【例文あり】アポイントメールの書き方｜営業・挨拶から謝罪訪問まで完全網羅

取引先への訪問や商談の約束を取り付ける「アポイントメール」。営業活動においてはもちろんですが、ミスやトラブルが発生し、急いで「謝罪に伺いたい」という場面では、その一通が信頼回復の可否を分けるほど重要になります。

しかし、謝罪のアポ取りでは「件名はどうすべきか」「こちらから日程候補を出しても失礼ではないか」など、通常のアポイントとは異なる配慮が求められます。ここで対応を誤ると、火に油を注ぐことにもなりかねません。

そこで本記事では、基本的な営業アポイントの書き方はもちろん、緊急度の高い「謝罪訪問」のアポイントメールについても、状況別の例文やマナーを詳しく解説します。そのまま使えるテンプレートも用意しましたので、状況に合わせてご活用ください。

アポメールに限らず、メールを送る際は「例文集」を活用することで時間をかけずに正しい文章を送ることができます。ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。

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アポメールとは

アポメールとは、アポイントメールの略称で、取引先やお客様などと日程調整をする際に使います。外部の方へ向けてだけでなく、社内会議の日程調整などでも同様の構成で送信できます。

いずれにしても、相手に都合をつけていただくお願いをするメールになるので、社会人として恥ずかしくない文章にしなければなりません。

アポメールを活用するメリット

アポメールを活用する最大のメリットは「相手の時間を奪わない」という点です。 電話でのアポイントは、相手の作業を中断させてしまう恐れがありますが、メールであれば相手の手が空いたタイミングで確認・返信をしてもらえます。特に面識のない相手への営業アポイントの場合、いきなり電話をするよりもメールの方が心理的なハードルが低く、相手にも検討する時間を与えることができます。

また、「言った言わない」のトラブルを防げるのも大きな利点です。日時や場所などの決定事項が文字として残るため、双方の認識ズレによるミスを未然に防ぐことができます。

電話とメールの使い分け

アポイントを取る手段として、電話とメールにはそれぞれ適したシーンがあります。状況に応じて使い分ける、あるいは併用することが重要です。

特に今回取り上げる「謝罪」のシーンではメールだけで済ませようとすると「誠意がない」と受け取られる可能性があります。「まずは電話で謝罪し、繋がらない場合や詳細情報の補足としてメールを送る」といった柔軟な使い分けが求められます。

アポメールの例文

ここからは実際にアポメールの例文をご紹介します。

アポメールの基本的な構成は、

• 挨拶・自己紹介
• 送信の経緯・メールの趣旨
• 本文
• 結びの言葉
• 署名

という形になります。

初めてメールを送信する相手か、何度もやりとりをした事がある相手か、などの状況によって細かい文言は変わりますが、上記の構成がベースとなります。

それを踏まえた上で、アポメールの例文を確認しましょう。

今回は「謝罪訪問」と「商談」の2つのシチュエーションで例文をご紹介します。

謝罪訪問のアポメール

謝罪訪問のアポメールは、既存のお客様に対して送信することになります。

ミスの経緯などにも触れた上で、謝罪の意思を込めたアポメールを作成しましょう。

謝罪訪問時のメールでは、こちらから細かく日程を指定してはいけません。

謝意を誠実に伝えた上で、相手の日程を優先することを心がけましょう。

またこのケースの基本は、顔を合わせての謝罪や電話での謝罪です。メールを送信することになった経緯を必ず書くようにしましょう。

商談のアポメール

商談で取引先やお客様にアポを取る際の例文です。

この場合は、初めてメールを送信するお客様と、そうで無いお客様の両方のケースが想定されますが、今回は初めてメールを送信する相手を設定します。

初めてアポを取るお客様なので、不信感を払拭する意味でも「自己紹介」や「どのような経緯でメールを出したのか」をある程度詳しく書くようにしましょう。営業でのアポメールではこちらから3つ以上の日程を提案し、先方に打診します。

日程の提案が1つや2つだと、相手の都合によっては断られてしまう可能性が高くなる上に、圧迫感を与えてしまいかねません。「先方に調整をしていただく」ということを念頭に、相手を不快にさせない提案がベストです。

また、営業したいサービス・商品の概要や相手に与えるメリットについても、端的に記載することで、アポが取れる確率もアップするでしょう。この際は具体的な数字などを使い、取引先やお客様に興味を持ってもらえるように工夫しましょう。

謝罪訪問のアポイントを取る際の鉄則3つ

トラブルが発生し謝罪訪問を行う際は通常の営業アポイントとは異なる特別な配慮が必要です。相手の怒りや不安を増幅させないためにも謝罪アポ特有のマナーを押さえておきましょう。

