「メールを一斉送信するなら、専用のソフトを使った方が良いの？」「メール一斉送信ソフトを使いたい」という方向けに、
- 機能や比較のポイント
- BCCによる一斉送信との違い
- クラウド型メール配信サービスとの違い
を詳しくご紹介します。
メール一斉送信ソフトとは？
メール一斉送信ソフトとは、「送信先のリストを読み込んで、メールを一斉送信してくれる」ソフトウェアの事です。「同報メール配信ソフト」などと呼ばれることもあります。
メール一斉送信ソフトには、無料から有料まで様々なソフトが存在し、有する機能もソフトによって違いがあります。
Outlook、Thunderbird、Beckyといった一般的なメールソフトと違う点はやはりメールの一斉送信に特化した機能があるという点です。
通常のメーラーでもBCC（ブラインドカーボンコピー）によるメール一斉送信は可能ですが、様々な注意点があります。
また、パソコンにインストールするメール一斉送信ソフトとは違いサーバーにインストールするタイプやメール配信のクラウドサービスなども存在します。
それぞれについて解説していきたいと思います。
BCCで一斉送信する場合の注意点
まずはBCCメールを利用している場合の注意点について解説します。BCCを利用中の方は再度チェックしてみましょう。知らずに行っているとビジネスメールの運用に悪影響を及ぼすものがあります。
送信数の制限
メールソフトそのものには送受信数の制限がなくても、プロバイダやメールサーバーにはメール送受信数の制限が設けられていることがほとんどです。
Gmailなど一部のメールサービスでは件数の具体的な数字が公表されていることもあるので一度チェックしてみましょう。
人為的ミスによる個人情報の漏洩リスク
BCC送信であれば受信者が他の受信者のアドレスを知る事はありませんが、間違えてToやCCに設定してしまい、個人情報を漏洩させてしまうということは実際に起こり得るのです。
メールアドレスの管理（リストの管理）が大変
メールアドレスが多くなるとその管理も大変です。メールアドレスが変更もしくは無くなってしまうとメールが送信エラーとなってしまいます。
このエラーをそのままにしておくと最悪の場合迷惑メールやブラックリストとなるリスクがあるのです。
関連記事：プロが教える！一斉メール配信にBCCをお勧めしない理由と、正しいBCCの使い方！
エラーの有無を確認し、手動でメールアドレスのリストを管理しなくてはいけません。
クラウド型メール配信サービスとの決定的な違い
メール配信のツールには大別して以下のタイプがあります。
- パソコンにインストールするメール一斉送信ソフト
- 自社サーバーにインストールするCGIタイプのメール配信システム
- 自社環境の影響を受けないクラウド型のメール配信サービス
おすすめは、「3.クラウド型のメール配信サービス」です。
関連記事：おすすめのメール配信ソフト5選。初心者の方にも分かりやすくご紹介します！
1と2のタイプは自社の環境（パソコンやレンタルサーバー）にメール配信のシステムを導入するため、それらのスペックや仕様に影響されます。
1であればパソコンのスペックもソフトの動作・処理速度に影響します。件数が多くなると稼働時間も長くなり、パソコン１台が使えない状態となるでしょう。
2も同様で、レンタルサーバーへの導入であればメール送受信数の制限を受けることになります。（サーバーのプランによって制限が設けられていることが多い）
1も2も、自社のメールサーバーを利用しているのであれば送受信数の制限に注意しましょう。制限を超えてしまうと社内の全てのメールが使えない状態となり、通常のビジネスメールも送受信できなくなってしまうことが考えられます。
- メールアドレスの登録数が多い / メルマガ配信の頻度が多く、サーバーへの影響が心配
- より確実にメール配信を行いたい
- メールの配信によって自社環境に影響を及ぼしたくない
そんな時に検討すべきなのが3.クラウド型のメール配信サービスです。このタイプのサービスはメール配信に特化したメールサーバー・配信システムを月額でレンタルするイメージです。
ブラウザでログインを行い、ブラウザ上でメールアドレスの管理やメール配信を行います。
より確実なメール配信と安全性
大量のメール配信を行うには相応のメールサーバーのスペックが求められます。
それだけでなく、IPアドレスがブラックリストに登録されるリスクにも対策を講じなくてはいけません。
ブラストメールは複数のIPアドレスを有しており、1つのIPアドレスが制限を受けても別のIPアドレスからメールを配信することで不達のリスクを回避します。
機能や配信数、アドレス数で料金プランが異なる
クラウド型のメール配信サービスはメール配信数やメールアドレス数によって料金プランが異なることが多いです。
ブラストメールはメール配信数は無制限で、メールアドレス数によって料金プランが異なるサービスです。
例えば、登録アドレス数が5,000件までの場合は月額4,000円となります。
メールアドレス数に余裕があってもメール配信数に制限があるものもありますので、乗り換えの場合は現在の配信状況も加味してサービスを選択すると良いでしょう。
まとめ
BCC送信と比較したメール一斉送信ソフトの特徴は以下の通りです。
- 負荷の軽減
送信と同時に一気にメールが送られるBCCと違い、メール一斉送信ソフトは数件ずつに分けてメールを送る仕様を取り入れていることがあります。 - 差込み機能で訴求力アップ
BCC送信では通常行う事のできない会社名・氏名などのデータを差し込むことができます。 - エラーアドレスの検知
送信エラーとなったアドレスの検知ができるのもメール一斉送信ソフトの特徴です。
BCC送信とパソコンにインストールするメール一斉送信ソフトを比較すると、機能面では大きな違いがあるため導入するメリットは大きいでしょう。
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