【コピペOK】営業メールのテンプレート7選！アポ獲得率を劇的に上げる書き方のコツ

「営業メールを送っても、なかなか返信が来ない…」 「一通ごとの文章作成に時間がかかりすぎている」新規開拓や既存顧客へのアプローチにおいて、このようなお悩みをお持ちではないでしょうか。

テレワークの普及により、電話よりもメールでのアプローチが重要視される今、「読まれるメール」と「埋もれるメール」の差は明確に開いています。成果を出すために必要なのは、文才ではなく「正しい構成（型）」を知ることです。

本記事では年間数多くのメール配信を支援してきた知見をもとに、アポイント獲得率を高めるための営業メールの作成ポイントを解説します。さらに、コピペですぐに使えるシーン別の最新テンプレートもあわせてご紹介。明日からの営業活動を効率化し、確実に商談へつなげるために、ぜひお役立てください

また、ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。

など、全部で17のビジネス例文をコピペOK！すぐに使えるビジネスメール「例文集」として資料にまとめました。

なにかあったときにすぐに活用できるようにダウンロードしておくことをおすすめします。

開封率を劇的に変える！営業メールの「件名」作成3つの鉄則

どれほど素晴らしい提案内容を本文に書いてもメールを開封してもらえなければ、その想いが相手に届くことはありません。受信ボックスに並ぶ大量のメールの中で、あなたのメールが選ばれるかどうかはわずか数秒で判断される「件名」にかかっています。ここでは、開封率を確実に高めるための重要なテクニックを解説します。

具体性が命！「メリット」と「自分ごと化」を一瞬で伝える

多忙な担当者は件名を見て「自分に関係があるか」「今読む価値があるか」を瞬時に判断しています。「ご提案」「ご挨拶」といった抽象的な件名では、その他大勢のメールに埋もれてしまいがちです。開封率を上げるためには、具体的な数字や実績を用いてベネフィット（利益）を提示することが重要です。

また、「〇〇業界の担当者様へ」や、相手の課題に直接触れるキーワードを入れることで、「これは自分宛てのメッセージだ」と認識させる「自分ごと化」を促しましょう。

【実例】思わずクリックしたくなる件名 vs スルーされるNG件名

実際に開封率が高い件名と、逆に見過ごされてしまいがちなNG件名には明確な違いがあります。以下の比較を参考に、自社の件名を見直してみてください。

このように、読み手が件名を見ただけで「何が得られるのか」をイメージできる言葉を選ぶことが、クリックへの第一歩となります。

記号（【】など）や社名を効果的に使う配置テクニック

受信一覧画面では件名の「左側（冒頭）」にある情報ほど目に入りやすい傾向があります。そのため、最も伝えたいキーワードや相手の目を引く要素は必ず冒頭に配置しましょう。

特に【】（隅付き括弧）などの記号を効果的に使うことで、視認性を高めることができます。「【重要】」「【限定資料】」といった強調や、あるいは「〇〇株式会社 田中様」のように相手の社名や個人名を件名の先頭に入れることも、開封率向上に非常に有効なテクニックです。

シチュエーション別の営業メールの例文

営業メールとは、メールで行う営業活動のことを指します。お互いの時間や合う場所を調整する必要がなく、手軽に自社のサービスを宣伝することができるというメリットがある反面、「メールを開封されない (読まれない) 場合がある」というデメリットもあります。

そんなデメリットを少しでも減らすために、より効果的な営業メールを作成することが大切です。どのような文章で営業メールが送られてきたら、「開封・返信をしたくなるのか」を考えながら、例文を見ていきましょう。

営業アポメールの例文

まずは、基本的な営業アポメールを紹介します。今回は自社のサービスの案内と、その説明のためのアポイントをとる場合の例文です。

初めての相手に送る場合には上記のような文章が適していますが、すでに取引がある相手へのメールの場合には、挨拶は「いつもお世話になっております」というような言葉を用います。

