【必須マナー】確認メールに対する返信を行う際の注意点と例文

添付ファイル付きのメールや問い合わせメールの本文には、必ずと言ってよいほど「ご確認ください」を意味する文言がセットで書かれています。

特に、重要な案件や急ぎの仕事の場合、メールが問題なく届いているかどうか、送信した相手方も気にしているでしょう。

例え返信を求める言葉がなくとも、メール受け取り確認もしくは査収した旨を返信するのが、ビジネスメールのマナーです。

今回は、社会人としては必須の「確認メールに対する返信」の注意点や例文を紹介していきます。

確認メールへの返信を行う際の注意点

そもそもメールというツールは、相手がそのメールを読んだかどうかを確認することができません。

届いていたとしても、他のメールに埋もれ見落とされてしまった場合、仕事の進捗に大きな支障をきたします。

そういった特徴から、確認して欲しいというメールが届いた場合には、「メールに目を通した」旨を相手に伝えることが重要です。

たとえ確認するだけで良い内容であっても「確認したこと」を必ず先方に伝えるようにしましょう。

返信がこないと担当者に要らぬ心配をかけてしまうかもしれません。

なるべく早く確認して旨を返信する

確認メールへの返信は、内容に問題がないかどうかチェックしたらなるべく早く行いましょう。

メールの返信が遅いと先方に迷惑をかけることになります。

社内で確認する事項があり、返信が遅れてしまう場合には、返信日の目安だけでも先に送っておくと親切です。

急ぎで確認したことを伝える必要がある場合や、内容に問題があった場合には電話で直接確認をとっても良いでしょう。

件名はそのままにしておく

確認メールに対して返信を行う場合、件名はそのままにしておいてかまいません。

わざわざ件名を変更して返信してしまうと、先方もどのメールに対する返信なのか分からなくなってしまうので、「Re:」や「返信画面に引用される本文」は変更しないようにしましょう。

感謝の気持ちを添える

確認メールに対しての返信は端的になりがちですが、何か一つでも感謝の言葉があるだけで、相手からの印象が良くなります。

例えば、「お忙しい中、迅速なご対応ありがとうございました」というような一文があるだけで感謝の気持ちがこもった例文になります。

事務的なメールにこそ、丁寧に返信するように心がけましょう。

確認メールへの返信の例文

それでは、確認メールに対する返信の例文を紹介します。

と言っても、「確認メールへの返信の文言」はある程度形式化しています。

「ご確認ください」への返信

資料が添付されたメールを確認したことを伝えるメールの例文です。

そうした内容の場合先方から「ご確認ください」という一文が入っているはずです。

関係性によっては「内容確認しました」という一文だけでも良いかもしれませんが、企業間のやりとりにおいては、ビジネスメールの最低限のマナーがあります。

関連記事：社会人必見！ビジネスメールの正しいマナーと書き方を解説します

確認メールに対して返信する際も、最低限のマナーを守るように意識しましょう。

日程調整の確認メールに対する返信の例文です。

ビジネスメールは、なるべくやりとりの回数を少なくすることが良しとされています。何通もやりとりをして、相手に手間をかけさせることが無いよう、伝えたいことを明確にすることがポイントです。

「ご一読ください」への返信

メールの本文を確認して欲しい場合「ご一読ください」というフレーズが使われていることがあります。

この場合も先ほどと同様で「メールがきちんと届き、内容を拝見した」の意図を先方に伝えるという意味でも、メールの返信をした方が親切です。

本文に関する内容を読んだことを伝えるメールの例文です。

ご一読くださいという文言があった場合でも「メールに目を通すだけ」ではなく「メールに目を通したことを相手に伝える」まで行いましょう。

「確認しました」というフレーズ以外にも「拝読いたしました」という文言でもかまいません。

こんな時はどうする？ 確認メールの返信

確認メールに対して返信する際に「こういうケースはどうするの？」という疑問が多い場面の対応方法をまとめました。

自分がCCに入っている時は？

CCとはカーボンコピー（Carbon Copy）の略で、メールの内容を複数人で共有したい場合に使われます。

CCで送られてきた場合には基本的に返信の必要はありません。

ただし、以下のようなメールが自分を名指しで送られてきた場合、返信が必須です。

返信する場合には、他のCCは残したままで大丈夫です。

メールのCCについては以下の記事で解説していますので参考にしてみてください。

関連記事：【初心者向け】メールのCCの使い方と返信マナー。BCCとの違いも解説！

確認した内容に不備がある場合

先方からの確認して欲しいという旨のメールの内容に不備があったり、質問がある場合には返信の際に指摘します。

その際に件名を変えてしまうと、相手もどのメールに対する指摘なのか分からなくなってしまうため「Re:」をつけたまま返信し、件名もそのままにしておきましょう。

早急に修正する必要がある場合は電話で直接やりとりする方が良いでしょう。

「返信は不要です」には返信すべき？

本文中に「返信不要です」という記載がある場合もあるでしょう。

正直なところ、この場合の対応に正解はなく「ケースバイケース」といったところです。

「返信不要＝返信してはいけない」というわけでも無いので、相手が取引先や上司の場合は短い文章でも良いので返信しておいた方が無難です。

確認メールへの返信に対する返信はどうする？

こちらから何か確認して欲しいメールを送り、それに対して「確認しました」と返信がきた場合、そのメールに返信すべきかどうか悩むことがあるかもしれません。

基本的には「ご確認ありがとうございました」とお礼のメールを返信するのが一般的です。

ビジネスメールでは、なるべくやりとりの回数を少なくすることが理想とされるのでなるべく一回ずつのやりとりで完結するようにしましょう。

確認メールに対する返信が相手からこない場合

重要なメールに相手から返信がこない場合、こちらから催促のメールを送ることになります。

催促メールは、そもそもメールがきちんと送信されているか、他の担当者のところに返信がきていないかなど、こちら側の不備が無いか確認してから送るようにすることが大切です。

長くても3日ほど返信が無い場合は、再度メールを送るようにしましょう。

上司や取引先の場合、催促をするのは気が引けるかもしれませんが、適切な形で失礼が無いように注意していれば、何も問題ありません。

むしろ、仕事を効率的に行っていく上では必要なメールになります。

催促メールを書く際の注意点や例文は以下の記事でまとめています。こちらで紹介している例文や注意点を参考にしてみてください。

関連記事：催促メールの作り方！例文付きで解説します

まとめ

以上、確認メールに対する返信の注意点と例文をまとめました。

ビジネスを円滑に行うには、情報の報告、連絡、相談がとても重要です。

メールにおいても同様で、届いたメールに対して「確認しましたよ」と一言返信することは、ビジネスパーソンとしては最低限のマナーです。

特にメールは、相手が確認できたかどうか、内容がきちんと伝わっているかどうかがわかりずらいツールです。メールの見落としや、やりとりした内容の齟齬でトラブルになったりしてしまうことも少なくありません。

また、確認メールは1対1ではなくBcc配信などの一斉配信でも届く場合があります。

他の人が返信するだろうと思うのではなく、一斉配信の場合で確認メールに対して返信を行うようにしましょう。一斉配信について興味をお持ちの方は、下記の記事でおすすめのメール配信システムを紹介していますので、参考にしてください。

関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較

今回紹介した注意点を意識して、確認メールに対する返信を確実に行っていきましょう。