【例文有り】年末の挨拶メールの書き方や送るタイミングなどを解説

ウェブが発達した近年では、年末や新年の挨拶をメールで行うケースが増えています。

特にビジネスシーンでは経費削減の意味もあり、はがきで年末の挨拶や年賀状を送らない企業が増えているようです。

この記事では、年末の挨拶メールに関する、構成やマナーなどをご紹介しています。

1年の中でも何度も書く機会があるメールではないので、この記事を読んで文章やマナーに間違いがないかチェックしてみましょう。

また、「年賀メールを送る時に気を付けて欲しいポイント」について、以下の記事でメール配信のプロが解説しています。本記事と合わせて参考にしてみてください。

関連記事：年賀状をメールで一斉配信するなら絶対に知っておきたい３つのポイント

年末の挨拶をする意義

年末の挨拶には、今年お世話になった方にお礼を伝えるという意義があります。

ビジネスで関係がある相手に対しては、それに加えて「来年も引き続きビジネスでのお付き合いをしたい」という想いを伝えましょう。

また、送信する相手との共通の思い出などを書くことができれば、より相手に読まれやすい挨拶メールになるでしょう。

どんな相手に送信する場合でも、マナーや形式を守っただけの文章では、相手の心には響かない上に、むしろ作業で作成した感じが前面に出てしまい、マイナスな印象を与えてしまう原因になりかねません。

年末年始や各季節の挨拶では、形式を守るとともに、相手に自分の気持ちを伝えなければ送信する意味が薄れてしまいます。

作業だとは思わずに、相手とのコミュニケーションを思い浮かべながら文章を作成しましょう。

そうすることで、ビジネスで関わりのある相手との関係も良好になっていくでしょう。

年末の挨拶メールのマナー

ここからは、年末の挨拶メールを送信する際のマナーを解説します。

解説しているマナーを押さえた上で、プライベートなコミュニケーションを書き添えましょう。

送るタイミング

年末の挨拶メールを送信するタイミングは、相手によって異なります。

会社のアドレスへ向けて送信する場合は、相手がメールを確認するのはオフィスになることが多いです。そのため、送信先の企業の最終営業日までには届くように準備しましょう。

ただし、最終営業日よりも早めに休暇を取る方もいるので、先方の最終営業日から一週間ほど前に送信しても構いません。せっかく送信するメールなので、相手に読んでいただけるタイミングにしましょう。

同僚や友人の個人のアドレスに向けて送信する場合は、一般的な仕事納めとなる28日を基準に遅くとも25日までに届くようにすれば問題ありません。

目上の方を含めた一斉送信はNG

メールを使った年末の挨拶メールでは、目上の方も含めた一斉送信は失礼に当たります。

もし、目上の方を含めていない場合も、一斉送信ではなく一人ひとりのアドレスを指定し、各個人に向けたコメントを記載した方がいいでしょう。

ただし、お客様へむけて数百〜数千の挨拶メールを送信する場合などは、一つ一つのアドレスを指定するのは現実的ではありません。

また、メールの誤送信の危険があるため客様のアドレスを手作業で指定していくのは避けた方が良いでしょう。

多くのお客様に向けて一斉に年末の挨拶メールを送信する場合は『メール配信サービス』を利用しましょう。

メール配信サービスの一つである「ブラストメール」ではセキュリティを確保した上で、簡単に各個人宛へ向けて一斉にメールを送信することができます。

宛名の差し込み機能を使うことで、本文に会社名やお客様の名前を差し込むこともできます。

セキュリティを確保できる以外にも、以下のようなメリットもあるので、利用を検討してみましょう。

おすすめのメール配信サービスは以下の記事にまとめてありますので、是非参考にしてみてください。

関連記事：20社比較！メール配信システムのおすすめを一挙にご紹介します

件名はシンプルでわかりやすくする

メールの件名はシンプルなものにしましょう。一目でメールの要件を分かるようにするのは年末の挨拶メールに限らずメールマナーの基本です。

年末にはたくさんの挨拶メールが届いているでしょう。そのため、件名だけで誰から送られている年末の挨拶か分かるようにしましょう。

年末年始の営業時間を記載する

ビジネスで関わりのある営業先やお客様に当てた年末の挨拶メールには、年末年始の営業時間を記載すると親切です。

先述の通り、通常は12月28日が仕事納めになっている場合が多いですが、短縮営業などで営業を続ける企業もあります。

取引先やお客様がゆとりを持って自社のサービスを受けられるように、自社の営業時間を通知しましょう。

ケース別！年末の挨拶メールの例文

ここからは送信先別に、年末の挨拶メールの例文をご紹介します。

基本的な年末挨拶メールの例文

最もオーソドックスな年末の挨拶メールです。相手を選ばずに使える例文となっていますので参考にしてください。

上司が休暇中の場合は「お休み中に失礼します」などの気遣いの言葉を添えましょう。
また、仕事でお世話になったことへの感謝や、来年度への意気込みなどを伝えることでプライベートな要素も含んだ挨拶メールになります。

