メールの宛先の設定には「TO」「CC」「BCC」があります。
ビジネス上のやりとりでは、これらの宛先の設定や返信方法を間違えると、情報漏洩につながったり、相手に失礼に当たることになるので、正しい使用法を知る必要があります。
今回は「CC」の使い方とマナーに加え、「BCC」との違いも解説していきます。
目次
メールの「CC」とは？
「CC」は「カーボンコピー（Carbon Copy）」を略したものです。
その意味の通り「TO（宛先）」に送ったメールと同じ内容を「CC」に入力した送り先にも送信できます。
CCの使い方
CCは以下のような場合によく使われます。
- 他の人にも内容を共有したい
- チーム内で同時に報告したい
「CC」で送るメールには「TO（送り先）に送ったメールをCCに入れた〇〇さんも確認してください」という意味があります。直接メールのやりとりをするまでも無いが、念のため内容を共有しておきたい場合によく使われます。
そのため、CCでメールを受信した人は「確認の義務がある」と言えます。
CCに入れたアドレスは受信者の全員が参照できるので、情報漏洩には気をつけなければなりません。会社内や関係者に送る分には問題ありませんが、取引先をCCに入れてしまうと、全く関係性の無い人にもアドレスが晒されることになります。
CCの受信者は返信すべき？
基本的にCCで受信した人は「返信の義務は無い」と言えるでしょう。
TOで受信した人がそのメールに対応するので、CCの受信者がそのメールに返信してしまうといらぬ混乱を招くことになるかもしれません。
CCの返信は全員にするべき？
CCで受信した場合は、基本的に返信する必要はありません。
しかし、TOで受信した場合「送信者だけに返信する」のか「CC全員に返信する」のか悩みどころではないでしょうか。
厳密な決まりはありませんが、社内外問わずCCはそのまま残して返信するのが一般的とされています。送信者側は「CCに入れたメンバーに情報共有したい」という意図があってCCを使っているので、返信も全員に行き渡った方が親切です。
CCのトラブルを回避するために
CCを使った問題で多いのが「確認ミス」です。
CCで受信した人はTOでメールを受け取った人よりも当事者意識が低く、こちらはCCで全員に情報共有できたと思っていても、メールを確認していない人がいるというトラブルが起こります。
特に上司にも確認をしてもらうためにCCに入れていたのに、
「あれ？ そのメール自分には届いてないよ？」なんて言われてしまっては大変です。
そうしたミスを防ぐためにメールの冒頭にTOとCCを明記すると良いでしょう。
- TO：〇〇部〇〇様
- CC：〇〇様、〇〇様
少し手間はかかりますが、このように明記することで「メールは誰に対して送られたものなのか」「主なやりとりは誰が行っているのか」「このメールを確認すべき人は誰なのか」をはっきりさせることができます。
CCに誰が入っているのかを記載することで、返信する人は自分が返信すべきかどうかが明確になります。
メールの「BCC」とは？
「BCC」とは「ブラインド・カーボンコピー（Blind Carbon Copy）」の頭文字をとった言葉です。
TO（宛先）、CCの下の欄にありますが、社外とのメールのやりとりでよく使われる便利な機能です。
CCとの違い
CCと機能は同じく、TO（宛先）に送ったメールをBCC内に入力したアドレス先にも共有するというものです。
ただし、CCと違い、BCCに入力されたメールアドレスはTO、CC、BCCに入力されている他の受信者には表示されません。
CCは全員のアドレスを参照することができましたが、BCCではそれが不可能です。
BCCは以下のような場面でよく使われます。
- 取引先のメールを他の人にも共有しておきたい時
- 面識の無い複数人に一斉送信する場合
TO、CC、BCCのいずれかでメールを受け取った人に、他にも受信者がいることを知られたく無い場合に重宝します。
一斉送信をする際の注意点
ビジネスメールでは、アドレスを他人に知られず一斉メールを送ることができるBCC機能はよく使われています。
しかし、BCCを使っての一斉送信は情報漏洩や、配信遅延のリスクがあります。BCCを使用する際はトラブルの元となる可能性があることを覚えておかなければなりません。
「BCCに入力したつもりだったが、CCで送ってしまった」というようなケアレスミスが大きなトラブルに発展したという事例もあります。
また、メールの配信スピードが遅くなったり、頻繁に大量の一斉送信を行っていると受信側のメールソフトが迷惑メール認定してしまう可能性があります。こうして一度ブラックリストに入ってしまうと重要なメールも届かなくなってしまいます。
その他、BCCには信頼を失いかねない多数のリスクが存在します。
より詳しく知りたい方は「プロが教える！一斉メール配信にBCCをお勧めしない理由と、正しいBCCの使い方！」の記事をご覧ください。
まとめ
以上、メールのCC機能についてまとめました。
CCは、主に社内やチーム間でメールの情報共有を目的として使われる機能です。細かなことでも全員が情報や進捗を把握していれば仕事も効率的に進みます。
逆に、メールを共有する機能は同じくしながらも、相手に秘密裏で行うことができるのがBCCです。受信側は他に誰に送られているのかわからず、当然アドレスを確認することもできません。
CCやBCCは非常に便利な機能ではありますが、ちょっとしたミスが情報漏洩につながったり、メールの書き方次第ではうまく情報共有できないこともあります。
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CC、BCCの使い方に注意して、正しいビジネスメールの使い方を覚えていきましょう。
