こんにちは。ブラストメールの森神です。
最近、新型コロナウイルスの影響で次々と屋内外のイベントが中止となっています。
また、東京ディズニーランドのように人が多く集まるテーマパークなどは、臨時休園するなどの対応を強いられています。
私が参加予定だったセミナーも急遽、オンラインセミナーに変更されました。
イベントやセミナーの中止連絡や臨時休園などの連絡はイレギュラーな対応のため、どのような手段で行うべきか迷う人も多いかと思います。
そこで今回は、イベント中止の連絡に最適な方法を紹介していきます。
目次
イベント中止連絡のポイント
イベント中止連絡をするにあたり、必ずおさえておきたいポイントは３つあります。
- 情報が確実に届くか
- 手間がかからないか
- 費用がかかりすぎないか
特に重要なことは「情報が確実に届くか」です。
伝えるべき情報が届かず、連絡の対象者に迷惑をかけることになってしまえば、社会的な信用は一気に失われてしまいます。
企業などでイベントを主催し、中止の連絡をする場合は十分に注意しましょう。
イベント中止連絡の手段
連絡手段は様々ありますので、それぞれ特徴を紹介します。
SNS
主に「Twitter」「Facebook」「LINE＠」などを活用した連絡方法です。
SNSでの連絡は費用がかからずフォロワーや登録者に対して、スピーディーに情報提供ができるメリットがあります。
一方で、フォロワーや登録者以外には連絡することができず、情報伝達の漏れが発生してしまう場合があります。
そのため、情報を確実に届けることができないSNSは緊急連絡には向いていないと言えます。
電話
電話を利用すると、連絡すべき相手に対してイベント中止などの情報を確実に届けることができます。
ただし、連絡対象が多い場合は1件ずつ電話で説明していると膨大な時間がかかってしまいます。
数件だけに案内するとき以外は電話での連絡はおすすめしません。
メール
メールでの一斉連絡はイベントの中止連絡などに最適な連絡手段となります。
メールアドレスさえあれば、一斉配信することができるため、確実で手間もコストもおさえることができます。
ただし、メールの誤送信により情報漏洩をしてしまう危険性もありますので注意する必要があります。
ホームページでの案内
正しい情報ソースとなり、情報の信頼性が高いのがホームページでの案内です。
しかし、ホームページを見に来た人にしか伝わらないため、イベント連絡などの手段としては不向きです。
SNSや電話、メールなどで連絡をしたうえで、ホームページにも情報を掲載しておくのが良いでしょう。
イベント中止連絡はメール配信が最適
イベント中止の連絡はメールで行いましょう。
上述した通り、メールでの一斉連絡は手間と費用がかからず、情報を確実に届けることができます。
ただし、メールで連絡をする際の注意点が2点あります。
オプトインを取得する必要がある
オプトインとは、特定電子メールの送信について、受信者から事前に同意を得ることです。オプトインは、特定電子メールの送信の適正化等に関する法律で定められており、必須となります。
つまり、同意を得ていない相手に対して特定電子メールを送信してはいけません。
また、「オプトイン」の反対の意味を表す「オプトアウト」も同時に覚えておきましょう。
オプトアウトはメールの受信拒否のことで、メール配信停止の導線を設置することが義務付けられています。
オプトイン・オプトアウトについて詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
メルマガ配信で気をつけたい「オプトアウト」とは？オプトアウトの注意点を分かりやすく解説します！
メール誤送信のリスク
メールでイベント中止などの連絡をするときに、真っ先に思いつく手法は「BCC」での一斉配信です。
しかし、BCCには誤送信のリスクがあります。
実際に、新型コロナウィルス関連でイベント中止の一斉送信を誤送信したというニュースが増えてきました。
関連記事：コロナ騒動による一斉メール誤送信が頻発！誤送信に有効な防止策とは？
よくある誤送信は以下のようなものがあります。
- 一斉送信先のアドレスを誤開示
- 宛先間違い
- 添付ファイルミス
その中でも、BCCに入れるべきメールアドレスをTO・CCに入れてしまったといったというケースがほとんどです。
BCCの誤送信が原因で情報漏洩してしまい、損害賠償を求められる場合もあります。BCCを使う際は十分に注意しましょう。
メール配信サービスを利用して誤送信を防止
BCCなどによる誤送信を防ぐためには、一斉送信専用のメール配信サービスを使うことが、安全で手堅い対応策です。
一斉送信専用のサービスなら、全てのメールアドレスは自動的にBCCに割り当てられます。目視でBCCに入っているか、といった手間のかかる作業が一切不要になります。
加えて、「送ったメールが何通届いているか、開かれたか」といったデータも一目で確認できます。
全員に届いて欲しいメールを一斉送信する場合には、メール配信専用のサービスの利用が最も有用です。
関連記事：メール一斉送信ソフトとは？BCCとの違いやメリットをご紹介
まとめ
イベントなどの中止連絡は、確実に届くことが最も重要です。
コロナウィルスの影響でイベントやセミナーなどが中止となり、一斉連絡をする機会があるかもしれません。
いざというときに、情報の伝達ミスや誤送信による情報漏洩でネットニュースになどに取り上げると、企業としての社会的信用を大きく失いかねません。
事故が起きる前に、メール一斉配信サービスを利用してみるなど、万全の準備をしておきましょう。
弊社サービスの「ブラストメール」では現在、7日間の無料お試しを実施していますので、メール一斉配信サービスがどんなものか、ぜひ試してみてください。
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