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営業メールの書き方の基本。返信率を上げるためのコツもご紹介。

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2020.06.17 メール

営業メールの書き方の基本。返信率を上げるためのコツもご紹介。

会ったことも話したこともない相手へ送ることが多い営業メール。

訪問や電話に比べ、手間がかからない便利なツールである一方、開封率や返信率が上がらず悩む方もいると思います。

いったい、どんな書き方をすれば相手がメールを開封し、返信してくれるのでしょうか。

今回は、基本的な営業メールの書き方から、返信率を上げるコツまで詳しく紹介していきたいと思います。

営業メールの書き方の基本

まずは、基本的な営業メールの例を見ていきましょう。

自社のサービスの案内が主題となっており、その説明のためのアポイントメントをとることが目的の営業メールです。

この例は基本的なものであり、内容や目的によって書き方が変わってきます。

様々なシチュエーションで使える営業メールの例文はこちらの記事でご紹介しています。

『営業メールの例文まとめ。シチュエーション別の例文で正しい営業メールを作成しましょう!』

営業メールの構成

次に、前項の例文に沿って営業メールの構成を解説していきます。

営業メールは、以下の項目で構成するのが基本です。

  • 宛先
  • 挨拶・自己紹介
  • メールの主旨 (目的や理由)
  • 本文
  • 結びの言葉
  • 署名

それぞれについて解説していきます。

メールの先頭にくる宛先は、相手の会社名・部署名・名前を略さずに正式名称で書きましょう。

初めてのメールで担当者が分からない場合には、「ご担当者様」とします。

挨拶文は、既存の取引先や面識のある相手の場合には「いつもお世話になっております」というような挨拶で始めます。

初めての相手に送る場合には「初めてご連絡いたします」「突然のご連絡失礼致します」など、初めての連絡であることがわかる挨拶文を用います。

さらに、初めての場合には自分がどのような商品を扱っているのか、どのような事業を展開しているのかなどが分かる簡単な自己紹介を入れるといいでしょう。

メールの主旨も、初めての相手に送る場合に記載します。

「〇〇のサイトを拝見して、〇〇と思い連絡差し上げました」「〇〇様のご紹介で、〇〇のため連絡させて頂きました」など、メールを送った主旨や経緯がわかるように書くのがマナーです。

本文では、要件を絞って簡潔に「相手にとってのメリット」を伝えることが大切です。

また、アポイントメントをとる場合には候補の日程を複数提示し、相手の都合が悪い場合には候補日を連絡してもらえるよう一言添えましょう。

メールの最後は、内容に合った結びの言葉と適切な署名を付けます。

署名には、会社名や部署をはじめ住所や連絡先、WebサイトなどがあればURLも忘れずに貼りましょう。

正しい署名の書き方について知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。

『メール署名のマナーとは?「ビジネスメール」や「学生の就活メール」の署名作成のポイントまとめ』

営業メールの書き方のポイント

次に、営業メールの書き方のポイントをご紹介していきます。

ポイントは4つです。これらを押さえて、スムーズに営業メールを作成しましょう。

メールを見てくれた人にアプローチする

一つ目のポイントは、「メールを見てくれた人にアプローチする」ために「メール配信サービスを活用する」ことです。

営業メールの目的の一つに「興味・関心がある顧客を探す」があります。

全ての顧客に均一に接触するより、自社商品に興味がある人へアプローチした方がその後の成約率は高くなります。

上記のアプローチを営業メールで行う方法があります。やり方は簡単です。「メールを開いた方、文中のリンクをクリックした方に電話する」だけです。

具体的な方法としては、「メール配信サービス」の「効果測定機能」を活用します。

効果測定機能を使うと「メールを開封した人」「リンクをクリックした人」を抽出することができます。メールに対して開封やクリックなどのアクションを起こした方は、少なくともそのメールの内容に興味がある顧客と捉えることができるでしょう。

そのような方は突然の電話でも快く受け答えをしてくれる場合が多いため、営業メールの成約率アップに繋げることができます。

件名で開封率を上げる

営業メールは、まずはメールを開封して本文を読んでもらうことが重要です。

毎日何通もの営業メールを受け取っている場合には、件名でそのメールを開封するか否か判断することもあるため、きちんとした件名をつけることを意識しましょう。

既存の取引先へのメールは「〇〇についてご訪問日程のお伺い」「〇〇の打ち合わせ日程のご相談」のように、用件に加えて「お伺い」なのか「相談」なのかなど、相手に何を求めているかが分かるような件名をつけます。

初めての相手の場合には、「新商品〇〇のご紹介」「〇〇に関するご挨拶のお願い」などとするのが一般的です。

それに加え、どこの誰からのメールかがわかるように「〇〇に関するご面談のお願い【株式会社〇〇 〇〇 (自分の名前) 】」のように会社名や氏名も記載するようにしましょう。