また、件名の会社名・氏名や自己紹介文は書く必要はないため、送る相手に合わせて書き換えていきましょう。

アポイントをとる際の営業メールでは、訪問の候補日を複数提示するのが基本です。

相手の都合が合わない場合には、希望日を連絡してもらえるよう一言添えておきましょう。

また、返信が来て訪問の日時が決定した際には確認のためのメールを送信します。

このように、日時や場所に間違えのないようにお礼と確認を合わせたメールを送りましょう。

確認事項は見やすくするため、箇条書きにすることがお勧めです。

新規営業メールの例文

次は、初めてメールを送る相手への営業メールの例文です。

アポイントは取らず、会社案内の送付やサイトの閲覧を促すためのメールです。

いきなりアポイントを取りに行くのではなく、自社のサービスなどを詳しく知ってもらった上で、アポイントメント及び契約に進めていく場合に使います。

アポイントメントをとるための文章がない分、自社サービス・製品などについての詳細を簡潔に記載すると良いでしょう。

営業商品提案メールの例文

次は、商品を提案する際の営業メールの例文です。

新商品をお勧めしサンプルを使っていただく場合や、無料でお試ししていただくことを目的としたメールです。

簡単に商品のポイントを解説し、サンプルの用意ができることなどをしっかりと伝えましょう。

この場合も、「営業アポメール」と同様に、すでに取引がある相手か初めてメールを送る相手かによって挨拶文などを書き換えましょう。

営業商品アピール提案メールの例文

次は、自社の商品のカタログ請求をしてくださった方など興味を持ってくれた方向けに送る商品アピールの営業メールです。

興味を持ってくださった商品のアピールポイントを記載し、サンプルや無料貸し出しなどの利用を促す文章を書きましょう。

商品のアピールは、あまりに長々と説明してしまうとあまり良い印象を与えません。

伝えたいポイントを絞り、箇条書きを使うなどの工夫をして見やすさと分かりやすさを重視するのがお勧めです。

営業メール後のお伺いメールの例文

次は、商品の提案後に再度送信するお伺いの営業メールの例文です。

例のように、納品日や販売について現在の状況がわかるような情報を記載すると良いでしょう。

また、連絡や注文の期限を設けることでメールの優先順位を上げ、返信率を高めることがで期待できます。

営業に関するお礼メールの例文

最後の例文は、打ち合わせや契約などで相手と会った後に送るお礼メールの例文です。

直接営業をするメールではありませんが、取引をする相手との良好な関係を保つためにもとても重要なメールです。

営業は、相手に信頼してもらうことが重要です。

挨拶やお礼など、常識的な部分から抜け目なく行っていきましょう。

お礼のメールはできるだけその日のうちに送信するのがマナーです。

送信する文面をあらかじめ定型文で登録しておくと便利ですが、相手に合わせた文章も交えて作成しましょう。

お礼メールのコツや例文は「「お礼メール」で相手に感謝を伝えるには？お礼メールを書くコツ & コピペで使える例文をご紹介！』」の記事で詳しく紹介しています。

営業メールの書き方とポイント

次に、営業メールの書き方とポイントをいつくか紹介します。

営業メールでは、相手にとってのメリットを明確に伝えることが重要です。

そのためには、メール開封前に目に入る件名を工夫すること、主題・目的を絞り込んで文章を書くことなどがポイントになります。

また営業メールを送信するにあたり、メール配信サービスの機能を使用して「HTMLメール」で視覚的にアピールできるメールを作成することや、「効果測定機能」で開封率などを調べてより効果的に営業メールを送信すことなどが可能になります。

営業メールの書き方については「営業メールの書き方の基本。返信率を上げるためのコツもご紹介」の記事を参考にしてください。

送り方やメール配信サービスについては以下の記事で紹介しています。

『営業メールってどんなもの？送る際のポイントや作業効率アップのコツをご紹介』

営業メールで使いがちな間違った表現

最後に、営業メールでついつい使ってしまいがちな間違った言葉・表現をご紹介します。

せっかくいい内容のメールが作成できても、言葉遣いを間違えてしまうとそれだけで印象が悪くなってしまいます。

ビジネスに適した表現を使えるように、正しい使い方を頭に入れておきましょう。

お世話になっております

メールの挨拶で「お世話になっております」という言葉はとても馴染みがあると思います。

既に取引がある相手や連絡を取り合っていた場合には問題ありませんが、初めてメールを送る相手に対しては不適切な言葉になります。

初めての方には「突然の連絡失礼致します」「お世話になります」など、初めてメールを送ったということが分かる表現を使いましょう。

「お世話になっております」の正しい使い方は下記の記事で開設しているので参考にしてください。

関連記事：【1分で解説】「お世話になっております」の正しい使い方とは？意味や例文、言い換え表現などを徹底解説

了解しました

上司や取引先に対して「了解しました」を使ってしまっている方は少なくないと思います。

ついつい使ってしまう言葉ですが、実は「了解しました」は丁寧語であり、尊敬語ではありません。

そのため、「承知しました」「かしこまりました」などの尊敬語を用いるようにしましょう。

「了解しました」の正しい使い方は下記の記事で開設しているので参考にしてください。

関連記事：「了解しました」と「承知しました」の違いを解説！意味や類義語についても紹介

御社

ビジネスの場でよく使われる「御社」という言葉も、メールでは使用は控えましょう。

「御社」とは口語で使う言葉のため、文語のメールでは「貴社」を使うのが正しいです。

二重敬語

相手に対し、尊敬の意を表す敬語ですが、一つの単語に2つ以上の敬語を重ねることは二重敬語となり間違った表現にあたります。

よく使われている二重敬語を紹介します。

丁寧な表現をしようとすると二重敬語になってしまいがちですが、正しい敬語を使えるようにしっかりと覚えておきましょう。

営業メール作成を効率化する最新ツール活用術

質の高い営業メールを一人ひとりに合わせて作成するのは時間がかかるものです。しかし、最新のテクノロジーを活用することで文章のクオリティを落とさずに作業時間を大幅に短縮することが可能です。ここではAIや配信ツールを活用した効率化のポイントをご紹介します。

