プレスリリースをメールで配信する際、ただ送るだけではメディアの目に留まりにくいのが現状です。
本記事では、メールでのプレスリリース配信を成功させるための戦略、具体的なテクニック、注意点について詳しく解説します。
効果的なメール作成から配信後のフォローまで、掲載率を向上させるための実践的なノウハウを提供します。
プレスリリースをはじめとしたアーンドメディア活用の方法については以下の記事に記載してありますので、あわせて参参考してみてください。
関連記事：アーンドメディアとは？オウンドメディア・ペイドメディアとの違いや関係、効果的な活用法まで徹底解説
目次
プレスリリースとは？
プレスリリース（Press Release）とは、企業や団体がニュースや重要な情報を報道関係者やメディアに向けて発信する公式文書や発表のことです。
新商品・サービスの発表、企業イベント、業績報告、キャンペーン情報などを広く公表する手段として使われます。
プレスリリースの目的は単なるニュース配信にとどまらず多岐にわたります。
- メディアへの情報提供：ニュースや話題となる情報を提供し、メディアに取り上げてもらうことで広範囲に拡散を図る。
- ブランドの認知度向上：発信内容を通じて企業の存在感や信頼感を高め、ブランドイメージを向上させる。
- 新規顧客の獲得：製品やサービスの魅力を広く伝えることで、新たな顧客を獲得する。
- ステークホルダーへの情報共有：既存顧客や投資家、取引先などの関係者に最新情報を公式に伝える手段。
プレスリリースをメール配信するメリット
プレスリリースはFAXやメールなど様々な配信手段があります。メールで配信するメリットは以下です。
スピーディーに情報を届けられる
メールは即時性が高く、プレスリリースを迅速にメディアや関係者に届けることができます。特にタイムセンシティブなニュースの場合に有効です。
コスト効率が良い
印刷や郵送といった従来の方法に比べ、メール配信はコストが抑えられます。多くの宛先に一括で送信できるため、費用対効果が高いです。
ターゲティングが可能
メディアリストを活用して、配信先を業界や地域、メディアの種類ごとに絞り込むことができます。これにより、より関連性の高い相手に情報を届けることが可能です。
到達状況が追跡可能
メール配信ツールを利用することで、開封率、クリック率などのデータを収集できます。これにより、配信内容の改善や効果測定が行えます。
配信のカスタマイズが容易
受け取り手の名前や企業名を差し込むなど、パーソナライズしたメールを送ることで、受信者に特別感を与えることが可能です。
プレスリリースをメール配信する際の注意点
プレスリリースメールを送る際の注意点について解説します。
迷惑メールと認識されない工夫をする
メール件名は受信者の目に留まる重要な要素です。短く明確で、ニュース性を伝えるものにしま省。
また、「無料」「今すぐ」「限定」といったスパム判定されやすい単語を避け、適切な言葉を選びましょう。
また、配信時はBCCではなくメール配信システムを利用することで迷惑メール判定を減らすことができます。
ターゲティングを明確にする
配信リストを業界、職種、媒体の種類ごとに分類し、関連性の高い情報を適切なターゲットに届けます。
リストの定期的なメンテナンスを行い、不正確なアドレスや関係のない受信者を削除することで、到達率と効果を向上させます。
個人情報の取り扱いに気を付ける
メール配信にはプライバシー保護法や個人情報保護法を遵守する必要があります。リストの取得元や利用目的を明確にし、受信者の同意を得たリストを使用します。
また、メール配信は特定電子メール法に準拠する必要があるので気を付けましょう。
「特定電子メール法」は、迷惑メール対策を目的とした法律で、商業目的のメールに適用されます。
主に以下のようなルールが定められています。
- オプトインの原則：メール配信には受信者の同意が必要です。未承諾者への配信は禁止されています。
- 送信者情報の明示：メール内に、送信者の氏名や住所、連絡先を明記する必要があります。
- 配信停止の案内：受信者が簡単に配信停止できるリンクや方法をメールに含める必要があります。
違反が発覚した場合、最大100万円の罰金が科せられることがあります。
参考記事：「特定電子メール法」とは？違法にならないためのポイントを理解しましょう！
添付ファイルは避ける
