ビジネスメールにおいて、宛名は「第一印象」を決める重要な要素です。 ここで敬称の使い方を間違えると、本文を読む前に「ビジネスマナーがなっていない」とレッテルを貼られてしまうこともあります。
特に注意したいのが、「会社宛だからとりあえず御中」「わからないから様」という安易な判断です。本記事では、あなたの信用を守るための「敬称の正しい使い分けルール」を徹底解説します。
- 一目で判断できる「使い分け早見表」
- やりがちな「二重敬語」のNG例
- 担当者不明時のスマートな対処法
メールの送信ボタンを押してから後悔しないために。 今のうちに正しい知識をアップデートしておきましょう。
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目次
御中の意味は？
「御中」はメールや手紙などで、送りたい相手の宛名の後に添える敬称の一つです。「御」は”御歳暮や御挨拶などのように、名詞を丁寧にいう時につける言葉”で、「中」には”会社や組織などの団体の中にいる人”という意味があります。
御中は「行」や「宛」の丁寧語にあたるので、目上の人や他社にメールを送る際にも使用できます。御中は特定の人物を指定せず、その団体の中にいる人であれば誰に見てもらっても良いという場合に用いられます。
「様・御中・各位」使い分け早見表
ビジネスメールにおいて宛名の敬称を正しく使い分けることは信頼関係の第一歩です。「相手が誰か」「何人に送るか」という基準さえ明確であれば、敬称選びに迷うことはありません。ここでは、一瞬で判断できる基本的な使い分けのルールを解説します。
個人宛なら「様」、組織宛なら「御中」
最も基本的なルールは送る相手が「特定の個人」なのか、それとも「会社や部署といった組織全体」なのかという点です。
相手の氏名がわかっている場合は必ず個人名に対して「様」を使用します。例えば、「〇〇株式会社 営業部 田中様」といった形です。たとえ初めて連絡を取る相手であっても、担当者名が判明しているなら「様」を使うのがマナーです。
一方で、担当者名が不明で会社や部署全体に向けてメールを送る場合は「御中」を使用します。「〇〇株式会社 御中」や「〇〇株式会社 営業部 御中」のように記述します。御中は「その組織の中のどなたか」という意味合いを持つため、誰が読んでも良い問い合わせメールなどで頻繁に使われます。
複数人への一斉送信なら「各位」
プロジェクトのメンバー全員や、特定グループの複数人に向けて一斉にメールを送る場合は、「各位」を使用します。「各位」には「皆様」という意味が含まれており、これ一つで敬意を表すことができます。
「関係者各位」や「営業部各位」のように、対象となる集団の後ろにつけるのが一般的です。もし数名程度であれば連名で「田中様、鈴木様」と並べることも可能ですが、人数が多い場合や組織全体への周知には「各位」を使うのがスマートです。
御中の正しい使用シーン
次にメールにおける御中の正しい使い方について解説していきます。「団体の中の誰に読んでもらって良い場合に使う」ということさえ抑えていれば問題ないでしょう。
他社や取引先
会社内には様々な「部署や課」があります。御中は以下のように使います。
件名
御中の使用例
本文
〇〇株式会社 御中
〇〇株式会社 総務部 〇〇課 御中
株式会社〇〇 人事部 採用チーム 御中
その部門宛てにメールを送りたいが、担当者が不明だったり、メールで営業をかける場合などに良く使われています。
センターや事務局
会社だけでなく「〇〇センターや〇〇事務局」と名のつく団体にも御中は使用できます。
基本的に団体相手であればどんなシーンでも使用できる便利な敬称です。
社内の部署、チーム
社内の部署やチームにメールを送る場合にも御中は使用できます。ただし、その部署全員にメールの内容を確認してもらいたい場合には「各位」を用いた方が良いでしょう。
またメールには「CC・BCC」という、メールを複数人に一斉送信できる機能があります。各位を使う場合には、この機能を使うことで内容の共有をスムーズに行うことができます。
関連記事：【初心者向け】メールのCCの使い方と返信マナー。BCCとの違いも解説！
メールの「CC・BCC」についてはこちらの記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。
良くある御中の使い間違い3選
次に、御中を使う際の良くある間違いをまとめました。
自分がこのような使い方をしていないかチェックする意味で確認してみてください。
御中と様の併用
御中と様は併用することはできません。
御中は「団体の中の不特定人物宛」という意味を持つので、様も併用してしまうと意味が矛盾してしまいます。
件名
間違った御中の使用例
