担当者変更メールの書き方とマナーとは?例文に沿って分かりやすく解説します。

2020.08.19 メール

人事異動や退職、産休などで仕事の担当者が変更になる場合、顧客へ挨拶のメールを送ることになると思います。

また、自分が前任者の代わりに新たに担当することになり、挨拶のメールを送る機会もあるでしょう。

しかし、担当者変更メールを送る機会が多くない方はどのような内容を書くべきか、送り方のマナーはあるのかと迷ってしまうこともあるかもしれません。

今回は、担当者変更を伝える挨拶メールの書き方とマナーを、例文に沿って分かりやすく解説していきます。

担当者変更メールに限らず、メールを送る際は「例文集」を活用することで時間をかけずに正しい文章を送ることができます。

ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。

・謝罪メール
・異動メール
・お願いメール
・季節の挨拶メール

など、全部で17のビジネス例文をコピペOK!すぐに使えるビジネスメール「例文集」として資料にまとめました。

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担当者変更メールの例文

まずは、実際に送る担当者変更メールの例文をご紹介します。

今回は、「人事異動」「退職」「産休」に伴う担当者変更メールと、自らが後任として引き継いだ際に送る挨拶メールの例文を見ていきましょう。

人事異動の際の担当者変更メール

まずは、社内の人事異動による担当者変更の場合の例文をご紹介します。

自分がいつ担当を外れ後任者に引き継ぐのかをはっきりと記載しましょう。

件名

株式会社◯◯ ◯◯ (自分の名前) 【担当者変更のお知らせ】

本文

株式会社△△
△△ △△様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯でございます。

本日は、担当者の変更についてお知らせ致します。

この度人事異動に伴い、◯月◯日付けで貴社の担当を外れることとなりました。

在任中、△△様には大変お世話になり、本当に感謝しております。

後任として、弊社◎◎ ◎◎(後任者の名前) が貴社の担当をさせていただくことになりました。

◎◎は、これまで私と同じ部署で経験を積んできた、信頼のおける人物でございます。

担当者変更に伴いまして、△△様にご迷惑をおかけすることのないよう引き継ぎも万全を期して行いますので、今後も変わらぬご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

また、後日改めまして◎◎と共にご挨拶に伺う所存ではございますが、
取り急ぎメールにてご報告させて頂きます。

上記につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。

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<署名>
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退職の際の担当者変更メール

次に、退職に伴う担当者変更メールの例文です。

退職の理由を詳細に書く必要はありません。

「一身上の都合により」など一言添えて退職の旨を伝えましょう。

件名

株式会社◯◯ ◯◯ (自分の名前) 【退職に伴う担当者変更のお知らせ】

本文

株式会社△△
△△ △△様

平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯でございます。

本日は、担当者変更のお知らせでご連絡いたしました。

この度、一身上の都合により◯月◯日付けで株式会社◯◯を退職することとなりました。

貴社には、在職中には温かいご指導をいただきましたこと、
改めて、厚く御礼申し上げます。

なお、後任は入社×年目の私の直属の上司に当たります
◎◎ ◎◎ (後任者の名前) が担当いたします。

後日、◎◎とご挨拶にまいりますので、ご迷惑をおかけしますが
日程の調整をお願いできますと幸いです。

また、担当業務につきましては滞りなく引き継ぎを行いましたので、
どうかご安心をいただけたらと存じます。

これまで大変お世話になりました。
改めまして厚く御礼申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

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<署名>
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産休の際の担当者変更メール

次に、産休に伴う担当者変更メールをご紹介します。

出産休暇の場合に、復職後もう一度関わる可能性があれば「復職後に△△様にお会いできますことを楽しみにしております。」など一文を入れると、さらに丁寧で温かみのある文章になります。

件名

株式会社〇〇 〇〇 (自分の名前) 【産休に伴う担当者変更のお知らせ】

本文

株式会社△△
△△ △△様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯でございます。

本日は、貴社の担当者の変更についてご連絡致しました。

私事で大変恐縮ですが、今年の◯月に出産を控えており、
◯月◯日より出産休暇を取得させていただきます。

休職中は、後任として下記の弊社◎◎ (後任者の名前) に引き継ぎを致します。
改めまして◎◎より、アポイントのお願いのご連絡をさせていただきますので、
よろしくお願い申し上げます。

