【時短要請にも使える】お客様を離さない! 営業時間変更・短縮のお知らせの書き方。

2020.11.26 メール

2020年から2021年度は新型コロナウイルスの流行で、やむを得ず臨時休業や時短営業しなければならないお店が多くなっています。

東京都は新型コロナウイルス対策として、23区と多摩地域にあるアルコールを提供する飲食店及びカラオケ店に対し、2020年11月28日から20日間で、営業時間短縮の要請を決定しました。(参考:新型コロナ 東京都 飲食店とカラオケ店に28日から時短要請決定

また、大阪府でも同様に2020年11月27日から15日間、大阪市内の繁華街にある飲食店などを対象に、営業時間短縮を要請しました。(参考:大阪府 コロナ重症者最多に 27日から飲食店の営業時間短縮要請

感染症対策のためなど仕方ない理由だったとしても、営業時間の変更は従業員はもちろんお客様に影響を与えることになります。

そこで重要なのが、営業時間変更・短縮の方法を何らかの方法で周知することです。

今回は「営業時間変更のお知らせ」を作成する際に気を付けるポイントや、例文を紹介します。

東京都・大阪府の自粛対象となった「カラオケ店・飲食店」でも使える汎用的な例文をご用意しましたので、ぜひご参考にして頂ければと思います。

営業時間変更のお知らせ作成時のポイント

それでは、営業時間変更を周知するポイントを解説します。

お客様にとって分かりやすく、丁寧な文章を意識して作成するようにしましょう。

変更後の時間を明記する

当たり前ですが、変更前の時間と変更後の時間を明記しましょう。

変更後の時間が分からなければ、せっかく来たいと思ってくれたお客様も離れて行ってしまいます。

状況によって変更する旨を記載する

営業時間を変更しても、その後の状況によって元に戻ったり、さらに変更になることもあるでしょう。

特に、コロナ禍の状況では、感染状況によって外出制限や営業自粛のルールが読めません。

時間変更後の来店を考えているお客様に対して、再度変更する可能性があることを伝えると、「せっかく来たのにやっていない」「聞いていない」というクレームへの予防線を張れます。

お客様への親切心と自己防衛の意味で記載しておくと良いでしょう。

最新情報の確認先を記載する

ネットや掲示板などでお知らせをする場合、変更が決定してから掲載するまでに多少なりとも時差があります。

そのため、掲載されている記事が必ずしも最新情報ではないということ、最新情報を確認するためにはどこに連絡すればよいかを明記しておきましょう

電話番号、メールアドレス、SNSなど何でも良いですが、すぐに応対できる確認先にしておきましょう。

更新日を記載する

前述の「最新情報の確認先を記載する」にも関連しますが、お客様には常に最新の情報を提供しなければなりません。

いつ掲載した情報なのか書いておけば新しい情報かどうかお客様自身である程度判断できます。

また、マメに情報更新しているお店は丁寧な印象も与えます。そういった意味でも張り紙やHPに掲載する際などは更新日を記載しておくようにしましょう。

営業時間変更のお知らせの例文

では、実際に例文をいくつか紹介していきます。

メールでお知らせする場合

件名

【営業時間変更のお知らせ】

本文

☆☆様
平素より〇〇店をご利用いただき誠にありがとうございます。
誠に勝手ではございますが、この度下記の通り営業時間の変更をさせていただくことになりました。
皆様にはご不便、ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解とご協力をお願い致します。

変更前:9:00~翌1:00
変更後:11:00~22:00

今後、また変更になることがありましたら、その都度ご連絡させていただきます。
ご不明点等ございましたら、××までご連絡お願い致します。

------------------------------------------
〇〇店
担当:××
TEL:03‐0000‐0000
mail:××××××@××××co.jp
------------------------------------------

件名

【重要】営業時間変更のお知らせ

本文

☆☆様
平素より〇〇店が大変お世話になっております。
この度、急ではありますが新型ウイルス感染拡大の影響を受けまして、下記の通り営業時間の変更をさせていただくこととなりました。
皆様にはご不便、ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解とご協力をお願い致します。

