年末の挨拶メールの例文とマナーを解説します!

2020.12.24 メール

ウェブが発達した近年では、年末や新年の挨拶をメールで行うケースが増えています。

特にビジネスシーンでは経費削減の意味もあり、葉書で年末の挨拶や年賀状を送らない企業が増えているようです。

この記事では、年末の挨拶メールに関する、構成やマナーなどをご紹介しています。

1年の中でも何度も書く機会があるメールではないので、この記事を読んで文章やマナーに間違いがないかチェックしてみましょう。

また、「年賀メールを送る時に気を付けて欲しいポイント」について、以下の記事でメール配信のプロが解説しています。本記事と合わせて参考にしてみてください。

【2021年】年賀状をメールで一斉配信するなら絶対に知っておきたい3つのポイント

年末の挨拶をする意義

年末の挨拶には、今年お世話になった方にお礼を伝えるという意義があります。

ビジネスで関係がある相手に対しては、それに加えて「来年も引き続きビジネスでのお付き合いをしたい」という想いを伝えましょう。

また、送信する相手との共通の思い出などを書くことができれば、より相手に読まれやすい挨拶メールになるでしょう。

どんな相手に送信する場合でも、マナーや形式を守っただけの文章では、相手の心には響かない上に、むしろ作業で作成した感じが前面に出てしまい、マイナスな印象を与えてしまう原因になりかねません。

年末年始や各季節の挨拶では、形式を守るとともに、相手に自分の気持ちを伝えなければ送信する意味が薄れてしまいます。

作業だとは思わずに、相手とのコミュニケーションを思い浮かべながら文章を作成しましょう。

そうすることで、ビジネスで関わりのある相手との関係も良好になっていくでしょう。

年末の挨拶のマナー

ここからは、年末の挨拶メールを送信する際のマナーを解説します。

解説しているマナーを抑えた上で、プライベートなコミュニケーションを書き添えましょう。

送るタイミング

年末の挨拶メールを送信するタイミングは、相手によって異なります。

会社のアドレスへ向けて送信する場合は、相手がメールを確認するのはオフィスになることが多いです。

そのため、送信先の企業の最終営業日までには届くように準備しましょう。

ただし、最終営業日よりも早めに休暇を取る方もいるので、先方の最終営業日から一週間ほど前に送信しても構いません

せっかく送信するメールなので、相手に読んでいただけるタイミングにしましょう。

同僚や友人の個人のアドレスに向けて送信する場合は、一般的な仕事納めとなる28日を基準に遅くとも25日までに届くようにすれば問題ありません。

目上の方を含めた一斉送信はNG

メールを使った年末の挨拶メールでは、目上の方も含めた一斉送信は失礼に当たります。

もし、目上の方を含めていない場合も、一斉送信ではなく一人ひとりのアドレスを指定し、各個人に向けたコメントを記載した方がいいでしょう。

ただし、お客様へむけて数百〜数千の挨拶メールを送信する場合などは、一つ一つのアドレスを指定するのは現実的ではありません。

また、メールの誤送信の危険があるため客様のアドレスを手作業で指定していくのは避けた方が良いでしょう

多くのお客様に向けて一斉に年末の挨拶メールを送信する場合は『メール配信サービス』を利用しましょう。

メール配信サービスの一つである「ブラストメール」ではセキュリティを確保した上で、簡単に各個人宛へ向けて一斉にメールを送信することができます。

宛名の差し込み機能を使うことで、本文に会社名やお客様の名前を差し込むこともできます。

セキュリティを確保できる以外にも、

  • 手間が削減できる
  • コストが削減できる
  • サイトへの誘導ができる

などのメリットもあるので、検討してみましょう。

オススメのメール配信サービスは以下の記事にまとめてありますので、是非参考にしてみてください。

20社比較!メール配信システムのおすすめを一挙にご紹介します

年末年始の営業時間を記載する

ビジネスで関わりのある営業先やお客様に当てた年末の挨拶メールには、年末年始の営業時間を記載すると親切です。

先述の通り、通常は12月28日が仕事納めになっている場合が多いですが、短縮営業などで営業を続ける企業もあります。

取引先やお客様がゆとりを持って自社のサービスを受けられるように、自社の営業時間を通知しましょう。

ケース別!年末の挨拶メールの例文

ここからは送信先別に、年末の挨拶メールの例文をご紹介します。

上司に送る場合

会社の上司に送る年末の挨拶メールです。
同じオフィスにいる場合は、あえてメールで挨拶をする必要はありませんが、上司か自分が早めに休暇を取るなどした場合は、メールで年末の挨拶をしましょう。