本文
〇〇株式会社 御中 田中様
人事部 御中 鈴木様
〇〇株式会社 営業部 佐藤様 御中
御中と様を重ねて使用した方が、丁寧な印象になるように感じますが、日本語としては間違っているので誤って使わないように頭に入れておきましょう。
個人宛にメールを送る場合には「会社名→所属→役職→〇〇様」の順に宛名を作成し、御中は使用する必要がありません。
また、「役職+様」という形もNGです。
「〇〇部長様 」ではなく「部長 〇〇様」という形にがメールでの定型となっています。
対面して話す際に「〇〇部長」と呼ぶことが多いためか、非常に良くある間違いなので注意しましょう。
件名に御中を使用する
ビジネスメールにおいて、件名はメールの内容を簡潔にまとめ、ある程度用件を伝えることがマナーとされています。
そのため、件名を「〇〇会社御中」とするのは失礼と思われるかもしれません。
何より、メールを受け取った相手が件名で内容を判断しづらくなるので件名で「会社名+御中」とするのはやめましょう。
分かりやすい件名をつけるコツは以下の記事で紹介しています。興味のある方はご覧ください。
関連記事：メールの件名を付けるコツ。初めての挨拶やお礼のメール、開封率を上げるには？
〇〇係に送る場合
一般的にですが「〇〇部、〇〇課」よりも係は小規模となり、団体ではなく個人を指す場合が多くなります。
そのため「〇〇係」に送る際には「様」を使用した方が無難です。担当者がわからない場合には「〇〇係 ご担当者様」とします。
例外の対応方法
個人宛に送りたい場合には「様」、組織の中の誰かに送りたい場合は「御中」、組織の中の全体に送りたい場合は「各位」を使うのが基本的なルールです。
最後に「こういう場合どうすればい良いの？」と悩むことが多いシチュエーションでの対応方法について解説します。
送り先は個人だが名前が分からない場合
個人宛てにメールを送りたいが、その人の名前が分からないということもあるでしょう。
営業のメールや就活で人事担当にメールで連絡を入れたい時など「株式会社〇〇 御中」よりも「株式会社〇〇 営業部 担当者様」や「人事部 採用担当様」の方が丁寧で、宛先として指定している範囲が狭くなります。
送るべき相手や、特定の人物がわかっている場合には「御中」では少し雑な印象になってしまいます。名前が分からない場合も「ご担当者様」というフレーズを使えば解決できます。
また、大企業などに「御中」でメールを送ってしまうと、読んで欲しい人にまでメールが届かない可能性があります。どのような部門があるのか調べ「〜担当者様」という敬称を用いるようにしましょう。
退職の挨拶や自己紹介をする場合
他社に新しく担当になったことを報告する際や、退職する場合のメールの挨拶は「御中」ではなく「各位」や「皆様」を使いましょう。
「御中」は先ほども説明したように「誰でも良いからみてください」というニュアンスを含んでいるので、全員に挨拶したい場合は「御中」は使わない方が良いでしょう。
複数人に向けてメールを送る場合
複数人に向けてメールを送る際には、連名にしておけば問題ありません。
件名
〇〇の件について
本文
〇〇株式会社
田中様、山田様、鈴木様
この際、役職の偉い順に並べることを忘れないようにすることが大切です。名刺などで確認しながら記入するようにしましょう。
複数の会社に向けて送る場合も同様です。
件名
〇〇の件について
本文
〇〇株式会社 事業部
〇〇様
株式会社×× 営業部
××様
基本的に会社ごとにメールを送るので珍しいケースかもしれませんが、会社ごとに宛名を書いていきます。また、複数人にメールを送る際は、Bccではなくメール配信システムを利用すると、配信精度の高さや開封率が把握できたりとメリットがたくさんあります。
下記の記事ではおすすめのメール配信システムを紹介しているので、興味がある方は参考にしてください。
関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較
メルマガなど「一斉配信」をする場合の宛名マナー
メールマガジンやニュースリリースなどBCCや配信ツールを使って多数の人へ一斉配信を行う場合、個別の宛名設定には特有の注意点があります。システムを使うからこそ起こりうるミスも防ぎましょう。
「お客様各位」は定型句としてOK
先述の通り「各位」に「様」をつけるのは二重敬語であり、文法的には誤りです。そのため「お客様各位」も厳密には間違いと言えます。
しかし、ビジネスの商習慣において「お客様各位」や「お得意様各位」という表現は定型句として広く定着しており許容されているのが現状です。多くの企業が使用しているため、メルマガや案内状の冒頭で「お客様各位」を使用しても、違和感を持たれることはほとんどありません。文法的な厳密さよりも慣例として受け入れられている表現を使うほうがスムーズな場合があります。
