【例文あり】異動挨拶メールの書き方完全ガイド社内・社外別｜送るタイミング・一斉送信マナーと例文集

異動が決まった時は、引き継ぎや新しい仕事の準備、そしてお世話になった方への異動の挨拶メールなど、やらなければならないことが沢山あると思います。そんな忙しい中、慣れない「異動メール」の作成に苦戦している方も多いのではないでしょうか。

今回は、異動が決まった時に送る挨拶メールの例文から、書き方とそのポイント、送る際のマナーを解説していきます。お世話になった方へしっかりと異動の旨をお知らせし、感謝の気持ちを伝えられるようなメールを送りましょう。

異動メールに限らず、メールを送る際は「例文集」を活用することで時間をかけずに正しい文章を送ることができます。ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。

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【例文】社内の人への異動メール

まずは、社内の方宛に送る異動メールの例文をご紹介します。

社内の方への異動メールのポイントは、

という部分です。詳しくは別の項で解説していきます。

【コピペOK】社外・取引先への異動挨拶メール例文

社外や取引先への異動挨拶は、これまでの感謝を伝えるとともに後任者への引き継ぎをスムーズに行うための重要な業務連絡でもあります。相手に不安を与えないよう、必要な情報を漏れなく記載することが大切です。ここでは、状況に応じたすぐに使える例文を紹介します。[ ]の部分を自分の状況に合わせて書き換えてご使用ください。

後任者が決まっており、引き継ぎを行う場合

最も一般的な、後任者が決まっている場合のパターンです。後任者の氏名、連絡先、引き継ぎの予定を明確に伝えることで、相手は安心して次の担当者とやり取りができます。

後任者が未定・または自分が最終担当の場合

後任者が決まっていない場合や、その業務自体が終了する場合は、今後の問い合わせ先を必ず明記しましょう。「投げっぱなし」にせず、責任を持って窓口を案内することが信頼維持につながります。

特にお世話になった方へ（個人的なエピソード入り）

親しい間柄の取引先や特別なプロジェクトを共にした相手には、定型文だけで済ませると少し冷たい印象を与えてしまうことがあります。具体的なエピソードを一言添えるだけで、感謝の気持ちがより深く伝わります。

そもそも異動メールは必要？

そもそも異動が決まった際に送るメールは必要なのか？と思っている方もいるかもしれませんが、その答えは「必要」です。

異動の挨拶メールが必要な理由には次のようなことが挙げられます。

これまで一緒に仕事をしてきた方、お世話になった方に挨拶をせずに異動してしまうのは失礼に当たります。

また取引先に異動の連絡をしないと、急な担当者変更によって連絡の行き違いなどが起こり、迷惑をかけてしまう恐れがあります。

直接挨拶をしに行くこともありますが、関わりのあった方全員に会いに行くことは厳しいと思います。また、日程調整をする必要があり相手の時間を使うことにもなってしまいます。

そのため、異動についてメールで報告をすること感謝の気持ちを伝えることが必要です。

取引先への送り忘れがあると会社全体に影響が出る可能性もあります。

異動についてしっかりとメールで挨拶をし、送り忘れなどのミスがないように注意しましょう。

異動メールを書く際のポイント

ここからは、実際に異動メールを書く際のポイントをご紹介していきます。

大切な部分を抑えるだけでスムーズに異動メールを書くことができるので、ぜひ参考にしてください。

異動のお知らせだとわかる件名

まずは、メール開封前に一番に目に入る件名についてです。

異動を伝える相手に一目で異動の報告だとわかるような件名、また誰から送られたものかが分かるような件名を付けましょう。

上記のように、送る相手によって必要な情報は少しずつ変わってくるため注意しましょう。

一番下の例のように、長い件名の場合日は【】を用いると見やすい件名になります。

必要な情報を記載する

異動メールでは必要な情報をしっかりと伝えることが重要です。

異動の日付、新しい配属先は、社内・社外どちらに送る場合も必須になります。

社内に送る際、異動後に連絡先が変わる場合は連絡先を記載するといいでしょう。

変更がない場合も「連絡先の変更はございません」などと一言添えるとより親切なメールになります。

社外に送る場合は担当者変更の旨を伝える必要があるため、後任者の紹介と連絡先、引き継ぎの日程を記載して、相手が「誰に連絡すればいいのか分からない」ということがないようにしましょう。