件名

年末のご挨拶

本文

休暇中に失礼いたします。今年も残すところあと少しとなりましたので、年末のご挨拶をさせていただきます。
〇〇部長には、公私共にお世話になり、誠に感謝しております。

任せていただいたプロジェクトも部長に教えていただきながら、なんとか形にすることができました。来年もアドバイスをお伺いするかと思いますが、是非ご指導いただけたらと思います。

年始は4日から出勤いたします。翌年も精一杯業務に励みたいと思います。

それでは、良いお年をお過ごしください。

上司が休暇中の場合は「お休み中に失礼します」などの気遣いの言葉を添えましょう。
また、仕事でお世話になったことへの感謝や、来年度への意気込みなどを伝えることでプライベートな要素も含んだ挨拶メールになります。

同僚・後輩に送る場合

同僚や後輩に送信する新年のメールでは、言葉を少し柔らかくすることを心がけましょう。

件名

年末のご挨拶

本文

〇〇さん、今年も大変お世話になりました。

年内に行った展示会では、〇〇さんの協力のお陰で、お客様からもご好評をいただき終えることができました。これからもご迷惑をおかけするかと思いますが、是非フォローしていただけたら幸いです。

業務は本日で終わりになりますので、夜の忘年会では思いっきり楽しみましょう!

基本的には上司の方に送信する場合と同じように、今年一年お世話になったことに対する感謝を伝えましょう。

飾りすぎた言葉を使ってしまうと、普段のコミュニケーションとの温度差に違和感が出てしまうので注意しましょう。

お世話になった先生に送る場合

お世話になった先生や、上司に年末の挨拶メールを送信する場合の例です。

件名

年末のご挨拶

本文

〇〇先生 お世話になっております。今年も残すところあと僅かですが、いかがお過ごしでしょうか。

こちらは暖冬のおかげか、雪の少ない日が続いております。

また、私ごとではありますが4月には第一子が生まれる予定です。
今年の年末は仕事の都合もあり、実家には帰れませんが、年始に帰省をする予定ですので、その際にご挨拶にお伺いしたいと思います。

それでは、良いお年をお過ごしください。

上司や同僚とは違い、日常的な会う人ではない場合は、転勤や結婚、出産などのトピックスをお伝えしましょう。

仕事のお客様(取引先)に送る場合

仕事でお付き合いのあるお客様や取引先に送信する場合の例文です。

件名

年末のご挨拶

本文

〇〇株式会社 〇〇様
平素より、お世話になっております。
株式会社--の高橋です。

今年も残すところわずかとなりましたが、貴社におかれましては、ますますご清栄の事とお喜び申し上げます。

今年開催した展示会は、〇〇様のお力添えのおかげでつつがなく開催する事ができ、心より感謝しております。

来年は、より一層お役に立てますよう業務に励む所存ですので、何卒よろしくお願いいたします。

なお、弊社は年内12月28日まで通常営業をいたします。
新年の営業再開は1月3日からになります。

メールにて恐縮ではありますが、年末のご挨拶とさせていただきます。
良いお年をお迎えください。

取引先に送る年末の挨拶メールは上司に送信する文章よりも、形式を重視したものにしましょう。

まとめ

年末の挨拶メールには、お世話になった方々に今年一年のお礼を伝え、良好なコミュニケーションを維持するという意義があります。

相手によって表現を変えつつも、相手との思い出や感謝を伝えたい出来事などを具体的に記載し、作業感のない挨拶メールにしましょう。

お客様などに向けて一斉送信をしたい場合は、メール配信サービスを利用し、セキュリティを確保しつつ手軽にお客様にメールを配信しましょう

先述したブラストメールでは、デザイン性の高いHTMLメールを簡単に作るエディタ機能なども使う事ができます。

文章だけのメールではなく、イラストなどを効果的に使った年末の挨拶メールを送信する事で、お客様や取引先の印象に残りやすくなるでしょう。

ブラストメールでは7日間の無料トライアルを実施しているので、是非年末の挨拶メールを作成してみてください。

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