印象が良いお断りメールの書き方! 「お断り」で関係性を崩さないために

2020.09.23 メール

ビジネスのやりとりでは、相手の要求に対して「NO」を言わなければならない場面が出てきます。

大事な取引先や、お客様相手にお断りメールを送るのは躊躇われるかもしれませんが、ビジネスを円滑に進めていくためには、時には断ることも大切です。

ただ、断り方一つでもできるビジネスマンは相手を不快にさせない上手な断り方をしています。

今回の記事では、お断りメールを送る時の注意点や実際に使える例文を解説していきます。

お断りメールを書く時の注意点

まずはお断りメールを書く際に注意するポイントを解説していきます。

失礼な表現になっていると、次回以降の関係性にも影響するので最低限のマナーを守ってメールを作成するようにしましょう。

使うフレーズに注意

どうしてもお断りをしなければならない場面は出てきますが、その際になるべく角を立たせないような断り方をすることが大切です。

その際に便利なのがビジネス冠詞です。

ビジネス冠詞とは、断りフレーズの前につけるクッション的な役割をもつ言葉で、ビジネスメールでは頻繁に使われています。

以下、断る際に使えるビジネス冠詞をまとめました。

  • 申し訳ありませんが
  • 残念ながら
  • せっかくですが
  • 申し訳ございませんが
  • ありがたいお話ではございますが
  • 身に余るお言葉ですが
  • 大変申し訳ないのですが(大変申し上げにくいのですが)
  • ご期待に添えず申し訳ございませんが
  • お役に立てず恐縮ですが(お役に立てず残念ですが)

はっきりとNOを伝えることは大切ですが、「お断りします」や「できません」だけでは文章に棘があります。

特にメールは文字だけのやりとりになるので、上記のようなフレーズをいれることで、柔らかい印象にすることができます。

断りメールであることをはっきりさせる

なるべく柔らかい表現を使うことは大切ですが、お断りメールを送る際には、断りであることをはっきりと伝え、なるべく濁さないようにしましょう。

曖昧な表現では相手もどのような対応をすればいいのか困ってしまいます。

「お断り」の意思表示をする際には、「検討中」「考慮中」「条件次第では了承する」ではなく、「できない・やらない・不可」というような意思をはっきりと伝えることが大切です。

相手への気遣いやフォローを忘れずに

ビジネス冠詞と似たポイントになりますが、「大変嬉しいお誘いではありますが…」や「こちらの都合で大変恐縮ですが…」といった相手を気遣う一言を入れておくことで相手の気分を害することもなくなります。

「今後のご活躍をお祈り申し上げます」というようなフォローとなる挨拶を最後に入れることもお断りメールでは良く使われています。

お断りをするシーンでも、こうした気遣いやフォローを行うことで心証を良くすることができます。

お断りメールの鉄板フレーズ

お断りメールを送る際に使える鉄板フレーズを3つ紹介します。非常に使い勝手がいいので、覚えていればいざという時でもすぐにお断りメールを作成することができます。

  • 今回は見送らせていただきます。
  • ご期待に添えず申し訳ございません。
  • 辞退させていただきます。

まず一つ目の「今回は見送らせていただきます」ですが、「今回は」というフレーズが相手に次回以降の取引を予感させ、非常に使い勝手の良い要因になっています。また、「見送らせていただきます」という言葉も、柔らかな印象を与えることができる言葉です。

二つ目の「ご期待に添えず申し訳ございません」は、自分が下手に出ることで、相手に与える印象を良くすることができるフレーズです。この断りフレーズは相手の商品や提案を褒めつつ使えることができるので非常に便利です。

三つ目の「辞退させていただきます」は、「お断りします」や「できません」を角の立たない印象に変えてくれるフレーズで、業務提携や営業の申込を断りたい時に使える言い回しです。

