ビジネスメールの挨拶においてもコロナに触れることが多くなってきましたが、書き出しや結びの挨拶でコロナを気遣う表現をどのようなものにしたら良いのか悩んでいませんか？
今回はコロナ禍に使えるメールの挨拶の例文を解説していきます。
ビジネスメールにおける挨拶の一文
ビジネスメールは、
「件名」→「宛名」→「文頭の挨拶」→「自己紹介」→「本文」→「結びの挨拶」→「署名」
という構造で成り立っています。
こちらはある程度形式化したもので、ビジネスメールにおいてはこの形の則って作成するのが暗黙のルールとなっています。
詳しくはこちらの記事を参考にしてみて下さい。
これさえ覚えれば大丈夫！ ビジネスメールのテンプレートを抑えてスムーズにメールを作成しよう
コロナの状況下においては、テンプレートの中の「文頭の挨拶」と「文末の挨拶」で軽く触れるのが社会人としてのマナーとなります。
「平素より大変お世話になっております」や「平素は格別のご高配を賜り心より感謝申し上げます」といった挨拶が一般的ですが、タイムリーな話題に触れ相手を気遣う一言を添えるだけで親切な印象になります。
しかしながら、先方との関係性や、相手企業のコロナによる影響が分からない場合、どのような文言が適切なのか不安に思うかもしれません。
次にどのような場面でも使いやすい、コロナ禍に使える「文頭の挨拶」と「文末の挨拶」を紹介します。
コロナ時の文頭の挨拶の例文
まずは、コロナ時に使える文頭の挨拶の例文を紹介します。
- 貴社におかれましても未曾有の災禍の中、大変なご苦労をされておられることと案じております。
- 新型コロナウイルスの影響が貴社に及んでおられるのではと心配をしていました。
- 貴社におかれましては未曾有の災禍の中、ご苦労はいかほどかと拝察致します。
- 立春の候、〇〇様におかれましては、この災禍にあってご苦労も多いかと拝察いたしております。
- 貴社におかれましてはコロナ禍にあってもますますご清栄のことと、お慶び申し上げます。
- 貴社にはコロナ禍にあっても益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます。
- 貴社におかれましては未曾有の災禍とはいえ、一致団結してこの難局に立ち向かわれていることと存じます。
- 新型コロナウィルスによる影響で大変な状況ではございますが、○○様はじめご一同様はお変わりなくお過ごしでしょうか。
コロナのかしこまった言い換え表現として「未曾有の災禍」がよく使われています。
未曾有とは「今まで一度も無かったこと、極めて珍しいこと」、災禍とは「地震、風水害、火災その他の事故による災害、わざわい」という意味を持ちます。どちらも幅広い状況で使える表現です。
先方がコロナによる影響をどれくらい受けているのか分からない場合には「拝察」という表現がよく使われます。拝察とは「推察すること」を謙って言う表現です。
メールの書き出しは、相手と良好な関係性を作る上で重要な部分になります。一文でも良いので相手を気遣う書き出しの挨拶を上手く挟めるようにしましょう。
ビジネスメールの書き出しの例文はこちらの記事にてシチュエーション別にまとめていますので、参考にしてみて下さい。
ビジネスメールの書き出しの基本と9つのシチュエーション別の例文！
コロナ時の文末の挨拶の例文
次にコロナ禍で使える文末の挨拶を紹介します。
- 〇〇様をはじめ、貴社の従業員の皆様におかれましてもご自愛のほど心よりお祈りしております。
- 私どもで何かお役に立てることがございましたら､最大限サポートさせていただきますので遠慮なくお申し付けください。
- 先を見通しづらい状況ではありますが、ご自愛のほど心よりお祈りしております。
- このような状況の中ではありますが、貴社の皆さまのご健康と、益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
- この状況が一日でも早く終息へ向かいますことと、皆様のご健康をお祈り申し上げます。
- 何かと不便の多い今日ですが、この状況が一日も早く解消され、平穏な日々が取り戻せるよう心から願っております。
- 感染の不安があると存じますが、くれぐれもご自愛ください。
- このような状況ではありますが、皆様には健やかにお過ごしになれますようお祈り致します。
- 先の見通しがつき辛い日が続きますが、寒さ厳しい歳末の時節柄、何卒ご自愛のほどお願い申し上げます。
文末の挨拶では「ご自愛ください」という表現がよく使われます。ご自愛ください
とは「自分自身を大切にしてください」「健康に気をつけてください」といった意味の言葉です。
コロナの収束はまだまだ読めません。相手を気遣い、困ったときはサポートしますよという気持ちを込めて文末の挨拶を考えましょう。
ビジネスメールにおける挨拶文の重要性
ビジネスメールにおいては、書き出しや文末に「時候の挨拶」として近況報告や季節を
感じさせる挨拶を入れることで、ワンランク上のメールを作成することができます。
「お世話になっております」や「どうぞご自愛ください」といった表現はよく使われますが、コロナや感染を気遣うタイムリーな挨拶を差し込むことで相手からの印象も良くなるかもしれません。
文末の挨拶もメール全体の印象を左右する重要なポイントです。
「よろしくお願いいたします」だけでは味気ないので、季節感を感じさせる挨拶を入れ、機械的なメールの文章にならないよう注意しましょう。
社会人必見！ビジネスメールの正しいマナーと書き方を解説します
あいさつメールを一斉送信する場合の注意点
状況によってはクライアントやユーザー宛に一斉にメールを送信する場合もあるかと思います。そのような状況では「メール配信システム」を利用することをおすすめします。なぜなら、メール配信システムは最も安全にメールを一斉配信することができるからです。
例えば、メーラーのBCCを使って一斉配信をすると、個人情報漏洩の危険性が伴います。過去に多くの企業がBCCで配信すべきメールをCCで配信してしまい、SNSなどで批判をされてきました。最悪の場合、損害賠償を支払うことになりかねません。
おすすめのメール配信システムは下記記事でまとめていますので、もし、あいさつメールを一斉配信する機会がある場合はぜひ参考にしてください。
関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較
まとめ
以上、コロナ時に使える挨拶メールの例文をまとめました。
例文の中で紹介した「良く使われる表現」を使用すれば、挨拶文は簡単に作れるかと思います。挨拶文には、特に決まりがあるわけではありません。正しい日本語を使い、マナーを守ることを意識し、気持ちを込めた文章を作ることを大切にしましょう。
特にコロナ禍の現在では、大変な打撃を受けている企業もあります。
メールのやりとり一つとっても、企業間で思いやりの気持ちを込めた挨拶をしていきたいものですね。
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