複数の人に同じ内容のメールを配信する、いわゆる「一斉送信」を利用したことはあるでしょうか。
一斉送信機能は「同報メール」とも呼ばれていますが、ビジネスシーンでは「同報メール」だけでなく「メーリングリスト」という方法を使って、複数の方に向けてメッセージを送信する場合もあります。
今回は、同じ一斉送信の方法の1つである「同報メール」と「メーリングリスト」の違いや「同報メール」を送信する際の注意点、より効率よく同報メールを送る方法などを解説していきます。
目次
「同報メール」とは？？
同報メールとは「同じ内容のメールを複数のアドレスに向けて送信する方法」のことです。
いわゆる「一斉送信」のことを指します。
社内でチームの進捗を共有するときや、イベントの開催をお客様にお知らせするときなど、同じ内容を複数人に向けて知らせたいときに便利な送信方法です。
例えば、Gmailで「同報メール」を送る場合は宛先欄に、内容を共有したい相手のアドレスを入れ送信します。
下の画像のように宛先欄に複数の人のアドレスが表示されます。
メールを受信した全員に向けて送っていることを表すために、画像にもある通り特定の人物へ向けて送る「TO」は基本的には使用せずに、「CC」もしくは「BCC」で送信するのが一般的です。
なお、社内関係者以外に向けて同報メールを送信する際は、個人情報保護の観点から、メールアドレスは必ず「BCC」欄に記載するようにしましょう。
「同報メール」と「メーリングリスト」の違い
同報メールと同じように、複数の方へ向けて同じ内容のメールを送る方法として、「メーリングリスト」というものがあります。
同報メールとメーリングリストはどちらも複数の方に同じ内容を送るという点では一緒ですが、送信までのプロセスには大きな違いがあるので、解説していきたいと思います。
まず同報メールは、送信者が受信者を一人ひとり選択して送信する方法なので、先述の通り送信先のメールアドレスを都度、一つずつ宛先欄に追加していく必要があります。
そのため、同報メールではアドレス漏れや誤入力が起こってしまう可能性が高いのもネックです。
一方、メーリングリストでは送信者はあるアドレスにメールを送信するだけで、あらかじめ作成してあるリストに載っている人達へ向けてメールが一斉送信されます。
これらをまとめると下の図のようになります。
受信者が数人の場合は、手作業でアドレスを指定する同報メールでも良いかもしれませんが、メルマガなどでいつも決まったメンバーにメールを一斉送信したい方は「メーリングリスト」を使って作業をした方が効率が良さそうです。
しかし、近年はメーリングリストの設定ミスから、無関係の人にメールの内容が送られ、個人情報が流出するという事件が起きました。
同報メールと比較すると手動での作業が少ないとはいえ、メーリングリストの作成・送信にも個人情報を扱う作業はあるので、注意しましょう。
同報メール作成時の注意点
同じ内容を多くの人と共有することができる同報メールはとても便利な方法ですが、同報メールを送る際のマナーも含めていくつかの注意点があります。
基本的にはCC・BCCに送信したい相手を入れる
同報メールを送信する際は「CC・BCC」に送信したい相手のメールアドレスを入れるのが一般的です。
「TO」は基本的には最も送信したい相手を指定する場所で、大体一人から二人ほどを指定します。
それ以上になる場合は、個人情報保護のためにも「CC・BCC」を使うようにしましょう。
アドレスは各自が管理する
サーバーでアドレスを管理しているメーリングリストとは違い、手作業で送信相手を指定する同報メールでは、メンバーのアドレスを各自保管しなければなりません。
個人情報を扱う数が多くなると、セキュリティリスクも比例して膨れ上がります。
社外関係者やお客様のメールアドレスを管理する場合は、注意して取り扱うようにしましょう。
迷惑メールとみなされる場合もある
一度に多くの方へ向けてメールを送信すると、受信者側の環境によってはメールがブロックされてしまう可能性があります。
なぜ、ブロックされてしまうかというと、同一のIPアドレスからから一度に大量のメールを送信した結果、受信元のプロバイダが迷惑メールとみなして受信を拒否してしまうからです。