原則は「まずは電話」、メールは繋がらない時の手段

謝罪において最も重要なのはスピードと誠意を伝える声のトーンです。メールだけで済ませようとすると「軽く見ている」「誠意がない」と受け取られかねません。トラブルが発覚した時点ですぐに電話をかけ直接口頭でお詫びと訪問の申し入れを行うのが原則です。

メールは相手が不在で電話が繋がらなかった場合の連絡手段や電話でのアポイント内容を記録として残すための補助ツールとして活用しましょう。

件名には「お詫び」と「用件」を明記する

謝罪メールの件名は相手が一目で緊急度と内容を理解できるものでなければなりません。「ご相談」や「ご連絡」といった曖昧な件名では開封を後回しにされるリスクがあります。件名の冒頭に【お詫び】と明記し何に関する謝罪なのかを具体的に記すことで事態の深刻さと対応の意思を即座に伝えられます。

日程候補は提示せず「いつでも伺う」姿勢を見せる

通常の営業アポイントではこちらから候補日を3つほど提示するのがマナーとされていますが謝罪訪問の場合は逆効果になることがあります。こちらの都合で日程を絞っている印象を与えかねないためです。

謝罪の場合は「貴社のご都合に合わせる」という姿勢を崩さず「いつでも伺えますのでご都合のよい日時をご指定ください」と相手の最優先日時に合わせる旨を伝えましょう。もちろん相手から候補日の提示を求められた場合に限り柔軟に対応できる日時を幅広く提示します。

【状況別】謝罪訪問のアポイントメール例文集

謝罪の場面では言葉選び一つで相手の心象が大きく変わります。状況や緊急度に合わせて適切な構成と表現を選びましょう。ここではそのまま使える具体的な例文を紹介します。

商品不具合・納期遅延のお詫び（緊急度：高）

自社の不手際により相手の業務に支障をきたす可能性がある場合、何よりも優先すべきは現状の報告と今後の対策を伝えることです。言い訳をせず事実関係と謝罪の言葉を述べたうえで直接説明に伺いたい旨を伝えます。

事務処理ミス・請求書間違いのお詫び

請求書の金額間違いや書類の送付漏れなど事務的なミスの場合も迅速な訂正と謝罪が必要です。正しい書類を持参して差し替えるか郵送で送り直すかなど対処方法を明確に示しましょう。

〇〇株式会社 経理担当
〇〇様

平素は大変お世話になっております。
株式会社△△の山田です。

先日お送りいたしました〇月分のご請求書につきまして、記載金額に一部誤りがございました。
私の確認不足により多大なるご迷惑とご心配をおかけしましたこと 深くお詫び申し上げます。

つきましては正しい請求書を改めて作成いたしましたので、
お詫びも兼ねて直接お届けに上がりたく存じます。

ご多忙の折に大変恐縮ではございますが 〇〇様のご都合のよいお時間をいただけますでしょうか。
短時間で構いませんので何卒よろしくお願い申し上げます。

電話が繋がらなかった場合の取り急ぎメール

電話をしたものの相手が不在や会議中で繋がらなかった場合は、着信だけを残すのではなく「電話をした用件」と「謝罪の意思」をメールで送っておくのがマナーです。

アポメール作成のコツ

ご紹介してきた例文でも使われている、アポメール作成のコツを解説します。

ここで解説するポイントを抑えてメールを作成することで、スマートなアポメールが作成できることになるでしょう。

件名で用件をわかりやすくする

件名は、できるだけ「短く」「分かりやすく」内容を伝えられるものにしましょう。メールを送信する相手は、1日に何通ものメールを受信しているかもしれません。

初めて送られてくるメールアドレスで、件名を見ても内容がわからないメールは、迷惑メールとして処理されてしまう可能性があります。件名だけでなく、開封しなくても表示される可能性がある最初の1行では、メールの用件や自社の名前などを明記しましょう。

経緯を伝える

アポメールでは、初めて送信する相手かどうかに限らず、どのような経緯でメールを送信するに至ったかを記載し、相手に不信感を抱かせないようにしましょう。

「ホームページを拝見して〜」や「〇〇様からのご紹介で〜」などがアポメールを送信した経緯となります。営業をする際のマナーとしてメールだけでなく、電話などでも気を付けておきたいところです。

日程を提示する

こちらから訪問日時や会議の日程を打診する際は、返信をしやすいように日程をいくつか提示しましょう。

ただし先述の通り、選択肢が1〜2つしかない場合は、相手に圧迫感を感じさせてしまうかもしれないので、3つ以上の日程を提示するようにしましょう。

また、どの選択肢でも先方の都合がつかなかった場合に備えて、別途日程も承る旨を記載することで、相手に不快感を与えず、かつ返信を頂きやすいアポメールになります。

相手のメリットを明確に書く

営業でのアポメールでは、自社のサービス・製品を利用した際のメリットを簡潔に書くようにしましょう。先述の通り、具体的な数字などを紹介した上でメリットを説明すると、相手にとっても分かりやすい文章になります。

