臨時休業のお知らせに使える例文!文章作成時のポイントも解説します

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2022.12.21 ビジネス・IT

臨時休業のお知らせに使える例文!文章作成時のポイントも解説します

新型コロナウイルス(COVID-19)の蔓延に伴い、店舗や事業所の営業時間を変更せざるを得ないケースが相次いでいます。

コロナウイルスの流行から数年が経過した現在も、スタッフの感染などにより臨時休業を設けなければならない事もあるでしょう。

その際に気がかりなのが、取引先やお客様への営業時間変更の周知です。

営業再開後も取引先・お客様と良好な関係を築きたいのであれば、休業前に「臨時休業のお知らせ」を告知しなければなりません。

この記事では、臨時休業のお知らせにコピペできる例文や、告知時にオススメの媒体について解説しています。

まだ臨時休業をした事がない方も、お客様に対してスムーズに告知ができるように備えておきましょう。

臨時休業・営業時間変更の告知は絶対に必要!

もし、臨時休業や営業時間変更の際に告知をしなかった場合、顧客離れが発生します。

業種にもよりますが、コロナウイルスが蔓延してから特に話題になったのが、飲食店における顧客離れです。

接触や飛沫感染のリスクがある事が大きな原因ですが、いつ営業しているかわからない飲食店というのは、消費者心理としてはネガティブな要素として働きます。

またBtoBの業務でもお客様に告知もなく臨時休業をしてしまうと、高確率でその後の取引や関係に悪影響を及ぼします

業態に関わらず、一度離れてしまった顧客を呼び戻すには金銭的にも労力的にもコストを要します。

やむを得ず臨時休業や営業時間を変更する場合は、その旨を取引先やお客様に告知をするのがマナーであり、自社の損失を抑える手段でもあることを覚えておきましょう。

臨時休業のお知らせの例文

ここからは、臨時休業をする際に使える例文をご紹介します。

BtoBとBtoCで分けて例文をご紹介していますが、文章全体の大まかな構成は以下の様になっています。

  • 臨時休業や営業時間変更を伝えるタイトル
  • 宛先・冒頭の挨拶
  • 臨時休業する理由
  • 休業期間
  • 臨時休業中の対応や今後の動き
  • 締めの挨拶・連絡先

コピペしてご活用ください。

BtoBの場合

件名

臨時休業のお知らせ

本文


顧客各位
平素より「(サービス・商品名)」をご愛顧頂き、厚く御礼申し上げます。
株式会社〇〇 〇〇部 佐藤です。

誠に勝手ながら、社内における新型コロナウイルスの蔓延に伴い、以下の日程で臨時休業させて頂くこととなりました。

【臨時休業日】
◯年◯月◯日(曜日)〜◯年◯月◯日(曜日)

営業再開は、翌日の◯年◯月◯日(曜日)となります。

尚、休業期間中はメール(アドレス)での対応のみとさせていただきます。

皆様におかれましては、大変なご迷惑をお掛け致します事を深くお詫び申し上げます。

営業再開後は、社内の感染拡大防止に努めて参りますので、ご理解ご協力の程、どうぞよろしくお願い申し上げます。
(署名)

上記の例文は、メールで臨時休業のお知らせを配信することを想定したものです。

取引先がメールを見逃さないように、タイトルは「臨時休業のお知らせ」や「【重要】営業時間変更のお知らせ」など目につくものにしましょう。

また、ビジネスメールのマナーとして、宛先と日頃の感謝を伝える挨拶が必要になります。

例文では「顧客各位」となっていますが、以下の言葉に言い換えても大丈夫です。

  • 取引先各位
  • 「(サービス名)」をご利用いただいている皆様へ

宛先の記載では、送付する相手ごとに「会社名 役職 名前」を書き分けるのがベストですが、送付する件数によっては手作業で宛名を変えるのが難しい場合もあります。

GmailやOutlookでは配信リストを作成することで「宛名差し込み機能」と呼ばれる、自動で宛名を書き分けメールを配信してくれる機能を提供しています。

配信リストを作成する必要がありますが、ご使用中のメーラーやウェブメールで「宛名差し込み機能」があれば利用してみても良いかもしれません。

ただし、Gmailなどが提供している宛名差し込みはやや煩雑な作業が必要になるため、多数の方へ向けた一斉送信業務がある企業では、メール配信システムを利用することが多いです。

