締め切りを過ぎた時の催促メールの書き方｜角を立てずに急かす件名・例文集

「納期」や「期限」を守ることは社会人としての基本であり必須スキルです。しかし、自分自身がどれほど徹底していても、お客様や取引先の事情による遅延で、ビジネスが予定通りに進まなくなることは避けられません。

「締め切りを過ぎているのに、相手から提出物も連絡も来ない……」そんな時、必要になるのが催促メールです。しかし、相手との今後の関係性を考えると、どのように書けばよいか悩んで筆が止まってしまった経験はありませんか。

このように悩みは尽きませんが、実は締め切りを過ぎた相手への催促には、角を立てずに動いてもらうための「型」と「段階」が存在します。この記事では自分の意思をしっかりと伝えつつ、相手に不快感を与えずに優先対応してもらうための「催促メールの書き方とマナー」を解説します。

そのまま使えるシチュエーション別の例文もご紹介しますので、今すぐ連絡が必要な方はぜひ活用し、この気まずい状況をスマートに解決しましょう。

 

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催促メールを送信する前に

催促メールを送信する前に、本当に相手からスケジュールに関するメールが届いていないか、実際は納品されていたりしないかを確認しましょう。仕方がなく行き違いになってしまうこともありますが「こちらのミスで確認を取れていなかった」という事態になると、相手に対して大変失礼です。

担当者が複数いる場合は、これまでにお客様からスケジュールに関するメールは送られていないか、迷惑メールボックスなども含めて確認しましょう。

また、お客様の元から郵送されてくるはずのものが届かない、などの場合で催促メールを送ることもあります。その場合は、社内で別のスタッフが受け取った可能性や、郵送会社の手違いで配達が遅れている可能性なども考慮して確認すると良いでしょう。

催促メールを送信するタイミング

催促メールを送信するタイミングは、状況によって大きく変わってきます。

したがって、ここからはケース毎にお客様・取引先に催促メールを送るタイミングを解説したいと思います。

メールの返信がこない場合

ビジネスマナーとしては仕事に関わるメールへの返信は遅くとも24時間以内が好ましいとされています。

どのような案件でメールをしているのかにもよりますが、基本的には24時間をすぎた場合は、「【再送】株主総会出席の確認」などのタイトルで、催促メールを送信しても良いでしょう。

ただし、そこまで急ぎの用で無いのであれば、2〜3日ほど余裕を持っても良いかもしれません。

入金が遅れている場合

お金のやりとりは、ビジネスをする上で非常に繊細な問題になります。そのため、催促メールの行き違いなどでトラブルを起こすことは絶対に避けたいところです。

先述したように、こちらのミスで入金が確認できていないといったことが無いように、確認を怠らないようにしましょう。企業と取引をしている場合と比較して、個人事業主の方はビジネスが煩雑になってしまう傾向があるため、単純に入金を忘れてしまっている場合も考えられます。

お互いが気持ちよくビジネスをするためにも、例文を参考にリマインドのメールを送信するようにしましょう。

一方で、企業と取引をしている場合は入金を忘れるというケースは起こりづらいです。請求書の送信や金融機関の営業時間を確認し、それでも入金が確認できない場合は、催促メールを送信しましょう。

物品の納品や書類の送付が遅れている場合

物品や書類の納期が遅れている場合は、ビジネスに大きな支障が出る可能性もあるので、手違い等の確認が済んだらできるだけ早く催促メールを送信した方が良いでしょう。何社かが関わるプロジェクトや商品開発に参加している場合は、1社の遅れが関与している会社全てに影響を出してしまいます。

後述する催促メールの例文を参考に、納品や送付の期日を再設定をしましょう。場合によっては、納品や送付の遅れによって影響が出るかもしれないお客様や取引先にもその旨を伝えましょう。

【段階別】締め切りを過ぎた場合の催促メール構成と例文

締め切りを過ぎても連絡がない場合いきなり強い口調で責めるのは得策ではありません。相手が単に忘れているだけかもしれませんしメールシステム上のトラブルで届いていない可能性もあるからです。ビジネス上の関係を良好に保ちつつ確実に成果物を回収するためには相手の反応や経過日数に応じて段階的にトーンを強めていくのが鉄則です。ここでは状況に応じた3つのフェーズに分けて角を立てずに相手を動かすメール構成と例文を紹介します。

