テキストメールとは？HTMLメールとの違いやメリット・デメリット、活用シーンについて解説します。

テキストメールは、文字のみで構成されたシンプルなメールで、現在でも多くのビジネスシーンで非常に重要な役割を果たします。

しかし、テキストメールの役割と有効な使い方については、よく知らずに使っている人も多いのではないでしょうか。

テキストメールとは？

テキストメールは、文字のみで構成されたシンプルなメール形式です。よく比較される形式としてHTMLメールというものがあります。

テキストメールはHTMLメールのように画像や装飾を含まないため、データ容量が軽く、ほとんどのメールクライアントで問題なく表示されます。シンプルで飾り気のないメッセージを送信する際に最適な選択肢と言えるでしょう。

HTMLメールとは？

「HTMLメール」とは、HTMLを使うことによって、メールの文字サイズを変えたり、色や画像を付けられたりするメールです。

テキストメールとは違い、スーパーマーケットのチラシのように視覚的に情報を伝えられます。

HTMLメールについての詳しい内容はこちらの記事に記載してあるのでよかったら参考してみて下さい。

参考記事：今すぐ使える！無料のHTMLメールテンプレート20選。メルマガ活用例のサンプルご紹介

テキストメールとHTMLメールの違い

テキストメールは、メモ用紙に手書きでシンプルなメッセージを残すイメージです。例えば、業務状のやり取りなど、内容を素早く伝えることが目的の場合に適しています。かしこまった文章を送るときにも適しているでしょう。

一方、HTMLメールは、きれいなデザインのパンフレットや広告チラシを手渡すイメージです。たとえば、商品のセール情報を顧客に送ったり、イベント招待の案内を華やかなレイアウトで伝えたりする場合に活用されます。

また、Gmailには「リッチテキストメール」という機能があります。両者の違いは、以下の記事でも詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

関連記事：HTMLメールとリッチテキストメールの違いとは。両者の違いをはっきりさせよう！

テキストメールのメリット

テキストメールはシンプルゆえに軽く見られがちですが、多くのメリットがあります。

手軽に作成できる

テキストメールは、特別な技術や知識を必要としません。

誰でも簡単に作成でき、すぐに送信することができます。複雑なHTMLコードを記述する必要がないため、初心者でも安心して利用できます。メールソフトのシンプルなテキスト入力欄にメッセージを入力するだけで、送信が可能です。

受信者の環境にかかわらず安定して配信できる

テキストメールは、ほとんどのメールクライアントで問題なく表示されます。

画像や装飾がないため、受信環境に左右されにくく、重要なメッセージを確実に相手に届けることができます。古いバージョンのメールクライアントや、HTMLメールの表示が不安定な環境でも、テキストメールは問題なく表示されます。

データ容量が軽い

テキストメールの有効な活用法

ここでは、テキストメールに適した利用シーンを紹介します。

1to1のビジネスメール

ビジネスシーンでは、テキストメールは重要な連絡事項を簡潔に伝えるために広く利用されています。例えば、契約書の送付や納期変更の通知、会議の開催日時や場所の案内など、正確な情報を迅速に伝える必要がある場面に適しています。また、返信を促す場合にも、テキストメールは有効です。

友人や家族との連絡

友人や家族との連絡には、テキストメールが最適です。短く簡潔なメッセージを送信することができ、返信もスムーズです。例えば、予定の確認や近況報告など、日常的なコミュニケーションに便利です。また、電話よりも気軽に連絡を取ることができるため、ちょっとした用事がある場合にも有効です。

グループでの情報共有

グループでの情報共有には、テキストメールが便利です。複数の人に同じ情報を伝える場合、個別に連絡するよりも、テキストメールでまとめて送信した方が効率的です。例えば、会議の議事録やイベントの参加案内など、グループ全体に共有する必要がある情報を伝えるのに適しています。

テキストメールのデメリット

テキストメールは扱いやすいというメリットがる一方で、デメリットもあります。

視覚的な訴求力が弱い

テキストメールは、文字のみで構成されているため視覚的な訴求力が弱く、情報のインパクトが薄くなりがちです。

特に、複雑な情報を伝える場合や、読者の興味を引きつけたい場合は、HTMLメールの方が効果的です。

効果測定ができない

テキストメールでは、開封率やクリック率などの効果測定が難しい場合があります。HTMLメールでは、画像やリンクにトラッキングコードを埋め込むことで、詳細なデータを取得できますが、テキストメールではそのような機能が限られています。

