Gmailで宛先をラベル管理して一斉送信する方法｜BCCの限界も解説

Gmailで複数の相手にメールを一斉送信する際、毎回BCCに一人ひとりのアドレスを入力していませんか。実はGmailのラベル機能を活用して連絡先をグループ化しておけば、宛先にラベル名を入れるだけで瞬時に全員のアドレスを呼び出すことが可能です。

この記事では、Gmailでの一斉送信を劇的に効率化するラベル（グループ）の作成手順から、ビジネスで利用する際に知っておくべきBCC送信のリスク、そしてより安全な代替手段までを徹底解説します。

「TO」「CC」「BCC」を使った一斉送信

Gmailのラベルを作成する方法をご説明する前に、一斉送信には欠かせない「宛先の設定」に関して解説していきたいと思います。

これを理解せずに一斉送信をしてしまうと、メールアドレス流出などのセキュリティ事故に発展してしまう可能性もあるので、一斉送信をする際は必ず「TO」「CC」「BCC」の使い方があっているか確認しましょう。

「TO」を使った一斉送信

「TO」は通常の宛先設定で、送信者・受信者の全員が「TO」欄に設定されたメールアドレスを確認することができます。

また「TO」に設定する人はメインの送信対象者のみで、念の為に送信内容を確認してほしい相手などは、後述する「CC」や「BCC」に記載するようにしましょう。

ちなみに、Gmailのメールアドレス予測変換機能は、過去一度でもメールのやりとりをした相手なら、予測変換一覧として表示されます。

連絡先に登録せずとも候補として表示されるのは便利ですが、意図しないメールアドレスが指定される場合もあります。

誤送信の原因となりうるので、予測変換されたメールアドレスが送りたい相手なのか、必ずチェックするようにしましょう。

「CC」・「BCC」を使った一斉送信

「CC」や「BCC」はメインの受信者ではありませんが、「TO」（メインの受信者）宛に送信した内容を共有したい相手を設定する、いわばサブの受信者です。

「CC」と「BCC」の設定は以下の画像のように行います。

①の画像のようにすると、「CC」「BCC」欄が追加されます。任意のアドレスをここに設定することで、一斉送信をすることができます。

「CC」は「カーボンコピー」の略で、ここにはメインの受信者ではないものの、情報を共有したい人を設定すると良いですね。

「CC」に設定された人のメールアドレスは、送信者・受信者共に確認することが可能なので、秘匿性を保ちたいメールアドレスは「BCC」（ブラインドカーボンコピー）に設定し、送信者以外は確認できないようにしましょう。

「グループ」を使った一斉送信

ここからは、Googleの「グループ（ラベル）」を使った一斉送信の方法を解説していきたいと思います。

Googleのグループ機能を使えば、かなり楽にたくさんの方へ向けてメールを送信することができる上に、必要なケースごとにラベルを作っておけば、いちいちメールアドレスを手打ちする必要も無くなります。

グーグルアカウントの連絡先を開く

Gmailの一斉送信で使える、「ラベル」は、「Gmail」ではなく「連絡先」というアプリから作成します。

Gmailを使った一斉送信なので、Gmailのシステムの中でラベルの作成機能を探しがちですが、グループを作成するのはあくまで「連絡先」からです。

「連絡先」はGoogleアカウントで使えるアプリの一つなので、まずは自分のGoogleアカウントを開きましょう。

次に「Gmail」ではなく「連絡先」を選択してアプリを開いてください。

グループに設定したい宛先を選択する

「連絡先」アプリを開いたら、グループに設定したい宛先にチェックを入れていきます。

画面の右上には、現在何人選択しているかが表示されるので、漏れがないかの最終確認に活用できそうですね。

ラベルを作成する

次に、下の画像にあるアイコンを選択して、ラベルを作成します。

その後、新しく「ラベルを作成」を選択し、グループ（=ラベル）の名前をつけましょう。

例えば、社内のグループであれば「◯◯課連絡用」といったような名前のラベルが良いかもしれません。

今回は「練習用！」というラベルを作成しました。

ここまでの作業が完了すると、「連絡先」のアプリ内に、作成したラベルが表示されるようになります。

Gmailで宛先にラベルを適用する

最後に、「連絡先」で作成したラベルを「Gmail」内のメールに反映させましょう。

まずはメールを開き、「宛先」の部分をクリックします。

この時に「CC」「BCC」に作成したラベルを反映させたいときは、前述した方法と同じように「CC」もしくは「BCC」を選択して同じ操作をします。

宛先の選択画面が現れるので、作成したラベルが収納されている「連絡先」を開きましょう。

最後に、使いたいラベルを選び、「すべて選択」にチェックを入れることで、メールの宛先に先ほど作成したラベルが適応されます。

一斉送信をする際は「TO」や「CC」「BCC」に正しいラベルが選択されているかを確認して送信するようにしましょう。

Gmailの「ラベル」機能で宛先グループを作成して一斉送信する方法

Gmailで毎回複数の宛先を手動でBCCに入力するのは手間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。Googleが提供している連絡先管理ツール「Googleコンタクト」のラベル機能を活用すれば、あらかじめ作成したグループを一発で呼び出すことが可能です。ここでは宛先リストの作成から実際の送信手順までを詳しく解説します。

