同内容のメールを複数人に送りたい場合には「一斉送信機能」が便利です。
今回の記事ではOutlookを使ったメールの一斉送信の方法と、一斉送信を行う際の注意点について解説していきます。
普段、特に意識せず一斉送信機能を使っているかもしれませんが、思わぬトラブルに繋がる可能性があることを知っておきましょう。
Outlookの一斉送信で誤送信した経験はありませんか？安全に一斉送信している企業はメール配信システムのブラストメールを活用しています。
これからOutlookで一斉送信をする前にBCCのリスクについてはしっかり把握しておきましょう。
目次
Outlookを使ってメールを一斉送信する方法
最初にOutlookを使ってメールを一斉送信する3つの方法について解説していきます。
複数の宛先を選択する
まずは、手作業で複数のアドレスを入力していく方法です。
連絡先の画面で送りたい宛先を「Ctrlキー」を押しながらクリックしていくことで、一度に複数人を選択することができます。
メールを一斉送信する際には「TO」「CC」「BCC」の意味を把握し、状況によって上手く使い分けることが必要です。
CCに入力したアドレスには、TOに送った内容と同じメールが共有されます。BCCに入力した場合にも共有されますが、BCCの場合は共有したアドレスが他の受信者に知られる心配がありません。
CCはアドレス情報を共有しても問題無いチーム内、BCCは他にも受信者がいることを知られたくない場合に良く使われます。
CC、BCCについてはこちらの記事で詳しく解説していますので参考にしてみてください。
【初心者向け】メールのCCの使い方と返信マナー。BCCとの違いも解説！
グループを作成する
Outlookには頻繁に一斉送信する宛先を事前に設定しておくことのできる「グループ機能」があります。
チームのメンバーや、頻繁にメールのやりとりを行う取引先であれば、グループ設定をしておいた方が、いちいち宛先を入力する手間が省けるので時短になります。
設定の手順も非常に簡単です。
- 「連絡先」をクリックし「個人用の連絡先」からグループを保存するフォルダを選択
- リボンにある「新しいグループ」を選択
- グループ名を設定する
- 「メンバーの追加」をクリックして任意の連絡先を追加していく
作成したグループは連絡先に保存されるので「宛先」の欄から直接探すことができます。
これだけで、いちいち宛先を入力する手間を省くことができるので、頻繁に一斉送信を行う宛先はグループを作っておきましょう。
グループを設定しておくことは、宛先の挿入ミスの防止にも繋がります。
ただし、グループを設定しても、メンバーの変更があるたびにメンテナンスが必要です。メンバーの入れ替えができていないと「重要なメールの共有できていない」という事態に繋がりかねないのでグループのメンバーは常に最新のものにするよう心がけましょう
Excelを使用する
Excelにまとめているデータからメールの一斉送信を行うことができます。
手順としては、
- Excelに保存しているアドレスデータをコピー
- 新規ブックを開き「横並び」でデータをまとめる
- ファイルを保存する際に「CSV形式」で保存
- 保存したCSVファイルをメモ帳で開く
- 宛先欄にコピペする、またはOutlookに直接インポートする
Excelを使って顧客情報をまとめている場合もあるかもしれません。その顧客全員に対してメールを一斉送信したい場合には、こちらの方法が便利です。
詳しい手順についてはこちらの記事にて画像付きで解説していますので参考にしてみてください。
超簡単5ステップ！ Excelにまとめているアドレスにメールを一斉送信する方法。
Excelからデータを取り出し、全員に一斉送信するのは難しく感じるかもしれませんが、5つのステップで完了する作業なのでぜひお試しください。
Outlookでメールを一斉送信する際の注意点
以上、Outlookでメールを一斉送信する3つの方法について解説しました。
メールの一斉送信は、情報共有する際に非常に便利な機能ですが、実は一歩間違えると思わぬトラブルに繋がります。
一斉送信を頻繁に行う方は、危険性も把握しておくようにしておきましょう。
情報漏洩に気を付ける
一斉送信をする際に最も気を付けなければいけないのが「情報漏洩」です。特に企業などの法人の情報漏洩は後を絶ちません。一度起こしてしまうと企業としての信頼も大きく落としてしまうので気を付けなければいけません。
よくある一斉送信が原因で情報漏洩につながるケースを紹介します。
