リマインドメールとは？タイミングや例文、送る時のポイントなども紹介！

リマインドメールを活用すると、ビジネスを円滑に進めることができます。

リマインドメールを受け取った側は、当日までに準備などを改めて確認できます。また、リマインドメールを送った側は先方の失念によって商談や期日が守られず、不要なタスクを増やしてしまうなどのリスクを避ける事ができます。

しかし、リマインドメールは適切なタイミングと正しい書き方で送らなければ、効果は期待できません。

そこで今回は、リマインドメールを送る時のタイミングや例文、メールの書き方や送るポイントについてご紹介します。

リマインドメールとは？

リマインドメールとは予定や締切の再周知のために送るメールのことを指します。ビジネスシーンでは社内外問わず、幅広い範囲で活用されています。

リマインドメールを送ると相手がうっかり忘れていたというような失念を防止できます。

そのため、ビジネスシーンでリマインドメールを送ることは非常に重要です。

リマインドの意味について

リマインドには「思い出させる」や「思い起こさせる」といった意味があります。他にも「再確認」や「再周知」といったニュアンスも含まれています。ビジネスでは、業務を円滑に進めることは双方にとって重要なので、多くの場面で耳にする言葉です。

リマインドメールの語源

リマインドメールの語源は英語の「remind」です。

そもそも「remind」は【re】が「再び」、【mind】が「気持ち/~を気にする」という意味を掛け合わせた単語です。英語でも日本語でも意味は同じで「思い出させる」や「思い出させる」という意味です。

そのため「リマインドメール」は「要件を思い出させるメール」となります。

リマインドメールの類語表現

リマインドメールの類語表現としては「催促メール」があげられます。

催促メールはリマインドメールと同じような使いかたをしますが、「要求する」といった意味も含まれてるので、使い分けが必要です。

催促メールについてはこちらの記事で解説しているので、参考にしてください。

関連記事：催促メールの作り方！例文付きで解説します

リマインドメールを送るタイミング

リマインドメールを送るタイミングは様々あります。今回はビジネスシーンでも特に多い、3つの活用例をご紹介します。

期限が近づているとき

期限を守ることは非常に重要です。

社会人として基本的なマナーですが、人間は誰しも失念する可能性があります。重要なタスクの期限は必ずリマインドメールを活用しましょう。

アポイントの前

顧客とのアポイントの前にも、リマインドメールは活用できます。

リマインドメールを送ると、相手に親切な人だと感じてもらえるケースもあります。対面、オンラインでのアポイントの両方で、リマインドメールは有効的です。

出欠の再確認

懇親会やセミナーなどの出欠確認の際、リマインドメールを活用できます。

期限までに全員の回答がないと正確な人数がわからず、その後の作業を進められません。一部の人からの回答が遅れている場合は、全体にリマインドメールを送らず、該当者に絞って配信するのもおすすめです。

リマインドメールの書き方について

ここからはリマインドメールの書き方についてご紹介します。

リマインドメールを送りたくても、どのように書けばいいのか分からないという方は、下記のポイントをおさえることで、効果的なリマインドメールを作成することができます。

件名

件名を見ただけで要件が分かるように作成しましょう。

件名には「〇月〇日〇時からの商談について」など、日付と用件を記載するとわかりやすく相手に伝えられます。

件名に日付しかないと、どのような要件だったのか分かりません。また、用件だけ記載をしても日時がわからないと意味がないので、件名には必ず日付と用件をセットで記載するようにしましょう。

また、件名を付けるときのコツについては下記の記事でも解説しているので、参考にしてください。

関連記事：メールの件名を付けるコツは？パターン別の件名の付け方を解説します！

挨拶

リマインドメールには挨拶文がないと機械的なメールになり、相手に冷たい印象を与えてしまいます。

そのため、挨拶文は必ず入れるようにしましょう。「お世話になっております。△△株式会社の〇〇です。」のような一文だけでも問題ないです。

本文

本文では、まず始めに相手にリマインドしたい内容を簡潔にまとめて記載しましょう。

例えば、「明日の商談の件について、再度日程をご連絡させていただきます。」や「今週末に締切の出欠確認についてのご連絡です。」など一文に収まるようにすると非常にわかりやすいです。

日時

日時を記載するときは日にちだけではなく、時間まで正確に記載するようにしましょう。

また、日時を記載する際のポイントは箇条書きにすることです。箇条書きにすると、各要点がわかりやすいので、リマインドメールの効果も最大限に発揮できます。

署名

署名には誰からのメールなのか相手にわかりやすく伝えるメリットがあります。

リマインドメール用に改めて作成する必要はないですが、下記の項目は署名に記載しておくと安心です。

また、署名については下記の記事でも解説をしているので、参考にしてください。

関連記事：メールの署名で差をつける！メール署名がマーケティングに役立つ理由と具体的な方法をご紹介します

リマインドメールの例文

ここからは例文を用いて更に詳しく解説をしていきます。

リマインドメールを配信する場面が多いシーンでの例文を用意しましたので、参考にしてください。

提出期限が近づているとき

提出期限が近づいているときの例文は下記の通りです。

先方が提出物に関して何か困っていることや分からない点があり、提出できていない可能性もあります。そのため、例文のように相手を気遣う一文があるといいでしょう。

アポイントの前

アポイントが近づいているときの例文は下記の通りです。

アポや会議のリマインドメールには参加人数を記載しておくのもおすすめです。当日のイメージもしやすいですし、誰が参加するのかが分かると準備もしやすくなります。

また、先方の都合により、リスケの連絡が来る可能性もあります。そのため、リマインドメールには都合が悪くなった際の連絡先を記載するといいでしょう。

出欠の再確認

出欠の再確認をしたいときの例文は下記の通りです。

出欠の確認をリマインドする際は、上記のように改めて開催概要も記載するようにしましょう。

また、当日に参加者が開催場所の確認のためにリマインドメールを改めて開封するかもしれません。そのような時に開催場所までのアクセスについてリンクがあると分かりやすいです。

