見積もり書送付時のメールの作り方! 注意点や例文をまとめました

2020.09.23 メール

商品やサービスの説明を直接行いながら見積もり書を渡すことができれば理想ですが、最近は見積もり書をメールで送ることが一般的です。

今回は、見積もり書をメールで送る時の注意点と実際に使える例文を紹介していきます。

見積もりメールを送る時の注意点

まず初めに、見積もり書をメールで送る際の注意点について解説します。

見積もり書を送るということは、すでに相手は購入を考えており、成約まであと一歩というところです。見積もり書を送るメールに失礼や不備があるせいで、せっかくのチャンスを逃さないようにしましょう。

見積もり書は編集不可の形で送る

メールに添付する見積もりデータは改ざん・編集できない形で送ることがマナーです。

一般的に広く使われているのはPDFデータで、閲覧しかできない形式に設定することができます。

重要な書類データを勝手に編集されないように、ファイル形式には注意が必要です。内容を変更できる形式で送るにはビジネス的にNGとされています。

改ざん・編集できる形で送ると、先方らも非常識だなと思われ、あなたの会社の評価を下げてしまう原因になるかもしれません。

また初歩的なマナーですが、添付ファイル名も変更して送りましょう。

一目で見積もりと分かる件名にする

見積もりをメールで送る時に限らず、ビジネスメールでは「分かりやすい件名」を心がけましょう。

大量に届くメールの処理は大変ですが、ほとんどの人が件名を見てメールの重要度を判断しています。用件が分かりにくい件名だと、相手にスルーされる可能性もあります。

また、メールソフトによって件名として表示される文字数は異なります。

「お見積もり書送付のお知らせ」といったように、一目見て見積もりのメールだと分かるものにしましょう。長い件名にしてしまうと、後半の部分が相手に表示されない可能性もあります。

急ぎの案件の場合には「【重要】」「【○月○日までにご返信お願いします】」というような文言を件名に入れるのも効果的です。

見積もりメールの本文も重要

見積もりメールを出した時点では取引が成立している訳ではありません。成約率を高めるために、本文も手を抜かないようにしましょう。

見積もりを出した段階で、すでに商品やサービスに関する説明は済んでいるかと思いますが、中には「とりあえず見積もりだけ取った」というお客様もいるでしょう。

そうした顧客には「コストを落とした別プランの紹介」や「追加オプションの宣伝」などを本文中で行うと効果的です。

ただし、長すぎても読んでもらえないので、簡潔にポイントだけまとめるようにしましょう。

送った後にも確認メールを送る

重要な案件で、見積もりメールを送って数日経っても返信がない場合、再度確認のメールを行うと良いでしょう。

相手が忙しくて、メールを見落としていたという可能性もあります。届いていなかった場合にも素早く対応できるので、トラブル防止に役立ちます。

見積もりメールの例文

以上の注意点を踏まえて、実際に使える例文を紹介していきます。

それぞれのサービスによっては、内容は変わってきますが、基本的な構成は同じなので、見積もりメールを作る際の参考にしてみてください。

見積もりをメールで送付する場合の例文1

件名

お見積もり書送付のお知らせ【〇〇株式会社】

本文

△△株式会社
△△様

平素より大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

この度は、××に関するお見積もりをご依頼いただき、誠にありがとうございます。
お見積もりに関しましては、PDFデータにて添付しております。

製品カタログも同封しております。
ご希望の製品と似た性能で、価格帯の異なるものがいくつがございます。
是非ともご参考になさってください。

ご不明点や添付ファイルに不備がありましたらご連絡ください。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。

【添付内容】
・××お見積もり書(PDFファイル)一部
・××製品資料(PDFファイル)○ページ
・弊社製品カタログ(PDFファイル)○ページ

なお、お見積もりの有効期限は〇〇年〇月〇日までとなります。

何卒よろしくお願いいたします。

一般的な見積もりメールの例文です。

依頼された見積もりに合わせて、製品カタログも添付しています。やりすぎると鬱陶しがられるので注意が必要ですが、せっかくの機会を成約に繋げられるようにしていきましょう。

見積もりをメールで送る場合の例文2

件名

御見積書送付のご案内

本文

〇〇株式会社
〇〇様

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
△△株式会社の△△です。

この度は、弊社システムの御見積をご依頼いただき誠にありがとうございます。
PDFファイルにて、御見積を作成いたしましたのでご確認ください。

また、ご相談を受けた問題点や課題を考えると、同程度のコストで利用できるB、Cプランもおすすめです。ご依頼いただいたAプランの御見積と同条件でB・Cプランの御見積も添付させていただいておりますので是非ご参考になさってください。

B・Cプランは〜(簡単な商品の説明)

【添付内容】
・Aプラン御見積(PDFファイル)一部
・Bプラン御見積(PDFファイル)一部
・Cプラン御見積(PDFファイル)一部
・各プランサービス比較資料(PDFファイル)一部
・サービス概要資料(PDFファイル)一部

以上になります。

何卒よろしくお願いいたします。

依頼されたプランの見積もりに加えて、別のプランも提案するパターンの見積もりメールの例文です。

先ほどと同様に、別のプランを提示するメールですが、長文で製品の説明をするのはNGです。クライアントの要求するプラン以外の方が、成約に繋がるということもあり得ます。

顧客のことを真摯に考えているという姿勢は、たとえ今回成立しないとしても、今後の取引に活きてくるかもしれません。

見積もり書を郵送した場合のメールの例文

件名

お見積もり送付の件

本文

〇〇株式会社
〇〇様

平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の△△です。

この度は、弊社××についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
つきましては、お見積もり書を郵送させていただきましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

【送付内容】
・××お見積もり書 一通
・××製品資料

ご不明な点がありましたら以下の連絡先まで、お気軽にお問い合わせください。
担当:佐藤
電話番号:090-0000-0000
メールアドレス:------@------.co.jp

見積もり書を郵送するパターンのメールの例文です。

郵送するにしても、一通メールでもお知らせがあるといつ届くか予測が立てられます。不備があった際の連絡先を通知したり、先方の見落としを防ぐ役割もあるので、見積もりを郵送する場合でもメールは送るようにしましょう。

まとめ

以上、見積もりメールを送る際の注意点と例文を解説しました。

見積もりメールを送る際には、データファイルの名前や形式に注意し、件名を分かりやすいものにすることでメールの見落としを防げるようにしましょう。

ただ依頼された見積もりを送るだけでなく、クライアントの要望に合わせた提案ができると、好印象を残すことができるかもしれません。

見積もりは、成約の前段階で、お金に関わる重要な書類です。相手に失礼がないよう最低限のマナーを守って見積もりメールを作成できるようにしましょう。

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