◇後任担当者連絡先
名前:◎◎ ◎◎ (よみがな)
連絡先:000-0000-0000
メール:××××××@××××.××

貴社にご迷惑をお掛けすることのないよう、事前に引き継ぎ業務を完了しております。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

暫くの間、職場を離れることに不安はありますが、
復職後に△△様にお会いできますことを楽しみにしております。

また近日中に私と後任の◎◎とでご挨拶に伺えれば幸いです。
取り急ぎ、担当者変更のご挨拶を申し上げます。

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<署名>
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後任者が送る担当者変更メール

最後は、後任者が担当者変更メールを送る場合の例文です。

基本的には、前任者がメールを送った後に送るものですが、「弊社内の人事異動に伴い、◯月◯日より◯◯ (前任者の名前) の後任として貴社を担当させていただくことになりました。」など、前任者が担当を外れる理由も簡単に入れておくと良いでしょう。

また、後任者が送る際には自己紹介がメインの文となります。

詳しいポイントは別の項で解説していきます。

件名

株式会社〇〇 〇〇 (自分の名前) 【着任のご挨拶】

本文

株式会社△△
△△ △△様

平素より大変お世話になりまして厚く御礼申し上げます。
株式会社◯◯の◎◎ ◎◎でございます。

この度、弊社内の人事異動に伴い、◯月◯日より◯◯ (前任者の名前) の後任として貴社を担当させていただくことになりました。

先日までは◯◯部にて、◯◯業務を担当しておりました。
不慣れな部分もあり、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、
いち早く貴社のお役に立てるよう、精一杯業務に励んでまいりますので、何卒よろしくお願い致します。

後日、改めてご挨拶させていただきたく存じますが、
まずは略儀ながらメールにてご連絡申し上げます。

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<署名>
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担当者変更メールを送る際のマナー

担当者変更メールを送るにあたって、知っておきたいマナーをご紹介します。

これまでお世話になった相手に失礼のないよう、メールを送るタイミングや担当者変更の理由の書き方を押さえておきましょう。

メールを送るタイミング

担当者変更が決定した場合、まず前任者が担当者変更メールを送り、その後に後任者から挨拶のメールを送ります。

前任者が担当者変更の旨やその理由、後任者についてなどを記載したメールを送り、後任者は業務開始前に着任の挨拶メールを送るという流れが基本です。

メールを送るタイミングとしては、担当者変更が決定してからできるだけ早く送ることが理想です。

連絡が遅くなってしまうと、相手に「いきなり担当者が変わってしまった」と不安を感じさせてしまう可能性があるので注意が必要です。

しかし、あらかじめ担当者変更を伝えるタイミングを決めている会社もあるため、まずは上司に確認しましょう。

担当者変更の理由は分かりやすく簡潔に

担当者変更メールでもう一つ気をつけたいのが、担当者変更の理由についてです。

担当者が変わる理由を明示しないままメールを送ってしまうと、相手に不信感を抱かせてしまいます。

理由の詳細を伝える必要はありませんが、異動なのか退職なのかなどの情報は相手にしっかりと伝えるようにしましょう。

しかし、明確な理由を伝えようとして、逆に回りくどく分かりづらい説明になってしまうことも望ましくありません。

そのため、担当者変更の理由は「分かりやすく簡潔に」を意識して記載しましょう。

前任者の担当者変更メール作成時のポイント

ここからは、担当者変更メール作成時の具体的なポイントを解説していきます。

まずは、担当者変更決定後に前任者から送るメールについてです。

必須内容は理由・日付・後任者とお礼

担当者変更メールでは、担当者が変更になるというお知らせ以外に、必要事項として以下の項目が挙げられます。

  • 担当者変更の理由
  • 担当者が変わる日付
  • 後任者の紹介
  • 相手へのお礼

それぞれについて説明していきます。

まず担当者変更の理由は、前述したように分かりやすく簡潔に書くことが大切です。

「弊社の人事異動に伴い」「退職することとなりました」などと、一言で相手に伝わる文章で書くと良いでしょう。

理由の前後に、担当者が変わる日付を明記することも重要です。

日付が書かれていないと、いつ担当者が変わるのか誰と連絡を取れば良いのかが不明確になり、相手を困惑させてしまいますので、「◯月◯日付けで」とはっきり伝えるようにしましょう。