リマインドメールを送り時のポイント5選

ここからはリマインドメールを送る時におすすめなポイント5選をご紹介します。

件名に「リマインド」を入れない

「リマインド」は催促のニュアンスが少し含まれる言葉のため、件名に入れるのは適切ではありません。

そのため、件名には「リマインド」ではなく「〇〇についてのご連絡」のように、具体的な要件を記載するのがいいでしょう。

内容を簡潔にする

リマインドメールの本文が長文だと、リマインドしたかった内容が見にくくなり埋もれてしまいます。そのため、本文は短く簡潔に記載するのがおすすめです。

また、どうしても本文が長くなってしまうようであれば、先ほどの例文のように箇条書きにするといいでしょう。

誤字脱字が無いようにする

リマインドメールに限ったことではありませんが、メールでの誤字脱字に注意が必要です。

特にリマインドメールの場合は、誤った内容をリマインドしてしまうと、かえって送らない方が良かったという事態になりかねないので、気を付けましょう。

リマインドメールを送る前にはメールの本文を再確認して誤字脱字が無いか確認しましょう。

送るタイミングに注意する

リマインドメールは相手に要件を思い出してもらうことを目的としているので、予定が近づいてきた時に送るようにしましょう。

そのため、当日ではなく数日前や前日に送ると効果的です。1週間以上前に送っても当日には忘れている可能性もありますし、当日に送っても多忙な相手はメールを確認できない可能性もあります。

このように、適切なタイミングで送るとリマインドメールの効果を最大限に活用できます。

リマインドメールに返信がない時の対応方法

リマインドメールに返信が無い時は、相手に電話をして直接確認するのもおすすめです。

メールが未開封の場合は、これから返信が来る可能性もありますが、開封されているのに返信が無い時は電話をして確認してみましょう。

下記の記事ではメールの開封確認ついて解説しているので、参考にしてください。

関連記事：一斉メールが届いたか確認するふたつの方法とは？開封確認についても解説します

リマインドメールに対する返信について

ここからリマインドメールを受けった際の返信方法をご紹介します。

受け取ったリマインドメールに「覚えています」や「再度確認しました」といった旨を返信をすれば相手を安心させられます。

自分からリマインドメールを送る際に、返信がないと不安に感じる時もあると思います。そのため、リマインドメールを受け取った際は必ず返信するようにしましょう。

リマインドに対するお礼を伝える

まずは、自分を気遣ってくれた相手に対してお礼の一文を記載しましょう。

シンプルに「承知いたしました」などのような一文だけの返信では少し冷たい印象を与えてしまいます。特にアポイントや会議のリマインドメールは当日前の最後のやりとりになる可能性が高いです。

そのため、相手にも気遣った返信をすると、当日に良い雰囲気で会議や商談を始められます。

受け取ったら早めに返信する

リマインドメールを受け取ったらなるべく早く返信をするように心がけましょう。

リマインドメールに限らず、メールの返信が早いと業務を円滑に進められますし、相手からも信頼してもらえます。

遅れてしまった場合も返信する

リマインドメールを確認するのが遅れてしまった場合も返信をしましょう。

その際は「確認が遅くなり、申し訳ございません。」などの一文を添えて返信をするようにしましょう。

確認が遅くなってしまっても、相手は返信を待っている可能性があります。また、返信が遅い際は相手から確認の電話が来るかもしれません。相手に手間をかけさせないためにも返信は必ずしましょう。

覚えていても返信する

リマインドの内容を覚えていても返信はするようにしましょう。

返信をしないと相手はこのまま予定を進めていいのか決めかねてしまいます。要件を覚えていても相手を気遣うために返信はしましょう。

メール配信システムを活用してリマインドメールを送る

リマインドメールを送る時に、メール配信システムを活用すると便利なことが多いです。

例えば社外の方向けにリマインドメールを一斉配信するときにBcc配信をしていまうと、誤ってToにアドレスを記載してしまったりという事故が起きる可能性があります。

また、メール配信システムにはテンプレート機能もありますので、定期的にリマインドメールを配信する際はこの機能を使うと作業を効率化することができます。

他にも様々なメリットがあるメール配信システムですが、下記の記事ではおすすめのメール配信システムについて紹介しているので、参考にしてください。

関連記事：メール配信システム比較20選！機能・料金を徹底比較

まとめ

今回はリマインドメールについてのご紹介しました。

リマインドメールを送ると、自分も相手も業務を円滑に進めることができます。今回の記事で紹介をした使い方やポイントを押さえてぜひ、活用してみてくさい。

また、大人数に対してリマインドメールを送る際はメール配信システムを使うのが効果的です。誰がメールを開封してないかを確認ができますし、差し込み機能を使えば、一斉配信でも1対1のようなメールを再現できます。

14年連続顧客導入数シェア1位のブラストメールはシンプルで簡単なシステムなので、リマインドメールを配信する際にはぜひ、ご活用していただければと思います。

まずはトライアルをお試しいただき、その使いやすさを実感してください。

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