「同報メール」とは？「メーリングリスト」との違いや効率よく一斉送信をする方法やを解説。おすすめのシステムも紹介します。

複数の人に同じ内容のメールを配信する、いわゆる「一斉送信」を利用したことはあるでしょうか。

一斉送信機能は「同報メール」とも呼ばれています。

同報メールは効率よくビジネスを進めていく上で非常に重要なソリューションであり、専用のシステムも数多くリリースされています。

また、ビジネスシーンでは「同報メール」だけでなく「メーリングリスト」という方法を使って、複数の方に向けてメッセージを送信する場合もあります。

今回は、同じ一斉送信の方法の1つである「同報メール」と「メーリングリスト」の違いや「同報メール」を送信する際の注意点、より効率よく同報メールを送る方法などを解説していきます。

「同報メール」とは？？

同報メールとは「同じ内容のメールを複数のアドレスに向けて送信する方法」のことです。

いわゆる「一斉送信」のことを指します。

社内でチームの進捗を共有するときや、イベントの開催をお客様にお知らせするときなど、同じ内容を複数人に向けて知らせたいときに便利な送信方法です。

例えば、Gmailで「同報メール」を送る場合は宛先欄に、内容を共有したい相手のアドレスを入れ送信します。

下の画像のように宛先欄に複数の人のアドレスが表示されます。

メールを受信した全員に向けて送っていることを表すために、画像にもある通り特定の人物へ向けて送る「TO」は基本的には使用せずに、「CC」もしくは「BCC」で送信するのが一般的です。

なお、社内関係者以外に向けて同報メールを送信する際は、個人情報保護の観点から、メールアドレスは必ず「BCC」欄に記載するようにしましょう。

「同報メール」と「メーリングリスト」の違い

同報メールと同じように、複数の方へ向けて同じ内容のメールを送る方法として、「メーリングリスト」というものがあります。

同報メールとメーリングリストはどちらも複数の方に同じ内容を送るという点では一緒ですが、送信までのプロセスには大きな違いがあるので、解説していきたいと思います。

まず同報メールは、送信者が受信者を一人ひとり選択して送信する方法なので、先述の通り送信先のメールアドレスを都度、一つずつ宛先欄に追加していく必要があります。

そのため、同報メールではアドレス漏れや誤入力が起こってしまう可能性が高いのもネックです。

一方、メーリングリストでは送信者はあるアドレスにメールを送信するだけで、あらかじめ作成してあるリストに載っている人達へ向けてメールが一斉送信されます。

これらをまとめると下の図のようになります。

受信者が数人の場合は、手作業でアドレスを指定する同報メールでも良いかもしれませんが、メルマガなどでいつも決まったメンバーにメールを一斉送信したい方は「メーリングリスト」を使って作業をした方が効率が良さそうです。

しかし、近年はメーリングリストの設定ミスから、無関係の人にメールの内容が送られ、個人情報が流出するという事件が起きました。

同報メールと比較すると手動での作業が少ないとはいえ、メーリングリストの作成・送信にも個人情報を扱う作業はあるので、注意しましょう。

同報メール作成時の注意点

同じ内容を多くの人と共有することができる同報メールはとても便利な方法ですが、同報メールを送る際のマナーも含めていくつかの注意点があります。

基本的にはCC・BCCに送信したい相手を入れる

同報メールを送信する際は「CC・BCC」に送信したい相手のメールアドレスを入れるのが一般的です。

「TO」は基本的には最も送信したい相手を指定する場所で、大体一人から二人ほどを指定します。

それ以上になる場合は、個人情報保護のためにも「CC・BCC」を使うようにしましょう。

宛先の誤設定を防ぐためにダブルチェックを徹底する

先述したように宛先の誤設定によるメールアドレスの流出は、企業の信用問題にも関わるため絶対に防がなければなりません。

近年は個人情報への関心が高まり、顧客のアドレスを流出した企業が損害賠償を支払っている例も多く見られるようになりました。

参考記事：コロナ騒動による一斉メール誤送信が頻発！誤送信に有効な防止策とは？

アドレスの誤設定は、現在紹介しているメール配信システムの利用によりかなり防止することができますので、こういったリスクを減らしたい人にもメール配信システムはおすすめです。

