テレワーク開始時の社外メール例文集!誤送信のリスク回避についても解説します

2021.03.30 メール

テレワーク開始時の社外メール例文集!誤送信のリスク回避についても解説します

新型コロナウイルス(covid-19)の流行によって、テレワークを実施する企業が増えてきました。

「株式会社パーソナル総合研究所」の調査によると、2020年11月18日〜11月23日の正社員のテレワーク実施率は全国平均で24.7%となりました。

テレワーク実施率(全国平均)の推移

出典:株式会社パーソナル総合研究所「テレワーク実施率について、4回目となる2万人規模の調査結果を発表

特に都心部では、社員の密集を避けるために多くの企業でテレワークを実施するようになり、総務省はITを利用した時間や場所を有効利用した新しい働き方を推進しています。

テレワークを導入する際に忘れてはいけない業務の一つに、取引先やお客様などのクライアントへの報告があります

業種や業務内容にもよりますが、テレワークでの業務は出社した場合と比較して、精度や速度に制限がかかってしまうものもあります。

場合によっては、テレワークを始めることでクライアントに今までとは違った対応をしなければならないこともあるでしょう。

この記事では、テレワークを開始する際にクライアントへ向けて送るメールの例文をケース別にご紹介します。

働き方が変わっても、クライアントと良好な関係を保つことができるよう、ポイントを抑えたメールを作成しましょう。

テレワーク開始を知らせる社外メールの例文

テレワークを開始する前に取引先やお客様に送信するメールの例文をご紹介します。

取引先の会社へのメール

件名

テレワーク導入のお知らせ

本文

株式会社〇〇 △△部 --様

平素よりお世話になっております。

〇〇株式会社の高橋です。

弊社では、新型コロナウイルス(covid-19)の感染拡大を防ぐため、弊社社員とお客様の安全を考慮し、全従業員に対して下記の勤務を実施いたします。

◆ 勤務体制の変更店舗のスタッフ数は原則2名までで営業いたします。

また、店舗の営業時間を11:00〜17:00と縮小いたします。

◆ 実施期間

実施期間は2021年◯月◯日から同年△月△日までとします。

なお、終了期間に関しては、変更する場合もございます。延長が決定された場合は、再度報告申し上げます。

◆ 勤務時間

営業時間の変更に伴い、オフィスに出社した社員の勤務時間も、原則17:00までとさせていただきます。

変更に伴い、お問い合わせ窓口の対応時間も同様に縮小させていただきます。

◆ お問い合わせ先

(自社連絡先を記載)

なお、予定されていました打ち合わせ等は、テレビ電話など直接の面会を避ける形での実施を検討しております。

詳しくは、弊社従業員より個別にご連絡を差し上げますので、ご対応のほどお願い致します。

皆様には大変なご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。

サービスを利用しているお客様へのメール

件名

サービスをご利用中のお客様へ テレワーク実施のお知らせ

本文

平素より弊社のサービス「△△」をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。

カスタマーサポートの高橋です。

弊社では新型コロナウイルス(covid-19)の感染拡大を防ぐために、本年◯月◯日よりテレワークを実施することを決定いたしました。

テレワークの利用に伴い、オフィスにおけるカスタマーサポートの人員を一部削減し、リモートでの対応を開始いたします。

なお期間中は、通常より返答にお時間をいただきます可能性があることをご了承ください。

また、新たにメールによるお問い合わせ専用フォームでのお客様サポートを開始いたしました。

お問い合わせ専用フォームがは以下のURLよりご利用ください。

◆URL

弊社サービスをご利用の皆様には、大変なご迷惑をおかけいたしますが、今後もご愛顧の程よろしくお願い申し上げます。

テレワーク開始を知らせる社外メール作成のポイント

テレワークの開始を伝える社外メールを作成する際は、以下のようなポイントを心がけましょう。

  • 実施期間・問い合わせ先を記載する
  • サービスに変更がある場合は記載する
  • お詫びの文章で締めくくる

まず初めに、実施期間を記載しましょう。

企業の中にはSNSを運営する「Twitter」や「Facebook」のように、テレワークの終了期間を設けず、次世代の働き方として在宅勤務を行う方針であれば、その旨も記載します。

