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印象が良い「お断りメール」の書き方と例文を紹介!ビジネスで上手に断る秘訣を解説

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2023.05.30 メール

ビジネスのやりとりでは、相手の要求に対して「NO」を言わなければならない場面が出てきます。

大事な取引先や、お客様相手にお断りメールを送るのは躊躇われるかもしれませんが、ビジネスを円滑に進めていくためには、時には断ることも大切です。

ただ、断り方一つでもできるビジネスマンは相手を不快にさせない上手な断り方をしています。

今回の記事では、お断りメールを送る時の注意点や実際に使える例文を解説していきます。

目次

お断りメールがビジネスにおいて重要な理由

自身が所属する企業や部署によっても異なりますが、ビジネスシーンでお断りメールを送る機会は意外と多いです。

ここでは、お断りメールがビジネスにおいて重要な以下4つの理由について解説します。

お断りメールがビジネスにおいて重要な理由

  • 相手との関係を良好に保つため
  • メール相手との信頼関係を築くため
  • ビジネスチャンスを逃さないため
  • 文章の読み取り方による誤解を防ぐため

相手のことを気遣ったお断りメールを送ることはもちろん、お断りメールをきっかけに相手との信頼関係を築くことで新しいビジネスチャンスが訪れることもあります。各内容についてそれぞれ詳しくご紹介します。

相手との関係を良好に保つため

メールであっても相手とのコミュニケーションであることは、対面や電話と変わりありません。

伝え方によっては、相手との関係が良好にもなりますし、関係が悪化することもあります。そのため、角が立つような断り方はせずビジネスに悪影響を及ぼすようなリスクを避けるようにしましょう。

特に取引先や上司へのお断りメールは注意が必要です。具体的な例文などは後ほどご紹介しますので参考にしてください。

メール相手との信頼関係を築くため

お断りメールは、「メール」という特性からどうしても冷たい印象を持たれがちです。そのため、相手の気持ちに寄り添い、配慮のある内容にする必要があります。

機械的な内容でのお断りメールではなく相手への気遣いや感謝、クッション言葉を活用した柔らかい言葉を使ったメールを意識しましょう。

ビジネスチャンスを逃さないため

お断りメールを適切に送ることができるとビジネスチャンスをつかめる可能性があります。

例えば、相手からの提案を断る際にただ「お断りします」と伝えるのではなく、〇〇という条件であれば詳しくお話を聞きたいですなどと伝えると良いでしょう。

商品やサービスのリニューアルなど、お断りをした後のことを想定してメールを送るとビジネスチャンスを逃さずにすみます。

文章の読み取り方による誤解を防ぐため

メールでのコミュニケーションでは相手の表情を見ることも声を聞くこともできません。つまり、相手の感情を読み取る手段がないのです。

そのため、悪意がなくとも自身のお断りメールによって相手を不快にしてしまっている危険性があります。

そのような文章の読み取り方による誤解を防ぐためには、お断りメールの中にクッション言葉を添えたり、感情が伝わりやすい鉄板フレーズを活用することが必要となります。

印象が良くなる「お断りメール」の書き方3ポイント

お断りメールの書き方によって印象は良くも悪くもなります。せっかく同じ一通のメールを送るのであれば印象は良いほうがいいですよね。

ここからは印象が良くなる「お断りメール」の書き方を3ポイントに絞ってご紹介します。

印象が良くなる「お断りメール」の書き方

  • ビジネス冠詞をクッション言葉として活用する
  • 断って終わりではない!次につながる一言を添える
  • NGポイントを避ける

それぞれ詳しく解説します。

ビジネス冠詞をクッション言葉として活用する

どうしてもお断りをしなければならない場面は出てきますが、その際になるべく角を立たせないような断り方をすることが大切です。その際に便利なのがビジネス冠詞です。

ビジネス冠詞とは、断りフレーズの前につけるクッション的な役割をもつ言葉で、ビジネスメールでは頻繁に使われています。

以下、断る際に使えるビジネス冠詞をまとめました。

  • 申し訳ありませんが
  • 残念ながら
  • せっかくですが
  • 申し訳ございませんが
  • ありがたいお話ではございますが
  • 身に余るお言葉ですが
  • 大変申し訳ないのですが(大変申し上げにくいのですが)
  • ご期待に添えず申し訳ございませんが
  • お役に立てず恐縮ですが(お役に立てず残念ですが)