上司に送る場合

会社の上司に送る年末の挨拶メールです。
同じオフィスにいる場合は、あえてメールで挨拶をする必要はありませんが、上司か自分が早めに休暇を取るなどした場合は、メールで年末の挨拶をしましょう。

上司が休暇中の場合は「お休み中に失礼します」などの気遣いの言葉を添えましょう。
また、仕事でお世話になったことへの感謝や、来年度への意気込みなどを伝えることでプライベートな要素も含んだ挨拶メールになります。

同僚・後輩に送る場合

同僚や後輩に送信する新年のメールでは、言葉を少し柔らかくすることを心がけましょう。

基本的には上司の方に送信する場合と同じように、今年一年お世話になったことに対する感謝を伝えましょう。

飾りすぎた言葉を使ってしまうと、普段のコミュニケーションとの温度差に違和感が出てしまうので注意しましょう。

お世話になった先生に送る場合

お世話になった先生や、上司に年末の挨拶メールを送信する場合の例です。

上司や同僚とは違い、日常的な会う人ではない場合は、転勤や結婚、出産などのトピックスをお伝えしましょう。

仕事のお客様（取引先）に送る場合

仕事でお付き合いのあるお客様や取引先に送信する場合の例文です。

取引先に送る年末の挨拶メールは上司に送信する文章よりも、形式を重視したものにしましょう。

年末の挨拶メールの基本的な内容

年末挨拶の例文は上記で解説しました。しかしながら、送信相手や状況によっては例文をそのまま使えないケースもあります。そこで、ここからは年末の挨拶メールをいくつかの要素に分解してそれぞれについて具体的に解説します。内容の順序としては、以下の通りです。

昨今はメールとあわせてビジネスチャットで案内するケースも多いかと思いますが、チャットの場合でも内容とその順番は大きく変わりません。それでは各内容について例文も交えつつ解説していきます。

 件名

メールの件名を書くときの基本は「このメールがどんな内容か」をシンプルにまとめることです。これは営業日のお知らせの場合でも変わりません。下記のように、件名を見ただけで要件が伝わる文章にしましょう。

担当者から個別で配信する場合は、文章の後ろに「株式会社〇〇 営業部 〇〇」のような形で、会社名に加え、自分の部署と名前を入れても構いません。

宛名

ここからはメールの開封後に確認できる本文部分の解説です。本文の出だしは、定石通り宛名を書くようにしましょう。役職がある場合は、部署名と名前の間に入れるようにします。

一斉配信で差込み機能が使えない場合は、「お客様各位」や「お取引先様各位」とすればOKです。しかしながら、お客様に一斉配信をすることを失礼な行為と捉えられる場合もあります。

大切なお客様に年末の挨拶メールを送る場合は、個別送信をするかメール配信システムを使って宛名を差し込むようにしましょう。

挨拶

宛名の後は時候の挨拶を続けます。時候の挨拶は、個人宛に送るか、企業宛に送るかで内容を切り替えましょう。

時候の挨拶を含めた年末挨拶メールの定型文に関しては後ほど詳しくご紹介します。

本題

挨拶の後は本題です。最終営業日と休業期間を伝えましょう。箇条書きなどを用いて分かりやすく伝えるのがポイントとなります。具体的に業務の期日や再開について言及すると、より親切です。もし可能であれば、休業期間中における緊急時の連絡先も載せておくのもよいでしょう。

また、営業日のお知らせの前か後ろに、新年の抱負や取引中のエピソードなどについて書いておきましょう。

特に、新年の抱負であれば一斉配信でも共通の内容で問題ないため、ぜひ書くことをおすすめします。取引のエピソードは宛先ごとに個別の内容が必要ですが、誠実さ高められるまたとないチャンスです。

