【業種別】プロライターが営業自粛を知らせるメールの例文をご紹介!

2020.07.13 メール

「マナー・メール作法」に関する記事を執筆している、ライターの長町と申します。

新型コロナウイルスの感染者数増加に伴い、再度の営業自粛を余儀なくされる企業が増えてくることが予想されます。

そのような事態に陥ってしまった際にはすぐに、取引先やお客様に自粛を知らせるメールを送らなければいけません。

この記事では、営業自粛を知らせるメールで使える例文をプロライターが解説していきます。

営業再開を知らせるメールの例文についてはこちらの記事で紹介しています。

自粛明けに使える!プロライター直伝、営業再開を知らせるメールの例文と書き方

営業自粛メールの例文

営業を自粛する際には、お客様や取引先に迷惑をかけることになります。

ただ、自粛のお知らせをするだけでなく「日頃の感謝の言葉」や「理解を求める文章や自粛・休業への謝罪」などを文章中に入れるようにしましょう。

一般企業の営業自粛メールの例文

まずは、一般企業向けの営業自粛メールの例文です。

件名

営業自粛のお知らせ

本文

平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇営業部の山本です。

この度、再度の新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、営業を自粛する運びとなりました。
貴社には多大なるご迷惑とお手数をおかけしてしまうこと、心よりお詫び申し上げます。

なお、営業自粛期間中のご連絡はこちらにお願いいたします。
リモートでの対応とさせていただきます。

ご不便おかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

【連絡先】
担当:〇〇
電話番号:000-0000-0000
mail:-----@---.co.jp

【期間】
〇月〇日〜〇月〇日迄
※感染状況によっては自粛期間を延長する場合があります。
変更の際は改めてご連絡いたします。

社会情勢に左右されるので、明確な自粛期間を伝えるのは難しいかと思いますが、相手からすると「どれくらいの期間自粛するのか」分かった方がありがたいものです。

自粛期間の目安を伝えること、期間の変更があった際には改めてこちらから連絡することなどをメール内に記載しておくようにしましょう。

・リモートワークと通常営業を併用する場合

件名

営業自粛についてのお知らせ

本文

お世話になっております。〇〇株式会社の山本です。

新型コロナウイルスの感染者数増加に伴い、再度営業自粛と出勤形態の変更を決定いたしました。
〇〇の皆様には、何卒ご不便おかけしますが、今後とも変わらぬご愛顧をよろしくお願いいたします。

【営業時間】
変更後営業時間:12:00〜17:00

また、出勤人数を絞る為リモートワークと通常営業を併用して参ります。
担当が在宅勤務となる場合もございますので、何卒ご了承くださいませ。

出勤人数を絞ったり、時差出勤を導入する場合には担当が会社にいないということが起こりえます。

メールないで予めそのことについて謝罪しておくようにしましょう。

イベント等の自粛を知らせる例文

件名

〇〇イベント自粛のお知らせ

本文

平素より〇〇をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。

この度、新型コロナウイルスの感染拡大防止に伴い、〇月〇日に予定しておりました「イベント名」を中止することを決定いたしました。
ご参加される皆様、ご家族の安全が最優先であることから中止の決断に至りました。

当イベントを楽しみにお待ちいただいておりました皆様には誠に心苦しくはございますが、ご理解のほどお願い申し上げます。

後日公演等イベントの詳細につきましては改めてホームページにてご案内させて頂きます。
イベントに関するお問い合わせは以下の連絡先までお願いいたします。
----------------------
連絡先・HPアドレスなど
----------------------

再度、イベント開催に尽力いたしますので今後とも〇〇をよろしくお願いいたします。

イベント自粛をお知らせするメールの例文です。

イベントが中止になってしまうのは、楽しみにしていた方にとっては非常に残念なお知らせになります。

次回開催の予定や、今後の情報の発信元、問合せの連絡先などを細かく明記しておくことでユーザーのストレスを減らすことができるでしょう。

飲食店の営業自粛メールの例文

件名

今後の営業について

本文

【営業自粛のお知らせ】
この度、〇〇飲食店は本日より営業自粛させていただくこととなりました。

営業の再開につきましては、事態の収束、国・自治体の方針に合わせながらとなります。

その際にはまたこちらからお伝えさせて頂きます。

〇〇飲食店は営業自粛とさせて頂きますが、系列店の〇〇はお弁当の販売やおつまみテイクアウトなどを行っていく予定ですので、是非ともご利用ください。
系列店〇〇の営業時間は
11:00〜17:00となります。

日々状況が変わり、先の見えない毎日が続きますが、また皆様が笑顔で当店に御来店していただけるよう準備して参ります!