担当者変更メールについて詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。

関連記事：『担当者変更メールの書き方とマナーとは？例文に沿って分かりやすく解説します』

相手への感謝と今後の抱負を添える

異動メールでは、お世話になった方へ感謝の気持ちを伝えることが大切です。

あまり情緒的に長々と書く必要はありませんが、感謝が伝わるような文章を意識しましょう。相手とのエピソードを軽く交えると喜ばれるかもしれません。

また、異動先での抱負や意気込みも加えることで、異動に対して前向きに努力しているという姿勢が伝わり、印象の良い異動メールになります。

仕事での交流は減るかもしれませんが、また一緒に仕事をする可能性もあります。良い関係が継続できるよう、感謝と今後の抱負を忘れずに記載しましょう。

メール連絡へのお詫び

異動を伝える相手に直接挨拶に行く場合も行くことができない場合も、メールでの連絡になってしまったことへのお詫びの言葉を入れましょう。

上記のように、対面で挨拶をしないことの無礼を詫びる言葉を忘れずに添えます。

後日挨拶にいく場合にはその旨を伝えます。後任者と一緒に行く場合には「後任者と共に」と一言入れておきましょう。

異動メールを送るときのマナー

次は、異動メールを送る際の基本的なマナーをご紹介します。

「送るタイミングはいつ？」「誰に送ればいいの？」「一斉送信でも大丈夫？」と行った疑問を解決して、スムーズに異動メールを作成していきましょう。

異動メールを送るタイミングは〇〇

まずは異動メールを送るタイミングについてです。異動メールは異動決定後、すぐに送ればいいというものではありません。

会社にもよりますが、人事異動の情報は解禁されるまでは口外できない場合が多いものです。そのため、異動メールを送るタイミングは一度上司に相談して決めることをお勧めします。

社内の方へ異動メールを送る場合には、異動前の最終日に「お世話になりました」という意味を込めて送るといいでしょう。送る日時が決まったら、メール配信サービスの「送信予約」の機能を使うと便利です。

異動直前は忙しくなってしまう場合があるため、あらかじめメールを作成しておいて送信時間を指定しておくと効率的にメール送信ができるでしょう。送信予約についてはこちらの記事を参考にしてください。

関連記事：メールを時間指定で送る方法！送信予約で効率的にメールを配信

異動メールは「お世話になった人」へ送る

「異動の報告は誰にすれば良いのか？」と疑問を持つ方もいると思います。一般的には「お世話になった人」へ送るのが基本ですが、「お世話になった人」の範囲は人それぞれです。しかし、異動の報告の場合にはできる限りその範囲を広く捉えるようにしましょう。

まず社内では、同じ部署の方全員へ送ります。他部署では、業務上やり取りをした方や過去に上司だった方、仲が良かった方などに送ると良いでしょう。社外では、現在取引をしている相手、個別のお客様へも報告をしましょう。

また現在取引はなくても、過去にお世話になった方へ連絡するのも良いでしょう。

異動メールは一斉送信してもいい？

次に「異動メールは一斉送信しても良いの？」という疑問にお答えします。異動メールは、本来であれば一人一人に対して感謝の気持ちを込めて送るべきです。お世話になった方への最後のメッセージになるものですので、多少時間がかかっても一人一人へ文面を変えて送信することをお勧めします。

しかし、宛先が多くどうしても時間が無い場合には一斉送信で送るのもやむを得ません。その際には、「To」に自分のアドレスを入れ「BCC」に宛先を入れます。間違えて相手のアドレスが流出することの無いように注意しましょう。