セキュリティに懸念がある

テキストメールは、セキュリティ面で懸念されることもあります。特に、重要な情報をそのままメール本文にベタ打ちして送ってしまうと、誤送信などで機密情報が漏洩する可能性があります。

そのため、テキストメールを送信する際は、セキュリティ対策をしっかりと行うことが重要です。

参考記事：コロナ騒動による一斉メール誤送信が頻発！誤送信に有効な防止策とは？

テキストメールのデメリットを解消する方法

パスワードを設定する

テキストメールにパスワードを設定することで、不正アクセスを防ぐことができます。パスワードを設定することで、メールの内容を見ることができるのは、パスワードを知っている人だけになります。

暗号化ソフトを利用する

暗号化ソフトを利用することで、テキストメールの内容を暗号化することができます。暗号化することで、たとえメールの内容が盗み見られても、解読することが難しくなります。

メール配信システムを利用する

テキストメール・HTMLメールにかかわらず、一斉の同一の内容を配信する場合は、メール配信システムを使うことをお勧めします。

メール配信システムの利用には、解説してきたようなリスクを回避できる以外にもいくつかのメリットがあります。

関連記事：メール配信システムおすすめ比較20選！専門家が図解とランキング形式で解説

メール配信システムの選び方

メール配信システムには多様なサービスがるので、自分に合ったサービスを選ぶことが大切です。

ここでは、メール配信システムを選ぶ時のポイントについて解説します。

配信規模と料金プラン

メール配信システムは、配信規模によって最適な料金プランが異なります。少量のメールであれば無料プランでも十分ですが、配信リストが増えたり、頻繁にメールを送信する場合は有料プランをお勧めします。

機能の充実度

メール配信システムには、セグメント機能や効果測定など、様々な付加機能が用意されています。必要な機能が揃っているか確認しましょう。また、不必要な機能がついていることで、金額が高くなっているケースもあります。本当に自社で必要な機能は何かを考えたうえで、必要最低限のプランを選ぶことをおすすめします。

使いやすさ

メルマガ初心者の場合、いきなり高度なデザインの入ったメールを0から作成するのは非常に難易度が高いです。また、管理画面の見やすさも、メルマガの運用をしていく上では非常に大切です。

無料トライアルやFreeプランを提供しているサービスは、実際に使ってみることができるので、自分に合ったサービスを探すのに役立つでしょう。

配信先の安全性と到達率

到達率も非常に重要です。SPF（Sender Policy Framework）やDKIM（DomainKeys Identified Mail）といった、メールの正当性を保証するための認証プロトコルに対応していないと、メールがスパム扱いされる可能性が高くなります。

特にGmailは送信者ガイドラインもアップデートされているので、これらの対策がなされているシステムを選ぶのは必須といえるでしょう。

関連記事：【解決策】2024年2月よりGmailガイドラインが変更！1日5000件以上の配信は対応必須！

サポート体制

メールの一斉送信は個人情報を扱う非常にデリケートな領域なので、万が一の際のサポート体制は非常に重要です。特にチャットサポートや電話サポートといった、リアルタイムのサポートが提供されているか、日本語でのサポートがあるかは重要なチェックポイントになりえるでしょう。

一斉送信を効率よく行うならブラストメール

ブラストメールは、14年連続で顧客導入シェア1位を獲得している信頼性の高いメール配信システムです。さまざまな業種や官公庁でも利用されており、定番のメール配信システムとして広く知られています。

開封率やくリック率といった効果測定機能はもちろん、セグメント配信や豊富なテンプレート、HTMLメールエディタなど、基本的な機能はすべて揃っています。最も安いプランなら、月額4,000円で導入することができます。

また、配信速度が高く、到達率が非常に高い点も魅力です。

「高速かつ確実にメールを届けたい」「メールマーケティングにかかるコストを落としたい」「メール配信システムを導入したいが、何を選んでいいかわからない」といった方にはブラストメールがおすすめです。

無料トライアルも用意されているので、まずは試してみることをお勧めします。

まとめ

テキストメールとHTMLメールは、それぞれ異なる特徴を持つため、目的やターゲットに合わせて適切な形式を選択することが重要です。

どちらの場合においても配信遅れやエラーといったリスクは発生するため、複数送信を想定している場合はメール配信システムの利用をお勧めします。

ブラストメールはシンプルで簡単にメール配信が可能なツールなので、一斉送信を検討している人はぜひ試してみて下さい。

参考記事：マルチパートメールって何？メルマガ配信で使う方法も公開します！