メールの最後に載せる「署名」には、名前や会社、連絡先などの情報を知らせる重要な役割があります。
しかし、署名のマナーを知らずに使っていたり、デザインに迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
今回は、メールの署名を設定する際の基本的な構成や注意点、相手へのちょっとした気遣いについてまとめました。
また、ビジネスや就活をはじめ、様々な場面で使える署名のデザインテンプレートもご紹介していきます。
関連記事：メールの署名で差をつける！メール署名がマーケティングに役立つ理由と具体的な方法をご紹介します
目次
メールに署名が必要な理由
ビジネスメールのマナーの1つとして知られている署名。
この署名は、送信者の名前や会社、電話番号などの情報を載せ、「自分が何者であるか」を伝えるために用います。
その他にも、署名にメールアドレスやホームページのURLなど、社外の方に必要になる可能性のある情報を載せておくことで、相手とスムーズに連絡を取れたり、円滑に取引を行えるというメリットもあります。
また、直接会うことができない相手には、署名が名刺代わりの役割を果たします。
署名と言われるとパッとしないかもしれませんが、名刺と同様の扱いとなると、とても重要だとご理解いただけるかと思います。
就活メールも同様で、学生であっても社会人としてのマナーを守ったメールを作成することが基本です。
自分の連絡先や、どこの学生なのかを相手に伝えられるように、必ず署名を使用しましょう。
メール署名の基本的な構成
まずは、署名を作成する際に必要な項目をご紹介していきます。
署名には、必要事項はしっかり記入しますが、無駄な情報を入れすぎて見づらくならないように意識しましょう。
ビジネスメール
ビジネスメールの署名に入れる基本の項目は下記の通りです。
- 会社名
- 所属する部署・課
- 役職
- 担当者名
- 住所
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス
- Webサイト等のURL
署名に入れる順番もこの項目の順に入れていくのが基本となります。
また、固定電話番号なのか携帯電話番号なのかを変更する、お知らせがある場合には入れるなど状況次第で内容を調整していくと良いでしょう。
学生が送る就活メール
学生が送る就活メールには次の項目を入れましょう。
- 大学名
- 学部・学科・学年
- 名前
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
学生の場合、メールアドレスを携帯用にしてしまうこともあるかと思いますが、企業側から資料などが送られてきた際に確認しやすいよう、パソコン用のメールアドレスを使用しましょう。おすすめなのは、大学のメールアドレスです。
携帯でもメールを確認できる場合が多く、大学が発行しているアドレスなので就職活動と言うオフィシャルな場にふさわしいからです。
個人のメールアドレスを用いる場合も、「sakamoto4581xxxx@gmail.com 」などくだけすぎていない無難なアドレスにしましょう。
メール署名を作成する時のポイント
次に、メール署名を作成・使用する際のポイントをご紹介します。
3つのポイントを押さえて、署名を使いこなしていきましょう。
コピペしやすいように改行する
まず、署名を書く際には、受け取った側がコピー＆ペーストしてデータとして保存しやすいように、項目ごとに改行しておきましょう。
改行を入れていない悪い例と、改行を入れた良い例を見比べてみましょう。
【悪い例】
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株式会社〇〇 △△部 ××課 主任 山田 太郎 〒000-0000 東京都〇〇〇〇 TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000 Mail：××××××××@××××.co.jp URL：htto://×××××××××.×××
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【良い例】
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株式会社〇〇 △△部 ××課
主任 山田 太郎
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
Mail：××××××××@××××.co.jp
URL：htto://×××××××××.×××
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改行していない場合、データを保存する際に見づらく、手間がかかってしまいます。
しかし、良い例のように改行を入れると、相手にとって使いやすく見た目も綺麗な署名になりますよね。
ちょっとした気遣いですが、良い例のように改行を意識して作成するようにしましょう。
目的別に署名を用意しておく
署名を複数作成して、目的別に使い分けることもポイントの一つです。
情報を効率的に伝えるために、メールを送信する相手によって、「社外用」「社内用」「簡易版」など、署名を使い分けましょう。
署名の内容としては、「社外用」は前述した通り、必要事項を全て記載します。
「社内用」では会社名や住所、URLなどを省き代わりに内線番号などを入れておきましょう。
また、自分が送ったメールへの返信に返す際など、毎回情報の多い署名をつける必要はありません。
その場合には、会社名、担当者名、電話番号、メールアドレスだけを記載した「簡易版」の署名があると、メール自体もすっきりとするためおすすめです。
このように、目的に応じて署名を使い分けることで、相手に必要な情報だけを効率良く伝えることができるため、いくつかの場面を想像して複数の署名を用意しておきましょう。
自動的に挿入する設定を行う