商品を紹介するサービスサイトなどがある場合は、URLを添付するなどして、メールをスッキリ見せるのもポイントです。URLなどでサイトへ誘導する際は、迷惑メールとの区別をつけやすくするためにも「弊社製品の公式ホームページのリンクです」などの紹介を入れましょう。

NGなアポメール

ここからはアポメールを作成する際に気を付けたいNGポイントを解説したいと思います。

先述したコツを踏まえた上で、アポメールにこれからご紹介するNGポイントが含まれていないように注意しましょう。

返信の期日が記載されていない

返信の期日がないメールは、後回しにされ忘れられてしまう可能性があります。相手から返信をいただく可能性を少しでもアップさせるために、返信期日を記載するようにしましょう。

ただし「明日までに〜」などの無理な返信期日は失礼にあたるので、ゆとりを持った期日を設ける必要があります。また、謝罪訪問では、営業訪問以上に相手の都合を優先しなければならないので、期日を記載するのは避けましょう。

送信する時間が非常識

緊急の連絡でない限りは、先方の勤務時間外にはアポメールを送信しないようにしましょう。

スピードを要する謝罪のアポメールなどでは、営業時間外であってもなるべく早く対応し、誠意を見せる場合もありますが、基本的には相手の負担にならない時間帯に送信するのが、社会人としてのマナーです。

急な日程変更

ビジネスをする上で日程を管理するのは当然のことです。特に相手に日程の都合をつけていただくアポメールでは、送信者側の不注意で提案していた日程を撤回するのは避けたい事態です。

アポメールを作成した後は、メールに記載した日程に間違いがないかを必ず確認するようにしましょう。

アポメール後のリマインドやお礼の返信を忘れずに

アポイントメントはアポメールを作成・送信して終わりではありません、これからご紹介するテクニックを使って、相手への心配りを表現しましょう。送信したアポメールに返信が来た場合は、会っていただけるか否かに限らずお礼のメールが必要です。

もし、提案した日での訪問営業を拒否されたとしても、後日、先方の都合が変わり訪問できるチャンスが来るかもしれません。そのような際に失礼がないように、返信をいただいた場合はお礼のメールを送信しましょう。

アポイントメントが取れた場合は、トラブルがないように、前日の就業時間や、当日の始業時間に合わせて「場所」「時間」などを記載したリマインドのメールを送信すると親切です。営業に関するアポメールは多くの企業に送信する場合もありますが、都合をつけてくださった方や返信をくれた方への配慮を怠らないようにしましょう。

お礼メールに関しては「お礼メール」で相手に感謝を伝えるには？お礼メールを書くコツ & コピペで使える例文をご紹介！の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。

アポメールはメール一斉配信システムの活用が有効

営業メールからアポや商談を獲得するためには、メールの質だけでなく量も重要になってきます。自社が保有しているリストがある場合は、メールの一斉送信を行うことで多くの見込み顧客にアプリローチをすることができるため、アポ獲得件数を増やすことができます。

アポメールを送る相手は、展示会で集めたリストや名刺交換をして集めたリスト、セミナー申込者やホワイトペーパのダウンロードなどのリストがあります。

ただし、メールの一斉送信をする場合はメール配信システムの活用が必須となります。BCCでのメール送信は誤送信による個人情報漏洩の漏洩など大きなリスクがあります。また、最近では迷惑メールの対策やセキュリティが強化されている背景から、BCCでの一斉配信は迷惑メール判定されるケースもあり推奨できません。

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まとめ

アポメールとは、取引先やお客様のもとへ訪問する際などにアポイントメントをとるメールです。

営業でアポメールを使う場合は、今回ご紹介したように、相手に興味を持っていただけるような文章を作成するよう心がけましょう。

謝罪でのアポメールでは日程を提案せず、相手の都合に完全に合わせる必要があります。また、謝罪する際は電話などで誠意を伝えるのが基本なので、メールでの謝罪になった経緯を忘れずに記載しましょう。

どちらの場合でも、返信をいただいたら感謝の気持ちを伝えることを忘れてはいけません。

アポメールの目的は、自分のために相手の時間をもらうところにあるので、気遣いを忘れずにメールを作成することを心がけましょう。

アポメール以外にも、全部で17のビジネス例文をコピペOK！すぐに使えるビジネスメール「例文集」として資料にまとめていますので、ぜひダウンロードしてお使いください。