回答したくなるアンケート依頼メールとは？送る上での基本事項や例文も紹介します！

製品やサービスをより良くしていくために、お客様の声・意見を集めるのは非常に重要なことです。

お客様の意見を拾い上げる方法の一つに「アンケート調査」がありますがサービスや商品に対して自分の意見を素直に表現してくれるお客様は、そう多くはありません。

しかし、より良いサービス・商品を開発し、お客様に提供するためにも、ユーザー目線の意見は必要不可欠です。

お客様が回答してくれるアンケートとはどんなものでしょうか。

この記事では、商品・サービスを提供したお客様に向けてアンケートの依頼メールを送信しウェブ上で回答する形式のアンケートにフォーカスして、「お客様が回答したくなるアンケートの依頼メール」について解説していきます。

アンケート依頼メールに限らず、メールを送る際は「例文集」を活用することで時間をかけずに正しい文章を送ることができます。

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アンケートの依頼メールの書き方

アンケートに回答をしていただくには、アンケートへの回答を促す、「依頼メール」が必要です。

お客様との最初のコンタクトになる「依頼メール」の内容は、お客様がアンケートに回答するかどうかを決める、判断基準となります。

アンケートに回答をしていただく上で非常に大切なメールになるので、ポイントを抑えてメールを作成していきましょう。

正しい「依頼メール」の例は以下の通りです。

お客様に一斉送信で依頼メールを送る場合は、

このようなメールが良いでしょう。

いずれの場合も後述する基本事項を踏まえた上で、お客様が回答したくなるような工夫が大切です。

ここからは、例に挙げたアンケートの「依頼メール」にも記載されている基本事項について解説していきます。

目的・利用用途を明記する

アンケートの目的や用途がわからなければ、お客様に不信感を抱かせてしまう可能性があります。

依頼をしているメールに、回答に基づいてサービスや商品を改善するという旨を必ず記載しましょう。

所要時間・設問数を明記する

お客様からより多くの声を集めたいというのがアンケートをする側の本音だとは思いますが、あまりに長いアンケートを実施してしまうと、お客様の負担が大きくなり、効果的なデータが得られない場合もあります。

また、所要時間や設問数が全く書かれていない依頼メールは、お客様からすれば「数分の時間でできるものなのか」「しっかり時間を取らなければいけないのか」が分からないため、回答を躊躇させてしまいます。ちなみに、お客様が負担を感じず回答できる設問数は「18.4問」だそうです。

『マクロミル』の調査によると、これを越えると、回答率が下がる傾向があるようなので、設問は15〜18くらいにまとめるのが無難と言えるでしょう。

所要時間に関しては設問から逆算すると3分程度に設定されていると良いです。

回答に要する時間を依頼メールに記載し「ちょっとした時間で手軽に回答できる」という安心感をお客様に認識していただきましょう。

回答期限も記載する

期限が決まっていない物事は優先順位が下がってしまいます。

アンケート自体をお客様にとって優先順位の高いものにすることは難しいですが、期限を設けることで、商品やサービスに関して感じることがあったお客様は、アンケートに協力をしてくださるかもしれません。

アンケートを後回しにされないためにも、ある程度の期限を設けてお客様の回答を促しましょう。

お問い合わせ先も必須

アンケートにおけるお客様の質問や疑問を聞き、答えられるよう、電話番号やメールアドレス、問い合わせフォームなどの問い合わせ先を必ず記載するようにしましょう。

また、電話番号やメールアドレスなどの記載があると、依頼メールの権威性を上げることもできるので、怪しい会社からの依頼メールでないことの証明にもなり得ます。

社内で使っている署名がある方は、アンケートの依頼メールに必要な情報を選択し記載しましょう。

回答URLは一目でわかるところに

アンケートの依頼メールは、メールで返信してもらうことではなく、回答URLにアクセスしてもらい、そこで答えてもらうことを目的としています。

メールを開いてからアンケートのURLにたどり着きやすいように、回答URLはわかりや居場所に配置すると効果的です。

URLの前後に【】をつけたり「↓↓↓アンケートの回答はこちらから↓↓↓」と言った目印をつけるのもいいでしょう。

「プレゼント」がある場合はアピールする

アンケートを回答することによってプレゼントがあったり、別のサービスが受けられる場合はその内容を記載しましょう。

回答をすることによってお客様自身に直接的なメリットがあることを認識していただくことができるので、アンケートの回答率アップに繋げることができるでしょう。

アンケートの依頼メールは3つのポイントを意識する

依頼メールは書き方だけでなく、「送信の時間」や「本文の意図のわかりやすさ・お客様への気遣い」が、お客様がアンケートに回答したいと思う時のキーポイントとなっています。