はっきりとNOを伝えることは大切ですが、「お断りします」や「できません」だけでは文章に棘があります。

特にメールは文字だけのやりとりになるので、上記のようなフレーズをいれることで、柔らかい印象にすることができます。

断って終わりではない!次につながる一言を添える

お断りメールの目的は「断ること」だけでない場合もあります。本当は断りたくないが、タイミングがどうしてもあわなかったなんてこともしばしばあります。

そんなときには、次につながる一言を添えて次の機会を逃さないようにしましょう。以下、例文を3つご紹介しますので参考にしてください。

  • 今回は料金面でお断りさせていただくことになりましたが、もし料金についてのご相談が可能であれば上司を含めて再度お話をうかがいたいです
  • ご希望の商品は現在在庫がございませんが、一つ前の型でよければちょうど一つだけ在庫がございます。本日中にご購入いただけるようですと特別価格の半額でご提供させていただきます
  • この度はご希望に添えず誠に申し訳ございません。またの機会がございましたら、お声がけいただけますと幸いです

このように、ビジネス上でのお断りメールは「断る+提案」の型を使うことで、断りつつもチャンスを逃さずにすむでしょう。

NGポイントを避ける

お断りメールを送る際は、絶対にやってはいけないポイントがあります。それは以下の3つです。

お断りメールを送るときにやってはいけないこと

  • 断りメールであることをはっきりと記載しない
  • 相手への気遣いやフォローがなく無下に断る
  • CCやBCCを使ってお断りメールを一斉配信する

上記のうち一つでも当てはまる場合はトラブルにつながる可能性があるので注意が必要です。詳しくは次のパートで解説します。

お断りメールを書く時の注意点

ここからは、お断りメールを書く際に注意するポイントを解説していきます。

失礼な表現になっていると、次回以降の関係性にも影響するので最低限のマナーを守ってメールを作成するようにしましょう。

断りメールであることをはっきりさせる

なるべく柔らかい表現を使うことは大切ですが、お断りメールを送る際には、断りであることをはっきりと伝え、なるべく濁さないようにしましょう。

曖昧な表現では相手もどのような対応をすればいいのか困ってしまいます。

「お断り」の意思表示をする際には、「検討中」「考慮中」「条件次第では了承する」ではなく、「できない・やらない・不可」というような意思をはっきりと伝えることが大切です。

相手への気遣いやフォローを忘れずにする

ビジネス冠詞と似たポイントになりますが、「大変嬉しいお誘いではありますが…」や「こちらの都合で大変恐縮ですが…」といった相手を気遣う一言を入れておくことで相手の気分を害することもなくなります。

「今後のご活躍をお祈り申し上げます」というようなフォローとなる挨拶を最後に入れることもお断りメールでは良く使われています。

お断りをするシーンでも、こうした気遣いやフォローを行うことで心証を良くすることができます。

CCやBCCを使っての一斉配信を行わない

大勢の相手にお断りメールを送る場合はCCやBCCの利用は控えましょう。CCでの送信は送信相手にすべての送り先が共有されてしまいますし、BCCでの送信は誤送信によって個人情報漏洩の可能性があります。

以前、デジタル庁がBCCで送るべきメールをTOで送ってしまい、個人情報が漏洩したことでSNSで炎上していました。

デジタル庁_個人情報漏洩

参考:メールの宛先誤りについて – デジタル庁

このようにお断りメールを一斉送信する場合はリスクがあります。個人情報漏洩は社会からの信用を失うだけでなく、罰則を求められることもあります。どうしても一斉送信をしたい場合はメール配信システムを使うなど、リスクを回避できる方法で実施しましょう。

参考:その一斉送信メールで大丈夫?正しいCC・BCCの使い方をプロが解説します!

参考:メール配信システム比較20選!機能・料金を徹底比較

お断りメールの鉄板フレーズ

お断りメールを送る際に使える鉄板フレーズを3つ紹介します。非常に使い勝手がいいので、覚えていればいざという時でもすぐにお断りメールを作成することができます。

  • 今回は見送らせていただきます。
  • ご期待に添えず申し訳ございません。
  • 辞退させていただきます。

それぞれ詳しく解説します。

今回は見送らせていただきます

まず一つ目の「今回は見送らせていただきます」ですが、「今回は」というフレーズが相手に次回以降の取引を予感させ、非常に使い勝手の良い要因になっています。また、「見送らせていただきます」という言葉も、柔らかな印象を与えることができる言葉です。