お断りメールの例文

実際にお断りメールの例文を紹介していきます。

これまで紹介してきたビジネス冠詞や、鉄板フレーズを実際の文中に取り入れているので、作成の際の参考にしてみてください。

相手の要望に添えない時のお断りメール

件名

今回のご提案内容について

本文

〇〇株式会社 営業部
〇〇様

平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の△△です。

この度は、弊社との新規取引についてご提案いただき、誠にありがとうございます。
せっかくご提案いただいたなか恐縮ではございますが、今回は見送らせていただきます。

大変、魅力的な内容ではありますが(断りの理由)のため、貴社のご要望には応えかねます。

またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

先ほど紹介したビジネス冠詞や、フォローの言葉をたくさん使うことで、断りながらも柔らかい印象の文面になっています。

「またの機会がありましたら…」というような次回を期待させる言葉や、代替案を提案したりすれば相手とも良好な関係を維持することができるでしょう。

逆に、次回の可能性がなく以後取引を行うことがないような場合は、このような言葉は誤解を生むことになるので次回につなげるような言葉は入れない方が良いでしょう。

先方からのイベントやパーティーの誘いへのお断りメール

件名

〇〇イベントへの参加の件について

本文

〇〇株式会社
イベント担当〇〇様

貴社ますますご清栄の段、お喜び申し上げます。
この度は貴社記念パーティへのご招待をいただき、ありがとうございます。

せっかくご招待いただいたところ大変申し訳ないのですが、所用があり今回は見送らせていただきます。
弊社ごとで大変恐縮でございませんがそのような形でよろしくお願いいたします。ご期待に添えず大変申し訳ございません。

またのお誘いを楽しみにお待ちしております。
以上、取り急ぎメールにてご連絡いたします。

イベントやパーティーへのお誘いへの断りメールです。
良好な関係性を維持していくためにはこうしたイベント事への参加は大切ですが、断らざるを得ない場面も出てくるでしょう。

先ほどと同じように、次回の誘いを待っているという意思表示をすることが重要です。大切な取引先である場合には、メールだけでなく電話で直接連絡するのも一つの手です。

人事採用のお断りメール

件名

採用結果のお知らせ

本文

〇〇株式会社人事担当の〇〇です。

先日は、弊社採用試験にお越しいただき誠にありがとうございました。
厳正な審査の結果の結果、今回は残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
何卒、ご了承いただきますようお願い申し上げます。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍とご健勝をお祈りしております。

人事採用の可否を知らせるメールの例文です。

不採用にしたからと言って適当な扱いはしないようにしましょう。採用試験を受けてくれた人にとっては、面接時やメールでの対応がその後の企業イメージに繋がってしまいます。

見積もりをもらった製品の購入を断るメール

件名

お見積もりの件について

本文

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

先日はお見積もりをいただき、ありがとうございました。
いただいた金額と製品情報をもとに、社内で慎重な検討を重ねましたが、今回は購入を見送らせていただく形となりました。

お手数をおかけしてしまったにも関わらず、大変申し訳ございません。
△△社様の製品は業界内でも評判が良く、機会がありましたら是非ともお取引いただきたいと思っております。

皆様のご健勝とご多幸を心よりお祈り申し上げます。

見積もりをもらったが取引につながらない、というのは良くある事です。見積もりとはいえ、先方には手間をかけてもらっているので、無下にせず、見積もりをしてくれたことへの感謝や、取引に繋がらなかったことを詫びるような文面にしましょう。

まとめ

以上、お断りメールを作成する際の注意点や例文を紹介しました。

お断りメールも、相手を気遣いなるべく角が立たないように書こうと思うと難しいですが、お決まりのフレーズを覚えればすんなりと作成できるようになります。

しかし、同じような言い回しばかり使っていると、取引先からもあまり良い印象をもたれかねません。今回紹介したようなフレーズや例文を使い分けて、相手との関係性を壊さないようなお断りメールを作成できるようにしていきましょう。

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