仕事でチャットツールを使う機会はあるでしょうか。
プライベートでの使用よりも、ビジネス時の利用に便利なチャットツールは「ビジネスチャットツール」とも呼ばれています。
チャットが頻繁に利用される等になる以前は、ほとんどの企業でコミュニケーションツールとしてメールが使われていましたが、近年は徐々にチャットも主流になりつつあります。
とは言え、チャットを利用する企業でも、コミュニケーションにメールを使わなくなったわけではありません。
チャットとメールにもメリット・デメリットがあり、状況によって使い分ける必要があります。
この記事では、チャットとメールの特徴を比較しつつ解説しています。
ビジネスでチャットを導入しようと考えている方は、是非ご参考ください。
ビジネスチャットのメリット
メールと比較した際の、ビジネスチャットのメリットをご紹介します。
リアルタイムで情報共有ができる
会話形式でコミュニケーションが続くことが多いチャットでは、メールと比較して相手からの返信が返ってきやすい傾向にあるそうです。
相手の立場にもよりますが「yes,no」で完結できる内容であれば、チャットでコミュニケーションをとることで相手の負担も軽減することができるでしょう。
多人数でコミュニケーションを取りやすい
メールの一斉送信とは違いグループ内のコメントは、トークルームをスライドすれば確認することができます。
個別の相手を指定し返信すれば、BCCやCCを都度使い分けるよりも簡単です。
画像や動画の添付がスピーディ
ビジネスチャットでは画像や動画などをドラッグ&ドロップで簡単に送信することができます。
閲覧の確認もできるので、大切なビジネスの資料を相手が確認したかどうかも把握できます。
外部のツールと連携できる
チャットは外部のツールとシームレスに連携をすることができます。
例えば、ビジネスでよく使われているチャットツールの1つである「Chatwork」では、Gmailと連結し、受信したメールをチャットに通知することができます。
他にも、受付システムと連携して来客をチャットに通知することもできます。
ビジネスチャットのデメリット
次にメールと比較した際のビジネスチャットのデメリットをご紹介します。
過度なコミュニケーション
先述の通り、チャットは簡単にメッセージが送信できる一方で、業務に関係ない雑談などもしやすいです。
頻繁なメッセージが影響し仕事の生産性が低下したり、大切なメッセージに対する反応が遅れてしまったりします。
情報漏洩のリスク
チャットツールの多くは、クラウドシステムを利用してサービスを提供しています。
クラウドシステムは情報の共有が簡単に行える一方で、セキュリティ面では不安が残ります。
実際にクラウドシステムを利用し、セキュリティ対策の不備から情報漏洩が起きてきてしまったケースが多発しています。
過去にあった事例としては、2014年教育サービスを提供しているベネッセコーポレーションがクラウドシステムで管理していたお客様の情報を漏洩し、その対策費用として200億円を要したと報道されています。
また、クラウドシステムのアカウントを社内で共有していたために、社員がなりすましの被害を受け、顧客情報が流出してしまった事例もあります。
メールのメリット
チャットツールと比較した際のメールのメリットを解説します。
フォーマルな場面でも利用できる
チャットと比較するとフォーマルな意味合いが強いメールは、目上の方や取引先に連絡をするのに適切なツールです。
請求書や領収証、季節の挨拶などを、やりとりする際はメールを使いましょう。
30歳代からのアクティブユーザーが多い
チャットツールやSNSが発達し、以前に比べるとメールのアクティブユーザーは現象した印象をもたれている方も多いかと思います。
大手SNSのLINEもビジネス用のチャットツール「LINE WORKS」を2017年より提供しています。
しかし『マーケジンストック』の年代別の利用率および利用者の毎日の利用率（キャリアメール vs LINE）【データで読み解く】によると、メールとLINEのアクティブユーザーの比率は30歳代で横並びになり、40歳代以降はメールの方が多くなるそうです。
取引先の方やお客様の年齢を考慮すると、統計的には年代が高くなるにつれてメールを利用した方が相手に負担が少なくなると考えられます。
メールのデメリット
メールのデメリットを解説します。
既読がわからない