変更前:9:00~翌1:00
変更後:11:00~22:00

今後も社会情勢を踏まえて、営業時間や休業日の変更がある場合があります。
変更時は、改めてご連絡させていただきます。
ご不明点等ございましたら××までご連絡お願い致します。
------------------------------------------
〇〇店
担当:××
TEL:03‐0000‐0000
mail:××××××@××××co.jp
HP:https://××××××.××.com
------------------------------------------

先ほどのポイントを踏まえた、一般的な営業時間変更をお知らせするメールの例文になります。担当者の名前や連絡先、今後変更になることがある、ということを記載しておくことでトラブルを防ぐことができます。

件名も営業時間の変更を伝えることがひと目でわかるように、わかりやすい件名にすることを意識しましょう。

また、通常営業再開後のお知らせも、再度顧客を呼び込む際には非常に重要です。

再開を知らせるメールの例文や書き方はこちらで解説しています。

自粛明けに使える!プロライター直伝、営業再開を知らせるメールの例文と書き方

件名

【臨時休業のお知らせ】

本文

☆☆様
いつも〇〇店が大変お世話になっております。
急ではありますが、新型ウイルス感染拡大の影響を受けまして、下記の期間を臨時休業とさせていただくこととなりました。

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
何卒ご理解とご協力をお願い致します。

休業期間:1月15日〜2月28日

尚、今後社会情勢を考慮して、休業期間が変更となる可能性があります。
当店HP、SNSでも最新情報を発信しておりますので、そちらもご覧いただけたらと思います。

ご不明点等ございましたら××までご連絡お願い致します。
情勢に負けず、営業再開後はより一層尽力していく次第でありますので、今後とも変わらぬご愛顧いただきますようお願い申し上げます。

------------------------------------------
〇〇店
担当:××
TEL:03‐0000‐0000
mail:××××××@××××co.jp
HP:https://××××××.××.com
SNS:「アカウント名」
------------------------------------------

営業時間変更ではなく休業のパターンの例文です。お客様に忘れられてしまわないよう、SNSで発信することを促したり、メールでも定期的な情報発信を行うようにすると良いでしょう。

営業自粛の際の例文はこちらの記事で業種別にまとめているので参考にしてみてください。

【業種別】プロライターが営業自粛を知らせるメールの例文をご紹介!

件名

営業時間に関するお知らせ

本文

貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

株式会社〇〇事業部田中です。

さて、弊社では、下記のとおり営業時間を変更させていただくこととなりましたのでご案内申し上げます。

誠に勝手ではございますが、ご理解を賜り、何卒ご了承いただきますよう宜しくお願い申し上げます。

変更日:1月15日(金)より

通常営業時間:午前9時00分〜午後5時30分
変更後営業時間:午前11時00分〜午後5時00分

なお、通常営業再開日に関しては、現在のところ未定となっております。
今後の情勢を踏まえ、検討させていただき、決定しましたら再度メールにてご連絡させていただきます。

営業時間外のご連絡への対応は遅れてしまうことがありますのでご了承いただけますようお願い申し上げます。

最新情報は当社HPでもご確認いただけます。

------------------------------------------
株式会社〇〇
担当:田中 拓也
TEL:03‐0000‐0000
mail:××××××@××××co.jp
HP:https://××××××.××.com
------------------------------------------

会社間の営業時間変更のお知らせの例文です。会社間のやりとりの場合、営業時間の変更が先方に伝わっていないと、営業時間外に連絡が入ってしまい円滑に業務が進まなくなってしまう可能性があります。

早めに営業時間変更のお知らせを行い、変更日前に再度お知らせを行うと良いでしょう。

サイトや店頭に掲載する場合

【営業時間変更のお知らせ】

平素より〇〇店のご利用ありがとうございます。
この度、新型ウイルス感染拡大の影響を受けまして、下記の通り営業時間を変更させていただくこととなりました。
皆様にはご不便、ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解とご協力をお願い致します。