また商品の案内などの場合には、どんな商品かを一言で入れると相手の興味を引き付けることができます。

件名をつける際の注意点は、

  • 「初めまして」などの一言にしないこと
  • 長すぎる件名はつけないこと
  • メール本文との内容に相違がないこと

などが挙げられます。

「初めまして」という件名は、迷惑メールに多く見られる件名のため開封されない可能性があります。

どこの誰が送っているのかが分からないということも、開封されない原因となり得るので注意しましょう。

また、具体的な内容を伝えようとして長すぎてしまうと、件名がすべて表示されず逆に分かりづらいものになってしまいます。

件名は、「具体的かつ簡潔に」を意識して考えるようにしましょう。

以下の記事で、件名のつけ方のコツをご紹介していますので参考にしてください。

『メールの件名を付けるコツ。初めての挨拶やお礼のメール、開封率を上げるには?』

要件は分かりやすく簡潔に

本文は、要件を絞り分かりやすく簡潔な文章で書くことがポイントです。

サービスや商品の魅力を伝えることは重要ですが、アピールしようとしすぎると一文が長く読みづらいメールになってしまいます。

あらかじめ伝えるべき内容を書き出し、その中から要点を分かりやすくまとめて記載していくと、すっきりとした文章を書くことができます。

さらに、読みやすさに加え「どのような用件で、どんなアクションを求めているか」が明確に伝わると理想的な文章だと言えるでしょう。

情報と目的を絞り込む

前述したように、分かりやすく簡潔な文章を書くためには「情報と目的を絞り込む」ことが大切です。

特に、不特定多数にメールを送る際には多くの情報を入れようとして、まとまりのない文章になってしまうことがあります。

大勢ではなくターゲットを絞り、その人のニーズに合うような文章にしていくと良いでしょう。

そのためのコツとして、主題を一つに絞ることと相手に求めるアクションを明確にすることが挙げられます。

伝えたい内容がたくさんある場合にも、一つに絞って伝えることで読みやすい文章になります。営業メールを送る相手には何が必要なのか、相手の問題点を解決できるような提案は何かを考えてみましょう。

また、相手に対して「アポイントメントに繋げたい」「資料を受け取って欲しい」など、どのアクションをして欲しいのかを明確に伝えることも重要です。

返信率を上げる営業メールの書き方

次に、営業メールに対しての返信率を上げるためのポイントを解説します。

メールでは、少しの言葉遣いで印象が大きく変わってきます。相手に好印象を与える営業メールの書き方をマスターしましょう。

言葉遣いは普段より丁寧に

丁寧な言葉遣いで誤字脱字のない文章を書きましょう。

営業メールで結果を出すには、まずは信頼してもらうことが大切です。

これから取引をするかもしれない相手が、誤字脱字が多く言葉遣いが間違っていると、どれだけ内容がよくても不安に感じてしまうと思います。

内容も大切ですが、まずは誤字脱字をなくす、正しい言葉遣いをするなどの基本的な部分を徹底していきましょう。

また、営業メールでは普段よりも丁寧な言葉遣いを心がけると、印象良く「丁寧な対応をしてくれる人」と感じてもらえるはずです。

さらに、誤字脱字だけでなく機種依存文字や普段使わない難しい漢字なども使用しないように注意しましょう。

機種依存文字は端末によっては表示されず文字化けしてしまうことがあるため、ビジネスメールでは使わないのが基本です。

普段使わないような難しい漢字も、特に初めてのメールでは使用を控えるのがマナーです。どうしても必要な場合以外は避けるようにしましょう。

相手にどんなメリットがあるのかを明確に

2つ目のポイントは、相手にどんなメリットがあるのかを明確にすることです。

商品やサービスを案内する場合には、相手にとってメリットとなる情報をはっきりと伝えることが重要です。

「こんなことができるようになる」「こんな悩みを解決します」など、相手にメリットだと感じてもらえるような書き方を意識しましょう。

しかし、売り込む気持ちが強すぎると一方的な文章に偏ってしまい、相手にあまりいい印象を与えません。

相手が興味を持ってくれたり、ビジネスチャンスにつながると感じさせるような言い回しで伝えましょう。

またアポイントメントをとる場合、相手の時間をもらうことになります。

「直接会うことのメリット」も同時に伝えられると、よりアポイントメントに繋がりやすくなります。

メールの優先順位を上げる動機付けを

最後のポイントはメールの優先順位を上げる動機付けをすることです。

営業メールで結果を出すにはメールを開封して本文を読んでもらうだけでなく、返信をしてもらうことが必要です。

「本文を読んでも返信は後回し」にならないように、「今」アクションを起こす理由を作りましょう。

すべての営業メールに該当する方法ではありませんが、できる限り早くメールに返信するための動機付けをします。

例えば、「期間限定」「◯月◯日までにお返事をお願いいたします」など、できるだけ早く返信を必要とする言葉を入れることで、必然とメールの優先順位を上げることができます。

しかしこの時、あまり急かすような言い方をしてしまうと印象が悪くなってします。説明文の中でさりげなく伝えることをお勧めします。

また、相手が興味をもってくれることが前提のため、まずは要件・メリットをしっかりと伝えることを重視しましょう。

その上で上記のような優先順位を上げる動機付けをしていくことで効果が発揮されます。

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まとめ

営業メールは、まずは「信頼」してもらうことが重要です。

そのためには件名から宛先、本文や署名まで丁寧に書くこと、相手を思いやった文章を書くことが求められます。

営業メールの基本的な書き方をマスターできたら、さらに結果に繋げるために、今回ご紹介した「返信率を上げる」書き方を是非試してみてください。

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