一斉送信をする機会が多い企業は、自社のリスクマネジメントのためにも導入を検討しましょう。

アドレスは各自が管理する

サーバーでアドレスを管理しているメーリングリストとは違い、手作業で送信相手を指定する同報メールでは、メンバーのアドレスを各自保管しなければなりません。

個人情報を扱う数が多くなると、セキュリティリスクも比例して膨れ上がります。

社外関係者やお客様のメールアドレスを管理する場合は、注意して取り扱うようにしましょう。

迷惑メールとみなされる場合もある

一度に多くの方へ向けてメールを送信すると、受信者側の環境によってはメールがブロックされてしまう可能性があります。

なぜ、ブロックされてしまうかというと、同一のIPアドレスからから一度に大量のメールを送信した結果、受信元のプロバイダが迷惑メールとみなして受信を拒否してしまうからです。

一斉送信をしているIPアドレスを対象として、受信元のプロバイダが迷惑メールを認定しているので、同報メールだけでなくメーリングリストも迷惑メールとして認定される可能性があります。

いつも使っているIPアドレスが迷惑メールとして認定されてしまうと、そのIPアドレスを使ってお客様にメールを配信することができなくなってしまう可能性があります。

CC/ BCCとは？使い分けについて詳しく解説

メールを送信するときはCC、TOやBCCで宛先を設定することができます。それぞれの役割や意味をまとめると以下の通りです。

TOは普段のメール送信で使っている人も多いでしょう。CCとBCCは似て非なるため注意が必要です。それぞれの違いの詳細は後述しますが、BCCは設定したメールアドレスが他の受信者からはわからないという点を覚えておいてください。

また、「本当に、BCCに設定したアドレスは送信先に分からないのか？」と不安になる方もいらっしゃるかと思います。下記記事で詳しく解説していますので気になる人は併せてご覧ください。

関連記事：bccで送ったメールは、本当にメールアドレスが相手にバレないの？

同報メールを送るときのマナー

同報メール配信はビジネスで頻繁に利用する機能だからこそ、使用時のマナーやリスクについては知っておく必要があります。

ここでは、メール配信システムを利用した一斉配信を行うときに最低限知っておきたいマナーを紹介します。

宛先設定を間違えない

メールの一斉送信は送り先のメールアドレスを「TO」「CC」「BCC」のいずれかに設定して送付します。

受信者側からみた宛先設定別の特徴は上記のようになっています。

また、送信者側からみると宛先の設定には以下のような意味合いがあることも覚えておきましょう。

設定を間違えると、返信対応者が明確にならず返信遅れのリスクが生じたり、メールアドレスの流出につながってしまう可能性もあります。

特に、集客を目的としたメールの一斉配信を行っている方は、一度に大量のアドレスを扱うこともあるため注意が必要です。宛先の誤設定によるメールアドレスの流出は毎年発生しており、そのほとんどが手作業で宛先を設定する環境から一斉送信されたメールであることがわかっています。

