異動メールの正しい書き方と例文まとめ。異動の挨拶メールのポイントとマナーとは?

2020.08.19 メール

異動が決まった時は、引き継ぎや新しい仕事の準備、そしてお世話になった方への異動の挨拶メールなど、やらなければならないことが沢山あると思います。

そんな忙しい中、慣れない「異動メール」の作成に苦戦している方も多いのではないでしょうか。

今回は、異動が決まった時に送る挨拶メールの例文から、書き方とそのポイント、送る際のマナーを解説していきます。

お世話になった方へしっかりと異動の旨をお知らせし、感謝の気持ちを伝えられるようなメールを送りましょう。

異動メールに限らず、メールを送る際は「例文集」を活用することで時間をかけずに正しい文章を送ることができます。

ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。

・謝罪メール
・営業メール
・お願いメール
・季節の挨拶メール

など、全部で17のビジネス例文をコピペOK!すぐに使えるビジネスメール「例文集」として資料にまとめました。

なにかあったときにすぐに活用できるようにダウンロードしておくことをおすすめします。

 

【例文】社内の人への異動メール

まずは、社内の方宛に送る異動メールの例文をご紹介します。

件名

異動のご挨拶 ◯◯ (自分の名前)

本文

◯◯部の皆さま

お疲れ様です。
◯◯部の◯◯です。

この度人事異動に伴い、◯月◯日付けで△△部へ異動することとなりました。

◯◯部在籍中は大変お世話になりました。
一日も早く新しい業務に慣れ、戦力となれるよう精進してまいります。

また、◯月◯日 (◯) 以降の連絡先を記載させていただきます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◼︎異動先:△△部 △△課
◼︎メール:××××××@×××.××
◼︎電話番号:000-0000-0000 ※これまでと同様です。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

今後も一緒に仕事をする機会があるかと思います。
部署は変わりますが、今後ともよろしくお願い申し上げます。

略儀ながらメールにてご報告させて頂きます。

社内の方への異動メールのポイントは、

  • 宛先の部分は役職名だけで良い 「◎◎部長」など
  • CCで一斉送信の場合は「◎◎部長、皆さま」とする
  • 感謝の気持ちと異動先での豊富などを述べる
  • 直接ではなくメールでの挨拶になってしまったことを詫びる

という部分です。詳しくは別の項で解説していきます。

そもそも異動メールは必要?

そもそも異動が決まった際に送るメールは必要なのか?と思っている方もいるかもしれませんが、その答えは「必要」です。

異動の挨拶メールが必要な理由には次のようなことが挙げられます。

  • 急な異動で取引相手などに迷惑をかけないため
  • 連絡や引き継ぎをしっかりと行い関係者と良好な関係を保つため
  • お世話になった方へ感謝の気持ちを伝えるため

これまで一緒に仕事をしてきた方、お世話になった方に挨拶をせずに異動してしまうのは失礼に当たります。

また取引先に異動の連絡をしないと、急な担当者変更によって連絡の行き違いなどが起こり、迷惑をかけてしまう恐れがあります。

直接挨拶をしに行くこともありますが、関わりのあった方全員に会いに行くことは厳しいと思います。また、日程調整をする必要があり相手の時間を使うことにもなってしまいます。

そのため、異動についてメールで報告をすること感謝の気持ちを伝えることが必要です。

取引先への送り忘れがあると会社全体に影響が出る可能性もあります。

異動についてしっかりとメールで挨拶をし、送り忘れなどのミスがないように注意しましょう。

異動メールを書く際のポイント

ここからは、実際に異動メールを書く際のポイントをご紹介していきます。

大切な部分を抑えるだけでスムーズに異動メールを書くことができるので、ぜひ参考にしてください。

異動のお知らせだとわかる件名

まずは、メール開封前に一番に目に入る件名についてです。

異動を伝える相手に一目で異動の報告だとわかるような件名、また誰から送られたものかが分かるような件名を付けましょう。

  • 同じ部署の方宛:「人事異動のご報告」「異動のご挨拶」
  • 他の部署の方宛:「人事異動のご報告 ◎◎部 ◯◯ (自分の名前)」
  • 社外の方宛:「【異動のご報告】株式会社△△ ◯◯ (自分の名前)」

上記のように、送る相手によって必要な情報は少しずつ変わってくるため注意しましょう。

一番下の例のように、長い件名の場合日は【】を用いると見やすい件名になります。

必要な情報を記載する

異動メールでは必要な情報をしっかりと伝えることが重要です。

  • 異動の日付
  • 新しい配属先
  • 異動後の連絡先
  • 後任者の名前・連絡先
  • 引き継ぎの日付

異動の日付、新しい配属先は、社内・社外どちらに送る場合も必須になります。

社内に送る際、異動後に連絡先が変わる場合は連絡先を記載するといいでしょう。

変更がない場合も「連絡先の変更はございません」などと一言添えるとより親切なメールになります。

社外に送る場合は担当者変更の旨を伝える必要があるため、後任者の紹介と連絡先、引き継ぎの日程を記載して、相手が「誰に連絡すればいいのか分からない」ということがないようにしましょう。