CC、BCCへのアドレスの入力ミス
良くあるミスとして上げられるのが「CC、BCCへのアドレスの入力ミス」です。BCCを使って一斉送信を行わなければならないのにも関わらず、CCを使い一斉送信をしてしまったことにより「情報漏洩」してしまうケースがあります。
CC、BCCへの入力間違いは人間の手により引き起こされる、ケアレスミスですが、大きな問題に繋がってしまったケースも報告されています。特に最近はコロナ騒動による影響で、メールを一斉送信する機会が増え、トラブルが増えているようです。
コロナ騒動による一斉メール誤送信が頻発！誤送信に有効な防止策とは？
送信先を間違える
CC、BCCに限らず、送信先を誤って入力してしまうケースもあります。特に自動補完機能を利用している場合、過去に一度やり取りしたメールアドレスが誤って選択されることがあります。
一斉送信の際には、Toの欄に必ず自身もしくは自社のアドレスが記載されていることを確認したうえで送りましょう。万が一取引先などをToにして送ってしまうと、特定の会社の情報のみがそのほかの会社に行きわたってしまうので、信用を大きく損なうリスクがあります。また、テストメールを自分に送信するなどして確実に正しい送信先に送られるようにする工夫もしておくといいでしょう。
誤ったファイルを添付してしまう
メールに添付するファイルを間違えて送信してしまうことも、大きなリスクの一つです。特に似た名前のファイルが多い場合や、フォルダ内の複数のバージョンが存在する場合、誤って古いファイルや関係のないファイルを送ってしまうことがよくあります。
Outlookにはファイルを添付したかどうかを忘れないようにするリマインダー機能があるため、それを活用すると、添付漏れや誤ったファイルの添付を防ぐのに役立つでしょう。送信前の最後の確認ステップで、必ず添付ファイルの内容と名前をチェックするようにしましょう。
添付ファイルサイズを大きくしすぎない
ファイルを添付して一斉送信を行う場合、ファイルのデータサイズに注意が必要です。
ちなみに、Outlookは20MBまでのファイルサイズしか添付して送信することができません。容量が大きすぎるとメールが送信できず、重要な連絡ができなくなる可能性もあります。
そもそも、ビジネスメールにおいては大きなデータを添付することはマナー違反とされており、会社のメール設定によっては大きなデータサイズのメールは受信拒否する設定をしているところもあります。
容量が大きいメールを頻繁に受信していては、受信メールサーバーの容量を圧迫してしまい、メールの送受信ができなくなってしまうからです。
大きなデータを送りたい場合には、圧縮したり他の手段を使うなりして対応するようにしましょう。
送信通数の上限がある
数人に向けて、メールの一斉送信機能をする場合には特に問題になりませんが、頻繁に大量のメールを一斉送信する場合には注意が必要です。
数百名を超える相手に、何通もメールを一斉送信したり、Outlookを使ってメルマガ配信を行いたいという場合には特に注意しましょう。
Outlookでは「一通あたりの受信者は500名まで」「1日あたり送信できるのは5000通まで」と決められています。その数を超えると送信制限がかかります。
Outlookは大量のメールを扱うことを目的としたサービスではありません。大量のメールを一斉送信する場合には配信遅延が生じてしまう可能性があり、スムーズなメールのやりとりができなくなってしまいます。
会社内で重要なメールを一斉送信したい場合に、メールが正しく届かないと大変です。
送信エラーに気を付ける
一斉送信は、多くの受信者に一度にメールを送るため、送信エラーが起こりやすくなります。
リストに誤ったメールアドレスが含まれていると、そのメールは正常に送信されません。そのため、事前に送信先のメールアドレスが正しいかどうか確認することが重要です。
また、短期間に大量のメールを一斉送信すると、サーバーが過負荷になり送信の遅延や失敗が発生することがあります。これを避けるためには、一度に送信するメールの量を調整するか、複数回に分けて送る工夫が必要です。
送信頻度にも気を遣う
同じような内容のメールを頻繁に送ってしまうと、受信者の迷惑メールフォルダに自動的に振り分けられるリスクが高まります。さらに、受信者は不要と感じたメールが多いと、配信を解除してしまうかもしれません。
過度なメール送信は、受信者に「しつこい」や「押し売りされている」といった印象を与えてしまう可能性があるため、送るタイミングには十分に気をつけましょう。
