【コピペOK】退職挨拶メールの例文集｜社内・社外・上司への書き方と送るタイミング

退職の日が近づくと、業務の引き継ぎや身辺整理で目が回るような忙しさになりますよね。お世話になった方々一人ひとりに直接挨拶へ伺いたいところですが、時間的にも難しく、メールでの挨拶になることも多いでしょう。

しかし、いざメールを送ろうとすると「どのタイミングで送るのが正解？」「社外と社内で内容は変えるべき？」「一斉送信（BCC）で送っても失礼にならない？」など、意外と多くの疑問や不安が湧いてくるものです。最後の最後で「マナー知らず」と思われてしまっては、これまでの努力も水の泡になりかねません。

そこで本記事では、円満退社を迎えるために欠かせない「退職挨拶メール」のマナーと書き方を完全解説します。

社内・社外、上司・同僚・取引先など、相手別の「そのまま使える例文（テンプレート）」も豊富に用意しました。これらを活用して、感謝の気持ちが伝わるスマートな挨拶メールをサクッと作成しましょう。

退職メールの目的とマナー

退職メールは、お世話になった職場の方々へ感謝の気持ちを伝えると同時に「去り際の印象を良くする」という目的もあります。

次にどんな業種に転職するのであれ、仕事をしていると今後自分のいた会社と関係を持つことがあるかもしれません。メールは文面として残ってしまうものです。最後に印象を悪くすることがないよう、マナーを守って退職メールは作成するようにしましょう。

退職メールを送るタイミング

一番悩むのは、退職メールを送るタイミングかもしれません。メールを送るタイミングは、社内に送る場合と社外に送る場合で異なります。

社内に送るメールの場合は、出勤最終日に送ると良いでしょう。会社の慣習がある場合はそちらに従えば良いですが、特に無い場合「最終出勤日」が無難です。社外に送る場合は「退職日の2〜3週間前」が一般的です。

退職まで余裕を持った期間を設けて置くことで、仕事の引継ぎや後任者の紹介、進行中のプロジェクトの整理などをスムーズに行うことができます。また、社内・社外へ送るメールは共に、送るタイミングは終業1時間前が良いとされています。

早急な返信を要するメールでは無いので、忙しい時間や、終業後のメールは避け、相手の業務にできるだけ影響しない時間を選んで送信するようにしましょう。

特にお世話になった方には個別メールで

基本的に退職メールは一斉送信で問題ないと言われていますが、特にお世話になった方には個別でメールを送った方が良いでしょう。

その方とのエピソードをメールの中に盛り込むことで、より良い印象を相手に与えることができます。

退職メールを一斉送信（BCC）で送る際の注意点

退職時は挨拶すべき人数が膨大になりがちです。本来であれば一人ひとりに個別のメールを送るのが最も丁寧なマナーですが、最終出社日の限られた時間の中では物理的に不可能なことも少なくありません。そのため形式的な挨拶に関しては一斉送信（BCC）で済ませることはビジネスマナーとして許容されています。

ただし「誰に対しても一斉送信で良い」というわけではなく相手との関係性によって使い分ける配慮が求められます。

社内・社外で異なる？一斉送信が許されるケース・NGなケース

基本的には「儀礼的な挨拶」であれば一斉送信でも失礼にはあたりません。しかし特にお世話になった方や今後も関係を続けたい重要な相手に対しては、一斉送信の中に混ぜてしまうと感謝の気持ちが伝わりにくくなります。以下の基準を参考に送り分けを行うと角が立たずスムーズです。

このように重要度に応じて「個別メール」と「一斉送信」を使い分けるのが大人のマナーといえます。

【最重要】「To」「CC」「BCC」の使い分けを再確認しよう

一斉送信をする際に絶対に犯してはならないミスが「宛先設定の間違い」です。複数の社外関係者のメールアドレスを「To」や「CC」に入れて送信してしまうと、受信者同士でお互いのアドレスが見えてしまい個人情報漏洩という重大な事故につながります。

