メールのCC・BCCの意味や違いとは？正しい使い方を解説！

メールの宛先の設定には「TO」「CC」「BCC」があります。

ビジネス上のやりとりでは、これらの宛先の設定や返信方法を間違えると、情報漏洩につながったり、相手に失礼に当たることになるので、正しい使用法を知る必要があります。

今回は「CC」の使い方とマナーに加え、「BCC」との違いも解説していきます。

メールの「CC」とは？

「CC」は「カーボンコピー（Carbon Copy）」を略したものです。その意味の通り「TO（宛先）」に送ったメールと同じ内容を「CC」に入力した送り先にも送信できます。

TO・CC・BCCの役割や意味

メールを送信するときはCCの他にも、TOやBCCで宛先を設定することができます。それぞれの役割や意味をまとめると以下の通りです。

TOは普段のメール送信で使っている人も多いでしょう。CCとBCCは似て非なるため注意が必要です。それぞれの違いの詳細は後述しますが、BCCは設定したメールアドレスが他の受信者からはわからないという点を覚えておいてください。

また、「本当に、BCCに設定したアドレスは送信先に分からないのか？」と不安になる方もいらっしゃるかと思います。下記記事で詳しく解説していますので気になる人は併せてご覧ください。

関連記事：bccで送ったメールは、本当にメールアドレスが相手にバレないの？

CCの使い方

CCは以下のような場合によく使われます。

「CC」で送るメールには「TO（送り先）に送ったメールをCCに入れた〇〇さんも確認してください」という意味があります。直接メールのやりとりをするまでも無いが、念のため内容を共有しておきたい場合によく使われます。

そのため、CCでメールを受信した人は「確認の義務がある」と言えます。

CCに入れたアドレスは受信者の全員が参照できるので、情報漏洩には気をつけなければなりません。会社内や関係者に送る分には問題ありませんが、取引先をCCに入れてしまうと、全く関係性の無い人にもアドレスが晒されることになります。

CCの注意点

メールでCCを使う場合は送信者も受信者も注意点があります。最大のポイントは「CCはメール送信相手が全員に表示される」ことです。

その特性から、複数人宛に一斉メール配信をするのには不向きだと言えます。なぜなら、メールアドレスは個人情報にあたるので、例えばCCで自社の保有しているリストに一斉送信をしてしまうと個人情報漏洩になり企業としての信用を失いかねません。

このような場合はCCではなくBCCを使います。しかしながら、実際にはCCでの情報漏洩などの問題は頻発しています。以下の記事では一斉配信のリスクや実際にCCとBCCの設定を誤ってしまった例などを記載していますので、併せてご確認ください。

関連記事：知らずに行うと危険！？メールを大量配信する際のリスク。回避する方法も解説します！

その他にもCCの注意点は様々ありますので解説していきます。

メールでCCを使うときに気をつけるべきこと

上述した注意点の他にも、返信すべきかどうかなど受信者目線で気を付けるべきことがあります。

ここからはそれぞれ詳しく解説していきます。

CCの受信者は返信すべき？

基本的にCCで受信した人は「返信の義務は無い」と言えるでしょう。

TOで受信した人がそのメールに対応するので、CCの受信者がそのメールに返信してしまうといらぬ混乱を招くことになるかもしれません。

CCの返信は全員にするべき？

CCで受信した場合は、基本的に返信する必要はありません。

しかし、TOで受信した場合「送信者だけに返信する」のか「CC全員に返信する」のか悩みどころではないでしょうか。

厳密な決まりはありませんが、社内外問わずCCはそのまま残して返信するのが一般的とされています。送信者側は「CCに入れたメンバーに情報共有したい」という意図があってCCを使っているので、返信も全員に行き渡った方が親切です。

CCのトラブルを回避するために

CCを使った問題で多いのが「確認ミス」です。

CCで受信した人はTOでメールを受け取った人よりも当事者意識が低く、こちらはCCで全員に情報共有できたと思っていても、メールを確認していない人がいるというトラブルが起こります。

特に上司にも確認をしてもらうためにCCに入れていたのに、

「あれ？ そのメール自分には届いてないよ？」なんて言われてしまっては大変です。

そうしたミスを防ぐためにメールの冒頭にTOとCCを明記すると良いでしょう。

少し手間はかかりますが、このように明記することで「メールは誰に対して送られたものなのか」「主なやりとりは誰が行っているのか」「このメールを確認すべき人は誰なのか」をはっきりさせることができます。

