複数の方に、同じ内容の文章を送信したい場合は、メールの一斉送信が便利です。
ただし、友人や家族に宛てた個人的なものではなく、ビジネスで一斉送信をする場合は宛先の設定ミスなどが会社の信用問題などにも発展するので細心の注意が必要です。
メールの宛先設定には「TO」「CC」「BCC」がありますが、これらの利用には、設定方法ごとの特徴やマナーについて熟知していなければなりません。
この記事では宛先設定ごとの特徴や、マナー違反・トラブルの原因になる可能性が高いBCCの返信について詳しく解説しています。
顔が見えないメールでのやりとりだからこそ、ビジネスマナーを押さえた扱いを心がけましょう。
目次
BCCとは
BCCとは、「Blind Carbon Copy」の頭文字をとった呼び名です。
後述するTOやCCとは違い、BCCに設定されたアドレスは送信者以外には確認できないようになっています。
そのため、以下のような場合でよく使われています。
- 取引先とのメールを社内でも共有したい時
- 面識のない複数人に宛ててメールを送信する時
ビジネス・プライベートに関わらず、面識のない方に自分のメールアドレスや文章が記載されるのは気持ちが良いものではありません。
情報共有などの意味だけでなく、相手への配慮も考えてBCCに設定する人を選びましょう。
BCCとTO・CCの違い
TO・CC（Carbon Copy）との違いを以下の表にまとめました。
| アドレスの確認 | 返信のマナー | |
| TO | 誰でもできる | 返信が必要 |
| CC | 誰でもできる | 基本的には返信不要 |
| BCC | できない | 基本的には返信不要 |
また、宛先に関するマナーは以下の記事でも解説していますので、合わせてご覧ください。
【初心者向け】メールのCCの使い方と返信マナー。BCCとの違いも解説！
メールを使ったやり取りの当事者である「TO」に設定されている受信者は、受け取った内容への返信が必要になります。
一方のCC・BCCは逆に、基本的には返信をする必要がないことを覚えておきましょう。
特に今回解説しているBCCに設定されている方は、送信者がメールアドレスも他の受信者に公開されないように配慮をしています。
それにも関わらず、後述する「全員に返信」などを使ってメールを返信してしまうと、マナー違反になるだけでなく、トラブルにも発展しかねませんので注意してください。
BCCからの返信はトラブルの原因
BCCに設定された方が返信をすることでこのようなトラブルが考えられます。
- ◯◯さんがミスをしたお詫びのメールを◆◆社に送信
- その際に上司の△△さんをBCCに設定
- 後ほどメールを確認した上司の△△さんが「全員に返信」で以下のようなメールを送信
件名
Re:〜〜に関するお詫び
本文
〇〇さん、◆◆さんへのお詫びお疲れ様です。
もうこれで大丈夫だとは思うので、あとは適当に流しておいてください。
上司の方からすれば、部下を労う気遣いのメールを送信したかっただけなのですが、これが取引先にも送信されてしまうと、大変な問題になります。
先述の通り、BCCは送信者が他の受信者にアドレスを知られたくない場合や、相手への配慮をする場合として設定する宛先です。
それを無視して返信されてしまうと、送信者にとっても気持ちが良いものではありません。
BCCに設定された受信者がどうしても返信したい場合
もし、自分がBCCに設定されている状況で返信しなければならなくなった場合は、送信者に個別のメールを作成し送信しましょう。
仮に、伝えたい内容が送信者ではなく受信者の誰かにあったとしても、受信者のメールアドレスに直接メッセージを送信することは避け、一度送信者に相談することでトラブルが起こりづらくなります。
またその際は、新規でメールを作成しましょう。
一斉送信されたメールには「全員に返信」と「送信者に返信」のいずれかで返信を行います。
しかし、もし誤ってBCCの受信者が「全員に返信」を選択して返信を行うと、先ほどの例のような事態が起こりかねませんので、メッセージは新規作成をして送信しましょう。
BCCは送信時にも注意が必要
BCCは返信だけでなく、自分が送信者になる時も注意をしなければなりません。
ありがちなケースとしては、BCCに設定するはずだった方のメールアドレスを誤ってCCに設定してしまい、メールアドレスを公表してしまうといったものがあります。
信頼関係が重要なビジネスでは、取引先やお客様の情報を漏洩することになる上記のようなミスはタブーです。
しかし、このようなヒューマンエラーは手作業での宛先設定をしている限り、常に起こりうる問題でもあります。
株式会社「Plasma」は、お客様約500人のアドレスをBCCではなくTOに設定したまま一斉送信してしまったことを明らかしにし、問題になりました。
最終的にメールアドレスを流出したお客様1人につき1万円の賠償金を支払ったそうです。
ご紹介してきた事例からも、受信者にメールアドレスを隠したまま内容共有ができるという点で便利なBCCですが、送信や返信には最新の注意が必要であることがわかります。
なお、安全に一斉送信をする方法を知りたい方は「安全に一斉送信を行う方法をご紹介！ブラストメールを使った一斉送信方法を解説します！」の記事で手順を画像付きで解説していますので合わせてご覧ください。
ヒューマンエラーはメール配信サービスでリスク軽減できる
上記のような例は、メール配信専用のメール配信サービスを利用することで発生リスクを軽減することができます。
メール配信サービスを使うことで、BCCやCCなどの設定をせずに複数の方へ向けてメールを送信することができます。
もちろん、送信者以外はメールアドレスの確認はできないので、宛先の設定ミスでアドレスが流出する心配もありません。
また、メール配信サービスを利用することで、宛先ミスによる情報流出対策ができるだけでなくメールマガジンなどの集客に応用することもできます。
メールマガジンを使った集客に関しては以下の記事にまとめてあります。合わせてご覧ください。
無料でメルマガ配信はできる？無料でメルマガを始める前に知っておくべき事
まとめ
BCCは送信者以外にメールアドレスを知られずに、内容を共有することができる宛先設定です。
BCCに設定されている方は、他の受信者にはメールアドレスが知られないように配慮されているため、基本的に返信はマナー違反に当たります。
どうしても返信しなければいけない時は、BCCに設定されているメールからの返信は避け、受信者を宛先にした新規メールを作成しましょう。
BCCは便利な機能である一方で、返信だけでなく、宛先の設定ミスにも細心の注意を払わなければいけません。
実際に宛先ミスで顧客の情報を流出してしまい、賠償金を支払った企業もあります。
そのため、10人程度の情報共有ではない場合は、メール配信サービスを利用して上記のようなリスクを軽減しましょう。
また、メール配信サービスは社内外の情報共有だけでなく、メールマガジンの運用などの集客活動にも使うことができます。
メール配信サービスの1つである「ブラストメール 」では7日間の無料お試し登録を実施しています。気になった方は是非詳細をチェックしてみてください。
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