さらに、「本来であれば、お一人お一人にメールをお送りすべきところ、まとめてのご挨拶となります無礼をどうぞお許しください」というように、一斉送信での挨拶を詫びる言葉を追記しましょう。

また、上司や特にお世話になった方へは一斉送信ではなく、一人一人に感謝の気持ちやちょっとした思い出のエピソードを添えて送ると、印象的なメールとなりより喜ばれます。

異動メールにネガティブな要素はNG

繰り返しになりますが、異動メールはお世話になった方々に感謝の気持ちを伝えるものです。

本音だとしても「残留を希望しましたが、異動が決定してしまいました」というようなネガティブな要素はビジネスには不向きで、受け取った側も後味が悪いと感じてしまいます。

もし思いを伝える場合は、「〇〇部での業務はとても好きなので離れがたいのですが、△△部でもこれまでの経験を活かして精進してまいります」など、さりげなく文章中に入れると良いでしょう。

異動挨拶メールを受け取った時の返信マナー

異動の挨拶メールを受け取った際、「わざわざ返信して相手の時間を奪ってしまわないか？」「でも無視するのは失礼ではないか？」と迷うことがあるかもしれません。基本的には、これまでの感謝を伝えるために返信するのがマナーですが、メールの送られ方によっては返信を控えたほうが良いケースもあります。

返信は必要？送らないほうがいいケースとは

返信すべきかどうか迷ったときは、以下の基準を参考に判断してみてください。

【社内・社外別】気の利いた返信メール例文

返信をする際は長文である必要はありません。「異動を知った驚きや寂しさ」「これまでの感謝」「新天地での活躍を祈る言葉」の3要素を含めると、スマートで心のこもったメールになります。

【社内向けの返信例】

【社外向けの返信例】

異動メールの一斉送信にはメール配信システムを使う

前述の通り異動メールは本来一人ひとりに送ることが理想ですが、取引先や関係者が数百名にのぼる場合、個別に作成するのは現実的ではありません。 また、BCCでの一斉送信は操作ミスによって「BCC」ではなく「TO」や「CC」にアドレスを入れてしまい、メールアドレス（個人情報）が流出してしまうセキュリティ事故のリスクが常に伴います。

そこでおすすめなのが、「メール配信システム」を活用する方法です。 普段はメルマガ配信などに使われるツールですが、大量の宛先に安全かつ効率的にメールを送るための機能が備わっているため、異動の挨拶メールを送る際にも非常に役立ちます。

メール配信システムを使うメリット

一般的なメールソフト（OutlookやGmailなど）のBCC送信ではなく、メール配信システムを利用することには以下のようなメリットがあります。

特にビジネスにおいて、最後の挨拶でセキュリティ事故を起こしてしまうと、会社全体の信用に関わります。安全かつ相手に失礼のない形式（宛名入り）で送れる点は大きなメリットと言えるでしょう。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

数あるメール配信システムの中でも、異動メールの一斉送信におすすめなのが「ブラストメール（blastmail）」です。

ブラストメールは、15年連続で顧客導入シェアNo.1を獲得しているメール配信システムです。 その最大の特徴は、マニュアルを読まなくても直感的に操作できる「使いやすさ」と、低価格で利用できる「コストパフォーマンス」にあります。

「異動の挨拶のためだけに複雑なシステムを覚えるのは大変」という方でも、ブラストメールであれば簡単に宛名の差し込み配信や、安全な一斉送信を行うことが可能です。 無料トライアルも用意されているため、異動シーズンなどメールを送る件数が増えるタイミングで、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

まとめ

異動メールでは、異動する旨や後任者の紹介など必要事項を連絡するだけでなく、自分の思いや感謝の気持ちを伝えることが大切です。

その気持ちは本文だけでなく、メールを送るタイミングや送り方によっても伝わるものです。

手間を惜しまず件名から本文まで丁寧に作成し、ビジネスマナーもしっかりと守って送るようにしましょう。

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