宛名差し込み機能を使う際の注意点（敬称の重複など）
メール配信システム（ブラストメールなど）を使用する際、データベースから顧客名を本文に自動挿入する「差し込み機能」は非常に便利ですが設定ミスによる敬称のトラブルも多発しています。特に注意したいのがデータベースに登録されている名前自体に「様」が含まれているケースです。以下のような設定ミスがないか、配信前に必ず確認しましょう。
- 敬称の二重付け データベースに「田中様」と登録されているのに、差し込み設定で「%NAME% 様」としてしまうと、配信されるメールは「田中様 様」となってしまいます。
- 敬称の付け忘れ 逆に、呼び捨てで登録されているのに、差し込み設定で「様」を付け忘れると、「田中」と呼び捨てで送られてしまいます。
- 法人と個人の混在 送信リストに「個人名」と「会社名」が混在している場合、一律で「様」をつけると「〇〇株式会社様」となり、少し不自然になることがあります（会社宛なら御中が適切）。
リストの登録状況（敬称込みか、なしか）と、差し込みコードの設定が整合しているか、テスト配信を行って確認することが重要です。
メール配信システムで一斉送信するなら「ブラストメール」
宛名の差し込みミスや、BCCとCCの設定ミスによる情報漏洩リスクをゼロにするには、専用のメール配信システムを活用するのが最も確実な解決策です。
中でも、15年連続顧客導入シェアNo.1の「ブラストメール」はビジネスにおける一斉送信業務を安全かつ効率的に行うための機能が充実しています。特に「宛名差し込み機能」を使えば、顧客リストから「氏名」や「会社名」を自動で本文に挿入できるため、一通ずつ手作業で入力する手間とミスを同時に解消できます。ブラストメールを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
- 誤送信リスクの排除 個別に送る手間がなくなり、BCCの入れ忘れなどのヒューマンエラーをシステム的に防ぎます。
- 高い到達率の確保 独自技術により、一斉送信でも迷惑メール判定されずに、確実に相手の受信ボックスへ届けます。
- 効果測定の実施 送ったメールが「誰に」「いつ」開封されたかがわかるため、営業活動の質を高めることができます。
シンプルな操作性でITツールに不慣れな方でも直感的に使いこなせるのが特徴です。現在、すべての機能を試せる無料トライアルを実施中ですので、まずはその使い勝手を実際に体験してみてはいかがでしょうか。
公式サイト：シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」
FAQ
- Q：「御中」と「各位」にはどのような違いがありますか？
- A：「御中」は組織の中の「不特定の誰か」に読んでほしい場合に使いますが、「各位」はその組織の「全員」に読んでほしい場合に使います。「御中」は宛先の部署などで郵便物やメールを開封する誰か一人を指すのに対し、「各位」は「皆様」という意味合いで対象者全員を指す点に明確な違いがあります。
- Q：「株式会社〇〇御中 佐藤様」のように敬称を併用しても良いですか？
- A：いいえ、併用することはできません。「御中」は団体宛、「様」は個人宛の敬称であり、これらを重ねると対象が矛盾してしまいます。個人名が判明している場合は「御中」を使わずに「会社名＋部署名＋個人名＋様」とするのが正しいマナーです。
- Q：担当者の名前が分からない場合、宛名はどうすれば良いですか？
- A：「株式会社〇〇 営業部 御中」とするよりも、「株式会社〇〇 営業部 ご担当者様」とする方が丁寧です。特に営業メールや就活などで特定の役割の人に読んでほしい場合は、「御中」よりも「ご担当者様」や「採用担当様」とすることで、より確実に相手に届きやすくなります。
- Q：退職の挨拶などで部署全体にメールを送る場合、宛名は「御中」で良いですか？
- A：その場合は「御中」ではなく「各位」や「皆様」を使うのが適切です。「御中」には「誰でも良いから見てください」というニュアンスが含まれるため、全員に向けて挨拶やお礼を伝えたいシーンでは適していません。
まとめ
以上、メールにおける御中の使い方やルールについて解説しました。
宛名が正しく書かれていないと受け取った側もだれ宛のものなのか分からず、迷惑してしまいます。
また、宛名を正しく書くことはビジネスにおける最低限のマナーです。間違った使い方をしていると「雑な仕事をする人だな」「常識のない人だな」と思われてしまい、あなたの評価を下げる原因にもなりかねないので、基本をしっかりと覚えてメール業務に取り組むようにしましょう。
