【例文あり】担当者変更メールの書き方とマナーとは？例文に沿って分かりやすく解説します。

人事異動や退職、産休などで仕事の担当者が変更になる場合、顧客へ挨拶のメールを送ることになると思います。

また、自分が前任者の代わりに新たに担当することになり、挨拶のメールを送る機会もあるでしょう。

しかし、担当者変更メールを送る機会が多くない方はどのような内容を書くべきか、送り方のマナーはあるのかと迷ってしまうこともあるかもしれません。

今回は、担当者変更を伝える挨拶メールの書き方とマナーを、例文に沿って分かりやすく解説していきます。

担当者変更メールに限らず、メールを送る際は「例文集」を活用することで時間をかけずに正しい文章を送ることができます。

ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。

など、全部で17のビジネス例文をコピペOK！すぐに使えるビジネスメール「例文集」として資料にまとめました。

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担当者変更メールの例文

まずは、実際に送る担当者変更メールの例文をご紹介します。

今回は、「人事異動」「退職」「産休」に伴う担当者変更メールと、自らが後任として引き継いだ際に送る挨拶メールの例文を見ていきましょう。

人事異動の際の担当者変更メール

まずは、社内の人事異動による担当者変更の場合の例文をご紹介します。

自分がいつ担当を外れ後任者に引き継ぐのかをはっきりと記載しましょう。

異動メールでは、異動する旨や後任者の紹介など必要事項の連絡はもちろん、自分の想いや感謝の気持ちなどを伝えることが重要です。

担当が変わるからといって雑な対応をしてしまうと、後任者に迷惑をかけるだけでなく会社としての信用を失いかねません。手間を惜しまず件名から本文まで丁寧に作成し、ビジネスマナーもしっかりと守って送るようにしましょう。

異動メールの正しい書き方やポイントの詳細は下記記事で詳しく解説していますので併せて参考にしてください。

関連記事：【例文あり】異動メールの正しい書き方と例文まとめ。異動の挨拶メールのポイントとマナーとは？

退職の際の担当者変更メール

次に、退職に伴う担当者変更メールの例文です。

退職の理由を詳細に書く必要はありません。「一身上の都合により」など一言添えて退職の旨を伝えましょう。

立つ鳥跡を濁さずという言葉があるように、担当変更メールは非常に重要な仕事です。自身が退職する場合でもしっかりと丁寧な対応を心がけましょう。

退職メールの正しい書き方やポイントの詳細は下記記事で詳しく解説していますので併せて参考にしてください。

関連記事：【例文あり】退職メールの書き方や例文まとめ。ケース別に文例をご紹介します

産休の際の担当者変更メール

次に、産休に伴う担当者変更メールをご紹介します。

出産休暇の場合に、復職後もう一度関わる可能性があれば「復職後に△△様にお会いできますことを楽しみにしております。」など一文を入れると、さらに丁寧で温かみのある文章になります。

後任者が送る担当者変更メール

最後は、後任者が担当者変更メールを送る場合の例文です。

基本的には、前任者がメールを送った後に送るものですが、「弊社内の人事異動に伴い、◯月◯日より◯◯ (前任者の名前) の後任として貴社を担当させていただくことになりました。」など、前任者が担当を外れる理由も簡単に入れておくと良いでしょう。