変更前:17:00~翌1:00
変更後:11:00~17:00

時間を変更し、ランチをメインに営業いたします。
テイクアウトメニューも豊富にご用意しておりますので、時間変更後もぜひご利用ください。

今後も、営業時間や休業日を変更する場合があります。
最新情報は、当店HP(URL)または、以下の担当者TELまでご連絡ください。

〇〇店
TEL:03‐0000‐0000
mail:××××××@××××co.jp

店頭に張ることをイメージした営業時間変更のお知らせです。

張り紙の横に、ランチメニューのチラシなどを併せて置いておくと、時間変更後の来店も期待できます。

【営業時間変更のお知らせ】

平素より〇〇店を御愛顧いただき誠にありがとうございます。
この度、下記の通り営業時間の変更をさせていただくこととなりました。

誠に勝手ではございますが以下の通りとさせていただきます。
皆様にはご不便、ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解とご協力をお願い致します。

【営業時間】
平日:11:00〜18:00
土日祝日:定休

通常営業再開日は未定となっております。

最新情報は、こちらのHP、当店SNSで随時アナウンスしていきます。
また、当店のメルマガ、公式LINEをご登録いただいた方にも最新情報を発信しております。ぜひご登録ください。

【SNS】
「アカウント名、URL」

【メルマガ・公式ライン】
「登録フォーム」
「登録URL」

皆様には多大なご迷惑をおかけしますが、再開後も皆様にご満足いただけるよう準備しておりますので、是非とも再開をお待ちいただけたらと思います。

営業に関するお問い合わせは以下までお願いいたします。

〇〇店
担当:△△
TEL:03‐0000‐0000

HPに掲載することをイメージした例文です。SNSやHPに最新情報を載せても、相手が見にきてくれなければ意味がありません。

その点、メールやLINEであればこちらからアクションをかけることができます。

加えて、お客様も営業時間の変更に関する最新情報は常に欲している可能性は高いでしょう

メルマガなど登録してもらい、営業時間の詳細だけでなく、クーポン情報や商品の紹介なども送り、営業時間変更後も顧客を繋ぎとめておけるようにしましょう。

店舗留守電に録音する場合

お電話ありがとうございます。
〇〇店は、12月20日から1月31日まで営業時間を変更させていただいております。

変更後の営業時間は、
平日、13時〜19時、土日祝日は12時〜18時となっております。

皆様には大変ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

最新情報は店舗ホームページをご確認いただくか、営業時間内に再度お問い合わせください。

ご連絡をお待ちしております。

少し変わったパターンですが、店舗の場合、留守番電話にも営業時間変更のお知らせを残すことが大切です。

営業時間が変更されていることを知らずに電話をかけて、留守電になってしまった場合、お客様に不信感を与えてしまいます。

上の例文を参考に留守電も変更のお知らせを入れておくよう注意しましょう。

まとめ

営業時間変更をお知らせする際のポイントや例文について解説しました。

営業時間変更のお知らせがお客様に届いていないと、勘違いして来店されたり、会社間の場合は信用問題に発展してしまいます。

現在は新型コロナウイルスの影響もあり、急遽営業時間を変更するということが増えてきています。

そのような状況になると、HPなど不特定多数に向け発信するコンテンツだけでなく、直接連絡を取れるように、顧客をリスト管理できる仕組みがあると便利です。

特にメールで変更情報を送ることができれば、「HPやSNS、張り紙を見ていないので変更情報を知らなかった」というトラブルを未然に防ぐことができます。

ただ、コロナによるそうした需要の増加で、一斉メールの誤送信が頻発しているという例も報告されています。

コロナ騒動による一斉メール誤送信が頻発!誤送信に有効な防止策とは?

こうしたトラブルを防いだり、安全に顧客リストの管理を行い、メールを一斉送信するには「メール配信専用のサービス」がおすすめです。

「急に営業時間を変更する必要がある!」という際にすぐに対応できるようにしておきましょう。

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