年末年始の営業日のお知らせは、年末年始の挨拶も兼ねる重要なメールです。ここであなたの誠実さや自社の将来性をアピールして、良好な取引関係の維持を目指しましょう。

結びの挨拶

営業日のお知らせを終えたら、結びの挨拶で締めましょう。冒頭の挨拶と同様、宛先が個人か企業かで挨拶文を使い分けるようにしましょう。

署名

結びの挨拶のあとは署名を添えます。特別な形式にする必要はなく、いつも通りの署名を使って構いません。これで年末年始の営業日のお知らせメールは終了となります。

なおビジネスチャットの場合、署名は省略しても問題ありません。

こんな年末の挨拶はNG

年末の挨拶メールのマナーでは「やるべきこと」を記載しました。このパートでは「やってはいけないこと」をお伝えしていきます。

それぞれ解説します。

ccを使っての一斉配信

言わずもがなccを使っての一斉配信は絶対にNGです。昨今、個人情報の取扱いは年々厳しくなっています。

メールアドレスは個人情報に含まれますので、ccを使っての一斉配信は個人情報の漏洩とされ、社会的信用を失ってしまう可能性があります。最悪の場合、罰則などもあるので十分注意をしましょう。

参考：令和３年改正個人情報保護法について

BCCを使っての一斉配信

「ccではなくでbccなら良いよね」そんな声も聞こえてきそうですが、残念ながらbccもNGです。bccでの配信自体は問題ありませんが、bccで送ろうとしたメールをtoやccで送ってしまう事故が多発しています。

先日もデジタル庁がメールの誤送信によってSNSなどで炎上する騒ぎがありました。

参考：メールの宛先誤りについて

人の手を使ってbccでのメール一斉配信を行う場合は、誤送信のリスクがつきまといます。小さなミスが大きな事故につながりかねない典型例になりますので、bccでの一斉配信は控えるようにしましょう。

bccでの一斉配信については以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

送り忘れ

意外とよくあるのが送り忘れです。年末になったら送ろうと思っていたらバタバタしてしまい、気づいたころにはもう年が明けていたなんてことが多発しています。

送り忘れを防ぐためには、メールの配信予約をすると良いでしょう。本記事でもすでにお伝えしているメール配信システムを活用することで、送り忘れを防ぐことができます。

さらに上述したccやbccを使わずとも一斉送信ができますので、年末挨拶メールには必須だと言っても過言ではないでしょう。メール配信システムの詳細については下記をご参照ください。

関連記事：【徹底解説！】メール配信サービスを導入するメリットとは？メール配信サービスの種類・機能・導入事例をご紹介！

年末の挨拶メールに関するQ&A

年末の挨拶メールでよくある質問にお答えします。

Q:予約配信では何日の何時に送るのが良いでしょうか？

A:冒頭でもお伝えしたように、年末年始休暇は人によって期間が変わります。そのため、自身の最終出社日ではなく送信相手の最終出社日に送ると良いでしょう。

相手の最終出社日が分からない場合は12月24日頃に送るのが無難です。もし、年末の挨拶メールを相手に必ず読んで欲しい場合は12月20日ごろに配信すると間違いないでしょう。

Q:先に挨拶メールをもらった場合の返信はどうすべき？

A:基本的な年末挨拶メールの例文と同じ内容で返信すれば問題ありません。

加えて、「ご丁寧にご連絡をいただきましてありがとうございます。」や「〇〇様も良いお年をお迎えください。」などの一言を添えるとより好印象を持ってもらうことができるでしょう。

Q:はがきや対面でご挨拶する場合はメールを送らなくてよいですか？

A:はがきや対面でご挨拶する場合でもメールでの年末挨拶を送るほうが無難でしょう。

ただし最近はSDGｓの観点からはがきでの挨拶を控える企業が多くなっています。

また、コロナ禍によって対面での挨拶をすることはほとんどありません。オンラインでの挨拶とメールでの挨拶をするのが最もオーソドックスな年末の挨拶になります。

まとめ

年末の挨拶メールには、お世話になった方々に今年一年のお礼を伝え、良好なコミュニケーションを維持するという意義があります。相手によって表現を変えつつも、相手との思い出や感謝を伝えたい出来事などを具体的に記載し、作業感のない挨拶メールにしましょう。

お客様などに向けて一斉送信をしたい場合は、メール配信サービスを利用し、セキュリティを確保しつつ手軽にお客様にメールを配信をするのが無難です。

また、文章だけのメールではなく、イラストなどを効果的に使った年末の挨拶メールを送信する事で、お客様や取引先の印象に残りやすくなります。ブラストメールでは無料トライアルを実施しているので、是非年末の挨拶メールを作成してみてください。

さらに、先述したブラストメールでは、デザイン性の高いHTMLメールを簡単に作るエディタ機能なども使う事ができます。年末の挨拶だけでなく新年の挨拶に使える年賀テンプレートも用意があるので、併せて活用できると好印象を与えることができるでしょう。

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