【2022年】年賀状をメールで一斉配信するなら絶対に知っておきたい4つのポイント

2021.10.20 メール配信

年賀状をメールで一斉配信するなら絶対に知っておきたい4つのポイント

こんにちは。ブラストメールWEBマーケティング担当の森神です。

「年賀状をメールで送ろうと検討しているけど、どのように作れば良いか分からない」とお悩みではないでしょうか?

とくに2022年は、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)対策により取引先が完全リモートワークとなり、はがきの年賀状からメールに切り替える必要がある場合も増えているかと思います。

今回は、年賀状をメールで配信するメリットや利用数が増えているHTML形式での年賀状メールのメリットなどを紹介します。

本記事を読んでわかることは以下の4点です。

この記事の内容

  • 年賀状をメールで配信するメリット
  • HTMLメールを活用するメリット
  • 年賀状メールの送り方・具体的な送る手順
  • メール配信サービスを利用するメリット

それでは解説していきます。

年賀状をはがき以外で送る企業が増えている

下の図は日本郵便株式会社のプレスリリースで毎年発表される「元旦に全国でお届けする年賀郵便物数(速報値)」です。

元旦に全国でお届けする年賀郵便物数

※日本郵政グループ「年賀郵便物元旦配達物数」参照

グラフからわかるように、年賀状をはがきで送っている人は年々減っているようです。

近年では個人を中心に、はがきに変わり新年の挨拶をメールに加えLINEやMessengerなどのチャットツール、Facebook・TwitterなどのSNSなどで対応していることが多くなっています。

また個人だけでなく、ビジネス上でも年賀の挨拶をはがきではなくメールで送る企業も増えてきました。

個人のやりとりではSNSやチャットで済む場合が多いですが、企業間もしくはお客様にお送りするとなると、SNSやチャットではフランクすぎる印象がどうしても出てしまいます。

ビジネスで普段使いされているメールですとフォーマルなイメージがあり、受け手に良い印象を与えることができます。

年賀状をメール配信するメリット

年賀状をはがきで送る場合とメールで送る場合を比較して、年賀状をメールで配信するメリットは6点あります。

手間が削減できる

年賀状をメールで配信する最大のメリットは年賀状送付の手間が削減できることです。

はがきに1枚1枚手書きで宛名や住所を記載する場合、量によってはそれだけで一日が終わってしまうなんてこともあります。

実際に毎年年賀状をはがきで送られている企業の担当者様にお話を聞いたところ、「年末の営業日の最後の1週間はずっと年賀状準備に追われる」と、かなり準備に手間がかかることが伺えました。

また、はがきの購入や印刷などの手間削減や、宛名や宛先の書き間違いを防げるなどのメリットもあります。

コストを削減できる

年賀はがきを送る場合、様々な費用が発生します。

はがき代、印刷代、人件費など。はがきを送る量が増えれば増えるほど費用が膨らんでいきます。

メールで一斉送信する場合は、デザイン作成などの費用は発生しますが、はがきで送る場合と比較すると圧倒的にコスト削減をすることが可能です。

予約配信で指定の時間にメールを送ることができる

メール配信サービスを使うと予約配信が可能です。つまり、事前にメールの配信予約さえしてしまえば好きなタイミングでメールを送信することができます。

例えば、1月1日の午前10時にセール情報を記載したメールを送りたい場合でも予約配信をすれば、当日に作業をせずにメールを送ることが可能です。

狙ったサイトへの誘導ができる

はがきにURLを記載して送っても、そのサイトにアクセスする人はほとんどいないでしょう。メールの場合は送られてきたURLをクリックするだけなので、簡単に狙ったサイトに誘導することができます

例えば、年始のセールなどを行う場合はあらかじめ用意していたセール用のページに誘導することで、売上や集客数を増やすことができる可能性があります。

効果測定ができる

メール配信サービスを利用するとメールの開封率リンクのクリック率を計測できるなど、マーケティングという観点からも大きなメリットがあります。

はがきで送った場合は「誰がはがきを見たか」「誰がはがきを見てアクションしたか」などが分かりません。

メール配信サービスで送った場合は、セールの案内などを行った際に、「誰がメールを開封したか」、「何人がメールを開封したか」、「何人が特定のページに遷移したか」などを確認することができます。

