BCCメールが届かない際のチェックポイント! 一斉送信の際にはBCCのリスクに注意

2021.02.22 メール不達

「BCCを使って送信したメールが相手に届かない」

「特定の人物にだけ届かずエラーメッセージが返ってくる」

メールが届かないと情報伝達を行うことができず、いち早くトラブルを解消しなければ業務に支障をきたしてしまいます。

今回はBCCを使ったメールが届かない場合の対処法とBCCを使う際に知っておきたい注意点について解説します。

BCCを使ったメールが届かない際のチェックポイント

はじめに、BCCを使ったメールが届かない際のチェックポイントを解説します。

これらの項目を確認し、BCCが届かない原因が初歩的なものでないか確認しましょう。

「BCC」「CC」について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

【初心者向け】メールのCCの使い方と返信マナー。BCCとの違いも解説!

他のアドレスに送って確認する

目次

BCCを使ったメールが届かない際のチェックポイント

>メール機能が正常に機能しているかどうか確認します。

相手のメールサーバーの容量が問題でメールが送受信できなくなっている可能性もあるので、まずは他のアドレスにメールを送り、原因がこちら側にあるかどうかをチェックします。

また、先方にメールが届かないことを伝え、別のアドレスからメールを送ってみるというのも一つの策です。

送信アドレスをチェックする

メール機能が正常に機能していることが確認できたら、宛先のメールアドレスが間違っていないか確認しましょう。初歩的ミスですが、相手のアドレスが変わっていたり、アドレス帳に登録しているデータが何かの手違いで間違っていたという可能性もあります。

ケアレスミスが無いか始めに確認しておくことで、トラブル解決も円滑に進めることができるでしょう。

添付ファイルサイズを確認する

次に、メールに添付するファイルサイズを確認しましょう。

容量が大きすぎるメールは送信できなかったり、相手の受信設定によって、拒否される可能性があります。ちなみに、Gmailでは添付できるファイルサイズは25MBまでに制限されています。

そもそも、容量が大きすぎるデータを添付することはビジネスメールにおいてはマナー違反とされています。

圧縮したり他の手段を使うなどして、添付ファイルは小さいサイズにするように心がけましょう。

確認の際には先ほどと同様に、他のアドレス宛にファイルを添付したメールを送ってみましょう。自分のアドレスには問題なく届くようであれば他の原因があるということになってきます。

相手の受信環境を確認する

メール機能、アドレス、添付ファイルサイズも問題ないということになれば、原因は相手の受信環境である可能性が高くなります。

単純に相手の受信メールサーバーがパンクしている可能性もありますが「登録されていないアドレスからのメールの受信拒否」や「HTMLメール受信拒否」「一斉送信メールの受信拒否」など、相手の設定に引っかかっていてもメールは届きません。

特にビジネスシーンでは、セキュリティやウイルス対策の観点から「送信元不明アドレス」や「HTMLメール」の受信を拒否設定している企業もあります。

【重要】HTMLメールを扱う際に知っておくべきセキュリティについて

また、先ほどの添付ファイルサイズの話とも関係しますが「添付ファイルサイズの大きさ」によって受信拒否設定を行っているところもあります。

メールを大量に扱う場合、ファイルサイズの大きなメールを受信するとメールサーバーの容量を圧迫してしまい、他のメールを受信できなくなります。

そうなると相手に迷惑をかけてしまうということから、ビジネスメールにおいては大きな容量のデータを添付することはマナー違反となっているのです。

BCCメールはリスクを伴う

ここまで、BCCメールが届かない際に最初に確認すべき項目について解説しました。

BCCは

送信アドレスをチェックする

に非常に便利な機能ですが、思わぬトラブルに繋がりやすいデメリットがあります。

特に、一斉送信でBCCを利用している場合、リスクが大きく、相手にメールが届かないというトラブルも起きやすくなります。

BCCを使う際に知っておきたい注意点を説明します。

ブラックリストに載る可能性がある

メール配信専用のメーラー以外から、100個以上のアドレスに一斉送信を行うと迷惑メール対策を行っている団体にスパム認定される危険があります。

「この送信元は大量にメールを送信しているので、スパム配信業者の可能性あり」という形で、ブラックリストとして認識される可能性があるのです。

このブラックリストは迷惑メールの対策を行う団体が各々で運営しており、リストに載ってしまうと、一斉送信メールに加えて通常のメールも相手に届きません。そうなると、メールでの連絡手段が途絶え業務に支障をきたしてしまいます。

普段からBCCを使い大量のメール送信を行っている場合には注意しておきましょう。

添付ファイルサイズを確認するール配信のブラックリスト登録の原因と確認・解除方法

サーバーの送信上限に引っかかってしまう

先ほども少し解説しましたが、メールサーバーの送信上限を超えてしまうと、メールを送れなくなくなってしまいます。

メールサーバーにはメールを送信できる上限が設定されています。Gmailの場合は1日「500通を超えるメール」を送信すると、最大で24時間メールを送ることができなくなってしまいます。

BCCはメールの一斉送信で使う機会が多いかと思いますが、頻繁に行っているとサーバーを圧迫し「メールの送信ができない」という問題に繋がりやすくなります。

BCCメールが届かないというトラブルのよくある原因の一つです。

情報漏洩の危険が伴う

BCCで送ったつもりが、TOやCCになっていたというミスは容易に考え得ることができます。

BCCは他の受信者にアドレスを知られることなく一斉送信を行うことができる便利な機能ですが、こうした小さなミスが重大な情報漏洩に繋がってしまいます。

これらの理由から、実はBCCは一斉送信に適した機能ではありません。

詳しくはこちらの記事をご参照ください。

コロナ騒動による一斉メール誤送信が頻発!誤送信に有効な防止策とは?

メールアドレスといえど重要な個人情報です。複数の取引先に対してBCCを使って一斉送信する際には細心の注意を払うようにしましょう。

まとめ

以上、BCCメールが届かない際の確認ポイントとBCCを使う際の注意点を解説しました。

BCCのメールが届かない際には、まずは初歩的なミスがないか確認、それからメールサーバーの問題や添付ファイルに問題がないか確認しましょう。

それでも、BCCメールが届かないようであれば相手の受信設定

相手の受信環境を確認する

BCCを使い一斉送信を行う機会は多いかと思いますが、実はBCCは一斉送信に向いていません。頻繁なメールの一斉送信は相手のメーラーに迷惑メール認定されてしまうリスクがあることに加え、使っているメールサーバーを圧迫し「急にメールの送受信ができなくなった」というトラブルの元になります。

また、メール配信やメルマガをBCCで行うのは更にメール不達のリスクを高めます。メールマーケティングを行う際には、セキュリティやメールの到達率が成果を出す際に重要になるので特に注意しておかなければなりません。

「日常的に大量のメールを扱う」「メール配信やメルマガを行いたい」という場合には、BCCを使ったメールの一斉送信ではなく、迷惑メール対策やメールの一斉送信機能が揃っている「メール配信システム」の利用をおすすめします。

メール一斉送信ソフトとは?BCCとの違いやメリットをご紹介

「メール配信サービスって何?」という方は、上記の記事を参考にしてくださいね。

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実際にメール配信システムを使用してみることで、運用のイメージも湧いてくるかと思います。ぜひ使用感を確かめてみて、今後のメール業務を円滑化を図りましょう!

BCCメールはリスクを伴う

ブラックリストに載る可能性がある

サーバーの送信上限に引っかかってしまう

情報漏洩の危険が伴う

まとめ

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