ひとり広報が成果を出すために優先的に取り組むべき施策5選。限られた時間の中で最大の結果を出す仕事術。

ひとり広報の仕事は、多岐にわたるタスクを限られた時間とリソースで効率的にこなすことが求められます。

プレスリリースの作成やSNS運用、メディア対応、社内連携など、日々やるべきことが山積みの中で、どこに力を注げば最大の成果を得られるのでしょうか？

「すべてを完璧にこなす」は現実的ではないからこそ、優先順位をつけて効率的に動くことが大切です。

本記事では、一人で広報業務を担当する方が押さえるべき「成果を出すための5つの優先施策」をご紹介します。

広報活動を効率化し、確実に結果を出すための具体的な仕事術を掘り下げていきます。一人だからこそ実現できるスピード感や柔軟性を活かし、最大限の効果を狙いましょう！

ひとり広報とは？

ひとり広報とは、企業や組織において一人で広報業務を担う担当者を指します。

主に中小企業やスタートアップで見られます。

ひとり広報の仕事は「広報戦略の立案」「プレスリリースの作成」「メディアへの情報発信」な多岐にわたります。

広報に関するすべての業務を一手に引き受けることが特徴です。

ひとり広報の現状と課題

ひとり広報は現在増加傾向といわれています。その背景とひとり広報担当者の過和える課題について解説します。

なぜ「ひとり広報」が増えているのか？

近年、企業における広報活動の重要性は増す一方です。

しかし、多くの企業、特に中小企業やスタートアップでは、コスト削減や組織のスリム化を目的として、広報担当を一人に任せる、いわゆる「ひとり広報」の体制が増加しています。

しかし、このような状況下で、ひとり広報担当者は、多岐にわたる業務を一人で担う必要があり、多くの課題に直面しているのが現状です。

ひとり広報が抱える悩み

ひとり広報が抱える課題は多岐にわたります。

忙しい

まず、業務過多が挙げられます。

広報戦略の立案から実行、効果測定、メディア対応、SNS運用、社内広報まで、広範囲の業務を一人でこなさなければなりません。

これにより、担当者は常に時間に追われ、一つ一つの業務の質が低下する可能性があります。

ネットワーク不足

次に、情報収集不足も大きな課題です。広報活動には、業界の動向や競合他社の情報、メディアのニーズなど、最新の情報収集が不可欠です。

しかし、ひとり広報では、これらの情報を効率的に収集するための時間やリソースが限られています。

社内を動かすのが難しい

広報活動に対して理解がある人が少なく、他部署に協力してもらうのが難しいです。

また、直接の評価者が後方について理解していない場合も多く、その場合成果を正しく評価してもらえないという悩みも多いです。

ひとり広報が優先的に取り組む施策5選

ひとりで広報を担う場合、時間やリソース、社内サポートが限られていることが少なくありません。

そのような状況下であっても、短期的な効果が期待できるものから、中長期的なブランド価値の向上につながる施策まで、バランス良く取り組むことで成果を上げることが可能です。

ここでは、ひとり広報が注力しやすい5つの施策をご紹介します。

プレスリリースの効果的な配信

自社の強みや新しい取り組みをメディアに伝えるため、効果的なプレスリリースを作成します。

ニュース性のある情報を簡潔かつ魅力的にまとめ、ターゲットとなる媒体に向けて配信することが重要です。

参考記事：プレスリリースの書き方を解説！実際にプレスリリースを配信した時の経験も公開します

メディアアプローチ

限られたリソースでも、信頼関係を築くことは可能です。特定の記者や媒体と良好な関係を築き、自社の情報を取り上げてもらえるよう日常的なコミュニケーションを心がけましょう。

メディアは次のSNSと合わせて「アーンドメディア」と呼ばれ、いまだに超重要な広報手段の一つです。

関連記事：アーンドメディアとは？オウンドメディア・ペイドメディアとの違いや関係、効果的な活用法まで徹底解説

SNSの活用

SNSは一人でも手軽に運用できる広報ツールです。

自社のターゲット層が多くいるプラットフォームを選び、コンスタントに情報発信を行います。

トレンドを活用した投稿やストーリー性のあるコンテンツを作成すると効果的です。

自社メディアの整備

公式ウェブサイトやブログ、メールマガジンなど、自社の発信プラットフォームを充実させましょう。

プレスリリースの内容やニュース記事を再掲載するなど、広報の成果を二次利用できます。

関連記事：オウンドメディアとは？ペイドメディア・アーンドメディアとの違いや関係、効果的な活用法まで徹底解説

社内連携の強化

社内で広報の重要性を理解してもらい、他部署との連携を強化することも大切です。広報活動に協力的な体制を整えることで、情報収集や素材提供がスムーズになります。

リソース不足をカバーする方法

ひとり広報におけるリソース不足は深刻な問題ですが、これを解決する方法はいくつか存在します。

外部委託を利用する

広報戦略の立案やメディアリレーション、コンテンツ作成など、専門的な知識やスキルが求められる業務は、外部の専門家に委託することで、効率的かつ効果的に進めることができます。

これにより、担当者はコア業務に集中でき、業務の質を向上させることが可能です。

社内の別部署の力を借りる

広報担当者だけでなく、経営層や各部署の担当者も広報活動に協力することで、より効果的な広報活動が可能になります。

社員全員に対して広報を担う意識を醸成できれば、自身の力を使わずとも広報活動が行えるようになります。

ツールの活用

広報ツールの活用も有効です。プレスリリース配信ツールやSNS管理ツール、効果測定ツールなど、様々なツールを導入することで、業務効率を大幅に改善できます。

これらのツールは、情報収集や分析を効率化し、担当者の負担を軽減します。

参考記事：社内広報とは？目的や役割、おすすめのツールを徹底解説します。

広報戦略に欠かせないツール

ひとり広報が成果を出すために必須の業務「メディアアプローチ」を行う際は「メール配信システム」の利用をおすすめします。

ここでは、メール配信システムのメリットについて説明します。

宛先リストの管理が容易

メール配信システムにはセグメント配信機能がついていることが多く、送信先を容易に調整できます。Gmailなどのメーラーでも可能ではありますが、誤送信等のリスクがあるので、あまりおすすめのやり方ではありません。

