイキャッチ

  • 一斉メールにファイルを添付する方法が知りたい
  • メルマガにファイルが添付できないときの対処方法を知りたい
  • メルマガ配信における添付ファイル活用例を知りたい

この記事はそんな人に向けて書いています。

こんにちは。ブラストメールWEBマーケティング担当の森神です。

私の業務のひとつにメルマガ配信があります。週1~2回程度メルマガ配信を行っていますが、その中でファイルを添付して送るときがあります。

ブラストメールではファイルを添付して一斉メール配信をすることが可能ですが、ファイルのサイズや数には制限があります。

そこで、本記事ではブラストメールを使って添付ファイルを送信する方法とともに、ファイルが添付できない場合の対処法や、メルマガでの添付ファイル活用方法をお伝えします。

どれも非常に簡単な方法ですので、すぐに使える内容となっております。

メール配信システムでファイルを添付する方法

今回はブラストメールを使って添付ファイルを送る方法をお伝えします。他のメール配信サービスを利用している方も参考になると思いますので是非ご確認ください。

まず、ブラストメールにログインし、ホーム画面より「新規作成」を選択します。
添付の説明1

「テキストメール」を選択すると、画面下部に「ファイル添付」が表示されますので、添付したいファイルを選択します。

添付の説明2

メール配信の件名と本文を入力しメールを送信すれば添付ファイルの一斉配信が完了となります。

とても簡単ですよね。

ただし、HTMLメールとデコメールに関してはファイルの添付が不可となっておりますのでご注意ください。

HTMLメールとデコメールでファイルを送りたい場合は、後述する方法でファイルをURL化して送る必要があります。

ファイルをURL化して送る方法

メール配信サービスを利用していても、「ファイルの容量が大きい」、「オプションの申し込みが必要」、「ファイルを添付できるのはテキストメールのみ」などの理由で添付ファイルを送れないことがあります。

そんなときは、ファイルをURL化して、メールの本文にリンクを張り付けることでファイルを送りましょう。

それではファイルをURL化する方法を4つお伝えします。

サーバーにアップロードする

今回はXSERVER(エックスサーバー)を例に解説します。

まず、エックスサーバーのファイルマネージャーにログインします。
エックスサーバーの説明1

ユーザーIDとパスワードを入力しログインします。

エックスサーバーの説明2

ここで使用するIDとパスワードは「インフォパネル」や「サーバーパネル」にログインするときのものとは異なりますので注意しましょう。

IDとパスワードが分からなくなってしまった場合は、エックスサーバー申し込み時に使用したメールアドレスの受信ボックス内で『【Xserver】■重要■サーバーアカウント設定完了のお知らせ』と検索すればすぐに見つかるかと思います。

ログインができたら、ファイルをアップロードしたいドメインを選択します。

エックスサーバーの説明3

次にファイルをアップロードするドメイン内の階層を選択します。今回はトップページの階層に入れるので「public_html」を選択します。

エックスサーバーの説明4

最後にファイルのアップロードより「ファイルの選択」を行い、「アップロード」すれば完了となります。

エックスサーバーの説明5

アップロードが完了するとファイルが表示されます。

エックスサーバーの説明6

以下のURLにて、アップしたファイルにアクセスすることができます。

https://〇〇〇.com/△△△.pdf

例えば、本ブログに『test.pdf』をアップロードした場合は、https://blastmail.jp/test.pdf となります。

test.pdfのファイルをメルマガなどで一斉送信したい場合は、メルマガ本文内に『https://blastmail.jp/test.pdf』のURLを記載するようにしましょう。