また、後任者が送る際には自己紹介がメインの文となります。

詳しいポイントは別の項で解説していきます。

担当者変更メールを送る際のマナー

担当者変更メールを送るにあたって、知っておきたいマナーをご紹介します。

これまでお世話になった相手に失礼のないよう、メールを送るタイミングや担当者変更の理由の書き方を押さえておきましょう。

適切なタイミングでメールを送る

担当者変更が決定した場合、まず前任者が担当者変更メールを送り、その後に後任者から挨拶のメールを送ります。

前任者が担当者変更の旨やその理由、後任者についてなどを記載したメールを送り、後任者は業務開始前に着任の挨拶メールを送るという流れが基本です。

連絡が遅くなってしまうと、相手に「いきなり担当者が変わってしまった」と不安を感じさせてしまう可能性があるので注意が必要です。

しかし、あらかじめ担当者変更を伝えるタイミングを決めている会社もあるため、まずは上司に確認しましょう。

担当者変更の理由は分かりやすく簡潔に

担当者変更メールでもう一つ気をつけたいのが、担当者変更の理由についてです。

担当者が変わる理由を明示しないままメールを送ってしまうと、相手に不信感を抱かせてしまいます。

しかし、明確な理由を伝えようとして、逆に回りくどく分かりづらい説明になってしまうことも望ましくありません。

そのため、担当者変更の理由は「分かりやすく簡潔に」を意識して記載しましょう。

安心感を与えるよう心がける

上述した「担当変更の理由」も相手に安心感を与えるポイントの1つです。

その他にも状況によって下記の要素を盛り込むとよいでしょう。

また、担当が変わっても今後の取引に支障がないことをしっかりと明示すると安心してもらえます。

反対に「担当を外されてしまいました」「他の案件で忙しいため」などのネガティブな表現は避けるようにしましょう。

一斉送信ではなく個別メールで送る

メーラーのCCやBCCを使った一斉送信メールは絶対にNGです。相手への敬意を欠いてしまうだけでなく、個人情報の漏洩にも繋がるからです。

関連記事：BCCで一斉送信は危険！？正しいCC・BCCの使い方をメールのプロが解説します

関連記事：メールのCC・BCCの違いとは？書き方や返信のマナーも解説します

特に業務での関わりが深い相手には、TOを使用することがマナーとなります。文章などを一人ひとりオリジナルなものに変える必要はありませんが、宛先だけは個別に設定しましょう。

ただし、どうしても時間がなく一斉送信したい場合もあるかと思います。そんなときは、メール配信システムを活用するとよいでしょう。

おすすめのメール配信システムは後述しますので、興味のある方は本記事を最後まで読み進めてみてください。

感謝の気持ちやお礼のメッセージも添える

担当変更のメールを送るときは「どのように担当変更を伝えるか」ばかりを考えがちです。普段送る機会が多くないからこそ、いざというときに文章に悩みます。

その影響もあってか、当たり前であるはずの感謝の気持ちやお礼のメッセージを忘れてしまうケースが多発しています。

自身の言葉で心から感じている感謝をお礼のメッセージとして簡潔にまとめてメール内の記載しましょう。

お礼メールの書き方に関しては下記記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

関連記事：【例文有り】感謝が伝わるお礼メールの書き方！社外宛や面接後などシーン別に解説

重要な相手の場合は訪問する

売上が多く重要な取引先や、かわいがってもらったお客様への挨拶はメールだけでなく実際に訪問して担当変更の挨拶をするようにしましょう。

その際には、後任担当も連れていくようにしてください。上長も一緒に行けると尚良しです。

ただし、最近はこのようなご時世ですので訪問を嫌がる人やリモートワークの人もいるでしょう。そのような場合は無理に訪問するのではなく、オンラインでの挨拶をするなど状況に合わせて臨機応変に対応しましょう。

前任者の担当者変更メール作成時のポイント

ここからは、担当者変更メール作成時の具体的なポイントを解説していきます。

まずは、担当者変更決定後に前任者から送るメールについてです。

必須内容は理由・日付・後任者とお礼

担当者変更メールでは、担当者が変更になるというお知らせ以外に、必要事項として以下の項目が挙げられます。

それぞれについて説明していきます。

まず担当者変更の理由は、前述したように分かりやすく簡潔に書くことが大切です。

「弊社の人事異動に伴い」「退職することとなりました」などと、一言で相手に伝わる文章で書くと良いでしょう。理由の前後に、担当者が変わる日付を明記することも重要です。日付が書かれていないと、いつ担当者が変わるのか誰と連絡を取れば良いのかが不明確になり、相手を困惑させてしまいますので、「◯月◯日付けで」とはっきり伝えるようにしましょう。

後任者の紹介では、後任者の名前 (ふりがな) 、連絡先、これまで何をしていたかなどを書くと良いでしょう。

また、相手はこのメール文から後任者のイメージを読み取ります。

紹介文は相手に好印象を与えるようなポジティブな内容を書くようにしましょう。

また、担当者変更メールは相手との最後のメールになるかもしれません。これまでお世話になったことへのお礼も伝えましょう。

感謝の気持ちを込めた文章に

前文で紹介しましたが、担当者変更メールではお世話になったお礼を伝えます。

一言お礼の言葉を入れるだけでも十分ですが、何かエピソードを交えて書くことでより感謝の意が伝わりやすくなります。

「感謝」は言葉だけでなく気持ちを伝えることが重要なので、定型文のような言葉よりも「こんなことがあった」「こんないい影響を受けた」など具体的な話をして、感謝の気持ちを込めたメールを書くことをお勧めします。