ご期待に添えず申し訳ございません

二つ目の「ご期待に添えず申し訳ございません」は、自分が下手に出ることで、相手に与える印象を良くすることができるフレーズです。この断りフレーズは相手の商品や提案を褒めつつ使えることができるので非常に便利です。カスタマーサポートなどでも、サポートの範囲を超えた要望についてのお断りとしても使えます。

辞退させていただきます

三つ目の「辞退させていただきます」は、「お断りします」や「できません」を角の立たない印象に変えてくれるフレーズで、業務提携や営業の申込を断りたい時に使える言い回しです。

お断りメールの例文

実際にお断りメールの例文を紹介していきます。

これまで紹介してきたビジネス冠詞や、鉄板フレーズを実際の文中に取り入れているので、作成の際の参考にしてみてください。

相手の要望に添えない時のお断りメール

件名

今回のご提案内容について

本文

〇〇株式会社 営業部
〇〇様

平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の△△です。

この度は、弊社との新規取引についてご提案いただき、誠にありがとうございます。
せっかくご提案いただいた中で恐縮ではございますが、今回は見送らせていただきます。

大変、魅力的な内容ではありますが(断りの理由)のため、貴社のご要望には応えかねます。

またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

先ほど紹介したビジネス冠詞や、フォローの言葉をたくさん使うことで、断りながらも柔らかい印象の文面になっています。

「またの機会がありましたら…」というような次回を期待させる言葉や、代替案を提案したりすれば相手とも良好な関係を維持することができるでしょう。

逆に、次回の可能性がなく以後取引を行うことがないような場合は、このような言葉は誤解を生むことになるので次回につなげるような言葉は入れない方が良いでしょう。

先方からのイベントやパーティーの誘いへのお断りメール

件名

〇〇イベントへの参加の件について

本文

〇〇株式会社
イベント担当〇〇様

貴社ますますご清栄の段、お喜び申し上げます。
この度は貴社記念パーティへのご招待をいただき、ありがとうございます。

せっかくご招待いただいたところ大変申し訳ないのですが、所用があり今回は見送らせていただきます。

またのお誘いを楽しみにお待ちしております。
以上、取り急ぎメールにてご連絡いたします。

イベントやパーティーへのお誘いへの断りメールです。
良好な関係性を維持していくためにはこうしたイベント事への参加は大切ですが、断らざるを得ない場面も出てくるでしょう。

先ほどと同じように、次回の誘いを待っているという意思表示をすることが重要です。大切な取引先である場合には、メールだけでなく電話で直接連絡するのも一つの手です。

人事採用のお断りメール

件名

採用結果のお知らせ

本文

〇〇株式会社人事担当の〇〇です。

先日は、弊社採用試験にお越しいただき誠にありがとうございました。
厳正な審査の結果の結果、今回は残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
何卒、ご了承いただきますようお願い申し上げます。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍とご健勝をお祈りしております。

人事採用の可否を知らせるメールの例文です。

不採用にしたからと言って適当な扱いはしないようにしましょう。採用試験を受けてくれた人にとっては、面接時やメールでの対応がその後の企業イメージに繋がってしまいます。

見積もりをもらった製品の購入を断るメール

件名

お見積もりの件について

本文

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

先日はお見積もりをいただき、ありがとうございました。
いただいた金額と製品情報をもとに、社内で慎重な検討を重ねましたが、今回は購入を見送らせていただく形となりました。

お手数をおかけしてしまったにも関わらず、大変申し訳ございません。
△△社様の製品は業界内でも評判が良く、機会がありましたら是非ともお取引いただきたいと思っております。

皆様のご健勝とご多幸を心よりお祈り申し上げます。

見積もりをもらったが取引につながらない、というのは良くある事です。見積もりとはいえ、先方には手間をかけてもらっているので、無下にせず、見積もりをしてくれたことへの感謝や、取引に繋がらなかったことを詫びるような文面にしましょう。

スポンサーシップ募集を断るメール

件名

スポンサーシップ申し込みについての回答

本文

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

この度は貴社のスポンサーシップ募集についてご案内をしていただきありがとうございました。
社内でも検討を進めて参りましたが、今回は見送らせていただきたいと思っております。

ご丁寧な説明をしていただきましたが、このような形となり大変申し訳ございません。
ご提案をいただきました、スポンサーシップ案には非常に魅力的でしたが、現状の予算と今後の計画値を照らし合わせた結果、今回はお断りをさせていただきます。

