社会人必見!ビジネスメールの正しいマナーと書き方を解説します

2020.08.20 メール

TPOを考慮した「ビジネスメール」の作成は社会人にとっては必須のスキルです。

とは言え、相手や状況に応じた適切な言葉を選びつつ、先方に自分の思いを伝えるメールを作るのは簡単なことではないですよね。

今までに何度も「ビジネスメール」を作成してきたベテランの方でも、もしかしたら自分の思い込みや知識不足が原因で「NGなビジネスメール」になっていることもあります。

正しいマナーや知識を身につけなければ、自分のミスに気づくこともできません。

この記事では、最初に正しいビジネスメールの例文をご紹介し、その上で「ビジネスメール」を書く際の5つのポイントを解説しています。

また、「依頼・謝罪・質問・英語」といったシチュエーション毎に使える例文も合わせてご案内したいと思います。

ビジネスメールのマナーを確認したい方はもちろん、上記のシチュエーションで「ビジネスメール」を作成しようと考えている方はぜひご覧ください。

その他にも、コピペでそのまま使える例文集はコピペOK!すぐに使えるビジネスメール例文集でまとめていますので、ぜひご活用ください。

ワンランク上の「ビジネスメール」の例

まずは、一般的なマナーやルールに則った正しい「ビジネスメール」の例文をご紹介します。

件名

株主総会のご案内

本文

拝啓 歳末の候、□□様におかれましてはますますご繁栄の事とお喜び申し上げます。また、平素より格段のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、本日は○月△日(◼️曜日)に開催されます、株主総会のご案内を致したくご連絡差し上げました。詳細に関しましては、添付させていただきましたファイルに記載いたしました。

ご多忙の中とは存じますが、ご確認の上、今月中に出欠のご返信を頂きたく存じ上げます。

社員一同、□□様とお会いできる日を心待ちにしております。

最後になりますが、□□様の御健康を切にお祈り申し上げます。

敬具

株式会社●● 広報担当〜

季節の挨拶に始まり、受取手の名前を記載した上で、端的に要旨がまとめられていますね。

文末には、送信者の名前と相手を思いやる言葉が添えられており、とてもスマートなビジネスメールになっています。

こういったメールをしっかり書けるようになると、自分の会社とお客様の窓口として、より一層の信頼が得られるはずです。

「ビジネスメール」を書く際の5つのポイント

ここからは、先ほどご紹介したようなビジネスメールを作成するにあたって大切なポイントを5つご紹介していきます。

マナーが崩れてしまっている「NGなビジネスメール」では、先方の気分を害してしまう可能性もあるので、TPOを考慮した「大人のビジネスメール」を心がけるようにしましょう。

担当者、自分の名前を忘れない

送信先の相手(送信するメールを読んでもらいたい人)や自分の名前は必ず明記しましょう。

相手の会社によっては、社内で共有しているメールアドレスを通じてメールのやりとりをしている場合があります。

そのため、せっかく作成したメールでも、誰宛のメールか分からなければ読み飛ばされてしまうので注意しましょう。

また、送り主であるあなた自身の名前も、文中に記載するようにしましょう。

件名は端的に

件名は「短く、要件を明記」がスマートなビジネスメールのポイントです。

端的にしすぎて、無愛想な雰囲気になってしまうのも考えものですが、長すぎて、日本語が崩れてしまう件名も避けたいところです。

一般的に、理想的な件名の文字数は「4〜15文字」と言われています。

メルマガを対象とした調査ではありますが、やはり長すぎる件名は、受信側には好まれないようですね。

また、気をつけたいのが「Re:」の取り扱いです。

受信したメールが返信メールであるかどうかを知らせるのが「Re:」の役割なので、返信をする場合には削除せずに送信しましょう。

頻繁に件名を変えてしまうと、議題がわからなくなってしまう上に、話していた内容も確認しづらくなってしまいます。

話題が変わった場合や、改めてメールを送信する場合はメールを新規作成して送信すると良いでしょう。

その際に、既存のやり取りのメールに「◯◯の件につきましては改めてご連絡差し上げます」などと言った言葉を付け加えるとよりスマートでしょう。

書き出しの言葉や挨拶を添える場合もある

送信する相手にもよりますが、目上の方や、贔屓にしていただいているお客様・取引先様に送信するメールには「時候の挨拶」として、自分の現状や季節のことを表現することがあります。

