本記事では、Googleスプレッドシートを使って複数のアドレスにメールの一斉送信を行う方法について、以下の2つのやり方を解説します。
- スプレッドシートからアドレス情報を抽出してアドレス欄に貼り付ける
- GASを使用した応用パターン（宛名差し込み）
目次
スプレッドシートからアドレス情報を抽出してアドレス欄に貼り付ける方法
まずは、スプレッドシートからアドレス情報を抽出、そのアドレスをメールソフトの宛先にコピペし一斉送信をする方法について解説します。
手順としては、スプレッドシートにまとまっているアドレスをCSV形式で書き出すだけなので非常にシンプルです。
アドレスを新しいシートにコピペする
スプレッドシートにまとめているアドレスをコピーします。
その後、新しいシートに貼り付けるのですが、その際に「転置して貼り付け」を選択してください。
そうすると、列にまとまっていたアドレスを行に並べ直すことができます。
CSV形式でダウンロード
行にアドレスを並べ替えたらCSV形式でファイルをダウンロードしましょう。そのファイルからアドレスをコピペして宛先欄に貼り付ければとりあえずメールを複数人に一斉送信することができます。
CSV形式とは「カンマまで区切られた形式のデータ」で、スプレッドシートにまとまっているアドレス情報をカンマ区切りの状態に変更することができます。
とりあえず、スプレッドシートにあるアドレス情報を元に一斉送信をしたいのであればこの方法がシンプルで手っ取り早いです。
GASを使用した応用パターン（宛名差し込み）
次にスプレッドシートにまとめたアドレス情報からメールの一斉送信をする応用パターンをご紹介します。
今回紹介するのは、スプレッドシートからの一斉送信で個別に本文中の宛名を自動で変えて一斉送信するという方法です。ビジネスメールにおいては相手の名前をはじめに記載するのがマナーとなっていますが、本文が同じ内容のメールをいちいち宛名だけ変えて送っていては膨大な時間がかかります。
Gmailを使った方法になりますが、作業効率を大幅に短縮できるのでぜひ参考にしてみてください。
メール本文をGoogleドキュメントで作成する
まずは、一斉送信するメールの本文を「Googleドキュメント」で作成します。
その後、ドキュメントのリンクの「d/」から「/edit」までをコピーしておきます。
{受信者名}となっている部分に、相手の名前が自動的に差し込まれるようになります。
スクリプトエディタを使う
次に、GAS（Google Apps Script）を記載する場所をアドレス情報がまとまったスプレッドシートから作成します。
GASとは、Googleが開発・提供しているプログラミング言語のことで、JavaScriptというWebブラウザ上で動作するプログラミング言語をベースに作成されています。
GASを使用できれば、メールの自動返信やスプレッドシートでのオリジナル関数などGoogleのツールを自由に拡張することができます。
「〇〇様」という宛先となる部分が「受信者名」の項目になります。アドレス毎に表示したい宛名を設定していきましょう。
こちらの設定にミスがあると、宛名間違いが起き、相手に対して失礼になるだけではなく、個人情報の流出につながるため注意しましょう。
リストが完成したら「拡張機能」から「Apps Script」をクリックします。
スクリプトを記載していく
Googleドキュメントでの本文の準備と、スプレッドシートでの配信リストの用意ができたら、Apps ScriptでGASを記載していきます。
エディタに表示されているコードをすべて削除し、以下のコードを貼り付けます。
// @ts-nocheck
function sendEmail() {
var SheetName = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); //アクティブなシートを取得する
var SheetRow = SheetName.getDataRange().getLastRow(); //シート上のデータが存在する範囲を自動で判別して取得し、データが存在する最後の行番号を取得する
var docMail = DocumentApp.openById([ここにドキュメントIDを貼り付け]
); //DocumentのIDを指定する
var strDoc = docMail.getBody().getText(); //ドキュメントのBody(内容)を取得する
var strSubj = 'メンテナンスに伴うサービス利用時間の変更'; //タイトル
for (var i = 2; i <= SheetRow; i++) {
var strName = SheetName.getRange(i,2).getValue(); //受信者名を変数strNameに格納