メール配信システムに関してはこの記事の後半でもご紹介していますが、以下のURLからはメール配信システムの概要や機能・料金の比較を行った記事をご覧いただけます。

関連記事:メール配信システム比較20選!機能・料金を徹底比較

気になった方は是非併せてご覧ください。

BtoC

件名

「(店舗名)」営業時間変更のお知らせ

本文


平素より「(店舗名)」をご利用いただき誠にありがとうございます。

急ではございますが、当店では新型コロナウイルスの感染拡大を受けまして、以下の日程で営業時間を変更することとなりました。

【臨時休業】
◯年◯月◯日(曜日)〜◯年◯月◯日(曜日)

【臨時休業】期間の終了後は、以下の時間での営業となります。

【営業時間変更】
18:00~23:00 ➡︎ 18:00~21:00

なお今後の社会情勢を踏まえ、期間の延長をする場合もございます。
すでにご予約を頂いておりますお客様に関しましては、個別にご連絡の上、対応させていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。

皆様には、大変なご迷惑をお掛け致しますが、ご理解いただけますと幸いです。

この期間中に、店舗内における感染対策やガイドラインの改善を行い、お客様に安心してお食事していただけるお店づくりに励みたいと思います。

「(店舗名)」 マネージャー 〇〇
お問い合わせ先:

BtoCの臨時休業のお知らせも、BtoBと同様の構成です。

メルマガの配信などをしている店舗の場合は、宛名差し込み機能を使いお客様の名前をメールに記載することで、より丁寧な印象の告知になります。

一番大事な、臨時休業期間についての記載は【】や改行を使い、分かりやすくまとめましょう。

例文のような、予約客がいる業態の場合は、今後の対応について言及することで、ご予約いただいているお客様に不信感を抱かせずに告知ができます。

臨時休業のお知らせを告知する際のポイント

臨時休業のお知らせをする際は、ポイントを抑えて取引先やお客様にとって分かりやすく、不安を抱かせないような文章を作らなければなりません。

どのようなポイントを意識して、文章を作れば良いのか解説していきます。

迅速かつ正確に

臨時休業をする理由は、コロナウイルス関連だけではありません。

怪我や機器の故障のように、普段通りのサービスが提供できないケースはいくつか考えられます。

いずれにせよ、突発的なアクシデントが原因で臨時休業のお知らせをするため、告知をするスピードと情報の正確さが必要になります。

アクシデントのタイミングによっては、当日のご連絡になってしまう可能性もありますが、できるだけ早くお客様に臨時休業の旨を伝えましょう。

ビジネスメールの体裁を崩さない

早く告知を出す必要があるからといって、例文解説でご紹介したビジネスマナーを踏まえた構成を崩した文章は好ましくありません。

特に、日頃の感謝と臨時休業をすることへの謝罪を記載しないメールは、高圧的な印象を与えてしまう可能性もあるため注意が必要です。

臨時休業をしなければならない状況は提供者だけでなく、お客様にとっても不利益になる場合があることを覚えておいてください。

読みやすい告知にする

いくら正しい情報が記載されていても、視覚的な読みづらさがあると誤読や誤認識を招く原因になります。

文章を使って臨時休業のお知らせをする場合は、視覚的な配慮も忘れてはいけません。

休業中の対応について言及する

業種によっては、休業中でも対応を必要とする取引先が現れる可能性があります。

例文の様に「メールのみで対応します」「ご予約をいただいているお客様は個別で対応します」のような文言を記載することで、お客様の不安を和らげる事ができるでしょう。

もし、休業中の対応についての言及がないと、契約や予約をしているお客様からの問い合わせが来るかもしれません。

臨時休業をする前は時間的にも精神的にも余裕が無いケースもあるため、告知する媒体でお客様の不安を解消できるように努めましょう。

臨時休業のお知らせを取引先・お客様に配信する際は「メール配信システム」を使うべき

臨時休業のお知らせをする媒体には、以下の様なものがあります。

  • メール
  • ホームページへの記載
  • SNS
  • 張り紙

中でも、メールはコンテンツの作成・配信に難しい操作を必要としない上、アクティブユーザーも多いためオススメです。

しかし、GmailやOutlookの様な無料のウェブメール(メーラー)からの一斉送信は以下の様な理由から推奨されていません。

  • 無料のウェブメールからの一斉送信は、迷惑メールに分類される可能性がある
  • 宛先の誤設定による情報漏洩が発生しやすい

本来であればBCCに設定すべきお客様の宛先を、TOやCCに設定して配信してしまう「誤送信」は、自社の信用問題にも発展するため絶対に防がなければなりません。

上記の様なリスクを回避するために使われているのが「メール配信システム」です。

ここからは、取引先やお客様との連絡にメール配信システムを利用すべき理由について解説していきます。

セキュリティが堅牢

メール配信システムから配信されるメールは、受信者ごとに一通一通メールを送信するため、宛先の誤設定を防ぐことができます

そのため、誤送信のリスクを回避した上でお客様に連絡をする事が可能です。

過去には誤送信によるアドレスの流出がきっかけで、金銭的な補填が必要となった事例もあります。

メール配信システムを利用した一斉送信は、取引先やお客様の個人情報だけでなく、自社の信用を守る手段でもあると言えるでしょう。

宛名差し込みが簡単

Gmailなどでも宛名差し込み機能を利用できますが、メール配信システムが提供する宛名差し込みと比較して煩雑な工程が必要になります。

関連記事:スプレッドシートでメールの一斉送信を行う方法を画像付きで解説します!

また、無料のウェブメールやメーラーは1日に配信できるメールの数に制限がついている場合がほとんどなので、配信規模によっては全ての方にお知らせを送信できないこともあります。

一方のメール配信システムでは配信リストさえ作っておけば、ボタン一つで宛名を差し込む事ができます。

自社が想定する配信規模に合わせて、配信数ごとにプランを選択できるので、配信制限を機にする必要もありません。

プランの詳細はメール配信システムごとに異なっていますが、11年連続顧客導入数シェアNO,1の「ブラストメール」は以下の様なプランを提供しています。

配信数 登録アドレス数 価格
Lightプラン 無制限 7,000まで 3,000円〜
Standardプラン 無制限 50,000まで 6,000円〜
Proプラン 無制限 50,000以上 30,000円

各プランの違いは登録アドレス数と利用できる機能です。

Standardプランでは、Lightプランにはない機能を利用しメールを配信する事ができます。

この記事でご紹介している機能に関しては、全てのプランで利用する事ができるので、臨時休業のお知らせを配信したいアドレスが7,000件までであればLightプランで大丈夫です。

普段は集客媒体として利用ができる

メール配信システムは、一斉送信機能の他にもメール集客に便利な機能を提供しています。

ご紹介しているブラストメールでは、メール集客の1つである「メルマガ配信」をする上で必要な以下の機能を利用できます。

  • ターゲット配信
  • 効果測定
  • HTMLメールエディタ

メルマガ集客は業種を問わず行える上に、特別なスキルも必要としない集客として多くの企業で採用されています。

特に、文章のみのテキストメールとは違い、スマホで見られることを想定し、画像やボタンなどで視覚的な訴求を強調したHTMLメールを使った集客が主流です。

以前はHTMLと呼ばれるウェブ上の言語に関する知識やスキルがなければ、HTMLメールの作成はできませんでした。

しかし、メール配信システムが提供する「HTMLメールエディタ」を使うことで、誰でも直感的にHTMLメールを作成できる様になりました。

以下の記事では、ブラストメールが提供するHTMLメールエディタを利用している様子を画像付きで解説しています。

関連記事:ブラストメールを使って5分でHTMLメールを作る方法

こちらもぜひご覧ください。

まとめ

やむを得ず店舗や事業所を臨時休業する場合は、お客様に対してのお知らせが必須です。

臨時休業のお知らせの作成は、以下のポイントを意識しましょう。

  • 正確かつ迅速に
  • ビジネスメールの体裁を崩さない
  • 読みやすいコンテンツにする
  • 休業中の対応について言及する

また、臨時休業をお知らせする媒体は、手軽さや確実性があるメールがオススメです。

ただし、メールアドレスの誤設定により個人情報を流出してしまうリスクがあるため、無料のメーラーではなく「メール配信システム」からの配信を検討しましょう。

メール配信システムは宛先を誤設定するリスクを回避できるだけでなく、簡単に宛名差し込みができる機能や、集客に利用する事ができるHTMLメールエディタなども利用可能です。

本記事でご紹介した「ブラストメール」は月額3,000円から利用できます。

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