ここまで解説してきた基本事項を踏まえた上で、お客様に回答していただけるアンケートメールを作成していきましょう。

依頼メールを送信する時間帯に注意

メールを送る時間帯は、アンケートへの回答率に大きく影響します。

就業時間中にアンケートの依頼メールが送られてきても、終わらせなければいけない仕事で忙しい時、アンケートに回答する気が起きないですよね。

アンケートの依頼メールは、お客様がアンケートを回答するのに負担にならない20時～24時に送信し回答率のアップにつなげましょう。

メールの本文は丁寧かつ簡潔に

アンケートに回答をしていただくということは、わずかでもお客様に時間を使わせてしまうことになります。

したがって、商品・サービスをお買い上げいただいた感謝の言葉などを添え、丁寧な文面を心がけましょう。

とはいえ、アンケートに到達するまでに余りにも長い文章を書いてしまうと、先述した「アンケートの目的」や「アンケートの活用法」といった伝えたい部分が埋もれてしまう可能性があります。

メールの本文は丁寧かつ簡潔な文章を書くようにしましょう。

結果報告をする

定期的に行なっているアンケートの場合は、回答をしてくださった方に向けて、統計結果を別途お知らせすることで、お客様の意見を反映し尊重しようとする気持ちを伝えましょう。

メールやウェブ上でのやりとりにはなりますが、自社のサービスを受けたお客様とのやりとりは、自社の発展へ向けた非常に大切な資料になります。

アンケートをただの統計として見るのではなく、お客様とのコミュニケーションの場として捉えることで、お客様も回答しやすくなるようなメールを作成できるかもしれません。

NGなアンケートの依頼メール

ここからは、アンケートの依頼メールを作成する際に、やってはいけないポイントを説明していきます。

アンケートの依頼メールの目的は、お客様にアンケートに回答してもらうことです。

したがって、アンケート以外の要素を含むことは避け、お客様が何のメールなのかわからないという事態が起こらないように注意しましょう。

件名でアンケートとわからない

件名はメールの開封率に大きく関わっています。

一目見て何についてのメールかがわからないと、メールはスルーされがちです。

ビジネスではどのメールにおいても、わかりやすい件名をつけることが大切だと言われていますが、依頼メールも同様です。

「アンケートの依頼」や「プレゼント」がある場合は、それらのキーワードをを件名に入れておきたいところですが、長すぎると、結局何についてのメールなのかが分からなくなってしまう可能性があるので注意しましょう。

わかりやすい件名の例としては、「〇〇に関するアンケートの依頼」や「〇〇をお買い上げいただいた方へアンケートのお願い」などがあります。

プレゼントがある場合は「アンケートへのご協力でもれなく〇〇プレゼント！」のように簡潔にまとめるのが良いでしょう。

他のURLを先に掲載する

アンケートの依頼メールの中にはアンケートを記載したページのURLより先に、自社の公式サイトのURLなどアンケート以外のURLが記載されているメールはNGです。

件名に「アンケート」という言葉があるにも関わらず、関係のないページにとばしてしまうと、アンケートのURLをクリックしていただける確率はかなり減ってしまいます。

アンケートを依頼するメールの中には他のURLを入れないようにしましょう。

アンケート以外のコンテンツも入れる

メールの原則は1メール1コンテンツです。
アンケートの依頼メールの場合は「アンケートに回答してもらう」というのが目的です。

お客様を困惑させないためにも、目的を絞ったメールを心がけましょう。

まとめ

今回は、アンケートの依頼メールを書く際のポイントや、それらを考慮した依頼メールの例文を紹介してきました。

アンケートの回答結果は、商品やサービスを改善するという意味でも、非常に重要な参考資料になります。

より多く、正確な回答を得るためにも、紹介してきた書き方とポイントを理解し、お客様が回答したいと思えるアンケートの依頼メールを書くように心がけましょう。