var strToAd = SheetName.getRange(i,3).getValue(); //メールアドレスを変数strToAdに格納
var strBody = strDoc.replace(/{受信者名}/, strName); //メールの宛名{受信者名}を、変数strNameに置き換える
GmailApp.sendEmail(strToAd, strSubj, strBody, {
from: strFrom='[ここに送信元アドレスを貼り付け]',
name: strSend='abc',
});
}
}コード内の以下2箇所を、情報に書き換えてください。
[ここにドキュメントIDを貼り付け]→ GoogleドキュメントのID（「d/」から「/edit」までをコピーしておいたもの）に書き換え
[ここに送信元アドレスを貼り付け]→ 送信元として使用するメールアドレスに書き換え
書き換えが終わったら、画面上部の保存ボタンをクリックして保存します。
そして「実行」をクリックすると、Googleアカウントへのログイン確認が出てきますので承認します。
上記のような警告が出てきますが、下部の「○○に移動」をクリックして進めます。
これも承認し、実行開始→実行終了となれば無事完成です。これで一斉送信ができてしまうので、まずは自分のアドレスなどでテストしてから使うようにしてください。
スプレッドシートを使った一斉送信の危険性
以上、スプレッドシートを使った一斉送信の方法を二種類紹介しましたが、実はどちらの方法を使っても「配信遅延」や「メールの不達」というトラブルを招く危険性があります。
それぞれ簡単に解説していきます。
BCCを使った一斉送信は危険
まず、スプレッドシートからアドレス情報を抽出し一斉送信を行う方法ですが、この場合ほとんどの人はBCCを使うかと思います。
BCCを一斉送信に使うという考え方は10年以上昔のものであり、現在ではセキュリティ上の問題から、多くの企業はほとんど使用しなくなりました。
セキュリティ上のリスクとして大きいのが、BCCで送るべき内容を誤ってCCやTOで送ってしまうというものです。実はこうした簡単なミスが他社の個人情報流出という損害賠償にも発展しかねないトラブルの危険へと繋がっています。
また、一般的なメールソフトでは大量のメールの一斉送信を円滑に行うシステムが備わっていません。
100件を超えるような一斉送信を頻繁に行っていると、迷惑メール業者と判断され受信側のキャリアからブロックされてしまい大切なメールが届かない、配信遅延が生じてしまい届けたい時間にメールが届かないといった事態になります。
BCCは便利な機能ですが、大量の一斉送信には向かないという点とそれによる危険性をしっかりと知った上で使いましょう。
詳しくは以下の記事でも解説していますので参考にしてみてください。
関連記事：BCCでメール一斉送信は危険！？正しいCC・BCCの使い方や例文をメールのプロが解説します
Gmailも一斉送信には不向き
スプレッドシートにまとめた配信リストから、GASを使った一斉送信を行う場合にも気をつけなければいけない点があります。
実はGmailも大量の一斉送信は得意としていません。
Gmailには1日あたりの送信上限が設定されています。無料のGmailアカウントでは1日500通、有料のGoogle Workspaceアカウントでも1日2,000通が上限です。それ以上のメールを送ってしまうと、最長で24時間メールの送信ができなくなってしまいます。
これは、サーバーへの負荷を考慮し、全てのユーザーがストレスなくGmailを利用するために設定されているルールです。一斉送信を行っていてうっかり500件を超えてしまい、その後メールが送れなくなってしまったという事にならないよう注意しましょう。
また、スプレッドシートの配信リストの管理は全て手作業となってしまい大変です。更新が滞ってしまい、宛名間違いや、アドレスの追加忘れが無いように管理していきましょう。
Gmailの一斉送信機能についてはこちらの記事で詳しく解説していますので、GASを使った一斉送信をしようと考えている方はぜひご参考ください。
関連記事：Gmailで一斉送信をする方法を解説！グループ作成やCc･Bccの使い分けも紹介
一斉送信を安全かつ簡単にするなら「メール配信システム」の利用がおすすめ
100件を超えるようなメールの一斉送信を頻繁に行うことがあるのであれば「メール配信システム」の利用がおすすめです。
メール配信システムは大量の一斉送信にも耐えうる専門のシステムを持ち、配信遅延、メールの不達を防ぎ、安全かつ確実にメールを届けることができます。
それだけでなく、宛名の自動差し込み機能があったり、スプレッドシートでは手間なリストの管理も自動でできたりします。宛名だけでなく会社名や役職、性別、年齢などのデータも情報としてメール配信システム内で管理できるので、それを元にしたセグメント配信も簡単に行うことができます。
