日程調整メールのマナーと例文!ビジネスで役立つ候補日の使え方

ホーム メール 日程調整メールのマナーと例文!ビジネスで役立つ候補日の使え方
2020.11.26 メール

ビジネスをしていると、打ち合わせや会議などの日程調整をする場面がります。

日程調整は社内で顔を合わせて済ませることができれば楽ですが、社外の方と日程調整をする場合は、電話やメールなどでやりとりをするケースもあるでしょう。

特に、相手の都合に合わせて対応することができるメールは、日程を打診する際によく使われるツールですが、相手の顔が見えないメールでのやりとりは相手への配慮が欠かせません

ビジネスメールのやりとりは、スムーズに仕事を進めるためにも、相手に不信感をもたれないような文章を作成する必要があります。

この記事では、メールで日程調整の候補日を打診する際のマナーや構成をご紹介しています。

また、実際に使える例文もご紹介しているので、用途に合わせて日程調整メール作成の参考にしてください。

日程調整メールで候補日を伝える際の例文

実際に取引先などにメールで日程調整メールを送信する際の例文をご紹介します。

ここでは、以下のケースを想定して例文をご紹介しています。

  • 自分から候補日を出す場合
  • いただいた候補日に返信する場合
  • 候補日を相手にいただく場合

まずは、自分から候補日を出す場合についての例文を見てみましょう。

件名

〇〇の打ち合わせ日程について

本文

株式会社〇〇 営業課--様

平素よりお世話になっております。
株式会社〜の佐藤です。

先日はお越しいただきありがとうございました。
お話しさせていただきました「〇〇」についての打ち合わせに関しての候補日をお伝えさせていただきます。

【候補日】
・11月16日(月) 11:00 〜 15:00
・11月24日(火) 17:00 〜 19:00
・11月26日(木) 12:00 〜 16:00

以上になります。
なお上記の時間は先日、ご提案いただいた通り弊社にて行う場合を想定させていただきました。
設備の関係もあると思いますので、ミーティングルーム等をレンタルする場合は別途ご連絡をいただけましたら幸いです。

お手数をおかけしますが、何卒ご調整をよろしくお願いいたします。

(署名)

次に、候補日をもらう場合です。

件名

Re:〇〇の打ち合わせ日程について

本文

株式会社〇〇 営業課--様

平素よりお世話になっております。
株式会社〜の佐藤です。

先日は、お忙しいところお時間をいただいて感謝申し上げます。
(相手の会社名)様に快くお引き受けいただいた事を、弊社の社員一同喜んでおります。

さて、先日もお話しさせていただきました、〇〇に関する打ち合わせの日程ですが、ご都合はいかがでしょうか。

発売予定日から計算しまして、今月中に一度お時間をいただき、詳細をお話しさせていただければと思います。
つきましては、以下の内容に関してご回答をお願いいたします。

・候補日(時間を含む)
・会場

お時間は1時間を見込んでいただけましたら、充分かと思いますので、お手数ではありますが、調整の程よろしくお願いいたします。
(署名)

最後に、候補日をいただいた後の返信です。

ここでは、いただいた候補日では都合が合わず、再度、日程調整を行う際のメールをご紹介します。

件名

〇〇の打ち合わせ日程について

本文

株式会社〇〇 営業課--様

平素よりお世話になっております。
株式会社〜の佐藤です。

日程調整をしていただきありがとうございます。
誠に申し訳ありませんが、既に別件でのスケジュールがあり、ご提案いただいた日時での対応ができない状況です。

お手数ですが、別の日をご提示いただけますと幸いです。

また、以下日程が直近で調整可能ですので、是非ご参考ください。

・11月16日(月) 11:00 〜 15:00
・11月24日(火) 17:00 〜 19:00
・11月26日(木) 12:00 〜 16:00

以上になります。なお、上記の時間でしたら、場所の希望は特にございません。

日程を出していただいておりながら、再度催促してしまうようで、大変申し訳ありません。
何卒、ご検討くださいますようお願い申し上げます。

(署名)

