アポメールって何?できる営業がつくるアポメールのコツを伝授します!

2020.08.31 メール

相手と特定の約束を取り付けることを目的にしたメールを「アポメール」と呼びます。

取引先やお客様との最初の接点になる事が多いアポメールの作成は、営業を担当する方の必須
業務と言っても過言ではありません。

アポメールは、相手に快く日程の都合をつけてもらえるようなスマートなメールを意識する必要がありますが、一から自分で文章を作るのはなかなか難しいものですね。

そこでこの記事では、アポメールの例文や作成のコツ、NGポイントなどをまとめてご紹介したいと思います。

また、送信したアポメールに返信をしてくれた相手への心配りとして行うべきテクニックも解説しています。

まだ、アポメールの作成に慣れていない方や、メールを使ったコミュニケーションに不安がある方はぜひご覧ください。

アポメールに限らず、メールを送る際は「例文集」を活用することで時間をかけずに正しい文章を送ることができます。

ビジネスシーンではメールひとつのミスによって信用を大きく失いかねません。

・謝罪メール
・営業メール
・お願いメール
・季節の挨拶メール

など、全部で17のビジネス例文をコピペOK!すぐに使えるビジネスメール「例文集」として資料にまとめました。なにかあったときにすぐに活用できるようにダウンロードしておくことをおすすめします。

アポメールとは

アポメールとは、アポイントメールの略称で、取引先やお客様などと日程調整をする際に使います。

外部の方へ向けてだけでなく、社内会議の日程調整などでも同様の構成で送信できます。

いずれにしても、相手に都合をつけていただくお願いをするメールになるので、社会人として恥ずかしくない文章にしなければなりません。

アポメールの例文

ここからは実際にアポメールの例文をご紹介します。

アポメールの基本的な構成は、

  • 挨拶・自己紹介
  • 送信の経緯・メールの趣旨
  • 本文
  • 結びの言葉
  • 署名

という形になります。

初めてメールを送信する相手か、何度もやりとりをした事がある相手か、などの状況によって細かい文言は変わりますが、上記の構成がベースとなります。

それを踏まえた上で、アポメールの例文を確認しましょう。

今回は「謝罪訪問」と「商談」の2つのシチュエーションで例文をご紹介します。

謝罪訪問のアポメール

謝罪訪問のアポメールは、既存のお客様に対して送信することになります。

ミスの経緯などにも触れた上で、謝罪の意思を込めたアポメールを作成しましょう。

件名

機材トラブルに関するお詫び

本文

〇〇株式会社 営業部部長 伊藤様

平素よりお世話になっております。〇〇商事 営業の佐藤です。

先ほどお電話を入れさせて頂きましたが、席を外されているとのことでしたで、まずはメールにて此度の件についてお詫びを申し上げたいと思います。

この度は、弊社の機材トラブルにより、多大なるご迷惑をお掛けいたしまして大変申し訳ありませんでした。

機材レンタルの際に最終チェックを行った上でお客様にお渡ししていましたが、今回は手違いにより、動作確認を行わないまま貸し出しをしてしまい、このような事態に繋がってしまいました。

今後はこのような事が無いよう、従業員のチェック体制を見直したいと思います。

ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、直接トラブルの詳細と謝罪をお伝えする場を設けさせて頂きたく存じます。

私は本日よりお伺いさせて頂く事ができますので、ご都合が良い日時をご連絡いただけないでしょうか。

何卒、ご容赦くださいますよう、よろしくお願いいたします。
重ねてになりますが、この度は大変申し訳ございませんでした。

------------------------------------------------------
〇〇商事 営業部 佐藤△△
mail:
tell:
------------------------------------------------------