一斉送信を行う際は必ず全ての宛先を「BCC」に入力してください。このとき「To」欄には自分自身のメールアドレスを入れるのが一般的です。送信ボタンを押す前に指差し確認をするなど細心の注意を払いましょう。

一斉送信であることを文頭で断る（「BCCにて失礼いたします」の記載）

BCCで受け取ったメールは宛名が自分宛ではないため、受け取った側は「自分だけに送られたものか」「一斉配信されたものか」を一目で判断できません。また一斉送信はあくまで略儀であるため、その旨を断らずに送ることは不躾な印象を与える可能性があります。

そのためメールの冒頭または文末に「本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールにて、またBCCでのご連絡となりますご無礼をお許しください」といった一文を必ず添えるようにしましょう。この一言があるだけで相手の受ける印象は大きく変わります。

ケース別！ 挨拶メールの例文

それではケース別に使える挨拶メールの例文を紹介していきます。

社内への退職メール

こちらは「社内への退職メール」の例文です。ポイントは「件名・退職理由」をシンプルにすることです。

ビジネスメールにおいて共通するマナーですが、件名はシンプルなものにしましょう。

一目で退職メールとわかる件名にしておかなければ、読み飛ばされる可能性があり、せっかくの挨拶メールが相手の目に届かない可能性があります。

また、退職の理由は細かく書く必要はありません。「一身上の都合」程度に留め、込み入った話をしないのがビジネス上のマナーでもあります。

社外への挨拶メール

次に社外への退職メールです。

先ほども少し説明しましたが、社外へ退職メールは後任への引継ぎ業務が必要になるので、自分が退職する2〜3週間前には送るようにしましょう。

社内へのメールと違い、社外へ退職メールを送る際にはいくつか注意点があります。

後任者の紹介を行い、必要であれば後任者と直接挨拶に伺う日程調整も同時に行いましょう。そうすることで、後の引継ぎ業務がスムーズに進みます。

次に退職日を確実に明記しましょう。退職メールには折り返しの連絡があるかもしれません。その際に自分が退職した後だと返信ができず相手に失礼です。

最後に、退職後の連絡先は社外への退職メールを書く際には記載しないようにしましょう。退職後にその会社とビジネスに発展した場合、今いる会社に「顧客データを利用している」と勘違いされるかもしれません。

また、社外に対しても「この人は今の会社を辞めてうちと関係を続けようとしているのでは？」と不信感を抱かれるかもしれません。

どちらにせよ、悪い印象を与えてしまう可能性があるので、どうしても記載したいという場合は上司と相談するようにしましょう。

上司への退職メール

お世話になった上司へは、一斉送信メールと合わせて個別にメールを送ると良いでしょう。

上司との特別な思い出を合わせた文章にすることで、より印象深いものになります。

上司との関係性にもよりますが、個別にメールを送る際は堅苦しい表現にし過ぎなくても良いとされています。

お客様への退職メール

社外ではなくお客様に退職メールを送らなければいけない場合もあるかもしれません。

基本的には社外にメールを送る時と同様で、「退職後の連絡先は書かない」「後任者の紹介をする」ことに注意しましょう。

退職理由もシンプルなものにしましょう。現勤務先のイメージを下げてしまうような内容はNGです。

送信後の対応と「メール以外」の挨拶について

退職メールは送って終わり、ではありません。送信後にどんな対応をするべきか、そして近年主流になりつつあるビジネスチャットでの挨拶はどう使い分ければいいのか。最後の最後まで気持ちよく退職日を迎えるためのポイントをまとめました。

退職メールに返信が来たら？返信不要の伝え方と返信例

退職の挨拶メールを送ると、労いや感謝の言葉をいただくことがありますよね。ただ、最終出社日はPC返却の時間までバタついてしまい、全員に丁寧に返信するのが難しいケースも少なくありません。

そんなときは、最初の挨拶メールの文末に以下のような一文を添えておくと親切です。

それでも返信をくれた方には、簡単な短文でも良いので「温かいお言葉をありがとうございます」と返しておくのが理想的です。ただ、どうしても時間がない場合、返信ができなくてもマナー違反とまでは言われませんので、無理のない範囲で対応しましょう。