WordPress(ワードプレス)にアップロードする

ワードプレスを利用している場合でも簡単にファイルをアップロードすることができます。

まず、ワードプレスにログインし、「メディア」より「新規追加」をクリックします。

ワードプレスの説明1

次に「ファイルを選択」よりアップロードしたいファイルを選択します。

ワードプレスの説明2

アップロードが完了しましたら、「メディア」の「ライブラリ」より確認が可能です。

ワードプレスの説明3

ファイルをクリックすると添付ファイルの詳細が表示され、画面右側でアップロードしたアイルのリンクを確認することが可能です。

ワードプレスの説明4

メルマガなどで一斉送信したい場合は、メルマガ本文内にコピーしたリンクURLを記載するようにしましょう。

ただし、ワードプレスを利用してファイルを送る場合は注意すべきことがあります。

PDFを直接アップロードすると、検索エンジンにキャッシュされ不特定多数の人に閲覧されてしまう可能性があります。

対応策として、ファイルをZIPファイルに圧縮してからアップロードを行うことで特定の人以外からの閲覧を防止することができます。

Googleドライブにアップロードする

最後はGoogleが無償で提供しているストレージサービスのGoogleドライブを利用してファイルをアップロードする方法をお伝えします。

まず、自身のGoogleアカウントにログインし、Googleドライブを開きます。「新規」ボタンをクリックし、「ファイルのアップロード」を選択します。

Googleドライブの説明1

Googleドライブの説明2

 

アップロードしたファイルを右クリックし、共有可能なリンクを取得します。

Googleドライブの説明3

Googleドライブの説明4

取得したリンクをメルマガ本文内に記載すれば、メルマガなどの一斉メール配信でのファイル共有が可能となります。

ただし、Googleドライブは容量に制限があります。

個人のGoogleアカウントでは、Googleドライブに加え、「Gmail」や「Googleフォト」、「Googleスライド」、「Googleスプレッドシート」などを合わせて15GBに設定されています。

容量の大きいファイルをGoogleドライブに保存すると、あっという間に上限に達してしいます。

そのため、メルマガなどでファイルを共有する場合の利用はおすすめしません。操作自体は簡単ですので、一次的に利用の必要がある場合に活用しましょう。

Googleアカウントの容量に関しては以下の記事で詳しく解説しています。

Gmailの容量を確認する方法を図解!ストレージの上限などもまとめます

また、Googleドライブのようなストレージサービスは、他にも「Giga File」などがあります。無料で利用できる場合もありますが、セキュリティなどの面から推奨はできません。

メルマガにおける添付ファイル活用例

メルマガ会員限定資料を送る

メルマガはクローズドなコミュニケーション方法です。そのため、会員限定の情報などを送る場合に最適です。

例えば、メルマガ会員限定のクーポンを発行しPDFで添付することも可能です。これをWEB上で行おうとすると、ログイン処理などが必要となります。

添付ファイルにすれば、メルマガの受信者はすぐに情報を確認することができます。

レイアウトを保持したまま情報を送る

メルマガなどのメールの一斉送信を行った場合、メールのレイアウトはメールを受信するソフトやデバイスなどによって変わってしまいます。

そのため、自分では整ったメールを送ったつもりでも、受信者から見るとレイアウトが崩れてしまっている場合があります。最悪の場合は文字化けし、メールが読めないなんてこともあります。

どうしてもレイアウトを崩したくない情報を送る場合はPDF化し添付ファイルとして送信しましょう。

まとめ

メール配信システムを使っての添付ファイルを送信する方法と活用方法をお伝えしました。

ここまでの内容をまとめると以下のとおりです。

  • メール配信システムにはファイルを添付する機能がある
  • ファイルの添付は容量制限があるためURL化を活用する
  • PDFで送る場合はレイアウト崩れを防ぐことができる

どの方法も簡単に使うことができますが、利用の際はご注意ください。

もし、間違えて機密情報を添付ファイルとして送ってしまうと、送信者の判断でファイルを削除することはできません。受信者がローカルに保存し二次流出の可能性なども考えられます。

正しく使うことができれば、非常に便利な機能ですのでメール送信前のチェック体制を強化するなど、運用方法を工夫しましょう。

また、ブラストメールでは7日間の無料お試しを実施しています。有料プランと同じ機能が利用できますので、添付ファイルの送信をお試しいただくことも可能です。

まずはお試しいただき、その簡単さを実感してみてください。

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