イベント告知で集客を成功させるには？効果的な6の手段と最適なタイミングを徹底解説

イベントを企画したものの、思うように人が集まらない、告知のタイミングや方法がわからないとお悩みではありませんか。素晴らしいイベントであっても、適切な告知ができなければターゲットには届きません。

集客を成功させるためには、ターゲットに合わせた媒体選びと、興味を惹く文章、そして配信のタイミングが重要です。

本記事では、イベント告知に効果的な具体的な手法から、思わず申し込みたくなる案内文の書き方、集客を最大化するスケジュールの組み方までを網羅的に解説します。この記事を参考に告知戦略を見直し、満席のイベントを目指しましょう。

イベント集客はターゲット戦略がカギ

イベント集客を成功させるには、宣伝方法以前に重要なことがあります。それは適切なターゲット戦略が組まれていることです。

イベントの宣伝方法はイベントの内容や目標だけでなく、ターゲット次第でも変わってきます。そのため宣伝方法について考える前に、イベントの目標を達成するためにどのようなユーザーを狙って集めるべきかを考えましょう。

ターゲットの絞り込みには「ペルソナ設定」という手法がよく用いられますが、これはイベントの集客にも有効です。ペルソナ設定の詳細は当サイトで提供している下記資料で詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。ダウンロードは無料です。

【テンプレート付き】この1冊で丸わかり！ペルソナ設定ガイドブック

イベント告知のスケジュール戦略：いつ何をするべきか？

効果的な集客を実現するには「何を伝えるか」と同じくらい「いつ伝えるか」が重要です。開催日から逆算して適切なタイミングで情報を届けることで参加意欲を段階的に高められます。ここでは集客を最大化するための理想的な告知スケジュールを紹介しましょう。

開催1〜2ヶ月前：一次告知とランディングページの公開

まずはイベントの存在を認知してもらうことが先決です。企画の詳細が固まった段階ですぐに申し込み受け付け用のランディングページや告知サイトを公開しましょう。

この初期段階では既存顧客やハウスリストのメルマガ会員などすでに関係性が構築できている層へ優先的に案内を送ります。席が埋まりやすい早割チケットや先行特典を用意してスタートダッシュでの申し込みを促すのも有効な手段です。まずはコアなファン層を確実に集客しイベントへの期待感を醸成していきましょう。

開催2週間前〜1週間前：SNS拡散と中間リマインド

開催日が近づいてきたら情報を広める拡散フェーズに入ります。まだ申し込みを迷っている検討層やこれまで接点のなかった新規層へ向けてSNSやWeb広告を活用し露出を増やしていきましょう。この時期に実施すべき具体的なアクションは以下の通りです。

頻繁な接触が記憶への定着を促し参加への最後の一押しとなります。「残席わずか」といった限定性をアピールして駆け込み需要を喚起するのも良いでしょう。

開催前日・当日：直前リマインドでドタキャン防止

申し込み数だけで安心せず当日の参加率を高める工夫も欠かせません。うっかり忘れや急な予定変更によるキャンセルを防ぐため直前のリマインド連絡は必須です。前日には会場へのアクセス方法や持ち物およびオンライン参加用URLなど実用的な情報をメールで送りましょう。

当日の朝にも「本日お待ちしております」と一言添えるだけで参加者の意識が高まり参加率は大きく改善します。丁寧なアナウンスは運営への信頼度アップにもつながります。

イベントの宣伝方法６選

ここからは以下６つのイベント宣伝方法の特徴や活用方法を詳しく解説します。

メール

資料請求をしたユーザーや過去のイベント参加者など、既存の見込み顧客を集客したい場合に有効なのがメールです。新規開拓ではなく、すでに接点のあるユーザーの育成や成約獲得が目的の場合には積極的にメールで宣伝しましょう。

中でも特に注目したいセグメントは、メルマガに対して定期的に反応（開封やクリック）を示している見込み顧客です。

そうした見込み顧客は自社に対するエンゲージメントが良好で、イベントに対して高い反応率を示します。もしメルマガを定期的に配信しているなら、ぜひセグメント配信を活用してアプローチしましょう。

電話

電話もメールと同様、既存の見込み顧客を集客するのに有効なイベントの宣伝方法です。ただし、メールは一斉に告知可能なのに対して、電話は一件一件対応が必要なため時間がかかる点に注意しましょう。