SlackやTeams（チャット）での退職挨拶はあり？メールとの使い分け

SlackやTeams、Chatworkなど、チャットをメイン連絡手段としている企業は年々増えています。普段から気軽にやり取りしているチームメンバーに対しては、堅苦しいメールよりチャットで挨拶する方がむしろ自然な場合もあります。

ただし、チャットは情報が流れやすく、後から連絡先を確認したり内容を振り返ったりしづらい面もあります。そのため、社外の方・役職者・部署全体への正式な挨拶には、やはりメールの方が適切です。例えば、以下のように使い分けるイメージです。

ツールの特性に合わせて使い分けるだけで、相手にとっても自分にとっても円滑なコミュニケーションになりますよ。

退職後の連絡先（私用アドレス・転職先）は記載してもいい？

退職後も個人的にやり取りしたい相手がいる場合は、個人メールアドレスや携帯番号、あるいはLinkedInなどSNSアカウントを添えるのは問題ありません。一方で、社外の取引先に対して個人の連絡先や転職先を安易に伝えるのは避けた方が安全です。業種によっては、以下のような思わぬトラブルに発展する可能性があります。

そのため、社外向けメールには私用連絡先を記載せず、お世話になった感謝を伝える内容に留めるのがビジネスパーソンとして賢明な判断と言えます。

退職メールへの返信はどうすれば良い？

大きな会社になると、「数回しか会った事がない…」という人から退職メールが送られてくる事が多々あります。

そのような相手の退職メールに返信すべきか悩んでいる方もいるかもしれません。

基本的に退職メールに対して、返信はしなくて良いとされていますが、以下に当てはまるような場合は返信が必要です。

特に社外の方から退職メールが届いた場合は今後も関係性を維持していくという意味でも返信しておいた方が無難です。

会社専用アドレスから送られている場合、退職と同時に使えなくなる可能性もあるので、退職メールへの返信は早めに行うようにしましょう。

以下に例文を紹介します。

退職メールへの返信に特に決まりはありません。簡潔にこれまでの感謝の気持ちをまとめましょう。退職の理由については詳しく聞かないのがマナーです。

ご提示いただいた記事のトーンと構成に合わせて、指定された見出しと内容を追加いたします。

一斉送信ならメール配信システムを活用する

退職時は挨拶すべき相手が数百件〜数千件に及ぶことも珍しくありません。特に営業職や広報職など、社外との関わりが多い職種の場合、普段使っているOutlookやGmailなどのメーラーでBCCを使って一斉送信するのは非常に手間がかかる上にリスクも伴います。

そこでおすすめなのが、「メール配信システム」の活用です。 本来はメルマガ配信などに使われるツールですが、大量の個別メールを安全かつ確実に届けるための機能が備わっているため、退職挨拶のような重要な一斉連絡にも非常に適しています。

メール配信システムを使うメリット

退職挨拶にメール配信システムを利用するメリットは主に以下の3点です。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

数あるメール配信システムの中でも、特におすすめなのが『blastmail（ブラストメール）』です。 15年連続で顧客導入シェアNo.1を獲得しており、多くの企業で利用されています。

高い到達率 独自の高速配信エンジンにより、大量のメールも遅延なく確実に届けます。退職の挨拶は、ビジネスパーソンとしての最後の「見せ場」でもあります。リスクを回避し感謝の気持ちを確実に届けるために、ツールの活用も検討してみてください。現在、無料トライアルも実施中です。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

まとめ

以上、退職メールを書く際のマナーや例文を紹介してきました。

立つ鳥跡を濁さずということわざがあるように、退職メールは職場を円満に退職し、その後の人脈形成を潤滑にしていく非常に重要な最後の仕事です。自分が働いた会社に敬意をはらい、気持ちよく次のステップに踏み出せるよう、失礼のない退職メールを作成するようにしましょう。