飲食店〇〇一同

こちらは飲食店の営業自粛メールの例文です。

飲食店の場合は、公式LINEからメッセージを送ることが多いかと思いますので、そちらも意識した例文となっています。

飲食店では、テイクアウトメニューやお弁当販売などを行うお店もあるかと思いますので、営業自粛のお知らせと合わせて宣伝するようにしましょう。

百貨店やアパレルの営業自粛メールの例文

件名

営業自粛のお知らせ

本文

いつも〇〇をご利用頂き誠にありがとうございます。

この度、新型コロナウイルスの感染状況拡大に伴いまして、営業時間を短縮させていただくこととなりました。

日時:〇月〇日より
営業時間:11:00〜18:00

合わせまして、以下の感染症対策を行っての営業して参ります。
・入場者数の制限
・30分毎の換気
・入店前の検温・消毒
・スタッフの出勤前検温、マスク着用

通常営業再開日は店内POP、ホームページにてお知らせいたします。

→ホームページURL

お客様にはご不便おかけしますが、今後とも変わらぬご愛顧をよろしくお願いいたします。

営業自粛ではなく、営業時間の短縮をお知らせするパターンの例文です。

営業時間短縮を行う場合には、感染対策を明記することでお客様も安心して足を運んでくれるでしょう。

スポーツジムの営業自粛メール

件名

営業自粛のお知らせ

本文

平素より〇〇ジムをご利用いただき誠にありがとうございます。

新型コロナウイルスCOVID-19の感染拡大防止のため、〇月〇日より営業を自粛させていただく運びとなりました。

再度の営業自粛となってしまったこと、会員の皆様には心よりお詫び申し上げます。
営業の再開につきましては、感染状況や政府からの指示に基づき決定させていただきます。

多大なるご迷惑をおかけしますが、感染拡大防止の為、ご理解とご協力のほどよろしくお願いいたします。

自粛中の月会費に関するお問い合わせは以下の連絡先までよろしくお願いいたします。
※月会費に関するよくある質問は弊社HPでご確認いただけます。
----------------------
連絡先・HPアドレスなど
----------------------

スポーツジムの営業自粛メールの例文です。

月会費がかかる施設の場合、お客様が一番気になるのは「自粛中の月会費の取り扱い」についてです。自粛メールと合わせて、問合せ先やHPへ誘導を行うようにしましょう。

営業自粛メールを送る際の注意点

営業自粛メールを送ることで、取引先やお客様に自粛していることを周知することができます。

このお知らせが行き届いていないと、取引先が通常通り連絡してきたり、お客様が誤って来店してしまう可能性があります。

そのようなことがあると、取引先やお客様からの信頼低下に繋がりかねません。

営業自粛メールを確実に届けるために

営業自粛メールは確実に相手に届けなければ信用低下に繋がってしまう可能性があります。

いち早く、取引先やユーザーに届けるとなると、手間を減らすために一斉送信でメールを送ろうとされる方もいらっしゃるかと思いますが、誤送信によるセキュリティトラブルが頻発しています。

コロナ騒動による一斉メール誤送信が頻発!誤送信に有効な防止策とは?

特に普段からメールの一斉送信を頻繁に行っていない企業や店舗は注意が必要です。

セキュリティを維持して複数人に一斉メールを送る場合には「メール配信サービス」を使うのがおすすめです。

無料で使える「メール配信サービス」もあるので、大量のメールを一斉送信する場合にはぜひご検討ください。

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営業自粛メールはこんな効果も

営業自粛メールはユーザーにとっても重要性が高く、開封されやすい特徴があります。

せっかくメールを読んでくれるなら、自粛のお知らせを兼ねて商品やサービスのPRも行うのも良いかもしれません。

この記事で紹介した飲食店の営業自粛メールの例文の中でも少し入れましたが、自粛のお知らせに加えてサービスの宣伝をすると良いでしょう。

さらに自粛のお知らせメールを使ってPR効果を高めたいなら、営業自粛メールを送った翌日に別のメールを送ることをおすすめします。

前日に同じアドレスから送られてきたメールを開封してくれていると、翌日のメールも読んでくれやすい傾向にあるのでこのタイミングにPRをすると効果的です。

まとめ

以上、営業自粛メールの例文や書き方について紹介してきました。

お店を閉めたり、短縮営業になることを知らせておくことはビジネスを円滑に行っていくために非常に重要です。

コロナなど不測の事態で顧客に向けて情報発信しなければいけなくなった場合、メールやLINEメッセージなど、直接コンタクトを取れる仕組みがあると非常に便利です。

HPや張り紙の場合、ユーザーが何かしらのアクションを起こさなければ情報に触れることができませんが、メールはそのような事態を防ぐことが可能です。

メールの一斉送信に加え、顧客リストの管理を行う際にも「メール配信サービス」はおすすめです。

メール一斉送信ソフトとは?BCCとの違いやメリットをご紹介

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