Step1：Googleコンタクトで「連絡先ラベル」を作成する

以前のGmailではメール画面内で連絡先を管理できましたが現在は「Googleコンタクト」という別の管理画面を使用するのが基本です。まずはGmail画面の右上にあるアプリランチャー（点の集合アイコン）から「コンタクト」を選択して開いてください。

Googleコンタクトの画面が開いたら左サイドバーにある「ラベルを作成」をクリックして「プロジェクトAチーム」や「メルマガ会員」など分かりやすい名前を付けます。ラベルができたら登録済みの連絡先一覧からグループに入れたい人物にチェックを入れ、上部のラベルアイコンから先ほど作成したラベルを適用すれば準備完了です。まだ連絡先が登録されていない場合は「連絡先を作成」から新規追加する際に同時にラベルを指定することもできます。

Step2：作成したラベルを宛先（BCC）に指定して送信する

ラベルへの宛先登録が完了したらGmailのメール作成画面に戻ります。この機能の最大のメリットは宛先欄にラベル名を入力するだけで登録されたメールアドレスが一括で入力される点です。具体的な手順は以下の通りです。

宛先が展開されたあとは通常通り件名と本文を入力して送信するだけですが、個人のGmailアカウント（@gmail.com）から送信する場合は1日500通という送信制限があるため注意が必要です。また大量のアドレスを展開すると画面の動作が重くなる場合があるため、数十件程度の小規模な一斉送信での利用をおすすめします。

スマホ（iPhone/Android）アプリからはラベル送信できない点に注意

非常に便利なラベル送信機能ですがPC版のブラウザ（Chromeなど）でのみ利用可能な機能である点に注意が必要です。iPhoneやAndroidの公式Gmailアプリでは宛先欄にラベル名を入力しても候補が表示されずグループ送信ができません。

外出先からスマホで一斉送信を行いたい場合はスマホのブラウザからPC版表示に切り替えてGmailにアクセスするか、グループ送信に対応したサードパーティ製の連絡先管理アプリを併用する必要があります。基本的にはPC環境で落ち着いて作業できるタイミングで送信することをおすすめします。

一斉送信したメールを「ラベル」で管理・整理するテクニック

一斉送信を行うと「送信済みトレイ」に同じような件名のメールが並び、後から特定の送信メールを探すのが困難になることがあります。ここでは送信側としてのラベル活用法だけでなく、送信したメール自体を整理するためのテクニックを紹介します。

自動振り分け設定で送信済みメールにラベルを付ける

Gmailのフィルタ機能を使えば受信メールだけでなく送信メールに対しても自動的にラベルを付けることが可能です。例えば「定期配信」や「一斉連絡」といったラベルを作成しておき、特定の件名を含むメールを送信した際に自動でそのラベルが付くように設定します。

検索バーの右端にある調整アイコンをクリックして検索オプションを開き、From欄に自分のアドレスを入力しつつ件名欄に特定のキーワード（例：「【お知らせ】」など）を指定します。「フィルタを作成」へ進み「ラベルを付ける」にチェックを入れて任意のラベルを選択すれば設定は完了です。これにより送信履歴が整理され過去の一斉送信メールをスムーズに振り返ることができるようになります。

ご提示いただいた記事の構成に合わせて、指定された見出しと内容を追加作成しました。 GmailでのBCC送信のリスクや限界（送信数制限や到達率の低さ）を補完し、より安全で効果的な手段としてスムーズに誘導する内容になっています。

一斉送信ならメール配信システムを活用する

Gmailのラベル機能を使った一斉送信は、コストをかけずに手軽にできる反面、いくつかのリスクや限界も存在します。

例えば、誤って「BCC」ではなく「TO」や「CC」にラベルを入れてしまうと、全員のメールアドレスが流出してしまうセキュリティ事故に直結します。また、個人のGmailアカウントには「1日500通まで」という送信制限があり、ビジネス拡大に伴って対応しきれなくなるケースも少なくありません。そこでおすすめなのが、メール配信システムの導入です。

メール配信システムを使うメリット

メール配信システムとは、大量のメールを高速かつ安全に届けるための専用ツールです。導入には以下のような大きなメリットがあります。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

初めてメール配信システムを導入する場合、多機能すぎて使いこなせないツールよりも、シンプルで使いやすいものを選ぶのが成功の鍵です。そこでおすすめなのが「ブラストメール（blastmail）」です。ブラストメールの特徴は以下の通りです。

Gmailでの管理に限界を感じ始めたらセキュリティと業務効率の両面から、ブラストメールのような専用システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。無料トライアル期間を設けている場合も多いため、まずは実際の操作感を試してみることをおすすめします。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

まとめ

今回は「Gmailを使った一斉送信の方法」に関して解説をしてきましたがいかがでしたか？

まず押さえておいていただきたいのが、一斉送信用のラベルを作成するのは「Gmail」からではなく「連絡先」というアプリからという点です。ここを理解していないと、Gmail内をぐるぐると回ってしまうことになるので注意してくださいね。

「連絡先」でラベルを作成することができたら、あとは宛先にラベルを反映させるだけで簡単に一斉送信ができます。ケースごとにたくさんのラベルを用意しておくことで、迅速に情報共有ができる上に、送り忘れなどのミスを防ぐこともできるでしょう。最後に、一斉送信のマナーである「TO」「CC」「BCC」が正しく使われているかのチェックを忘れずに行いましょう。

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