顧客管理ができる

メールで年賀状を配信する場合は「Excel」、「名刺管理サービス」、「メール配信サービス」など、どのような方法であってもリスト管理が必要になります。

リストの管理を行うことで来年以降の年賀メールの配信が楽になりますし、リストをそのまま営業での活用できるなどのメリットがあります。

年賀状をメールで送る場合はHTMLメールがおすすめ

HTMLメールで配信するメリットを3点ご紹介します。

デザイン性が高くオシャレなメールが送れる

HTMLメールを利用すると画像の差し込みができたり、文字の色を変えたりできます。そのため、オシャレなメールを作り差別化することができます。

メール送信相手に好印象を与えることが可能ですので、日ごろの感謝を伝えたい方やブランドイメージを保ったままメール配信したい方におすすめです。

クリックされやすい

年賀状をメールで送るメリットとして「狙ったサイトへの誘導ができる」ということをお伝えしました。

リンクのクリック率を上げるポイントは「ボタンを設置する」、「画像をクリックできるようにする」などがあげられます。

HTMLメールの場合はクリックを促すボタンを設置することができますし、画像にURLを設定しクリックできるようにすることが可能です。

テキストメールの場合はテキストリンクを張るのが精一杯ですので、リンクのクリック率を上げたい場合はHTMLメールがおすすめです。

メールを開封した人を確認できる

年賀状をメールで配信しても、返信がもらえないことは多々あります。「だれが開封したか知りたい!」そんなときに活用できるのがHTMLメールです。

HTML形式で送ったメールは、メールの開封率を確認することができます。そのため、メールを読んでくれた人が誰か分かり、その後のコミュニケーションやビジネスに繋げることができます。

年賀状メールの送り方

年賀メールの送り方について、具体的な手順を順を追って解説していきます。

「年賀メールは1通ずつ作って、年明けと同時に手動で送る」と勘違いされている方もいますが、もっとラクで効率的に送ることができます。

送信先の情報を整理・収集する

メールで年賀状を送る上で、最低限必要な情報は「メールアドレス」です。

宛名を本文に自動で差し込む場合は、「会社名」・「担当者名」があると便利ではあります。とはいえ、年賀状メールを作る時間がなかったり、これからメールアドレス含む送信先情報をまとめたりする必要がある場合は、無理に宛名を入れる必要はありません。

まずはメールアドレス情報だけでも整理・収集しましょう。

なお、名刺情報から送信先情報(メールアドレス)を抽出する場合は、名刺管理ソフトが便利でおすすめです。例えば「myBrige」というソフトは無料で名刺をデータ化できます。

myBrigeを使ったブラストメールでの名刺情報の取り込み方法については、「名刺情報の活用で売上を伸ばす方法!簡単に始められるメール配信がおすすめ【myBridge×blastmail】」で紹介しています。

年賀状テンプレートを活用し本文作成

送信先の情報を集めたら、年賀状テンプレートを使って年賀状メールを作っていきます。

もちろん一から年賀状メールを作っても良いのですが、テンプレートを使えば「デザイン性の高いメール」が簡単に出来上がります。

はがきの年賀状であっても、年賀状用のはがき(干支などがプリントされたもの)を使いますよね。メールの場合も同じです。

ご自身でデザインが出来る場合以外は、テンプレートを使ってメールを作りましょう。

メール配信サービスの「ブラストメール」でも、年賀状用のテンプレートを多数ご用意しています。テンプレートのサンプルが以下のページにありますので、ぜひご覧ください。

公式 | 年賀メールの一斉配信ならブラストメール

メールの配信予約

年賀状メールは「配信予約」が基本になります。

手動で送っても全く問題ないですが、年賀状を送信する時期は冬期休暇中かと思います。休み期間にわざわざメール配信業務をやるのは正直大変ですよね。メール配信サービスを使えば、事前に配信日時をセットしておけます。

