スプレッドシートでメールの一斉送信を行う方法を画像付きで解説します！

本記事では、Googleスプレッドシートを使って管理している顧客のアドレスにメールの一斉送信を行う方法について以下の2つの方法を解説します。

スプレッドシートからメールの一斉送信をする方法.1

まずは、スプレッドシートからアドレス情報を抽出、そのアドレスをメールソフトの宛先にコピペし一斉送信をする方法について解説します。

手順としては、スプレッドシートにまとまっているアドレスをCSV形式で書き出すだけなので非常にシンプルです。

アドレスを新しいシートにコピペする

スプレッドシートにまとめているアドレスをコピーします。

その後、新しいシートに貼り付けるのですが、その際に「転置して貼り付け」を選択してください。

そうすると、列にまとまっていたアドレスを行に並べ直すことができます。

CSV形式でダウンロード

行にアドレスを並べ替えたらCSV形式でファイルをダウンロードしましょう。そのファイルからアドレスをコピペして宛先欄に貼り付ければとりあえずメールを複数人に一斉送信することができます。

CSV形式とは「カンマまで区切られた形式のデータ」で、スプレッドシートにまとまっているアドレス情報をカンマ区切りの状態に変更することができます。

とりあえず、スプレッドシートにあるアドレス情報を元に一斉送信をしたいのであればこの方法がシンプルで手っ取り早いです。

スプレッドシートからメールの一斉送信をする方法.2

次にスプレッドシートにまとめたアドレス情報からメールの一斉送信をする応用パターンをご紹介します。

今回紹介するのは、スプレッドシートからの一斉送信で個別に本文中の宛名を自動で変えて一斉送信するという方法です。ビジネスメールにおいては相手の名前をはじめに記載するのがマナーとなっていますが、本文が同じ内容のメールをいちいち宛名だけ変えて送っていては膨大な時間がかかります。

Gmailを使った方法になりますが、作業効率を大幅に短縮できるのでぜひ参考にしてみてください。

メール本文をGoogleドキュメントで作成する

まずは、一斉送信するメールの本文を「Googleドキュメント」で作成します。

その後、ドキュメントのリンクの「d/」から「/edit」までをコピーしておきます。

{受信者名}となっている部分に、相手の名前が自動的に差し込まれるようになります。

スクリプトエディタを使う

次に、GAS（Google Apps Script）を記載する場所をアドレス情報がまとまったスプレッドシートから作成します。

GASとは、Googleが開発・提供しているプログラミング言語のことで、JavaScriptというWebブラウザ上で動作するプログラミング言語をベースに作成されています。

GASを使用できれば、メールの自動返信やスプレッドシートでのオリジナル関数などGoogleのツールを自由に拡張することができます。

「〇〇様」という宛先となる部分が「受信者名」の項目になります。アドレス毎に表示したい宛名を設定していきましょう。こちらの設定にミスがあると、宛名間違いが起き、相手に非常に失礼になるので注意が必要です。

リストが完成したら「拡張機能」から「Apps Script」をクリックします。

スクリプトを記載していく

Googleドキュメントでの本文の準備と、スプレッドシートでの配信リストの用意ができたら、Apps ScriptでGASを記載していきます。ただし、GASはJSなどのプログラミング言語に慣れていないと実装は難しいかもしれません。

上記画像の部分にはドキュメントIDをペースト、赤線の部分には送信元アドレスを記入します。

そして「実行」をクリックすると、Googleアカウントへのログイン確認が出てきますので承認します。

これも承認し、実行開始→実行終了となれば無事完成です。これで一斉送信ができてしまうので、まずは自分のアドレスなどでテストしてから使うようにしてください。

今回の宛名自動差し込み機能付きの一斉送信に使用したGASは上記の形になります。赤線の部分が変更になるところなので、そこだけ変えればすぐに使用することができます。

スプレッドシートを使った一斉送信の危険性

以上、スプレッドシートを使った一斉送信の方法を二種類紹介しましたが、実はどちらの方法を使っても「配信遅延」や「メールの不達」というトラブルを招く危険性があります。