署名を使用する際には、自動的にメールに署名が挿入されるよう設定しておきましょう。
ほとんどのメールソフトやメールサービスでは、自動的に署名を挿入できる機能があります。
その中でも今回は、ビジネスシーンで使われることが多いGmailでの設定方法を簡単にご紹介します。
- Gmailを開く
- 画面右上の歯車のマークをクリックし「設定」を選択
- 「全般」をクリック
- 「署名」の項目で、入力ボックス側のラジオボタンにチェックを入れる
- 編集ボックスに署名を記入
- 画面最下部までスクロールして「変更保存」をクリック
署名の編集ができる編集ボックスでフォントの種類・サイズ・色の選択、画像の挿入などが行えます。
また、Gmailでは署名を一つしか設定できません。
2つ以上の署名を使う場合には、主に使うものを署名として登録し、その他は「返信定型文」として登録しておくことをおすすめします。
メール署名を使う時の注意点
メール署名を作成する際のポイントは掴めましたか？
ここからは、署名作成時のポイントを押さえた上で、注意しておきたいことをご説明します。
署名を完成させて満足せず、その後のチェックや変更もしっかりと行っていきましょう。
作成したら自分宛に送ってチェック
まずは、署名の作成ができたら「自分宛にメールを送ってチェックする」という点です。
署名が完成したら終わりではなく、実際のメールソフトでどのように表示されるのかを、自分宛にメールを送って確認します。
メールは、パソコンとスマホの両方で受け取る方も多いため、両方で確認しておきましょう。
実際に送られてきたメールを開いて、不自然な改行はないか、文字化けしていないかなどをチェックし、ビジネスなどの目的に対し適切なデザインになっているかも見てみましょう。
もし、自信がない場合や、心配な点がある場合には、親しい方にメールを送って受け取った印象を聞くのも一つの手段です。
「名刺」の代わりにもなる署名なので、ミスの無いようチェックは徹底しましょう。
情報が変わったらすぐに更新する
次の注意点は、「情報が変わったらすぐに更新する」という点です。
署名は相手からあなたへ連絡する際に使用する重要な情報源になります。
そのため、所属部署や電話番号、メールアドレスなどの変更があった場合には、すぐに更新しましょう。
その際に、署名に「お知らせ」として、情報を変更した旨を伝える言葉を添えると、より分かりやすく親切なメールになりますね。
相手が情報の変更に気付かないまま時間が過ぎてしまうことのないように、ちょっとした配慮を大切にしていきましょう。
メール署名のテンプレート
最後に、署名のテンプレートをご紹介します。
署名といえば、本文と分けるためにつける上下のラインで印象が変わり、シンプルにするも個性を出すも、自分の好みでデザインをセレクトできるものですよね。
今回は、ビジネス向けのシンプルなものから、装飾をつけたもの、また英語で送る際の例など、様々な場面で使える署名のテンプレートをご紹介していきます。
シンプルな署名
装飾のない、シンプルなタイプの署名からご紹介します。
どんな場面のメールにも使えるデザインです。
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株式会社〇〇 △△部 ××課
主任 山田 太郎
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
Mail：××××××××@××××.co.jp
URL：htto://×××××××××.×××
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株式会社〇〇
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△△部 ××課
主任 山田 太郎
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
Mail：××××××××@××××.co.jp
URL：htto://×××××××××.×××
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2つ目のように、会社名を区切ることで目立たせるような工夫を加えるのもおすすめです。
装飾をつけた署名
次は、装飾をつけたデザインです。
送る相手に応じて、オシャレな署名にすることで、好印象を与えたり、印象に残って覚えてもらえる確率も高くなるかもしれませんね。
個性を感じるものや、女性らしく可愛いものまで、様々な署名をご紹介します。
自分や相手に合った署名を見つけて、活用してみてください。
┏━━━━━━━━━━━━━株式会社〇〇━━━━━━━━━━━━┓
│ △△部 〇〇課
│ 主任 山田 太郎
│ 〒000-0000 東京都〇〇
│ TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
│ Mail：××××××@××××.co.jp
│ URL：htto://×××××××××.×××
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会社名─ 株式会社〇〇
部署─ △△部 〇〇課
役職─ 主任
氏名─山田 太郎
住所─〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL─00-0000-0000
FAX─00-0000-0000
MAIL─××××××@××××.co.jp
URL─htto://×××××××××.×××
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株式会社〇〇 △△部 〇〇課
主任 山田 太郎
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
Mail：××××××@××××.co.jp