多くのチャットツールでは相手がメッセージを読んだかを知らせる「既読機能」があるのに対して、メールではその機能はありません。
その為、すぐに返信が欲しい場合などは電話でリマインドを入れなければならない場合もあります。
メッセージの削除ができない
チャットの中には、誤送信してしまったメッセージを完全に削除する機能が備わっているものもありますが、メールの場合は、一度送信してしまったメールは削除することができません。
そのため、時に宛先や文章のミスはビジネスをする上での信用問題にまで発展してしまうこともあります。
一斉送信の設定が煩雑
メールを使った一斉送信にはCCやBCCで受信者を都度設定する方法と、グループ機能をあらかじめ設定しておく方法がありますが、チャットに比べるとこの作業が煩雑になります。
GmailやOutlookで一斉送信を行う際の手順は以下の記事にまとめてありますのでご参照ください。
ラベルの作成場所は？宛先への反映方法は？『Gmailの一斉送信』徹底図解。
チャットとメールの使い分け
チャットとメールの特徴を踏まえた上で、場面ごとにどちらを使えばいいのかを考えていきましょう。
チーム内で連絡を取る場合
この場合は、チャットの方が使い勝手が良さそうです。
人となりのしれたチーム内で進捗などを報告する際は、手軽に送信ができる上に、確認した人数の把握ができるチャットはうってつけでしょう。
社内で文書を共有する
目上の方や、社内でも不特定多数の方が目を通す可能性がある場合は、メールを選択した方が無難です。
たくさんの方が確認するメールは、挨拶の言葉や件名を整え、ビジネスマンとして恥ずかしくない文章にしましょう。
謝罪の挨拶
謝罪や退社などを伝える文章は、メールで送信しましょう。
先述の通り、チャットを使う企業が増えてきたとは言え、まだまだオフィシャルな場ではメールでのコミュニケーションが主流です。
謝罪メールの例文や送信時のコツなどは以下の記事にまとめてありますので、困ったときは是非ご覧ください。
【ビジネス向け】誠意が伝わる謝罪文を買うためのポイントと例文
お客様への販促コンテンツ
メールを使ってお客様へ配信する販促コンテンツを「メールマガジン」と呼びますが、最近はチャット機能を使って、登録したお客様に販促をするケースも増えています。
お客様の年代や販売しているコンテンツとの相性を考えて、どちらの媒体が良いか検討してみるといいでしょう。
ただし、100人を超える方へ向けて同じ内容の文章を送信する場合などは、チャットやウェブメールなどではなく、メール配信サービスを利用した方が効率が良い可能性もあります。
先述の通り、メールを使った一斉送信は設定が煩雑な上に、手作業での設定は情報漏洩のリスクがアップします。
チャットの場合は、参加できるグループの上限やグループに招待できる人数が制限されています。
ちなみにChatWorkでは、有料プランを使わない限りは14つまでのグループにしか参加できません。
100人を超えるような規模で、販促コンテンツを配信したい場合は、上記のようなリスクを避けられるサービスを使った方が良いでしょう。
一斉送信がメインなら「メール配信サービス」も有用
メール配信サービスは、メルマガやメールマーケティング、社内連絡などで使われるメール配信業務を効率化させるシステムです。
メール配信サービスの1つである「ブラストメール 」では、一斉送信を簡単にできるだけでなく、ターゲット配信を初め、メルマガの運用に便利な機能をいくつか提供しています。
登録したメールアドレスであれば配信数の制限がないのも便利です。
自社でメルマガを運用している方や、これからメルマガを使った集客活動をしようと考えている方は、ブラストメールをはじめとするメール配信サービスをまとめた以下の記事も参考にしてみてください。
まとめ
チャットとメールはビジネスにおいては、利用シーンを分けて考える必要があります。
それぞれの特徴を理解し、適切な場面で使用するようにしましょう。
また、チャット・メールを用いた広告活動を行っている企業もありますが、情報漏洩のリスクや登録人数、配信数の制限などを考えると、メール配信サービスを利用した方がいい場合もあります。
先ほどご紹介したブラストメールでは、7日間の無料トライアルも実施しているので、気になった方は使用感を確かめてみてください。
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