日程調整メールで候補日を伝える際のポイント

ここからはメールで候補日を伝える際のポイントを解説します。

日にちや曜日、時間を記載する

日程調整のメールでは、相手に勘違いをさせるような表記を避けるために、日にちだけでなく、月や曜日も記載するようにしましょう

また、時間と場所の記載も忘れてはいけません。

打ち合わせや会議をする場合は、最終的には時間や場所まで設定することになります。

詳細を記載すれば、相手へ誤解させるのを防げるだけでなく、何度もメールをやりとりをする必要がなくなります。

候補日を複数あげる

日程を相手に提示する際は、3〜5つくらいを目安に複数の候補日をあげるようにしましょう。

これも先述の通り、提案した候補日では日程が確定しなかった際に、何度もメールをやりとりをするのを防ぐためです。

また、候補日をあげるのは基本的には発注者が行います。

ただしご紹介した例のように、先方からいただいた日程では折り合いが悪かった時などは、改めて自分から候補日を提案するようにしましょう。

場合によっては電話で確認をする

打ち合わせなどの日程調整が長引くと、その他の仕事にも影響を及ぼしかねません。

もし、日程を打診した後に返事が返ってこなかった場合は、先方がメールを見落としている場合を考慮して確認の電話をしましょう。

日程調整メールで候補日を伝える際の流れ

日程調整をするメールのやりとりの流れを確認しましょう。

  • 発注者:候補日や場所を提案
  • 受注者:候補日や場所の希望を返信
  • 発注者:日程の決定と確認

スムーズに日程が確定した場合は、上記のように1往復で日程を確定することができます。

先述したように、時間や場所に関しての詳細を設定することと、幅広く日程を提案することで無駄なやりとりを避けることができます。

また、相手の会社にお伺いする時は、同行する方の名前や役職、人数などを記載すると親切です。相手が打ち合わせ会場などを予約してくれる際も同様です。

日程調節のメールでもビジネスマナーは忘れない

簡潔なやりとりを心がける日程調整のメールとは言え、無作法に候補日を告げるだけでは相手への印象が悪くなってしまいます。

顔が見えないメールでのやりとりだからこそ、相手への配慮を心がけましょう。

ここからは、候補日をメールで伝える際に気をつけたいマナーや表現についてご紹介します。

以下のURLからはビジネスマナーを抑えた例文集がダウンロードできます。コピペも可能なので、是非参考にしてみてください。

『コピペOK!すぐに使えるビジネスメール「例文集」』

「〜できません」は使わない

先方が提案してくれた候補日では対応できない場合も「その日は対応できません」などの、直接的な言い方は、相手に不快感を与える原因になる可能性があります。

ビジネスメールでは相手からの提案やお願いに対応できない時は「〜致しかねます」という言葉をよく使います。

「致しかねる」とは、「〜したいのですが、あいにくできません」といった意味があります。

言葉の体系的には「しかねる」自体は敬語ではありませんが「致す」などの敬語と併用することで、ビジネスシーンでも違和感のない言葉になります。

クッション言葉を使う

〜致しかねます、のように相手が不快にならない表現としてクッション言葉を使いましょう。

クッション言葉とは、相手の提案を断る時だけでなく、依頼をする時や尋ねごとをする時に使う言葉です。

  • 恐れ入りますが
  • お手数おかけしますが
  • 差し支えなければ
  • ご迷惑でなければ
  • ご都合がよろしければ
  • 申し訳ございませんが
  • 誠に勝手ながら

以上のようなクッション言葉を使うことで、相手への配慮を表現しましょう。

まとめ

打ち合わせなどの日程調整をメールで行う場合は、候補日の詳細を記載しましょう。

また、何度もメールのやりとりをするのを防ぐために、打ち合わせを行う場所や同行する人数の記載も大切です。

ただし、いくら簡潔に済ませたいからといってビジネスメールの基本を疎かにしてはいけません

先方へ配慮を伝えるためにも、クッション言葉を使うなどして、自分への印象が悪くならないように心がけましょう。

お役立ちガイドブック

メルマガ作り方大全 はじめてでも成果がでる!メールマーケティングの教科書 メール配信のプロが教える!「メール配信システムの選び方」ガイドブック
お役立ち資料一覧 >
契約数11年連続No.1のメール配信システム「ブラストメール」
詳しくみてみる >
   

まずは無料でお試しください

       

ブラストメールなら、メルマガ配信から効果測定まで、誰でもカンタンにはじめられます

       無料で試してみる >