顧客のメールアドレス情報をExcel上で管理している方は多いのではないでしょうか？
そのデータを使ってメールを一斉送信する際に、アドレスをいちいち宛先に貼り付けていては非常に時間がかかってしまいます。
今回は、Excel上のメールアドレスにメールを一斉送信するための最も簡単な方法について手順を追って解説していきます。
なお、より安全に一斉送信をする方法を知りたい方は「安全に一斉送信を行う方法をご紹介！ブラストメールを使った一斉送信方法を解説します！」の記事で手順を画像付きで解説していますので合わせてご覧ください。
Excel上のアドレスに一斉送信する方法
では実際に、Excel上のアドレスにメールを一斉送信するための方法を解説していきます。
やり方としては、CSVファイルとしてアドレスを取り出し、メールの宛先に貼り付けるのが簡単です。
アドレスのセル範囲をコピー
まずは、使いたいアドレスのセル範囲を選択しコピーします。
新規ブックに貼り付け
新規ブックを開いて右クリックし、「形式を選択して貼り付け」の中の「行列を入れ替えて貼り付ける」を選択します。
すると、先ほどは縦に並んでいたデータが横に並べて表示されます。
ファイル形式をCSVに変換
「名前をつけて保存」する際のファイル形式は「CSV（カンマ区切り）」を選択します。
CSVファイルは互換性が高く、メールソフトだけでなくメモ帳などに取り込んでも閲覧・編集を行うことができます。
CSVとは「Comma Separated Value（カンマで区切った値）」の頭文字をとってつけられた名前です。
そのため、Excelで表示されているデータが、CSVではカンマで区切ったシンプルなテキスト形式で表現されます。
このような表示がでますが、「はい」を選択して保存して問題ありません。
保存したCSVをメモ帳で開く
保存したCSVファイルを「メモ帳」で開きます。
すると、カンマで区切られ、テキストデータ化されたアドレス一覧が表示されます。
ちなみに、ほとんどのメールソフトの場合、CSVファイルを直接メールの連絡先にインポートすることもできます。
Outlookの場合、「ファイル」→「開く」→「インポート/エクスポート」を選択し、
「他のプログラムまたはファイルからのインポート」をクリックします。
その後、「テキストファイル（カンマ区切り）」から先ほどの「CSVファイル」を選択すれば連絡先にインポートすることができます。
こちらの方法でも、Excel上のアドレスデータを連絡先に取り込むことが可能です。
メールの宛先にペースト
テキストデータをコピペする方法の場合は、メモ帳で開いたCSV形式のアドレスデータをご自身のメールソフトの宛先の部分にコピペしたら完了です。
大量のメール配信やメルマガ配信にExcelは不向き
定期的にメールを一斉送信しなければいけない場合は、エクセルではなく「メール配信システム」を使うのがおすすめです。
エクセルでの宛先管理と一斉送信は、少人数への連絡であれば問題ありません。
しかし、配信先が数百件を超えてくると、業務効率だけでなくセキュリティや法的リスクの面で問題が生じます。
OutlookやGmailは本来1対1のコミュニケーションを想定したツールであり、大量の一斉送信には対応していません。BCCの設定ミスによる情報漏洩事故も後を絶たず、一度発生すれば企業の信用問題に直結します。
また、退職などで無効になったアドレスがエクセルのリストに残ったまま送信を続けると、GmailやOutlookなどの受信側サーバーから「迷惑メール送信者」と判定され、有効なアドレスにもメールが届かなくなります。
つまり、取引先への重要なメールまで届かなくなる可能性があるということです。
一斉送信したメールが届かない原因については「送信したメールが届かない？エラーの原因と対策方法」の記事で詳しく解説しています。
メール配信システムのメリット
メール配信システムでは、顧客情報をシステム上で一元管理できます。
アドレスごとに「氏名」や「会社名」を変えたメールを一斉送信したい場合も、専用の差し込みコードを本文中に挿入するだけで対応可能です。
さらに、退職や部署異動で届かなくなったアドレスは自動で検出・除外されるため、迷惑メール送信者と判定されるリスクを大幅に減らせます。
下記の記事ではおすすめのメール配信システムを紹介しています。ご興味ある方はご確認ください。
関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較
一斉送信におすすめのメール配信システム「ブラストメール」
ブラストメールは27,000社以上の導入実績があり、直近では15年連続で顧客導入シェア1位を獲得しています。
最大の特徴は、高い配信性能とコストパフォーマンスの両立です。到達率、配信速度ともに業界トップクラスでありながら、月額4,000円～という低価格を実現しています。
さまざまな業種業態の企業や官公庁でも利用されており、最も定番のメール配信システムとして広く知られています。
迷惑メール対策機能はもちろん、セグメント配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能がすべて揃っています。
まずは無料トライアルでその使いやすさを実感してください。
まとめ
Excel上のアドレスデータを取り出し、それらに一斉にメールを送るには「CSV形式」にファイルを変換し、宛先にコピペする方法が簡単です。
しかし、メールごとに宛名や本文中の文章を変えたり、大量にメールを送る場合は上記のような方法では効率が悪く、メールが相手に届かない可能性があります。
メール配信システムを導入すれば、顧客管理をシステム上で行うことができるので、Excelからデータを取り出して、本文をそれぞれ変えて…といった手間を省略することが可能です。
ブラストメールでは無料期間を使い、一斉送信や宛名の自動差込機能の使用感を確かめることが可能です。いますぐ送りたい一斉メールがあれば、お試し期間中に無料で送ることもできます。
煩雑な顧客管理やメール業務の手間を省略し、効率よくメールの一斉送信を行っていけるようにしましょう！
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