時候の挨拶などを書くケースは決して多いとは言えませんが、必要な時にきちんとした挨拶ができないと困ってしまいますよね。

挨拶をきちんと書くことで、ワンランク上のビジネスメールを作成でき、お客様・取引先様と良好な関係を築くことができるはずです。

締めの言葉をつける

締めの言葉は、ビジネスメールを締めくくる大切なポイントです。

先述した、季節の挨拶と同様にメール全体の印象を左右する、と言っても過言ではない部分なので悪い印象が残らない終わり方にしましょう。

普段何気なく使っている言葉でも、丁寧な表現に変えることで、文章全体の印象が大きく変わります。

例えば、「よろしくお願いします」は『今後とも、どうぞよろしくお願いいたします』や『今後ともご指導を賜りますようよろしくお願いいたします』に変えるだけで、丁寧な気持ちが伝わってきます。

加えて、かしこまった表現に変えるには、相手を思いやる言葉などを添えるのも良いでしょう。
『どうかお体に気をつけてお過ごしください』、『ご自愛ください』などといった表現は、相手を気遣う言葉としてビジネスメールでよく使われています。

また、これらの表現に季節の言葉を組み合わせる事で、ワンランク上のビジネスメールになるでしょう。
春であれば「陽春の候」「穏やかな日差し」、夏であれば「梅雨の季節」「厳しい暑さ」といったような言葉が用いられます。

TO・CC・BCCを正しく使う

TO・CC・BCCは宛先設定の種類で、使いこなすことができれば、ビジネスメールを送る際にも非常に便利になるので覚えておくことをお勧めします。

TO・CC・BCCの役割は以下の通りです。

  • TO:「あなたに送っています」と言う意思表示。
  • CC:「TOの人に送りましたのでご確認ください」という意味。自分がCCに入っている場合は基本的に返信は行いません。TOの人やCC同士でアドレスが表示される。
  • BCC:CCと意味合いは同じ。TOの人やCCの人からはアドレスが見れない。

TOは言わずもがな、メールを読み場合によっては返信をして欲しい人のアドレスが入ります。

CC・BCCに関しては、確認をして欲しい人(例えば、上司など)のアドレスを入れましょう。BCCには「メールを確認して欲しいが、TO・CCの人からアドレスを確認されたくない人」のアドレスが入ります。

BCCを使うケースとしては、取引先とのメールを上司に見せておきたい時(この場合は、上司のアドレスは取引先からはみられません)や面識がない相手に一斉送信をする時などが挙げられます。

なお、BCCでの一斉送信には情報漏洩などのリスクが伴うことは理解しておきましょう。

プロが教える!一斉メール配信にBCCをお勧めしない理由と、正しいBCCの使い方!

ビジネスメールのシーンではこれらを正しく使い分けることで、上司への確認を兼ねることも出来ます。

ホウ(報告)レン(連絡)ソウ(相談)はビジネスマンの基本です。

そう言った意味でも、より良いビジネスメールの作成にはCCやBCCの使い分けが重要です。

シチュエーション別!ビジネスメールの例文集

ここからはご紹介してきたポイントを踏まえた上で、「依頼」「謝罪」「質問」「英語」の4つのシチュエーション別に、ビジネスメールの例をご紹介したいと思います。

 依頼をする際のビジネスメール

以下は「請求書の送付依頼」をする際のビジネスメールの例です。

5つのポイントでご説明した「端的な件名」「自分・担当者の名前」はもちろんですが、ここでは特に「ケースに応じた挨拶や締めの言葉」に注目してご紹介します。

件名

●月分請求書送付のお願い

本文

株式会社◯◯ ◼️◼️様

平素よりお世話になっております。株式会社△のーーです。

表題の件に関しまして御連絡を差し上げます。

通常は毎月10日までに原本を頂戴しておりますが、本日時点で請求書が届いておりません。

大変恐縮ですが、御確認をお願い致します。

なお、本メールと行き違いになっている場合はご容赦頂きますようお願い申し上げます。

ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。

お忙しい中とは存じますが、ご対応のほどよろしくお願い致します。

このビジネスメールのポイントは、送信したメールと行き違いになってしまうことを考慮し言葉を添えている点と、「お忙しい中とは存じますが」と請求書が届けられなかった先方の面目を潰さないよう配慮している点です。