以下の記事では、メール一斉送信時の宛先の設定時の注意点などについて詳しくまとめてあります。本記事と併せてぜひご覧ください。

関連記事：プロが教える！一斉メール配信にBCCをオススメしない理由と、正しいBCCの使い方！

宛名の書き方

ビジネスメールを送信する際は受信者の宛名を書くのもマナーです。

基本的には「企業名 役職 名前」の順で記載します。

企業名を誤記してしまうケースが多いので、注意しましょう。

例では半角で(株)と記載していますが、全角の場合もあります。

また勝手に「株式会社」の表記を（株）に省略してしまうと、非常に失礼な宛名の記載になるので絶対に避けましょう。

一斉送信の場合は、宛名の表記はTOに設定されている方までを記載しますが、あまりに多い場合は「各位」などの言葉を使って以下のようにまとめると見やすくなります。

合同プロジェクトなどで社外の方を宛名に記載する場合は、クライアントとなる企業から降順に記載し、その中で役職が上の方から記載するようにします。

宛名が5人を超えるような一斉送信の場合は、先述した「各位」などを利用し見やすくまとめましょう。

ちなみに「各位」という言葉は敬称の意味を含んでいるので「お客様各位」と記載してしまうと、重複した記載になってしまいます。「お客様」に対して各位を使う場合は「顧客各位」といった記載が正しい使い方になります。

以下の記事では、宛名の書き方について詳しく解説しています。こちらも合わせてご参考ください。

関連記事：複数人へのメール送信のやり方は？宛名の書き方とマナーを例文付きでご紹介！

同報メールを効率的に送るならメール配信サービスがおすすめ

手動でアドレスを設定する同報メールには、アドレス漏れやアドレス誤入力のリスクが伴います。

メーリングリストを使うことで、これらのリスクを避けた上で、より効率的にメールを配信することができます。

またメーリングリストのように、手動で送信先を設定しなくて済む方法として「メール配信サービス」というものがあります。

メーリングリストだと、特定のアドレスにメールを送信することで、リストに載っている全員にメールを届けることができますが、IPアドレスが迷惑メールとして認定されるリスクや、情報漏洩のリスクは伴います。

ご紹介するメール配信サービスにはIPアドレスの信用度チェックを随時行っているものもあり、IPアドレスが綺麗に保たれているものがあります。

社内関係者へのメールは先述した方法でも充分かもしれませんが、お客様へのメルマガ配信などでは、メール配信サービスを活用した方がたくさんのメリットを得られるでしょう。

送信時間が大幅に短縮できる

メール配信サービスではメーリングリストと同様に、少ない作業量で多くの方へ向けて一斉送信をすることができます。

また、一斉送信するだけでなく、「ターゲット配信」という機能を使うことで、登録してある宛先データの中から設定した条件で絞り込んだグループにのみ配信をすることができます。

一人ひとりの条件を確認し手作業で送信者を設定していく同報メールに比べて、効率よくメールを配信することができるでしょう。

配信結果が確認できる

メール配信サービスを使うことで、配信したメールの開封結果を確認することができるようになります。

開封率・配信結果は身内や友人同士でメールを共有する場合は気にならないかもしれませんが、自社のサービスを広告するメールマガジンなどでは、作成したメールが開封されたかどうかはとても大事なデータです。

開封率を元に、よりお客様に受け入れられるメルマガを作成しましょう。

迷惑メールと認識されづらい

メール配信サービスが、同報メールやメーリングリストと大きく異なる点は、迷惑メール対策に強い点です。

メール配信サービスでは、送信者の信頼度をあげる仕組み（DKIMなど）が用意されています。

それにより迷惑メールと判定される確率を下げてくれているのです。

おすすめの同報メール送信サービス

早速、おすすめの同報メールサービスを3つ紹介していきます。

ブラストメール（株式会社ラクスライトクライド）

公式サイト：https://blastmail.jp/

 20年の歴史を持つ日本のメール配信サービスで、使いやすさと高い到達率が特徴です。大手企業や官公庁まで幅広く導入されており、顧客導入数シェアは14年連続No.1をとり続けている、まさに定番の同報メールサービスです。