なお、配信日時は年始である1月1日にする場合もあれば、年明け営業日に合わせて送る場合もあります。

配信日時をいつにするかは好みによりますが、年明けは休み期間中のメールを確認する人が殆どなので、メール整理が落ち着く年明け営業日の午後や夕方に送ると、メールを開封頂ける確率が高まるかもしれません。

年賀状の反応を見える化する

メール配信サービスならではの機能もご紹介します。

メールで年賀状を送る場合でも、ほとんどの年賀状は「送ったら送りっぱなし」になっています。もちろん、これは悪いことではありません。

もし今年送った年賀状について、何通くらい届いたのか?  どれくらいの人が開封したのか? メール内のリンクはクリックされているのか? が分かれば、「来年の年賀状にはセール情報を入れよう」や「開封有無に応じて電話で挨拶をしよう」など、年賀状を送ったあとの行動や来年の年賀状のアイデアに活かすことができます。

年賀状メールの一斉送信はメール配信サービスで!

年賀状メールを送る場合はメール配信サービスの利用をおすすめします。その理由は下記の3点です。

  • 一斉送信メールは届きにくい
  • 顧客管理が簡単になる
  • HTMLメールが簡単に作成できる

それぞれ詳しく解説します。

一斉送信メールは届きにくい

メール配信サービスを利用せず、普段から利用しているメーラーを利用してBCCでの一斉配信を行うと「メールが届かない」ことがあります。

現代ではメール受信の迷惑メール対策も厳しくなっており、一斉配信されたメールの25%は届かないと言われています。

例えば、価格改定のメールを一斉送信したときに「メールが届いていない」となると、クレームや企業の信頼喪失につながりかねません。最悪の場合、訴訟問題に発展してしまう可能性もあります。

年賀状メールにおいても「送ったメールが実は届いていなかった」ということを防ぐためにもメール配信サービスの利用は不可欠となります。

BCCメールが一斉配信に向かない理由は下記記事に詳しく記載していますので、気になる方はチェックしてみてください。

プロが教える!一斉メール配信にBCCをお勧めしない理由と、正しいBCCの使い方!

顧客管理が簡単になる

上述したようにメール配信サービスを利用して年賀状メールを配信すると、メール配信サービス内で顧客管理が可能です。

Excelや名刺管理ツールとの違いは、管理している顧客リストに対して簡単にメール配信ができる点です。

また、配信リストを細かく設定すれば、特定のリストにのみメール配信することも可能です。

例えば、「昨年、年賀状をもらった人だけに送りたい」場合でも、グループ設定をすれば特定のユーザーにだけ配信することが可能です。

HTMLメールが簡単に作成できる

HTMLとはプログラミングの言語の一種です。主にWebページを作成する際に使用されます。

「いやいや、プログラミングなんてできないよ」という方も多いと思います。

安心して下さい。メール配信サービスにはHTML作成エディタが標準で搭載されているものも多数あります。そのため、プログラミングができなくても、誰でも簡単な操作でHTMLメールを作成することができます。

その他、メール配信サービスについてより詳しく知りたい方は下記記事をご覧ください。

【徹底解説!】メール配信サービスを導入するメリットとは?メール配信方法の種類・機能・導入事例をご紹介!

まとめ

最後に内容をまとめます。ここまで以下の内容をお伝えしてきました。

  • 年賀状をメールで配信するメリット
  • HTMLメールを活用するメリット
  • 年賀状メールの送り方・具体的な送る手順
  • メール配信サービスを利用するメリット

年賀状をメールで送る場合は、一斉送信でもメールが届きやすいメール配信サービスを利用し、リンクのクリックがされやすいHTML形式でのメールを送ることをおすすめします。

ブラストメールでは、誰でも簡単にデザイン性の高い年賀状メールが送れるテンプレートをお使い頂けます。

これらはプロのデザイナーが作ったテンプレートですので、デザイン性は抜群です。

以下、テンプレート例です。

また、ブラストメールでは7日間の無料トライアルが可能となっています。実際に触ってみると、より理解が深まりますので、ぜひお試しください。

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