メールの「インライン」の正しい使い方と注意点を解説します

ビジネスメールの文中に、「インラインで失礼致します」といった一文が書かれているのを見たことがあるのではないでしょうか。

インラインはビジネスシーンでよく使われますが、インラインの正しい意味や目的、使い方を知っていますか？

この記事では知っているようで知らない「インライン」の意味と、ビジネスシーンでの正しい使い方を紹介していきます。

 

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インラインの意味は？

ビジネスメールにおけるインラインは相手に返信する際に「相手の文章を引用し、質問に対するこちらからの回答文を引用の間に挟んでいく返信形式」を意味します。

インラインとは元々、IT用語で「直列の」「一列に並んだ」などを語源とするカタカナ語です。ここから派生し「その場に埋め込む」という意味で使われるようになりました。

インラインの例文

インラインは以下のようなメールのことを指します。

相手から送られてきたメール文を引用し、それに対する回答を挟んでいく形をとっています。

インラインを使う際の注意点

インラインを使う際にもいくつか注意点があります。

失礼なくインラインを使えるように覚えておきましょう。

インラインでの返信であることを詫びる

インラインでの返信を失礼と感じる人はほとんどいなくなりましたが、文章を引用してメールを返信することを良く思わない人も中にはいるかもしれません。

いらぬトラブルを防ぐためにも、文頭に「インラインでの返信失礼します」といった文章を入れておいた方が無難です。

インラインの返信には「＞」を使う

先ほどの例文を見れば分かる通り、インライン返信の際は引用文の頭に「＞（不等号）」をつけるのが通例です。

引用した文とこちらからの回答を分ける目印があることで、相手も読みやすくなるので親切です。

インラインは長文にならないように注意

相手の文をそのまま引用すると、長文になってしまうこともあるでしょう。

引用する文が長文になってしまう場合には、わかりやすく省略した形にするか、インラインではない別の形式で返信するようにしましょう。

インラインの目的

インラインを使用する目的は「相手からの質問に対して分かりやすく漏れがないように返信すること」です。

特に、質問が複数ある場合にはこちらも回答しやすく、相手も内容を確認しやすくなるので非常に便利です。

インラインのメリット

先ほども少し触れましたが、相手の文章を引用してそれに対して一つずつ返信していくので、返答を受ける側は回答が分かりやすく、返信する側も質問を見落としにくいというメリットがあります。

ビジネスメールでは、できる限りやりとりの回数を減らすために、一通のメールに複数の質問が書かれていることがあります。

また、後日メールを確認する際や、他の人にメール共有する際にもインライン形式の方が経緯が分かるので伝わりやすいというメリットもあります。

インラインを使用することで、質問の見落としで再度、先方から確認のメールが届くということもなくなるので、インラインは非常に有用な返信方法です。

インラインのデメリット

冒頭で説明したように、インラインの返信を良く思わない人もいるかもしれません。そのため冒頭に一言添えておくことは必須です。

また、相手の文を引用することでメールが長文になったり、インラインを使ってのやりとりが続くと、かえって返答の内容が分かりづらく、混乱の原因になってしまうかもしれません。

そうなってしまうと本末転倒なので、引用文を短くしたり、違う形式で返信するようにしましょう。

まとめ

以上、インラインの意味とビジネスシーンで使う際の注意点を解説しました。

ビジネスメールでは、送信時のマナーや言葉遣いなど気を付けることが多くありますが「読みやすさ」も非常に重要な要素です。

敬語を丁寧に使おうとしすぎて、回りくどく結論が分かりにくい文章よりも、簡潔な文章の方が、受け手にとっては読みやすく印象が良いでしょう。

インラインを正しく使えれば、簡潔で読みやすい返答メールを作ることが可能です。今回紹介した注意点を意識して是非使ってみてください。