また後任者と直接挨拶に伺う予定がある場合には、前任者が送るメールの最後でその旨も伝えておきましょう。

担当変更の理由に合わせた内容にする

担当変更には様々な理由があります。

• 退職
• 人事異動
• 産休　など

上記例文で紹介したように、状況に合わせて適切な文章を送ることで引継ぎをスムーズに行えます。

よく「本当は退職するのに担当変更と伝える」ケースがありますが絶対にやめましょう。相手のことを思ってあえて事実と異なることを伝える場合もありますが、嘘がばれてしまうと信用を失いかねないので注意しましょう。

特に近年はSNSの発達により、個人の情報を取得しやすくなっています。気軽に発言したことが大きな問題になりかねないので気を付けてください。

後任者の担当者変更メール作成時のポイント

次に、後任の担当者から送るメールのポイントをご紹介します。

これから関わっていく取引先や顧客への最初のコンタクトになるので、しっかりとポイントを押さえておきましょう。

件名は分かりやすく

顧客や取引先へ送る最初のメールになるため、件名で「誰からどのような内容のメールがきたのか」が分かるような件名にしておきましょう。

ポイントは要件と名前を入れることです。

「初めまして」だけの件名だと、誰から来たものかどのような要件なのかが分からず、メールを開封してもらえない可能性があります。

そのため、「【着任のご挨拶】株式会社◯◯　◯◯ (自分の名前) 」のように、一目で内容と送り手が理解できる件名を付けましょう。

ビジネスメールの正しい言い回しを

ビジネスの場ではすでに取引のある相手の場合、初めてメールを送る際も「お世話になっています」という言い回しを使うのが基本です。

「初めまして」と挨拶をしたくなってしまうところですが、ビジネスマナーとして注意しておきましょう。

また、「ご連絡させていただきました」「伺わせていただきます」などは二重敬語なので間違った表現になってしまいます。

ビジネスシーンでは定着している二重敬語もありますが、初めての相手へのメールでは特に正しい使い方を徹底しましょう。

イメージが付きやすい自己紹介を

着任の挨拶の後の自己紹介では、自分はどのような仕事をしてきたのかどのような人物なのかを相手に伝え、イメージが付きやすい文章にすることが大切です。

さらに、着任してどのような目標で仕事をしていきたいかなどの意気込みを入れるのもいいでしょう。

これから関わっていく相手に、いい印象を持ってもらえるような内容で書くことを心がけましょう。

挨拶へ伺う旨を伝える

着任の挨拶はメールだけで済ませるのではなく、直接伺うのがマナーです。

そのため、メールの最後では後日直接挨拶へ伺う旨もしっかりと伝えておく必要があります。

またその際に「取り急ぎメールにて失礼いたします」「略儀ながらメールにてご挨拶申し上げます」など、「まずはメールで挨拶させていただきます」といった意味の言葉を添えるようにしましょう。

一斉送信をする場合はメール配信システムを使う

あまり付き合いがない人など、大量のお客様宛に担当変更メールを一斉送信するときは、メール配信システムの活用がおすすめです。

そもそも、大量のメールをBCCで配信しようとすると個人情報漏洩のリスクやブラックリストに入ってしまうリスクがあります。企業としての信用を失うだけでなく損害賠償の危険性もあるので、たとえ50件・100件の配信であってもメール配信システムを使うようにしましょう。

下記記事ではおすすめのメール配信システムをプロの視点から詳しく解説していますので参考にしてください。

関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較

また、記事の内容は以下の動画でも詳しく解説しているのでお好きな方で確認してください。

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まとめ

担当者変更メールは、これまでお世話になった相手への感謝を伝えること、着任した場合には今後の関係を築くための重要な一通になります。

自分の気持ちをしっかりと伝える内容にすること、担当者変更の理由や日程、後任者などの必要事項を漏れのないように伝え相手に安心して受け入れてもらえるメールを作成しましょう。

また、担当者変更をメールで連絡した後は、前任者は後任者と共に直接挨拶に伺いスムーズに引き継ぎを行うことが重要です。基本的には前任者が担当者変更メールを送り、後任者が業務開始前に挨拶メールを送ります。

送るタイミングやメールのマナーをしっかりと守ってこれまでの信頼関係を継続していけるよう、今回紹介した例文などを参考にしてみてください。

さて、今回は「担当変更メール」マナーや例文ついてご紹介しました。ビジネスシーンでも重要なメールの一つになるので、正しい使い方ができるようになりましょう。

担当変更メールを正しく理解できると相手に対して、失礼がなく今後の取引に大きな影響を与える可能性もあります。

このような、ビジネスでたまに使うようなメールは例文を知っておくだけで迅速な対応をすることができます。そこで今回は、メールの例文集を資料にまとめてご用意しました。

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関連記事：コピペOK！ビジネスメール例文集