謝罪訪問時のメールでは、こちらから細かく日程を指定してはいけません。

謝意を誠実に伝えた上で、相手の日程を優先することを心がけましょう。

またこのケースの基本は、顔を合わせての謝罪や電話での謝罪です。メールを送信することになった経緯を必ず書くようにしましょう。

商談のアポメール

商談で取引先やお客様にアポを取る際の例文です。

この場合は、初めてメールを送信するお客様と、そうで無いお客様の両方のケースが想定されますが、今回は初めてメールを送信する相手を設定します。

件名

〇〇でお困りでは無いでしょうか

本文

株式会社〇〇 伊藤様 突然のご連絡にて失礼いたします。
私、〇〇商事で◆◆というサービスを担当しております、佐藤と申します。

御社のホームページを拝見し、弊社の◆◆がお役に立てるのでは無いかと思い、ご連絡を差し上げました。

弊社提供の◆◆は業界を中心に500以上の企業様からご契約をいただいております。
サービスの利便性はもちろんのこと、既存のサービスからの乗り換えで、平均30%のコストカットを実現している実績がございます。

〇〇に関してお悩みであれば、是非一度◆◆に関するご説明をさせて頂きたく思います。

近々のご案内ですと以下の日程で、訪問させていただく事が可能です。

① 8月13日 14:00~
② 8月14日 終日
③ 8月15日 15:00~

ご説明させていただく内容といたしましては、
・サービスの概要
・ご利用イメージ
・ご利用料金
などが中心となり、1時間ほどを予定しております。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数ではございますが、ご都合の良い日にちを記載の上、返信を頂きたく存じます。

提案させて頂きました日程が難しければ、来週水曜日(8月19日)までに、別途ご連絡をいただけますと幸いです。

ご多忙の所、大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------------
〇〇商事 営業部 佐藤△△
mail:
tell:
------------------------------------------------------