URL：htto://×××××××××.×××
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株式会社〇〇 △△部 ○○課
主任 山田 太郎
〒000-0000 東京都○○○○
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
Mail：××××××××@××××.co.jp
URL：htto://×××××××××.×××
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株式会社〇〇 △△部 ○○課
主任 山田 太郎
〒000-0000 東京都○○○○
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
Mail：××××××××@××××.co.jp
URL：htto://×××××××××.×××
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＊ …株式会社○○ △△部 ○○課
＊ …主任 山田 太郎
＊ …〒000-0000 東京都○○○○
＊ …TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
＊ …Mail：××××××××@××××.co.jp
＊ …URL：htto://×××××××××.×××
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株式会社〇〇 △△部 ○○課
主任 山田 太郎
〒000-0000 東京都○○○○
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
Mail：××××××××@××××.co.jp
URL：htto://×××××××××.×××
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お知らせ入りの署名
署名に、商品情報やセミナーの案内などの、お知らせしたい情報を入れる場合には、お知らせ部分の文章に装飾をつけて、目立つようにしましょう。
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☆★セミナー開催のお知らせ★☆
◯月◯日に第◯回「〇〇〇〇セミナー」を開催いたします。
興味がある場合はぜひ、下記のURLより申し込みを行ってください。
https://×××××××××.×××
※申し込みは◯月◯日までとさせていただきます。
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株式会社〇〇 △△部 〇〇課
主任 山田 太郎
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Mail：××××××@××××.co.jp
URL：htto://×××××××××.×××
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株式会社〇〇 △△部 〇〇課
主任 山田 太郎
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Mail：××××××@××××.co.jp
URL：htto://×××××××××.×××
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▷▶︎▷新商品のご紹介
〇月〇日から新商品の「〇〇〇〇」を販売します！！
商品の詳細情報は下記URLよりホームページをご確認ください。
https://×××××××××.×××
▷▶︎▷夏季休業のお知らせ
〇月〇日～〇月〇日までは夏季休業のため、メールのご返信は〇月〇日
以降となります。
恐れ入りますが何卒ご了承のほどよろしくお願いいたします。
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英語の署名
最後は英語の署名をご紹介します。
ビジネスの場では、英語でメールを送る場面が訪れることも少なくないですよね。
当然ですが、英文のメールには英語の署名が必要です。
英語の場合、内容は日本語のものと同様ですが、会社名よりも個人名を先に記載し、部署名、会社名と続くのが一般的です。
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Taro Yamada (名前)
Sales Department (部署名)
◯◯◯◯ Co., Ltd. (会社名)
Shinjuku-ku, Tokyo 000-0000, Japan (会社住所)
mail： ××××××@××××.co.jp (メールアドレス)
Tel： 00-0000-0000 (電話番号)
Fax：00-0000-0000 (FAX番号)
URL：htto://×××××××××.××× (自社サイトなどのURL)
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英語でメールを送る機会が多い方は、英語バージョンも署名や返信定型文に登録しておくと便利ですね。
まとめ
メールの署名は、名刺代わりになる重要なもので、さらにお知らせなどを入れることで、有効なコミュニケーションツールとしても活用できます。
また、沢山あるデザインの中から、自分に合ったもの、相手が好みそうなものを選ぶことができたりと、個性を出すことも可能です。
すでに署名を設定している方も、まだ署名を使っていない方も、署名作成の方法やポイントを押さえて、シンプルなメールにワンポイント加えてみてくださいね。
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