生成AI（ChatGPT等）を活用してテンプレートをアレンジする方法

ChatGPTなどの生成AIはゼロから文章を作らせるだけでなく、既存のテンプレートをアレンジする壁打ち相手としても非常に優秀です。

例えば、基本となるテンプレートを用意した上で「このテンプレートを、〇〇業界の決裁者向けに、よりフォーマルかつ課題解決を強調した内容に書き換えて」と指示を出してみてください。ターゲットやシチュエーションに合わせて微調整された案が数秒で提示されるため、推敲にかかる時間を大幅に削減できます。あくまで最終確認は人間が行う必要がありますが、土台作りにおいてAIは強力なパートナーとなります。

一斉配信でも「個別感」を出すためのメール配信ツールの選び方

「効率化のために一斉配信を行いたいがBCC送信のような機械的な印象は避けたい」という場合には、メール配信ツールの「差し込み機能」が役立ちます。

会社名や担当者名をデータベースから自動で本文に挿入できるツールを選べば、何千通送っても「〇〇様」と名前が入った個別メールのように見せることが可能です。相手に「自分だけに送られたメールだ」と感じてもらうことは返信率に直結するため、一斉配信を行う際はこうしたOne to Oneマーケティング機能が充実しているツールを選定することをおすすめします。

メール配信システムの活用方法やおすすめのサービスについては次章で詳しく解説します。

営業メールはメール一斉配信システムの活用が有効

営業メールからアポや商談を獲得するためには、メールの質だけでなく量も重要になってきます。自社が保有しているリストがある場合は、メールの一斉送信を行うことで多くの見込み顧客にアプリローチをすることができるため、アポ獲得件数を増やすことができます。

営業メールを送る相手は、展示会で集めたリストや名刺交換をして集めたリスト、セミナー申込者やホワイトペーパのダウンロードなどのリストがあります。

ただし、メールの一斉送信をする場合はメール配信システムの活用が必須となります。BCCでのメール送信は誤送信による個人情報漏洩の漏洩など大きなリスクがあります。また、最近では迷惑メールの対策やセキュリティが強化されている背景から、BCCでの一斉配信は迷惑メール判定されるケースもあり推奨できません。

メールの一斉送信なら「ブラストメール」

公式サイト：https://blastmail.jp/

ブラストメールは、15年連続で顧客導入シェアNo.1を獲得しており導入実績は27,000社以上のメール配信システムです。

最大の特徴は、初めての人でも誰でも簡単に使えるシンプルさと月額4,000円から始められる料金体系にあります。セキュリティ対策に厳しいと思われがちな官公庁や地方自治体、誰もが知っている大手企業の実績もあり安心して利用することができます。

コストパフォーマンスの高さと信頼、操作の簡単さで選ぶなら「ブラストメール」がおすすめです。

商談獲得をしたいなら「配配メールBridge」

公式サイト：https://www.hai2mail.jp/bridge/

商談獲得に特化した「配配メールBridge」は、初心者でも簡単に新規顧客開拓を始められるMAプランです。ブラストメールと比較すると、アポや商談を獲得するために用意された豊富な機能を揃えています。

また、配配メールもシンプルな設定画面と専門知識不要の操作で、誰でもすぐに使い始められます。さらに、専任担当による無償の導入活用支援や、充実のアフターフォローで、安心してご導入いただけます。導入企業様の成功事例や改善要望を活かし、常にアップデートしていくことで、成果最大化に貢献します。

まとめ

様々なシチュエーション別の営業メールをご紹介してきました。ビジネスの場で相手との信頼関係を築くには、まずはマナーを守ることや適切な文章を送ることが大切です。

特に営業メールは文章でのファーストコンタクトになることが多いため、言葉遣い一つ一つが自分のイメージに繋がります。様々な場面、メールを送る相手に合わせて結果に繋がる営業メールを作成していきましょう。

また、営業メールやメルマガを一斉に送る場合は、メール配信サービスの利用をおすすめします。

おすすめのメール配信サービスは「20社比較！メール配信システムのおすすめを一挙にご紹介！」で比較紹介していますので、ぜひ参考にしてください。