テレワークになることで、お客様へ提供するサービスの内容が変更する場合は、変更内容を分かりやすく明確に記載し、文末はお詫びの文章で締めくくるようにしましょう。

コロナ禍で急増中!社外メールでの誤送信を防ぐ方法

今回解説したようなメールは、コロナウイルスの蔓延に伴い多くの企業が取引先やお客様に対して一斉送信しました

テレワークの連絡だけでなく、イベントの中止や営業時間の変更などをお客様に連絡をしなければならなかった企業もあったでしょう。

コロナ禍により、予測が難しい事態の対応を迫られた企業が多く、慣れない業務を行う中で話題になったのが「一斉送信時の誤送信による個人情報の流出」です。

各事例に関してまとめた記事もありますので、合わせてご参考ください。

コロナ騒動による一斉メール誤送信が頻発!誤送信に有効な防止策とは?

メールの誤送信のほとんどはCCやBCCなどの宛先設定のミスによるものです

個人情報の流出は、お客様や取引先に迷惑をかけるだけでなく、法的な責任を問われる可能性もあることを忘れてはいけません。

ここからは、一斉送信時に起こりやすい誤送信を防ぐ方法に関して解説をします。

テレワークの推進に伴い、メールの一斉送信をする機会が増えた方は、是非参考にしてみてください。

ダブルチェックなどの体制を見直す

自分で作成したメールや書類は、自身の確認ではなかなかミスを見つけづらいものです。

企業によっては、取引先やお客様に送信するメールは、作成後に上司などからのチェックを受けなければ送信できない場合もあります。

送信前のダブルチェックを行う事で、誤字や宛先の誤設定をある程度防止する事ができるでしょう。

ただし、テレワークをしている社員の場合、本文は確認できますが、宛先のチェックは簡単ではありません。

メールを一斉送信する業務は、ダブルチェックができる出社したスタッフに限るなどして対策をしましょう。

メール配信サービスを利用する

先述したとおり、誤送信の多くは宛先の設定ミスによるものです。

このようなミスは、手作業が多いメーラーを使った一斉送信で頻発しています。

そこで、多くの企業ではメールの一斉送信時にかかる作業量を軽減し、誤送信を防ぐために「メール配信サービス」を利用しています。

メール配信サービスとは、メールの一斉送信に特化したサービスで、メーラーを使用した際と比較してヒューマンエラーが起きにくくなります。

メール配信サービスの1つである「ブラストメール」は、シンプルで使いやすい一斉送信機能やセキュリティの高さから、一般企業をはじめ官公庁などでも利用されています。

また、メール配信サービスには、誤送信のリスクを軽減できるだけでなく、集客のツールとして利用できるというメリットもあります。

メール配信サービスを利用した集客は以下の記事に詳しくまとめてあります。合わせてぜひご覧ください。

メルマガの作り方を徹底解説!誰でも1時間で配信できる基本ステップ

まとめ

新型コロナウイルスの流行によって、オフィスに出社せずに業務を行う「テレワーク」を実施する企業が急増しました。

テレワークを導入した事で、取引先やお客様との関わり方が変化した企業も多くあるでしょう。

テレワークを実施する際は、開始後もこれまで通りの関係を保つ事ができるように、社外にメールを配信するようにしましょう。

しかし、テレワーク開始を報告する社外メールを含むメールの一斉送信には、誤送信による情報漏洩の可能性があるため、細心の注意が必要です。

ダブルチェック体制の見直しや、メール配信サービスの導入などを行い、リスクを軽減しましょう。

メール配信サービスの一つである「ブラストメール」では、7日間の無料体験期間を設けています。

テレワークに関する報告だけでなく、集客としても利用できるブラストメールの詳細をぜひお確かめください。

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