プレスリリースはPDFなどの添付ファイルではなく、メール本文に直接テキスト形式で記載することが推奨されます。
これにより、メディア担当者の手間を省き、情報へのアクセスを容易にします。必要に応じて、画像や補足資料へのリンクを設置しましょう。
プレスリリースメールの作り方
プレスリリース用のメールを作成するステップを紹介します。
件名を作成する
プレスリリースのメール配信において、件名は非常に重要です。
メディア担当者が思わず開封したくなるような、具体的で魅力的な件名を作成しましょう。
- 【新製品発表】〇〇株式会社が革新的な〇〇を発売開始
- 「【メディア向け】〇月〇日開催！〇〇発表会のお知らせ」
- 「【速報】〇〇が2023年度の業績を発表：前年比〇％増加」
- 「【トレンド】〇〇分野で注目される最新技術を発表」
このように、簡潔かつ具体的な内容を盛り込むと効果的です。
本文の作成
メール本文では、プレスリリースの要点を簡潔にまとめ、記者が記事を作成する上で必要な情報を的確に伝えましょう。
箇条書きや数字データなどを活用し、視覚的にも分かりやすい構成を心がけることが重要です。
本文の最後に、問い合わせ先を明記することも重要です。
メディア担当者が質問や追加情報を求めたい場合に、すぐに連絡できるように、担当者の氏名、所属、電話番号、メールアドレスを記載しましょう。これにより、スムーズなコミュニケーションを促進し、掲載の可能性を高めることができます。
作成が大変な時はテンプレートを利用するのもいいでしょう。
特にHTMLメールの場合、毎回色やフォントの指定をしているととてつもない時間がかかってしまうので、自身でテンプレートを作成しておくのもよいでしょう。
ブラストメールのテンプレートは業種業界別に豊富なバリエーションを用意してあるので、乗り換えたばかりでも容易にメールの作成が可能です。
テンプレートは以下の記事でも詳しく紹介しています。
参考記事：今すぐ使える！無料のHTMLメールテンプレート20選。メルマガ活用例のサンプルご紹介
配信と結果の振り返り
配信したら結果の振り返りをしましょう。
プレスリリースのメール配信後に結果を振り返ることは、次回以降の効果的な配信につながります。
開封率やクリック率などのデータを分析することで、成功要因や改善点を明らかにし、より高い効果を目指せます。
振り返りで確認すべき項目
振り返りは見る項目を絞ってどんどん次に行くのがお勧めです。
- 開封率：メールがどの程度開封されたかを確認。ターゲットや件名の適切さを評価できます。
- クリック率：本文内のリンクがどれだけクリックされたかを分析。興味を引く内容だったかを判断できます。
- 配信エラー率：届かなかったメール（バウンス）の割合を確認し、リストの品質を評価します。
関連記事：ひとりマーケターが成果を出すための5つの施策。メリットとポイント、おすすめのツールを合わせて紹介します。
プレスリリースメールの送信におすすめのツール
プレスリリースなど大規模なメール送信を行う際は「メール配信システム」の利用をおすすめします。
ここでは、メール配信システムのメリットについて説明します。
宛先リストの管理が容易
メール配信システムにはセグメント配信機能がついていることが多く、送信先を容易に調整できます。Gmailなどのメーラーでも可能ではありますが、誤送信等のリスクがあるので、あまりおすすめのやり方ではありません。
大量のメールを一度に効率的に送信できる
メール配信システムは多くの場合、大量送信に適したサーバーを使用しているので、一度に大量のメールを送ることができます。また、有料サービスの場合、送信通数やアドレス数に応じて料金が設定されているので、自分に合ったシステムを導入すれば、低価格で大量のメール配信が可能です。
特にブラストメールは、アドレス数に応じた料金プランなので、配信数の少ないメルマガ初心者にもお得に使えるサービスです。
HTMLメールを知識なしで作成できるエディタがある
メール配信をマーケティング目的で行う場合、HTMLメールの利用は必須です。
メール配信システムにはHTMLメールを知識なしで直感的に操作できる「エディタ」やあらかじめ構成が組まれている「テンプレート」といった機能が備わっています。
エディタの使いやすさはシステムによってさまざまなので、必ず無料トライアルなどで操作感を試してから選びましょう。
スパムフィルタ対策が充実している