特定電子メール法に準拠する
特定電子メール法は、日本で営業・広告を目的としたメールの送信を規制する法律です。特に、無許可で広告や宣伝のメールを送りつける「スパムメール」の対策として機能しています。特定電子メール法の内容は主に以下の4つです。
1. メール送信の「同意」が必要
特定電子メール法の最大のポイントは、受信者の同意なしに営業・広告目的のメールを送ってはいけないというルールです。メールを送る前に、受信者がそのメールを受け取りたいと明確に同意している必要があります。
2. 配信停止の方法を用意する
広告メールを送る際には、簡単に配信を停止できる方法を用意する必要があります。メールの最後に「配信を解除するにはこちらをクリックしてください」というリンクを付けるのが一般的です。
3. 送信者情報の記載
どの企業からのメールなのかがはっきりわかるように、メールを送る側は正確な送信者情報を明記する必要があります。
4. 法律違反の罰則
この法律に違反すると、警告や罰金、業務停止命令が出されることがあります。これは、受信者のプライバシーや信頼を守るために設けられた厳しいルールです。
特定電子メール法についてはこちらの記事で詳しく解説しているので、配信業務に携わる人は一度読んでおくことをおすすめします。
一斉配信を行うならメール配信システムを導入するのがおすすめ
メルマガなどの一斉配信を行う際に、Outlookであれば無料で配信できるのでメリットも大きいですが、先述したとおり、様々な注意点があるので気を付けなければなりません。
また、メルマガ施策を行う際は、一斉配信に適しているシステムを導入するのがおすすめです。
メール配信システムを使うとOutlookを利用していた時には得られないメリットが数多くあります。
- 個人情報漏洩のリスクが低下する
- 配信品質が高いため、配信スピードやメールの到達率が優れている
- メール作成の時間を短縮できる
- HTMLメールを簡単に作成することができる
- 配信グループの管理ができる
- 開封率、クリック率などの効果測定ができる
定期的に一斉配信を行っている方は、メール配信システムの導入を検討してみるのはいかがでしょうか？
下記の記事ではおすすめのメール配信システムを紹介していますので、参考にしてみてください。
関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較
低価格・シンプルなメール配信なら「ブラストメール」
ブラストメールは、14年連続で顧客導入シェア1位を獲得している信頼性の高いメール配信システムです。
「配配メール」と比較してあえて機能を絞ることで、使いやすさと圧倒的なコストパフォーマンスを実現しています。さまざまな業種や官公庁でも利用されており、定番のメール配信システムとして広く知られています。
迷惑メール対策機能はもちろん、セグメント配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能はすべて揃っています。最も安いプランなら、月額4,000円で導入することができます。
「まずはメルマガをやってみたい」「メールマーケティングにかかるコストを落としたい」「たくさん機能があっても使いこなせない」といった方にはブラストメールがおすすめです。
無料トライアルも用意されているので、まずは試してみることをお勧めします。
まとめ
以上、Outlookを使った一斉送信の方法と、一斉送信を行う際に知っておくべき注意点について解説しました。
利用シーンが個人的なメール業務のみであれば問題ありませんが、100件を超えるような一斉送信を頻繁に行ったり、Outlookを使ってメルマガ配信を行おうとしている場合には、リスクを把握しておかなければいけません。
Outlookをはじめ、GmailやYahoo!メールといったメーラーは、個人利用を目的としたものであり、メールを迅速に大量送信する能力は高くありません。
大量のメールの一斉送信やメルマガ配信を行う場合には「メール一斉送信ソフト」の利用をおすすめします。
以下の記事にて、BCCを使った一斉送信とソフトを使った一斉送信の違いや、一斉送信ソフトの機能や選び方について解説しています。
メールの一斉送信を円滑に行いたいと考えている方はぜひ参考にしてみてくださいね。
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