担当者変更メールについて詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。

『担当者変更メールの書き方とマナーとは?例文に沿って分かりやすく解説します』

相手への感謝と今後の抱負を添える

異動メールでは、お世話になった方へ感謝の気持ちを伝えることが大切です。

あまり情緒的に長々と書く必要はありませんが、感謝が伝わるような文章を意識しましょう。相手とのエピソードを軽く交えると喜ばれるかもしれません。

また、異動先での抱負や意気込みも加えることで、異動に対して前向きに努力しているという姿勢が伝わり、印象の良い異動メールになります。

仕事での交流は減るかもしれませんが、また一緒に仕事をする可能性もあります。良い関係が継続できるよう、感謝と今後の抱負を忘れずに記載しましょう。

メール連絡へのお詫び

異動を伝える相手に直接挨拶に行く場合も行くことができない場合も、メールでの連絡になってしまったことへのお詫びの言葉を入れましょう。

  • 「後日、改めまして挨拶に伺う所存ではございますが、取り急ぎメールにてご報告させていただきます
  • 「本来ならばお伺いするべきところメールにて恐縮ですが、ご挨拶といたします」
  • 「略儀ながらメールにてご報告申し上げます」

上記のように、対面で挨拶をしないことの無礼を詫びる言葉を忘れずに添えます。

後日挨拶にいく場合にはその旨を伝えます。後任者と一緒に行く場合には「後任者と共に」と一言入れておきましょう。

異動メールを送るときのマナー

次は、異動メールを送る際の基本的なマナーをご紹介します。

「送るタイミングはいつ?」「誰に送ればいいの?」「一斉送信でも大丈夫?」と行った疑問を解決して、スムーズに異動メールを作成していきましょう。

異動メールを送るタイミングは〇〇!

まずは異動メールを送るタイミングについてです。

異動メールは異動決定後、すぐに送ればいいというものではありません。

会社にもよりますが、人事異動の情報は解禁されるまでは口外できない場合が多いものです。

そのため、異動メールを送るタイミングは一度上司に相談して決めることをお勧めします。

社内の方へ異動メールを送る場合には、異動前の最終日に「お世話になりました」という意味を込めて送るといいでしょう。

送る日時が決まったら、メール配信サービスの「送信予約」の機能を使うと便利です。

異動直前は忙しくなってしまう場合があるため、あらかじめメールを作成しておいて送信時間を指定しておくと効率的にメール送信ができるでしょう。

送信予約についてはこちらの記事を参考にしてください。

『メールを時間指定で送る方法!送信予約で効率的にメールを配信』

異動メールは「お世話になった人」へ送る

「異動の報告は誰にすれば良いのか?」と疑問を持つ方もいると思います。

一般的には「お世話になった人」へ送るのが基本ですが、「お世話になった人」の範囲は人それぞれです。しかし、異動の報告の場合にはできる限りその範囲を広く捉えるようにしましょう。

まず社内では、同じ部署の方全員へ送ります。

他部署では、業務上やり取りをした方や過去に上司だった方、仲が良かった方などに送ると良いでしょう。

社外では、現在取引をしている相手、個別のお客様へも報告をしましょう。

また現在取引はなくても、過去にお世話になった方へ連絡するのも良いでしょう。

異動メールは一斉送信してもいい?

次に「異動メールは一斉送信しても良いの?」という疑問にお答えします。

異動メールは、本来であれば一人一人に対して感謝の気持ちを込めて送るべきです。

お世話になった方への最後のメッセージになるものですので、多少時間がかかっても一人一人へ文面を変えて送信することをお勧めします。

しかし、宛先が多くどうしても時間が無い場合には一斉送信で送るのもやむを得ません。

その際には、「To」に自分のアドレスを入れ「BCC」に宛先を入れます。間違えて相手のアドレスが流出することの無いように注意しましょう。

さらに、「本来であれば、お一人お一人にメールをお送りすべきところ、まとめてのご挨拶となります無礼をどうぞお許しください」というように、一斉送信での挨拶を詫びる言葉を追記しましょう。

また、上司や特にお世話になった方へは一斉送信ではなく、一人一人に感謝の気持ちやちょっとした思い出のエピソードを添えて送ると、印象的なメールとなりより喜ばれます。

異動メールにネガティブな要素はNG

繰り返しになりますが、異動メールはお世話になった方々に感謝の気持ちを伝えるものです。

本音だとしても「残留を希望しましたが、異動が決定してしまいました」というようなネガティブな要素はビジネスには不向きで、受け取った側も後味が悪いと感じてしまいます。

もし思いを伝える場合は、「〇〇部での業務はとても好きなので離れがたいのですが△△部でもこれまでの経験を活かして精進してまいります」など、さりげなく文章中に入れると良いでしょう。

まとめ

異動メールでは、異動する旨や後任者の紹介など必要事項を連絡するだけでなく、自分の思いや感謝の気持ちを伝えることが大切です。

その気持ちは本文だけでなく、メールを送るタイミングや送り方によっても伝わるものです。

手間を惜しまず件名から本文まで丁寧に作成し、ビジネスマナーもしっかりと守って送るようにしましょう。

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