メール配信システムにはドメイン認証などセキュリティに特化した機能が備わっています。また、信頼度の高いIPアドレスを保有していることも多く、通常のメーラーで配信を行うよりも到達率が高くなります。
セキュリティ上のリスクを抑えられる
誤送信やCC/BCC間違いといった人的エラーから生じる情報漏洩といったリスクも最小限に抑えられます。
配信の分析ができる
メール配信システムは多くの場合、到達率や開封率、クリック率といった指標の分析が可能です。
特にメルマガを送りたい場合、施策の効果測定は必須です。通常のメーラーを使った一斉送信ではどれだけ届いたか、何人が開封したか、といったデータが全く取れません。
メルマガを送りたい人にはメール配信システムの利用を強くお勧めします。
参考記事：メール配信システムおすすめ比較20選！専門家が図解とランキング形式で解説
メール配信システムの選び方
メール配信システムには多様なサービスがあるので、自分に合ったサービスを選ぶことが大切です。
ここでは、メール配信システムを選ぶ時のポイントについて解説します。
配信規模と料金プラン
メール配信システムは、配信規模によって最適な料金プランが異なります。少量のメールであれば無料プランでも十分ですが、配信リストが増えたり、頻繁にメールを送信する場合は有料プランをお勧めします。
配信先の安全性と到達率
到達率も非常に重要です。SPF（Sender Policy Framework）やDKIM（DomainKeys Identified Mail）といった、メールの正当性を保証するための認証プロトコルに対応していないと、メールがスパム扱いされる可能性が高くなります。
特にGmailは送信者ガイドラインもアップデートされているので、これらの対策がなされているシステムを選ぶのは必須といえるでしょう。
関連記事：【解決策】2024年2月よりGmailガイドラインが変更！1日5000件以上の配信は対応必須！
サポート体制
メールの一斉送信は個人情報を扱う非常にデリケートな領域なので、万が一の際のサポート体制は非常に重要です。特にチャットサポートや電話サポートといった、リアルタイムのサポートが提供されているか、日本語でのサポートがあるかは重要なチェックポイントになりえるでしょう。
機能の充実度
メール配信システムには、セグメント機能や効果測定など、様々な付加機能が用意されています。必要な機能が揃っているか確認しましょう。
また、不必要な機能がついていることで、金額が高くなっているケースもあります。本当に自社で必要な機能は何かを考えたうえで、必要最低限のプランを選ぶことをおすすめします。
使いやすさ
メルマガ初心者の場合、いきなり高度なデザインの入ったメールを0から作成するのは非常に難易度が高いです。また、管理画面の見やすさも、メルマガの運用をしていく上では非常に大切です。
無料トライアルやFreeプランを提供しているサービスは、実際に使ってみることができるので、自分に合ったサービスを探すのに役立つでしょう。
リリース配信業務を効率化するならブラストメール(blastmail)
ブラストメールは、14年連続で顧客導入シェア1位を獲得している信頼性の高いメール配信システムです。さまざまな業種や官公庁でも利用されており、定番のメール配信システムとして広く知られています。
HTMLメールエディタはもちろん、セグメント配信や豊富なテンプレート、迷惑メール判定対策機能など、メールマーケティングに必要な基本的な機能はすべて揃っています。最も安いプランなら、月額4,000円で導入することができます。
また、配信速度が高く、到達率が非常に高い点も魅力です。
「とりあえずメールマーケティングを始めたい」「たくさん機能があっても使いこなせない」「メールマーケティングにかかっている工数を減らしたい」といった方にはブラストメールがおすすめです。
無料トライアルも用意されているので、まずは試してみることをお勧めします。
まとめ
プレスリリースをメールで効果的に配信するには、ターゲットメディアを明確にし、魅力的な件名やコンテンツを用意することが重要です。
また、送信後の開封率やクリック率を測定し、効果を振り返ることも欠かせません。
おすすめのツールとしては、メールの一括配信や効果測定が可能な『ブラストメール』があります。
ツールを活用し、ターゲットに合った配信戦略を実践しましょう。
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