大量のメールを一度に効率的に送信できる

メール配信システムは多くの場合、大量送信に適したサーバーを使用しているので、一度に大量のメールを送ることができます。また、有料サービスの場合、送信通数やアドレス数に応じて料金が設定されているので、自分に合ったシステムを導入すれば、低価格で大量のメール配信が可能です。

特にブラストメールは、アドレス数に応じた料金プランなので、配信数の少ないメルマガ初心者にもお得に使えるサービスです。

HTMLメールを知識なしで作成できるエディタがある

メール配信をマーケティング目的で行う場合、HTMLメールの利用は必須です。

メール配信システムにはHTMLメールを知識なしで直感的に操作できる「エディタ」やあらかじめ構成が組まれている「テンプレート」といった機能が備わっています。

エディタの使いやすさはシステムによってさまざまなので、必ず無料トライアルなどで操作感を試してから選びましょう。

スパムフィルタ対策が充実している

メール配信システムにはドメイン認証などセキュリティに特化した機能が備わっています。また、信頼度の高いIPアドレスを保有していることも多く、通常のメーラーで配信を行うよりも到達率が高くなります。

セキュリティ上のリスクを抑えられる

誤送信やCC/BCC間違いといった人的エラーから生じる情報漏洩といったリスクも最小限に抑えられます。

配信の分析ができる

メール配信システムは多くの場合、到達率や開封率、クリック率といった指標の分析が可能です。

特にメルマガを送りたい場合、施策の効果測定は必須です。通常のメーラーを使った一斉送信ではどれだけ届いたか、何人が開封したか、といったデータが全く取れません。

メルマガを送りたい人にはメール配信システムの利用を強くお勧めします。

参考記事：メール配信システムおすすめ比較20選！専門家が図解とランキング形式で解説

メール配信システムの選び方

メール配信システムには多様なサービスがあるので、自分に合ったサービスを選ぶことが大切です。

ここでは、メール配信システムを選ぶ時のポイントについて解説します。

配信規模と料金プラン

メール配信システムは、配信規模によって最適な料金プランが異なります。少量のメールであれば無料プランでも十分ですが、配信リストが増えたり、頻繁にメールを送信する場合は有料プランをお勧めします。

配信先の安全性と到達率

到達率も非常に重要です。SPF（Sender Policy Framework）やDKIM（DomainKeys Identified Mail）といった、メールの正当性を保証するための認証プロトコルに対応していないと、メールがスパム扱いされる可能性が高くなります。

特にGmailは送信者ガイドラインもアップデートされているので、これらの対策がなされているシステムを選ぶのは必須といえるでしょう。

関連記事：【解決策】2024年2月よりGmailガイドラインが変更！1日5000件以上の配信は対応必須！

サポート体制

メールの一斉送信は個人情報を扱う非常にデリケートな領域なので、万が一の際のサポート体制は非常に重要です。特にチャットサポートや電話サポートといった、リアルタイムのサポートが提供されているか、日本語でのサポートがあるかは重要なチェックポイントになりえるでしょう。

機能の充実度

メール配信システムには、セグメント機能や効果測定など、様々な付加機能が用意されています。必要な機能が揃っているか確認しましょう。

また、不必要な機能がついていることで、金額が高くなっているケースもあります。本当に自社で必要な機能は何かを考えたうえで、必要最低限のプランを選ぶことをおすすめします。

使いやすさ

メルマガ初心者の場合、いきなり高度なデザインの入ったメールを0から作成するのは非常に難易度が高いです。また、管理画面の見やすさも、メルマガの運用をしていく上では非常に大切です。

無料トライアルやFreeプランを提供しているサービスは、実際に使ってみることができるので、自分に合ったサービスを探すのに役立つでしょう。

配信業務を効率化するならブラストメール(blastmail)

ブラストメールは、14年連続で顧客導入シェア1位を獲得している信頼性の高いメール配信システムです。さまざまな業種や官公庁でも利用されており、定番のメール配信システムとして広く知られています。

HTMLメールエディタはもちろん、セグメント配信や豊富なテンプレート、迷惑メール判定対策機能など、メール配信に必要な基本的な機能はすべて揃っています。最も安いプランなら、月額4,000円で導入することができます。

また、配信速度が高く、到達率が非常に高い点も魅力です。

「とりあえずメールマーケティングを始めたい」「たくさん機能があっても使いこなせない」「メールマーケティングにかかっている工数を減らしたい」といった方にはブラストメールがおすすめです。

無料トライアルも用意されているので、まずは試してみることをお勧めします。

まとめ

本記事では、ひとり広報が直面する課題と、それらを解決するための戦略、具体的な方法について解説してきました。

ひとり広報は、業務過多や情報収集不足、戦略立案の難しさなど、多くの課題を抱えていますが、これらの課題を解決し、戦略的に広報活動を行うことで、大きな成果を出すことが可能です。

これらの戦略と具体的な方法を実践することで、ひとり広報でも大きな成果を出すことが可能です。

少数精鋭で最大限の成果を出すために、本記事で解説した内容を参考に、ぜひ広報活動に取り組んでみてください。

ひとり広報の可能性を最大限に引き出し、企業成長に貢献しましょう。