CCに誰が入っているのかを記載することで、返信する人は自分が返信すべきかどうかが明確になります。

CC・BCCの設定方法と書き方

実際にCCやBCCを使う場合の例を画像を交えて紹介します。

設定方法

メールのCC・BCCの設定方法は、それぞれメーラーの該当箇所にメールアドレスを追加するだけです。以下の画像をご覧ください。

この画像はGmailの例になりますが、どのようなメーラーでも同じようにCCやBCCを設定する箇所があります。

ただし、CC、BCCに追加できる数には制限がある場合もあるので注意しましょう。メーラーそれぞれの上限数は下記の通りです。

上記のように、メーラーでの一斉送信には限界があります。もし大量のメールアドレス宛の一斉送信やメルマガ配信をしたい場合はメール配信システムを活用しましょう。

関連記事：【徹底解説！】メール配信サービスを導入するメリットとは？メール配信サービスの種類・機能・導入事例をご紹介！

書き方

まずはCCのメールの書き方です。メールでは宛先に入れた相手の会社名や名前を文頭に記載しますが、CCでも同様に記載します。以下の例をご覧ください。

場合によっては自身がCCに設定されていると気づかない場合もあります。「CC:△△様」としっかりと明示するようにしましょう。

また、上記は一例にすぎず、特に決まった書き方はありません。下記のような書き方でも問題ありません。

大事なことは誰がCCに設定されているかを一目で分かるようにすることです。名前の配置など細かいことに気をとられてメール作成に時間をかけてしまうのはナンセンスなので注意しましょう。

続いてはBCCの場合の書き方です。

BCCの場合はメール本文内にBCCに設定した相手の名前を記載しません。あくまでこっそりとメールを共有していますので間違えないようんい注意しましょう。

メールの「BCC」とは？

ここまで何度か登場したBCCですが、改めて詳しく説明します。

「BCC」とは「ブラインド・カーボンコピー（Blind Carbon Copy）」の頭文字をとった言葉です。TO（宛先）、CCの下の欄にありますが、社外とのメールのやりとりでよく使われる便利な機能です。

CCとの違い

CCと機能は同じく、TO（宛先）に送ったメールをBCC内に入力したアドレス先にも共有するというものです。

ただし、CCと違い、BCCに入力されたメールアドレスはTO、CC、BCCに入力されている他の受信者には表示されません。

CCは全員のアドレスを参照することができましたが、BCCではそれが不可能です。

BCCは以下のような場面でよく使われます。

TO、CC、BCCのいずれかでメールを受け取った人に、他にも受信者がいることを知られたく無い場合に重宝します。

一斉送信をする際の注意点

ビジネスメールでは、アドレスを他人に知られず一斉メールを送ることができるBCC機能はよく使われています。

しかし、BCCを使っての一斉送信は情報漏洩や、配信遅延のリスクがあります。BCCを使用する際はトラブルの元となる可能性があることを覚えておかなければなりません。

「BCCに入力したつもりだったが、CCで送ってしまった」というようなケアレスミスが大きなトラブルに発展したという事例もあります。

また、メールの配信スピードが遅くなったり、頻繁に大量の一斉送信を行っていると受信側のメールソフトが迷惑メール認定してしまう可能性があります。こうして一度ブラックリストに入ってしまうと重要なメールも届かなくなってしまいます。

その他、BCCには信頼を失いかねない多数のリスクが存在します。

など、より詳しく知りたい方は「プロが教える！一斉メール配信にBCCをお勧めしない理由と、正しいBCCの使い方！」の記事をご覧ください。下記動画でも詳しく解説しています。

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CC・BCC以外でのメール一斉送信方法

ここまでお伝えしたように、CCやBCCはメールの一斉送信に適していません。もし大量のアドレス宛にメール配信をしたい場合は「メール配信システム」を利用するようにしましょう。

メール配信システムは一斉送信に特化したツールで、複数の宛先に対して一斉にメールを送ることができます。もちろん宛先が受信者から見えることはありませんし、BCCでのリスクとして紹介したブラッくリストへの登録なども回避できます。

その他にもシステムによってはHTMLメールが簡単に配信できるなど、メーラーのCCやBCCにはない様々な機能を活用してメールの一斉配信を行うことができます。

おすすめのメール配信システムは下記記事で紹介していますので参考にしてください。

関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較

まとめ

以上、メールのCC機能や書き方、注意点やBCCとの違いなどについてまとめました。

CCは、主に社内やチーム間でメールの情報共有を目的として使われる機能です。細かなことでも全員が情報や進捗を把握していれば仕事も効率的に進みます。

逆に、メールを共有する機能は同じくしながらも、相手に秘密裏で行うことができるのがBCCです。受信側は他に誰に送られているのかわからず、当然アドレスを確認することもできません。

CCやBCCは非常に便利な機能ではありますが、ちょっとしたミスが情報漏洩につながったり、メールの書き方次第ではうまく情報共有できないこともあります。

一斉メールを送る機会が多い人や、一度に100人以上にメールを送ることがある方は「メール配信サービス」を使うと業務を効率化することができます。

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CC、BCCの使い方に注意して、正しいビジネスメールの使い方を覚えていきましょう。