フェーズ1：締め切り翌日～3日目（やんわり確認・行き違いへの配慮）

締め切りを過ぎてすぐの段階では「相手がうっかり忘れている」あるいは「送ったつもりになっている」可能性が高いです。そのため「催促」ではなくあくまで「状況確認」というスタンスで連絡を取るのがマナーです。件名も「〇〇の件について」や「提出物のご確認」といった柔らかい表現を選び本文でも「いかがでしょうか」と相手の状況を気遣う姿勢を見せましょう。

もし、相手に配慮しつつこちらの要望を伝える表現に迷った場合は、クッション言葉を活用した「お願いメール」の書き方も参考にしてみてください。

 

【例文付き】「お願いメール」の正しい書き方とは？相手を不快にさせないポイントも解説！

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フェーズ2：再度の催促（重要度の強調・具体的な期限設定）

最初の確認メールから数日が経過しても返信がない場合や当初の締め切りから大幅に遅れている場合はトーンを一段階強めます。こちらの業務に支障が出始めている事実を伝えつつ「いつまでに必要なのか」という再設定した期限を明確に提示することが重要です。

件名には【再送】や【至急】といった言葉を添えて相手の受信トレイの中で目立たせ開封を促しましょう。ただし感情的にならずあくまで冷静に困っている状況を伝えます。

最終通告（電話との併用・上長CCの活用）

再三の連絡にも応答がない場合はメールだけで解決しようとせず電話での直接連絡を試みましょう。それでも連絡がつかない場合は最終手段として上長や関係者をCCに入れたメールを送ります。これは「組織として対応を求めている」という強いメッセージになります。文面は事務的なトーンに徹し期限までに対応がない場合の措置についても触れる必要があります。

その他の催促メールの例文

ここからは、紹介したケース毎に催促メールの例文をご紹介したいと思います。

後述する催促メール作成のポイントを踏まえてメールを送信しましょう。

メールが来ない場合の催促メールの例文

入金が確認できなかった際の催促メール

納期・送付が遅れている場合の催促メール

催促メール作成のポイント

これまでにご紹介してきたメールは以下のポイントに気を付けて作成してあります。

ご自身が催促メールを作成する際は、これから解説するポイントを踏まえて文章を考えるようにしましょう。

元々の期日の確認

納期や前回のメール送信日時などを記載しましょう。

相手方が期日を守れなかった原因としてはメールの確認忘れや、納品に関するトラブルなど、様々なケースが考えられますが、こちらのミスではないことを確認するためにも、リマインドを行いましょう。

現在の状況の報告

納期や返信が確認できない旨を相手に伝えましょう。

その際は、確認した日時や確認方法などをできるだけ細かく伝え、万が一行き違いが起こってしまった場合にも時系列で経緯が整理できるように準備しておくことで、その後のビジネスを円滑に進めることができます。

相手に求めるアクションを記載

スケジュールが守られていない相手に対して、何をして欲しいのかを必ず記載しましょう。

例文では「現状の報告」や「再設定した期日へ向けての行動」などが記載されています。

スケジュールを守っていない相手とはいえ、ただ納期遅れを指摘するだけの催促メールを送信するのは、スマートとはいえません。

相手にどうしようもない事情があるかもしれないことを考え、角の立つような催促メールを送信するのは控えましょう。

冷静に対応する

仮に、今後ビジネスで関わることない相手であったとしても、ただ不満をぶつけるだけのようなメールを送信しても何の得にもなりません。

催促メールといえど、感情的にならずに相手の状況などを配慮した上で建設的なやりとりを心がけるようにしましょう。

まとめ

スケジュールの遅れはビジネスをする上で大変な問題にもなり得ます。

しかし、相手に催促メールを送信する際は、現状の確認や納期の再設定などを記載し、冷静に文章を作成するようにしましょう。

また「恐れ入りますが」や「〜していただけますでしょうか」などの、丁寧な文面を心がけ、ビジネスマンとして恥ずかしくない文章を心がけましょう。