一番の特徴は「高速かつ確実なメール配信」が可能な点です。

毎時1,150万通という国内トップレベルの配信速度と、到達率99.9%を誇り、緊急速報やニュース配信などの即時性の高い情報も確実に届けられます。

月額4,000円から利用可能で、簡単に使いこなせるシンプルなデザインも魅力の一つです。

ブラストメールの料金

ブラストメールは高品質な配信を低価格で利用してもらうために作られたサービスなので余計な機能がなく、コストパフォーマンスが非常に良いサービスです。

また、配信メールや登録フォームに広告が入りません。

7日間の無料トライアルがあり、リスクなくサービスを体験できるので、まずは試しに使ってみてください。

配配メール（株式会社ラクス）

公式サイト：https://www.hai2mail.jp/

クラウドベースのサービスで、リスト数課金制を採用しています。制限なく配信可能で、高機能な分析ツールを提供しています。

配配メールの主な機能は以下のとおりです。

• HTMLメールエディタ：ドラッグ＆ドロップで簡単にHTMLメールを作成/画像、動画、文字の差し込みが容易
• セグメント配信：年齢、開封率などの条件で顧客をセグメント化して配信可能
• ステップメール配信：特定のタイミングや顧客行動をトリガーにしたメール配信が可能
• 効果測定ツール：開封率、クリック率などのデータをリアルタイムで確認可能
• ヒートマップ機能で最適な配信時間を分析
• エラー管理機能：配信エラーや未配信メールを効率的に管理

配配メールは多機能な分、機能が豊富すぎて、初心者には少し複雑に感じる可能性があります。また、他のサービスと比較して、料金が若干高めの可能性がある

配配メールは、使いやすさと高度な機能を兼ね備えたメール配信サービスで、特に分析機能と自動化機能が充実しています。マーケティング効果の向上を目指す企業や個人に適したサービスといえるでしょう。

MyASP（マイスピー）/株式会社ツールラボ

マイスピーは低価格にもかかわらずメール配信・SMS配信・LINE配信といったあらゆる配信機能に加え、フォーム機能や顧客管理機能など、CRMに必要な機能まで完全に兼ね備えたメルマガスタンドです。

配信性能や品質にそこまでこだわりがなく、HP作成やフォーム管理などWEB周りを丸ごと1つのツールで完結させたい人におすすめの配信システムです。

料金プランは以下の通りです。

注意点としては、マイスピーはメール配信の到達率や速度に関しては公式で情報を出していません。

数万アドレスへの一斉配信など、大規模なメール配信を行う場合は配信に時間がかかったり、スパムフィルタに引っかかってしまう可能性を考慮に入れておきましょう。

配信速度や到達率についてはマイスピーとAPI連携できて配信品質を高めることができる「blastengine（ブラストエンジン）」の利用をお勧めします。

ブラストエンジンは国内専門のメールリレーサービスで、マイスピーのメール配信と連携することで同じ管理画面を使いながら到達率や配信速度を大幅に改善することができます。

互換性や導入までの進め方については一度問い合わせてみてください。

まとめ

メールの一斉送信は私生活だけでなく、ビジネスの場面でもよく使われています。

一斉送信の方法には、手作業で送信先のアドレスを設定する「同報メール」とそれらのリスクを回避できる「メーリングリスト」という方法がありますが、いずれの方法も受信元のプロバイダから迷惑メールとして認定されるリスクを孕んでいます。

比較的、手動での操作が少ないメーリングリストでも、設定のミスなどをしてしまうと個人情報を漏洩してしまう可能性もあります。

上記のようなリスクを減らすためにもお客様や社外関係者へ向けて多くのメールを配信する際にはメール配信サービスを使用することをオススメします。

当社が提供しているメール配信サービス「ブラストメール」では７日間の無料トライアルを実施しています。ターゲット配信や開封率等の効果測定はもちろん、IPアドレスの信頼度を高くする取り組みも随時行っております。

安全に一斉送信するなら｜ブラストメール

情報漏洩などの問題が多発しているネット社会だからこそ、万全の対策をしてお客様にメールを送信できる環境を整えましょう。

やり慣れた方法で一斉送信をするのも良いですが、より効率よくメール配信を行い、売り上げのアップやサービスの向上につなげるためにも「同報メール」の使い心地をぜひ試してみてください。

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