また、リモートワークが推進されてる昨今では物理的に担当者とのコンタクトが電話で取りづらい時勢でもあります。電話でのコンタクトが難しい会社へのアポイントは、メールなどに切り替える必要があります。

すこしでも電話での集客効率を上げるためには、参加の確度が高そうな見込み顧客から順番に架電するのがポイントです。

例えば問い合わせや資料請求があってからまだ日が浅い、告知メールに反応があったなどの条件で顧客を抽出し、優先順位をつけて対応するように心がけましょう。

自社サイト

もし自社で公式HPやブログを持っているなら、サイト上で宣伝しない手はありません。一度記事を公開すればメルマガやSNSの宣伝にも利用できるため、イベント開催が決定した時点でいち早く投稿に取りかかりましょう。

SNS

ブランドや商品の認知を一気に大量獲得したいといった場合、拡散力のあるSNSを利用して宣伝する方法をおすすめします。拡散力のあるSNSの代表としてはTwitterが挙げられますが、Facebookもイベント宣伝に有効です。

SNSの選定方針としては、ユーザー層の違いを軸にすると良いでしょう。そうすれば、よりターゲットに向けてイベントを宣伝しやすくなります。

また、Twitterは広いシチュエーションに対応しますが、Instagramは画像・動画SNSということで少々ジャンルが限られます。そうしたSNSの特性も加味しつつ宣伝方法を選びましょう。

DM・チラシ

イベント集客は紙ベースの宣伝方法も有効です。特に実店舗のイベントなど地域ユーザーを集客したい場合には、ポスティングや新聞の折り込みチラシといった手法が定番となっています。

ただし、紙ベースの宣伝はコストがかかるため、やはりターゲットをきちんと絞り込むことが重要です。宣伝する地域を限定する、メールやSNSも併用するなど、すこしでも費用対効果の高める工夫をしましょう。

イベント告知サービス

イベント告知サービスとは、イベントの宣伝が可能なWeb上のプラットフォームです。イベント告知サービスの多くは無料で利用でき、手軽にイベントが宣伝できます。主要なイベント告知サービスは以下の通りです。

上記の通り、イベント告知サービスはそれぞれ宣伝されているイベントの傾向が異なります。イベント告知サービスを利用する場合、開催するイベントのジャンルと相性が良さそうなものを選ぶようにしましょう。

効果的なイベント宣伝のポイント３つ

イベント集客を成功させるには宣伝方法はもちろん、宣伝の内容にも目を向ける必要があります。ここからは効果的なイベント宣伝を行うために押さえておきたい３つのポイントを解説するため、参考にしてください。

ターゲットにリーチしやすい宣伝方法を選ぶ

ここまでにイベントの宣伝方法を６つ紹介しましたが、単に宣伝の簡単さやユーザー数の多さだけで宣伝方法を選んではいけません。各宣伝媒体の特徴やユーザー層を意識して、より効率よくターゲットが集客できそうな方法を選ぶようにしましょう。

例えば中小企業向けの経営者セミナーを宣伝するなら、新聞広告を掲載するよりも、宛名にターゲットの氏名を記入したDMを企業に直接ポスティングした方が、ターゲット本人の目に届きやすいでしょう。

イベント参加によって得られるベネフィットを明確にする

イベントを宣伝する際に重要なのが、「そのイベントに参加すると、どのような変化が得られるか（ベネフィット）」をユーザーに分かりやすく伝えることです。イベントの内容や特徴を説明するだけでは、ユーザーにイベントの有益性がダイレクトに伝わりません。

例えばビジネス向けクラウドサービスの操作説明会を宣伝する際、単に「サービスの使い方が分かる」と伝えるだけではすこし抽象的ですよね。

この場合「何分でわかるのか」「具体的にどんな使い方が学べるのか」まで含めて宣伝するようにします。すると「それなら業務の合間に参加できそう」「それ、どうやるのか知りたかったんだよね」と思ってもらえるようになり、反応率が高まります。

イベントタイトルはターゲットの属性を意識する

イベントのタイトルを作成する際は、ターゲットの属性を意識して、内容がひと目で伝わるような文章にすることが大切です。

例えば高齢層向けにスマホの使い方講座を開催する場合を考えてみてください。スマホ講座だからといって、「チャットアプリの使い方」「インストールのやり方」のような専門用語を並べても逆効果でしょう。