初めてアポを取るお客様なので、不信感を払拭する意味でも「自己紹介」や「どのような経緯でメールを出したのか」をある程度詳しく書くようにしましょう。

営業でのアポメールではこちらから3つ以上の日程を提案し、先方に打診します。

日程の提案が1つや2つだと、相手の都合によっては断られてしまう可能性が高くなる上に、圧迫感を与えてしまいかねません。

「先方に調整をしていただく」ということを念頭に、相手を不快にさせない提案がベストです。

また、営業したいサービス・商品の概要や相手に与えるメリットについても、端的に記載することで、アポが取れる確率もアップするでしょう。

この際は具体的な数字などを使い、取引先やお客様に興味を持ってもらえるように工夫しましょう。

アポメール作成のコツ

ご紹介してきた例文でも使われている、アポメール作成のコツを解説します。

ここで解説するポイントを抑えてメールを作成することで、スマートなアポメールが作成できることになるでしょう。

件名で用件をわかりやすくする

件名は、できるだけ「短く」「分かりやすく」内容を伝えられるものにしましょう。

メールを送信する相手は、1日に何通ものメールを受信しているかもしれません。

初めて送られてくるメールアドレスで、件名を見ても内容がわからないメールは、迷惑メールとして処理されてしまう可能性があります。

件名だけでなく、開封しなくても表示される可能性がある最初の1行では、メールの用件や自社の名前などを明記しましょう。

経緯を伝える

アポメールでは、初めて送信する相手かどうかに限らず、どのような経緯でメールを送信するに至ったかを記載し、相手に不信感を抱かせないようにしましょう。

「ホームページを拝見して〜」や「〇〇様からのご紹介で〜」などがアポメールを送信した経緯となります。

営業をする際のマナーとしてメールだけでなく、電話などでも気を付けておきたいところです。

日程を提示する

こちらから訪問日時や会議の日程を打診する際は、返信をしやすいように日程をいくつか提示しましょう。

ただし先述の通り、選択肢が1〜2つしかない場合は、相手に圧迫感を感じさせてしまうかもしれないので、3つ以上の日程を提示するようにしましょう。

また、どの選択肢でも先方の都合がつかなかった場合に備えて、別途日程も承る旨を記載することで、相手に不快感を与えず、かつ返信を頂きやすいアポメールになります。

相手のメリットを明確に書く

営業でのアポメールでは、自社のサービス・製品を利用した際のメリットを簡潔に書くようにしましょう。

先述の通り、具体的な数字などを紹介した上でメリットを説明すると、相手にとっても分かりやすい文章になります。

商品を紹介するサービスサイトなどがある場合は、URLを添付するなどして、メールをスッキリ見せるのもポイントです。

URLなどでサイトへ誘導する際は、迷惑メールとの区別をつけやすくするためにも「弊社製品の公式ホームページのリンクです」などの紹介を入れましょう。

NGなアポメール

ここからはアポメールを作成する際に気を付けたいNGポイントを解説したいと思います。

先述したコツを踏まえた上で、アポメールにこれからご紹介するNGポイントが含まれていないように注意しましょう。

返信の期日が記載されていない

返信の期日がないメールは、後回しにされ忘れられてしまう可能性があります。

相手から返信をいただく可能性を少しでもアップさせるために、返信期日を記載するようにしましょう。

ただし「明日までに〜」などの無理な返信期日は失礼にあたるので、ゆとりを持った期日を設ける必要があります。

また、謝罪訪問では、営業訪問以上に相手の都合を優先しなければならないので、期日を記載するのは避けましょう。

送信する時間が非常識

緊急の連絡でない限りは、先方の勤務時間外にはアポメールを送信しないようにしましょう。

スピードを要する謝罪のアポメールなどでは、営業時間外であってもなるべく早く対応し、誠意を見せる場合もありますが、基本的には相手の負担にならない時間帯に送信するのが、社会人としてのマナーです。

急な日程変更

ビジネスをする上で日程を管理するのは当然のことです。

特に、相手に日程の都合をつけていただくアポメールでは、送信者側の不注意で提案していた日程を撤回するのは避けたい事態です。

アポメールを作成した後は、メールに記載した日程に間違いがないかを必ず確認するようにしましょう。

アポメール後のリマインドやお礼の返信を忘れずに

アポイントメントはアポメールを作成・送信して終わりではありません、これからご紹介するテクニックを使って、相手への心配りを表現しましょう。

送信したアポメールに返信が来た場合は、会っていただけるか否かに限らずお礼のメールが必要です。

もし、提案した日での訪問営業を拒否されたとしても、後日、先方の都合が変わり訪問できるチャンスが来るかもしれません。

そのような際に失礼がないように、返信をいただいた場合はお礼のメールを送信しましょう。

アポイントメントが取れた場合は、トラブルがないように、前日の就業時間や、当日の始業時間に合わせて「場所」「時間」などを記載したリマインドのメールを送信すると親切です。

営業に関するアポメールは多くの企業に送信する場合もありますが、都合をつけてくださった方や返信をくれた方への配慮を怠らないようにしましょう。

お礼メールに関しては「お礼メール」で相手に感謝を伝えるには?お礼メールを書くコツ & コピペで使える例文をご紹介!の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。

まとめ

アポメールとは、取引先やお客様のもとへ訪問する際などにアポイントメントをとるメールです。

営業でアポメールを使う場合は、今回ご紹介したように、相手に興味を持っていただけるような文章を作成するよう心がけましょう。

謝罪でのアポメールでは日程を提案せず、相手の都合に完全に合わせる必要があります。また、謝罪する際は電話などで誠意を伝えるのが基本なので、メールでの謝罪になった経緯を忘れずに記載しましょう。

どちらの場合でも、返信をいただいたら感謝の気持ちを伝えることを忘れてはいけません。

アポメールの目的は、自分のために相手の時間をもらうところにあるので、気遣いを忘れずにメールを作成することを心がけましょう。

アポメール以外にも、全部で17のビジネス例文をコピペOK!すぐに使えるビジネスメール「例文集」として資料にまとめていますので、ぜひダウンロードしてお使いください。

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