それぞれ簡単に解説していきます。

BCCを使った一斉送信は危険

まず、スプレッドシートからアドレス情報を抽出し一斉送信を行う方法ですが、この場合ほとんどの人はBCCを使うかと思います。

BCCを一斉送信に使うという考え方は10年以上昔のものであり、現在ではセキュリティ上の問題から、そうした面に敏感な企業はほとんど使用しなくなりました。

まず多いのが、BCCで送るべき内容を誤ってCCやTOで送ってしまったというものです。実はこうした簡単なミスが他社の個人情報の流出という損害賠償にも発展しかねないトラブルの危険へと繋がっています。

また、一般的なメールソフトでは大量のメールの一斉送信を円滑に行うシステムが備わっていません。

100件を超えるような一斉送信を頻繁に行っていると、迷惑メール業者と判断され受信側のキャリアからブロックされてしまい大切なメールが届かない、配信遅延が生じてしまい届けたい時間にメールが届かないといった事態になります。

BCCは便利な機能ですが、大量の一斉送信には向かないという点とそれによる危険性をしっかりと知った上で使いましょう。

詳しくは以下の記事でも解説していますので参考にしてみてください。

関連記事：プロが教える！一斉メール配信にBCCをお勧めしない理由と、正しいBCCの使い方！

Gmailも一斉送信には不向き

スプレッドシートにまとめた配信リストから、GASを使った一斉送信を行う場合にも気をつけなければいけない点があります。

実はGmailも大量の一斉送信は得意としていません。

Gmailの場合、1日に500件までという送信上限が設定されています。1日500件以上のメールを送ってしまうと、最長で24時間メールの送信ができなくなってしまいます。

これは、サーバーへの負荷を考慮し、全てのユーザーがストレスなくGmailを利用するために設定されているルールです。一斉送信を行っていてうっかり500件を超えてしまい、その後メールが送れなくなってしまったという事にならないよう注意しましょう。

また、スプレッドシートの配信リストの管理は全て手作業となってしまい大変です。更新が滞ってしまい、宛名間違いや、アドレスの追加忘れが無いように管理していきましょう。

Gmailの一斉送信機能についてはこちらの記事で詳しく解説していますので、GASを使った一斉送信をしようと考えている方はぜひご参考ください。

関連記事：Gmailの一斉送信は何人までできる？ Gmailで大量のメールを扱っている場合には要注意！

もっと簡単に一斉送信をするには

100件を超えるようなメールの一斉送信を頻繁に行うことがあるのであれば「メール配信システム」の利用がおすすめです。

メール配信システムは大量の一斉送信にも耐えうる専門のシステムを持ち、配信遅延、メールの不達を防ぎ、安全かつ確実にメールを届けることができます。

それだけでなく、宛名の自動差し込み機能があったり、スプレッドシートでは手間なリストの管理も自動でできたりします。宛名だけでなく会社名や役職、性別、年齢などのデータも情報としてメール配信システム内で管理できるので、それを元にしたセグメント配信も簡単に行うことができます。

この機能を使えば、メールの一斉送信をする際に、いちいちリストからアドレスを抽出したり、新しく配信リストを作る手間なく「この会社だけ」「男性だけ」といったような配信を一瞬で行うことができます。

メール配信システムの仕組みについてはこちらの記事でも詳しく解説しています。

関連記事：5分で分かる！メール配信システムの仕組みとは？メーラーとの違いも解説します

まとめ

以上、スプレッドシートを使った一斉送信の方法を2種類解説しました。

シンプルにスプレッドシートからアドレスを抽出する方法と、GASを使った応用の方法を解説しましたが、どちらも手順はシンプルです。

ただし、セキュリティやメールの到達率、配信速度などの観点から見ると、スプレッドシートを使った方法だと機能的に足りない部分が多くあります。

また、リストの管理やスクリプトの作成などもいちいち手作業で行わなければならないので、一斉送信にかかる時間的なコストは高くなります。

そういった課題を全て解決してくれるのが「メール配信システム」です。

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スプレッドシートでの管理が難しいと感じるのであれば、ぜひ専門システムを使った一斉送信の使い勝手を試してみてくださいね。