後任者の紹介では、後任者の名前 (ふりがな) 、連絡先、これまで何をしていたかなどを書くと良いでしょう。

また、相手はこのメール文から後任者のイメージを読み取ります。

紹介文は相手に好印象を与えるようなポジティブな内容を書くようにしましょう。

また、担当者変更メールは相手との最後のメールになるかもしれません。

これまでお世話になったことへのお礼も伝えましょう。

感謝の気持ちを込めた文章に

前文で紹介しましたが、担当者変更メールではお世話になったお礼を伝えます。

一言お礼の言葉を入れるだけでも十分ですが、何かエピソードを交えて書くことでより感謝の意が伝わりやすくなります。

「感謝」は言葉だけでなく気持ちを伝えることが重要なので、定型文のような言葉よりも「こんなことがあった」「こんないい影響を受けた」など具体的な話をして、感謝の気持ちを込めたメールを書くことをお勧めします。

また後任者と直接挨拶に伺う予定がある場合には、前任者が送るメールの最後でその旨も伝えておきましょう。

後任者の担当者変更メール作成時のポイント

次に、後任の担当者から送るメールのポイントをご紹介します。

これから関わっていく取引先や顧客への最初のコンタクトになるので、しっかりとポイントを押さえておきましょう。

件名は分かりやすく

顧客や取引先へ送る最初のメールになるため、件名で「誰からどのような内容のメールがきたのか」が分かるような件名にしておきましょう。

ポイントは要件と名前を入れることです。

「初めまして」だけの件名だと、誰から来たものかどのような要件なのかが分からず、メールを開封してもらえない可能性があります。

そのため、「【着任のご挨拶】株式会社◯◯ ◯◯ (自分の名前) 」のように、一目で内容と送り手が理解できる件名を付けましょう。

ビジネスメールの正しい言い回しを

ビジネスの場ではすでに取引のある相手の場合、初めてメールを送る際も「お世話になっています」という言い回しを使うのが基本です。

「初めまして」と挨拶をしたくなってしまうところですが、ビジネスマナーとして注意しておきましょう。

また、「ご連絡させていただきました」「伺わせていただきます」などは二重敬語なので間違った表現になってしまいます。

ビジネスシーンでは定着している二重敬語もありますが、初めての相手へのメールでは特に正しい使い方を徹底しましょう。

イメージが付きやすい自己紹介を

着任の挨拶の後の自己紹介では、自分はどのような仕事をしてきたのかどのような人物なのかを相手に伝え、イメージが付きやすい文章にすることが大切です。

さらに、着任してどのような目標で仕事をしていきたいかなどの意気込みを入れるのもいいでしょう。

これから関わっていく相手に、いい印象を持ってもらえるような内容で書くことを心がけましょう。

挨拶へ伺う旨を伝える

着任の挨拶はメールだけで済ませるのではなく、直接伺うのがマナーです。

そのため、メールの最後では後日直接挨拶へ伺う旨もしっかりと伝えておく必要があります。

またその際に「取り急ぎメールにて失礼いたします」「略儀ながらメールにてご挨拶申し上げます」など、「まずはメールで挨拶させていただきます」といった意味の言葉を添えるようにしましょう。

まとめ

担当者変更メールは、これまでお世話になった相手への感謝を伝えること、着任した場合には今後の関係を築くための重要な一通になります。

自分の気持ちをしっかりと伝える内容にすること、担当者変更の理由や日程、後任者などの必要事項を漏れのないように伝え相手に安心して受け入れてもらえるメールを作成しましょう。

また、担当者変更をメールで連絡した後は、前任者は後任者と共に直接挨拶に伺いスムーズに引き継ぎを行いましょう。

基本的には前任者が担当者変更メールを送り、後任者が業務開始前に挨拶メールを送ります。

送るタイミングやメールのマナーをしっかりと守ってこれまでの信頼関係を継続していけるよう、今回紹介した例文などを参考にしてみてください。

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