この機能を使えば、メールの一斉送信をする際に、いちいちリストからアドレスを抽出したり、新しく配信リストを作る手間なく「この会社だけ」「男性だけ」といったような送り分けを一瞬で行うことができます。
メール配信システムの仕組みについてはこちらの記事でも詳しく解説しています。
関連記事：5分で分かる！メール配信システムの仕組みとは？メーラーとの違いも解説します
メール配信システムの選び方
メール配信システムには多様なサービスがあるので、自分に合ったサービスを選ぶことが大切です。ここでは、メール配信システムを選ぶ時のポイントについて解説します。
配信速度
見逃されがちですが、メール配信システムにおいて配信速度は最重要項目といっても過言ではありません。
サポートや機能が各社の戦略次第で変更可能なのに対し、配信速度は長年蓄積された技術に裏付けされているので、一朝一夕にまねできるものではないからです。
メール配信システムを選ぶ際はその信頼度の指標として、必ず配信速度を確認しましょう。
配信規模と料金プラン
メール配信システムは、配信規模によって最適な料金プランが異なります。少量のメールであれば無料プランでも十分ですが、配信リストが増えたり、頻繁にメールを送信する場合は有料プランも選択肢に入れましょう。
機能の充実度
メール配信システムには、セグメント機能や効果測定など、様々な付加機能が用意されています。必要な機能が揃っているか確認しましょう。また、不必要な機能がついていることで、金額が高くなっているケースもあります。必要な機能は何かを考えたうえで、自社に合ったプランを選ぶことをおすすめします。
使いやすさ
メルマガ初心者の場合、いきなり高度なデザインの入ったメールを0から作成するのは難易度が高いです。また、管理画面の見やすさも、メルマガの運用をしていく上では非常に大切です。
無料トライアルやFreeプランを提供しているサービスは、実際に使ってみることができるので、自分に合ったサービスを探すのに役立つでしょう。
配信先の安全性と到達率
到達率も非常に重要です。SPF（Sender Policy Framework）やDKIM（DomainKeys Identified Mail）といった、メールの正当性を保証するための認証プロトコルに対応していないと、メールがスパム扱いされる可能性が高くなります。
特にGmailは送信者ガイドラインもアップデートされているので、これらの対策がなされているシステムを選ぶのは必須といえるでしょう。
関連記事：【解決策】2024年2月よりGmailガイドラインが変更！1日5000件以上の配信は対応必須！
サポート体制
メールの一斉送信は個人情報を扱う非常にデリケートな領域なので、万が一の際のサポート体制は非常に重要です。
特にチャットサポートや電話サポートといった、リアルタイムのサポートが提供されているか、日本語でのサポートがあるかは重要なチェックポイントになりえるでしょう。
大量のメールを一斉送信するならブラストメール(blastmail)
簡単かつ安全に一斉送信をしたい方に特におすすめなのが「ブラストメール」です。15年連続で顧客導入シェア1位を獲得している信頼性の高いメール配信システムで、さまざまな業種や官公庁でも利用されており、定番のメール配信システムとして広く知られています。
宛名差し込み機能はもちろん、セグメント配信や効果測定、迷惑メール対策など、基本的な機能はすべて揃っています。
また、簡単で使いやすいHTMLメールエディタや、わかりやすい料金プランも魅力の一つです。最も安いプランなら、月額4,000円で導入することができます。
「手軽にミスなく一斉送信をしたい」「たくさん機能があっても使いこなせない」「大切なメールを確実に届けたい」といった方にはブラストメールがおすすめです。
無料トライアルも用意されているので、まずは試してみることをお勧めします。
まとめ
以上、スプレッドシートを使った一斉送信の方法を2種類解説しました。
シンプルにスプレッドシートからアドレスを抽出する方法と、GASを使った応用の方法を解説しましたが、どちらも手順はシンプルです。
ただし、セキュリティやメールの到達率、配信速度などの観点から見ると、スプレッドシートを使った方法だと機能的に足りない部分が多くあります。
また、リストの管理やスクリプトの作成などもいちいち手作業で行わなければならないので、一斉送信にかかる時間的なコストは高くなります。
そういった課題を全て解決してくれるのが「メール配信システム」です。
スプレッドシートでの管理に限界を感じていたら、ぜひ専門のシステムを使った一斉送信の使い勝手を試してみてくださいね。
※支払い情報の入力や有料プランへの自動更新はありません
キーワード検索