状況が変わりましたら、社内で再検討を進めて参ります。
今後の貴社のご活動について、一層の成功をお祈り申し上げます。

スポンサーシップ募集に対してのお断りするときの例文で、イベントなどで協賛企業を募る場合などに該当します。

相手の提案内容に対して、「魅力的な印象」を感じたと記載することで、相手への印象をなるべく下げずに断ることができます。

他の例文と同様になぜ、断ることになったのかその理由や背景を記載することで「仕方なく断るしかなかった」という印象を与えることができます。

寄付や支援を断るメール

件名

ご案内いただきました本年度の寄付金について

本文

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

先日は、△△プロジェクトのご案内をしていただき、誠にありがとうございました。
今回のプロジェクトについては地域への社会貢献度も非常に高いと感じられましたが、本年度は既に他の団体への寄付・支援を行う予定のため、見送らせていただけますと幸いです。

ご案内いただきましたプロジェクトに賛同する気持ちは十分にございますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

貴社の活動が、今後もより一層発展されますことを心よりお祈り申し上げます。

寄付・支援をお断りするときの例文です。

この例文では他に支援をする予定のためと断っていますが、寄付・支援をする資金がない際は「経営基盤が十分に整っていないため」や「創業してから間もないため」と記載するといいでしょう。

地域団体から時折、このような依頼をされるケースがありますが、断る際は自社の状況に合わせて先述した内容で返信を行いましょう。

商品・サービス連携の打診を断るメール

件名

弊社商材との連携についてのご返答

本文

お世話になっております。〇〇株式会社の広報担当 〇〇です。

この度は弊社サービスとの連携についてご提案をいただきまして、誠にありがとうございます。

また、弊社サービスの△△にもご興味とお褒めの言葉をいただき、重ねて感謝を申し上げます。

社内でも検討をさせていただきましたが、連携については社内のリソース不足と今後のサービス戦略の観点から、今回は見送らせていただけますと幸いです。

貴社サービスについては以前から、非常に魅力的であると感じており、今回の連携が実現すれば市場へのインパクトも大きいと思っております。

しかしながら、先述した要因があるため、今回の連携をお断りする判断をさせていただきました。

繰り返しにはなりますが、提携のご提案と、弊社に関心を寄せていただいたことに深く感謝を申し上げます。

貴社のサービスが一層の成功を収め、市場での地位をさらに確立されることを心から願っております。

商材・サービスの連携について断る際の例文です。

このような打診を受けた際は、提案に対するお礼だけでなく、自社サービスにも関心を寄せてくれたことについても感謝を伝えるようにしましょう。

そのため、文末には相手企業・サービスへ気遣いやフォローについても必ず記載しましょう。

英語でのお断りメールの書き方

ビジネスシーンにおいては英語での対応が必要なこともあります。注意点やポイントは日本語での場合とは変わりませんので英語でのお断りメールのフレーズをいくつかご紹介します。

英語のお断りメールフレーズの例

まずはお断りメールのフレーズを紹介します。

  • 申し訳ありませんが:I'm sorry but
  • 残念ながら:I'm afraid
  • ありがたいお話ではございますが:Thank you for your story
  • ご期待に添えず申し訳ございませんが:I am sorry that we did not meet your expectations.
  • お役に立てず恐縮ですが:Sorry to be of no help

感謝を伝える英語のメールフレーズの例

次は感謝を伝える際のメールフレーズをご紹介します。

  • ご連絡ありがとうございます:Thank you for contacting us
  • メールをいただきありがとうございます:Thank you for your email
  • ご提案ありがとうございます:Thank you for your suggestion

締めに使える英語のメールフレーズの例

次は感謝を伝える際のメールフレーズをご紹介します。

  • この度は機会をいただきありがとうございました:Thank you for giving me this opportunity
  • 今後ともよろしくお願いいたします:Thank you for your continued support
  • またのご提案をお待ちしております:We look forward to your further suggestions.

まとめ

以上、お断りメールを作成する際の注意点や例文を紹介しました。

お断りメールも、相手を気遣いなるべく角が立たないように書こうと思うと難しいですが、お決まりのフレーズを覚えればすんなりと作成できるようになります。

しかし、同じような言い回しばかり使っていると、取引先からもあまり良い印象をもたれかねません。今回紹介したようなフレーズや例文を使い分けて、相手との関係性を壊さないようなお断りメールを作成できるようにしていきましょう。

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