この場合「電話よりも簡単に話せる方法」や「スマホをもっと使いやすくする方法」のように、もっとターゲットの理解度に寄せた文言にしてあげましょう。それだけでターゲットの反応率はグッと高まります。

人が集まるイベント告知文の書き方【構成テンプレート】

ただ開催情報を並べるだけでは人は動きません。読み手が「自分に関係がある」と感じ「参加することで得られるメリット」を明確にイメージできる文章が必要です。ここでは反応率を高めるための文章構成の型について解説します。

ターゲットに刺さるタイトルの付け方

タイトルは開封率やクリック率を左右する最も重要な要素です。「イベントのお知らせ」といった事務的な件名ではなくターゲットの悩みや興味に直結する言葉を選びましょう。「集客にお悩みの方へ」と呼びかけたり「成約率が2倍になる」といった具体的な数字を入れたりすることで自分事として捉えてもらえます。

読み手が抱えている課題を解決できることが一目で伝わるタイトルを目指してください。

参加メリットを伝える本文の構成要素

本文では読み手の興味を惹きつけスムーズに行動へ促す構成が求められます。結論から伝えるPREP法などを活用し以下の要素を順序立てて記載すると効果的です。まずは「このイベントで何が得られるか」というベネフィットを提示し次にその根拠となる登壇者の実績やプログラム詳細を伝えます。

最後に日時や場所などの基本情報を記載し申し込みボタンへと誘導しましょう。情報は詰め込みすぎず箇条書きや段落分けを使って視覚的に読みやすく整理することが大切です。

一斉送信ならメール配信システムを活用する

イベントの告知や集客において、メールは非常に強力なツールです。しかし、個人のメーラーから大量の宛先へ一斉送信を行うと、迷惑メールとして判定されたり個人情報の漏洩リスク（BCC設定ミスなど）が発生したりする可能性があります。

より確実、かつ効率的にターゲットへ情報を届けるためには、専用のメール配信システムの導入が不可欠です。

メール配信システムを使うメリット

メール配信システムを導入することで、単に「送る」だけではなく「成果を出す」ための運用が可能になります。主なメリットは以下の通りです。

おすすめのメール配信システム「ブラストメール」

数あるシステムの中でも、特にイベント集客や店舗運営におすすめなのが「ブラストメール」です。

ブラストメールは、日本国内で15年以上連続シェアNo.1を獲得している、信頼性の高いメール配信サービスです。最大の特長は、「誰でも直感的に使える操作性」にあります。

複雑な設定は不要で専門知識がなくても最短5分で配信準備が整います。また、配信の速さと確実性にも定評があり、急なイベント告知や直前のリマインド配信でもストレスなく運用可能です。コストパフォーマンスにも優れているため、まずは小規模から集客を強化したいと考えている方にも最適な選択肢と言えるでしょう。

公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」

まとめ：おすすめのイベントの宣伝方法はズバリこれ！

イベントにはメールやSNSなど様々な宣伝方法があります。宣伝方法はそれぞれ特徴や得意とするユーザー層が異なるため、あなたのイベントのジャンルや目的に合わせて、適切な宣伝方法を選ぶようにしましょう。

あえて今回紹介した中からひとつだけ選ぶなら、メールを使った宣伝方法がもっともおすすめします。なぜなら、メールであれば参加の見込みが高いユーザーに対して一斉にアプローチできるからです。

また、差込み機能のあるメール配信システムを使っているなら、そちらもぜひ活用しましょう。差込み機能を使えば、一斉配信でも個人宛のお知らせのように見せられるため、反応率が上がりやすくなります。

メールは費用対効果の高いマーケティングツールで、イベント集客に限らず便利です。メール配信を活用できていなかった方は、この機会に運用を見直してみてみましょう。

なお、大量の配信先に対してメールを確実に届けるには、「メール配信システム」を利用する必要があります。GmailやOutlookなどで一斉配信しようとすると、個人情報の漏洩やスパム判定を受けるといったリスクにつながるため、十分注意してください。

5分で分かる！メール配信システムの仕組みとは？メーラーとの違いも解説します

参考記事：イベント集客を成功させる5つのコツと集客方法9選【イベントに4,500名を集客したStockSunの成功事例】