「催促を含んだ依頼」をする立場とは言え、一方的な要求をしていくだけでは先方からの心証が悪くなってしまうかもしれません。

端的に依頼内容を述べつつも、相手を思いやった言葉を添えることを心がけましょう。

また通常、今回のような依頼の場合は「季節の挨拶」などは簡単な挨拶に置き換えるのが一般的です。

謝罪をする際のビジネスメール

以下は「メール誤送信の謝罪」をする際のビジネスメールの例です。

件名

メール誤送信のお詫び

本文

株式会社◯◯ ◼️◼️様

いつもお世話になっております。

株式会社△ 営業部のーーです。

この度は、先日お送りした「◯◯◯」のメールについて混乱を招いてしまい大変申し訳ありませんでした。

私の不注意によるミスであり、深く反省しております。

誠に勝手ではございますが、この後、正しい内容のメールを送らせていただきます。

ご迷惑をおかけしたことを反省いたしますと共に、送信前の内容確認を徹底し誤送信防止に努めてまいります。

この度は申し訳ございませんでした。

最後になりますが、今後とも弊社へご指導・ご鞭撻の程、よろしくお願い致します。

謝罪のビジネスメールも冒頭の挨拶は極力省略され、本題に入ることが一般的です。

また、今回のミスに関する再発防止の具体案などが添えられていると、相手としても安心することができるでしょう。

締めの言葉は、「これからもお付き合いください」「至らない部分があるかもしれませんがご指導ください」という意味合いを込めた言葉が述べられています。

質問をする際のビジネスメール

以下は「訪問の日程を打診する」際のビジネスメールの例です。

要は「どの日程だと都合が良いですか?」と質問をするメールなのですが、挨拶や締めの言葉を付けることで、より受け取り手に気持ちが伝わりやすい文章になっています。

件名

お伺い日時の提案

本文

株式会社◯◯ ◼️◼️様

拝啓 厳冬の候、年度末を迎え、◼️◼️様におかれましては、益々ご多忙のこととお察しいたします。

この度は、先日お話しいたしました「弊社商品のプレゼン」に関しまして、御社にお伺いする日時の候補をお知らせしたく、ご連絡差し上げました。

・ー月ー日(月曜日)
・〜月〜日(水曜日)
……

以上のお日にちで御社にお伺いしたいと考えております。

大変お手数ではありますが、ご都合の良い日にちをお選びいただいた上、◼️月◯日(金曜日)までにご返信を頂きたく存じます。

お忙しい中とは思いますが、ご対応よろしくお願いいたします。

最後になりますが、皆様の益々の御健康をお祈り申し上げます。敬具

株式会社△ 営業部ーー

このシチュエーションでは、自社の商品をプレゼンする日時を提案しています。ビジネスシーンでは基本的には謙遜をした表現が多用されます。

今回のケースでは、プレゼンの日程を打診するという立場なのでより丁寧な表現を心がけると良いでしょう。

季節の挨拶や、相手の健康を思いやる言葉を添え、用件だけのメールにならないよう注意が必要です。

また、「敬具」の位置は名前の前なので、お間違えなく。

英語を使ったビジネスメール

以下は「英語で訪問日時を変更する」際のビジネスメール(※)です。

※ 引用元:https://atenglish.com/blog/business-email-880.html

件名

Reschedule meeting on March 20th

本文

Dear Mr. Smith

It was a pleasure to speak with you yesterday.(先日はお話しすることができて光栄でした。)

I regret to inform you that unfortunately Ms. Gray will no longer be able to attend the meeting scheduled for this Tuesday.(この度は、謝罪させて頂きたいことがありご連絡をしました。実は、「Ms. Gray」が今週火曜日のミーティングに参加できなそうなのです。)

Would it be possible for us to set a new date for March 22nd at 13:00? I am sorry for the inconvenience.(大変申し訳ありませんが、ミーティングの日時を3月22日の13:00からに変更させていただけないでしょうか。)

If this time is not suitable for you, she is also available on Friday between 13:00 and 15:00.(金曜日の13:00〜15:00までは「Ms. Gray」は対応させていただくことができますのでご都合が悪ければご参考ください。)

Would you please let me know which time would suit you best? Thank you very much.(また、ご都合の良い日を改めて教えて頂きたく存じます。よろしくお願いいたします。)

Your sincerely,

Juliet Carter

ABC Corporation

英語のビジネスメールでは、一般的な「thank you」などの表現をさらに丁寧にした「thank you very in advance」、「I appreciate」といった表現が使われます。

依頼をする際も「Would you」や「Could you please」のような表現で、ある程度謙遜した表現を使った方が無難です。

ただし、英語のビジネスメールでは「季節の挨拶」などは省略されます。「丁寧な表現で端的に要旨を伝えること」が最優先されるので、日本語のビジネスメールとは区別しましょう。

まとめ

今回はTPOを考慮した「ビジネスメール」のポイントとシチュエーション別の例文をご紹介してきました。

「ビジネスメール」の作成には、季節の挨拶や締めの言葉に関する知識はもちろん、正しい使い時を熟知している必要があります。

場合によっては、挨拶を省略し要点をスッキリとまとめたメールの方が好まれる場合もあるからです。

しかし、どんな場合であれ、丁寧さや相手を思いやる気持ちが添えてあるのが「良いビジネスメール」の条件です。

最初は作成に時間がかかってしまうかもしれませんが、ご紹介してきたポイントを理解し、ワンランク上の「ビジネスメール」が作成できるようにしましょう。

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