一斉送信をしているIPアドレスを対象として、受信元のプロバイダが迷惑メールを認定しているので、同報メールだけでなくメーリングリストも迷惑メールとして認定される可能性があります。
いつも使っているIPアドレスが迷惑メールとして認定されてしまうと、そのIPアドレスを使ってお客様にメールを配信することができなくなってしまう可能性があります。
同報メールを効率的に送るならメール配信サービスがおすすめ
手動でアドレスを設定する同報メールには、アドレス漏れやアドレス誤入力のリスクが伴います。
メーリングリストを使うことで、これらのリスクを避けた上で、より効率的にメールを配信することができます。
またメーリングリストのように、手動で送信先を設定しなくて済む方法として「メール配信サービス」というものがあります。
メーリングリストだと、特定のアドレスにメールを送信することで、リストに載っている全員にメールを届けることができますが、IPアドレスが迷惑メールとして認定されるリスクや、情報漏洩のリスクは伴います。
ご紹介するメール配信サービスにはIPアドレスの信用度チェックを随時行っているものもあり、IPアドレスが綺麗に保たれているものがあります。
社内関係者へのメールは先述した方法でも充分かもしれませんが、お客様へのメルマガ配信などでは、メール配信サービスを活用した方がたくさんのメリットを得られるでしょう。
送信時間が大幅に短縮できる
メール配信サービスではメーリングリストと同様に、少ない作業量で多くの方へ向けて一斉送信をすることができます。
また、一斉送信するだけでなく、「ターゲット配信」という機能を使うことで、登録してある宛先データの中から設定した条件で絞り込んだグループにのみ配信をすることができます。
一人ひとりの条件を確認し手作業で送信者を設定していく同報メールに比べて、効率よくメールを配信することができるでしょう。
配信結果が確認できる
メール配信サービスを使うことで、配信したメールの開封結果を確認することができるようになります。
開封率・配信結果は身内や友人同士でメールを共有する場合は気にならないかもしれませんが、自社のサービスを広告するメールマガジンなどでは、作成したメールが開封されたかどうかはとても大事なデータです。
開封率を元に、よりお客様に受け入れられるメルマガを作成しましょう。
迷惑メールと認識されづらい
メール配信サービスが、同報メールやメーリングリストと大きく異なる点は、迷惑メール対策に強い点です。
メール配信サービスでは、送信者の信頼度をあげる仕組み（DKIMなど）が用意されています。
それにより迷惑メールと判定される確率を下げてくれているのです。
まとめ
メールの一斉送信は私生活だけでなく、ビジネスの場面でもよく使われています。
一斉送信の方法には、手作業で送信先のアドレスを設定する「同報メール」とそれらのリスクを回避できる「メーリングリスト」という方法がありますが、いずれの方法も受信元のプロバイダから迷惑メールとして認定されるリスクを孕んでいます。
比較的、手動での操作が少ないメーリングリストでも、設定のミスなどをしてしまうと個人情報を漏洩してしまう可能性もあります。
上記のようなリスクを減らすためにもお客様や社外関係者へ向けて多くのメールを配信する際にはメール配信サービスを使用することをオススメします。
当社が提供しているメール配信サービス「ブラストメール」では７日間の無料トライアルを実施しています。ターゲット配信や開封率等の効果測定はもちろん、IPアドレスの信頼度を高くする取り組みも随時行っております。
情報漏洩などの問題が多発しているネット社会だからこそ、万全の対策をしてお客様にメールを送信できる環境を整えましょう。
やり慣れた方法で一斉送信をするのも良いですが、より効率よくメール配信を行い、売り上げのアップやサービスの向上につなげるためにも「メーリングリスト」の使い心地をぜひ試してみてください。
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